Không phải tự nhiên mà một ngành nghề có cái tên kì lạ là Head Hunter được ra đời với công việc chính là đi tìm các nhân sự tài năng để đầu quân cho tổ chức thuê dịch vụ này. Đây chính là kết quả tất yếu của nguồn nhân lực có kinh nghiệm và chuyên môn cao đã luôn hạn hẹp trong khi các công ty, tổ chức được lập ra như nấm sau mưa và nhà lãnh đạo nào cũng mong muốn có được những người tốt nhất.
Tuy nhiên, cho dù hành trình tuyển dụng của bạn gian nan và khó khăn như thế nào cũng không phải là vấn đề so với việc giữ nhân sự này ở lại với doanh nghiệp càng lâu càng tốt. Với khoản chi phí gấp từ 1.5 đến 2 lần lương một năm của một nhân viên tại nhiệm để tuyển dụng, huấn luyện, onboarding,… một nhân viên mới thì hàng loạt giải pháp quản lý nhân sự mới được đưa ra nhằm xử lý vấn đề nan giải của các nhà quản lý hiện nay: nhân viên nghỉ việc.
Dưới đây là một số gợi ý của Goalify mà bạn có thể áp dụng để nhân viên có thể gắn kết hơn với tổ chức, tránh tình trạng họ đầu quân cho các công ty, doanh nghiệp khác sau khi doanh nghiệp đã chi trả một số tiền lớn để đào tạo họ.
Đọc thêm:

1. Nâng cao trải nghiệm của nhân viên

Với sự áp đảo của xu hướng Gắn kết/Kết nối nhân viên (Employee Engagement) trong vài năm nay, rất nhiều nhà quản lý nhân sự đã dành được những thành công nhất định thì dường như 2018 lại là năm mà định nghĩa Trải nghiệm của nhân viên (Employee Experience) trở thành một đề tài được bàn luận sôi nổi trông cộng đồng HR thế giới.
Trải nghiệm nhân viên được coi là sự kết hợp của ba yếu tố: Gắn kết nhân viên, Văn hóa công sở và Quản lý hiệu quả làm việc.
  • Các doanh nghiệp, tố chức không chỉ cần phải kết nối con người với nhau hay đưa ra những lời tán dương thường trực để làm hài lòng nhân viên,… như cách gắn kết nhân viên vận hành. Với trải nghiệm nhân viên, đội ngũ HR cần hiểu rằng nguồn nhân lực của họ cần được trải nghiệm những phương thức làm việc và giải trí tốt nhất, từ những hoạt động về trí tuệ hay sức khỏe từ đó có thể phát huy hết năng lực làm việc của bản thân.
  • Văn hóa doanh nghiệp là một trong ba yếu tố quyết định mô hình Trải nghiệm nhân viên của bạn có hiệu quả hay không. Khi một doanh nghiệp có văn hóa tốt và nhận được nhiều sự ủng hộ từ nhân viên thì trải nghiệm sẽ trở nên tuyệt vời hơn khi có một nền tảng bền vững và tốt đẹp vì chắc chắn, mỗi giây phút bạn giành ra để làm việc thì đó cũng chính là thời gian bạn được trải nghiệm thứ gọi là văn hóa công sở. Ngược lại, trải nghiệm nhân viên được cho là cốt lõi của văn hóa doanh nghiệp. Thật không quá khi so sánh trải nghiệm nhân viên với lõi thép của tảng bê tông văn hóa doanh nghiệp vững chắc.
  • Việc sử dụng các công cụ số để tính toán, quản lý, điều chỉnh công việc và hiệu quả làm việc của nhân viên chính là điều kiện cần của một mô hình trải nghiệm nhân viên chuẩn. Chính các quy trình này giúp cho nhà quản lý dễ dàng đo lường, điều chỉnh sai sót trong công việc hay đưa ra các lời khen ngợi cho nhân viên. Không chỉ trải nghiệm của nhân viên được nâng cao mà hiệu quả làm việc còn được cải thiện liên tục khi các nhận xét luôn được đưa ra kịp thời.
Thay thế gắn kết nhân viên bằng trải nghiệm nhân viên giúp tổ chức thu hút nhân tài dễ dàng hơn (nếu có thời gian thì bạn có thể lên các diễn đàn để xem nhân viên hay các cựu nhân viên nhận xét gì về doanh nghiệp của mình, đây chính là một trong những nhân tố chính để một ứng viên chọn điểm đến cho mình), giữ lại những cá nhân xuất sắc nhất của hệ thống và mang lại những hiệu quả về mặt kinh tế.
nhân viên OKR là gì Google Intel
Các yếu tố ảnh hưởng đến Trải nghiệm nhân viên, theo Deloitte.
Vậy thì các doanh nghiệp có thể triển khai mô hình này như thế nào? Deloitte đã đưa ra một vài bước cơ bản để giúp bạn triển khai Trải nghiệm nhân viên tốt hơn:
  • Nâng cao trải nghiệm nhân viên và xem điều này là một trong những ưu tiên hàng đầu,
  • Phát triển một bộ phận riêng biệt để điều hành mô hình.
  • Nắm bắt, sử dụng tư duy thiết kế (design thinking) khi quản lý.
  • Cân nhắc, đánh giá về văn hóa và lối sống của từng cá nhân nhân viên.
  • Đánh giá, đo lường.
Đọc thêm:

2. Số hóa các công việc của bộ phận HR và tất cả các nhân viên nói chung

Như đã đề cập ở trên thì yêu cầu trải nghiệm của nhân viên càng ngày càng lớn, điều này chính là khó khăn dành cho bộ phận HR khi phải quản lý công việc linh hoạt và chính xác. Quản lý và tổ chức nhân viên cũng như lưu trữ dữ liệu là điều rất dễ dàng để thực hiện khi dụng các công cụ được phát triển riêng cho bộ phận này.
Bạn sẽ không phải lo lắng nếu mọi người không nắm được các tiến trình công việc chuẩn khi một số phần mềm đã giúp bạn đơn giản hóa những quy trình như xin nghỉ phép, tăng lương, khen thưởng nhân viên. Nhân viên dễ dàng truy cập các nội dung kể trên và tìm lại các thông tin về công việc của cá nhân (như những ngày nghỉ đã sử dụng, dự án mình đang làm, thông tin về đồng nghiệp,…).
Các công việc giấy tờ cũng sẽ không làm phiền bạn nữa khi việc tính toán lương lậu, ngày nghỉ, đưa ra thông báo đều được tự động hóa. Từ đó bạn có thể toàn tâm, toàn ý làm việc với con người – yếu tố quan trọng nhất của một tố chức – chứ không phải là hàng tá hồ sơ, màn hình máy tính và bàn phím.

3. Coi trọng nguồn lực tự do, ngắn hạn

Có rất nhiều nhà quản lý (thường là ở các Startup) xác định sai nguồn lực và tài lực của tổ chức và đi tuyển dụng nhiều vị trí cho những công việc phát sinh trong quá trình thực hiện công việc. Điều này dẫn tới việc thừa thãi nhân sự trong công ty khi công việc phát sinh này đã được hoàn thành. Hơn nữa, dù cho nhân sự này ở lại với tổ chức hay ra đi ngay sau khi kết thúc công việc thì cũng tốn một mớ chi phí như tuyển dụng, training, onboarding (khi họ ra đi); thất thoát sức lao động khi nhân viên này ở lại với công ty và không đóng góp một giá trị cụ thể nào cho doanh nghiệp.
Cách giải quyết dễ dàng nhất cho các tổ chức với vấn đề này là sử dụng các nhân sự làm việc tự do, trong khoảng thời gian ngắn.
Điều này vừa giúp cho công việc được xử lý chất lượng và nhanh chóng (khi các freelancer này có kinh nghiệm về một lĩnh vực nhất định rất tốt) cũng như tiết kiệm một khoản chi phí lớn cho việc training, onboarding,… và hợp đồng có thể kí lại bất lúc nào bạn cần họ.
Bạn còn có thể giảm bớt gánh nặng công việc cho các nhân viên chính thức khi sử dụng các nguồn lực tự do này, từ đó chất lượng công việc sẽ được tăng cao và rút ngắn thời gian làm việc khi nhân viên có thể tập trung vào những phần việc quan trọng nhất của họ.

4. Đánh giá năng lực tức thời

Xu hướng Ongoing Performance Review hay Đánh giá năng lực tực thời đã và đang là cách mà hàng loạt công ty lớn trên thế giới áp dụng cho hệ thống của mình. Với cách thức liên tục đánh giá quá trình làm việc của nhân viên để nhanh chóng chỉnh sửa các sai sót so với cách đánh giá cổ điển theo từng quý hay thậm chí từng năm thì tiến trình làm việc sẽ được chính xác, kinh nghiệm của nhân viên được nâng cao nhanh chóng.
Không những thế, theo WashingtonPost, những cuộc gặp hàng năm bị coi là vô dụng và không có ảnh hưởng gì tới năng lực làm việc. Một khi các thông tin, tin tức đã quá cũ thì chúng ta khó có thể làm gì để thay đổi kết quả thông qua đó. Theo đó các nhà quản lý đã bỏ ra 210 giờ mỗi năm để thực hiện những đánh giá vô tác dụng (điền các bảng hỏi, đưa ra nhận xét,…), điều này tiêu tốn khoảng 35 triệu đô cho mỗi công ty có khoảng 10.000 nhân viên, riêng với Deloitte, họ đã tốn tới 2 triệu đô với việc đánh giá nhân viên hàng năm.
Ngược lại với sự rườm ra, thiếu hiệu quả của mô hình đánh giá nhân viên hàng năm/quý, đánh giá năng lực tức thời với sự hỗ trợ của công nghệ hiện đại, giúp cho nhà quản lý dễ dàng nhìn thấy tiến trình và kết quả công việc của nhân viên và đưa ra các đánh giá, chỉnh sửa kịp thời.
Một số công cụ đắc lực hỗ trợ các nhân viên HR nổi tiếng:
  • Facebook Workplace: dễ dàng sử dụng, có thể tạo nhiều nhóm trong Workplace của công ty, thuận tiện cho việc kết nối mọi người tuy nhiên giá thành cao và các tiện ích về trải nghiệm nhân viên còn hạn chế và dễ dàng khiến nhân viên mất tập trung trong công việc.
  • Goalify: nhân viên dễ dàng nhận được các thông tin, thông báo trong và ngoài công ty, trải nghiệm nhân viên được tăng cao với các quy trình làm việc đơn giản, hạn chế tối đa các tiến trình tốn thời gian, gắn kết nhân viên của bạn với các chức năng Trao Thành Tích, Xếp hạng các nhân viên xuất sắc,… nhưng rất tiếc là Goalify chưa hỗ trợ trò chuyện cá nhân và nhóm.
  • Google G-Suite: một công cụ tuyệt vời để lưu trữ các loại tài liệu (văn bản, bảng tính, hình ảnh,…), bạn có thể dễ dàng chia sẽ3 các tài liệu này với đồng nghiệp của mình, tuy vậy, cũng giống như Google G-Suite không có chức năng trò chuyện, trao đổi giữa các nhân viên.
  • Trello: hoàn hảo cho các team thiết kế và sản xuất khi nhà quản lý có thể dễ dàng phân công, đưa ra nhiệm vụ và thêm các nhân viên có liên quan vào các thẻ công việc.
  • Slack: công cụ này đặc biệt cần thiết với các tổ chức cần giao tiếp nhiều như các đội ngũ develop, creative,… software này còn có các chức năng nhỏ như ghim tin nhắn, tích hợp các app khác vào phần mềm như Drive, Trello,…