Chào các bạn, mình là Rosie. Mình đã trở lại sau 1 thời gian dài ở ẩn. Nếu các bạn chưa biết thì đây là chiếc page nho nhỏ được mình lập ra để ghi lại những kiến thức và mẹo nhỏ mình học được khi làm Quản lý dự án.
Đánh dấu cho sự trở lại lần này, mình sẽ chia sẻ ba bước hết sức đơn giản nhưng không phải ai cũng biết giúp bạn tổ chức một cuộc họp hiệu quả. Ba bước siêu đơn giản đó là: chuẩn bị cuộc họp, tiến hành cuộc họp và tổng kết cuộc họp.
Một câu thần chú xương máu khi làm quản lý dự án của mình là “Khi làm một điều gì đó, nhất định phải có sự chuẩn bị”. Và đương nhiên, khi tổ chức một cuộc họp cũng vậy. Trước khi bước vào một cuộc họp bạn cần lưu ý những điều sau đây:

1. Xác định mục tiêu và agenda cuộc họp

Đây là bước quan trọng nhất khi bạn dự định tổ chức một cuộc họp. 
Bạn cần phải hiểu rất rõ lý do tại sao bạn cần tổ chức cuộc họp và cần xác định xem khi kết thúc cuộc họp bạn cần chốt và thống nhất những điều gì (meeting output của cuộc họp). 
Mẹo nhỏ cho bạn là sau khi trả lời được câu hỏi tại sao bên trên, bạn nên đánh giá xem có thật sự cần thiết để tổ chức cuộc họp này hay không nhé. Bạn có thể đánh giá bằng cách tự hỏi xem bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách nào khác không và cách 
Hãy nhớ kỹ rằng mục tiêu chính là kim chỉ nam để cuộc họp của bạn không bị đi sai hướng hay dài lê thê miên man mà không đạt được gì khi kết thúc.

2. Xác định những người cần tham gia cuộc họp

Không ai muốn tham gia một cuộc họp mà mình không thể đóng góp điều gì hoặc chẳng liên quan gì đến mình. Chính bạn cũng không muốn những người tham gia ngáp ngắn ngáp dài hay làm việc khác trong cuộc họp mà bạn tổ chức.
Thời gian là vàng vậy nên đừng bao giờ lãng phí thời gian của người khác. Đặc biệt khi bạn là quản lý dự án thì việc sử dụng nguồn lực sao cho tối ưu là một điều cực kỳ cần thiết.
Để xác định xem những ai cần tham gia cuộc họp, bạn cần dựa vào mục tiêu của cuộc họp. Hãy phân tích vai trò và sự cần thiết của những người tham gia để quyết định xem họ có nên được mời tham dự cuộc họp hay không. (Mình sẽ viết một bài khác để mô tả kỹ hơn về kỹ năng này) 

3. Xác định những tài liệu cần chuẩn bị trước cuộc họp

Bạn gần như không thể thống nhất hay chốt được điều gì nếu bạn không chuẩn bị hoặc thông báo cho những người liên quan chuẩn bị những tài liệu và nội dung cần thiết cho cuộc họp. 
Hãy trả lời câu hỏi “Để đạt được mục tiêu của cuộc họp, mình sẽ cần những input (đầu vào) nào?” và “Mình có thể lấy những “input” đó từ đâu (hoặc từ ai)?” sẽ cực kỳ hữu ích đấy.
Điều quan trọng cần được nhắc lại “Làm gì cũng phải có sự chuẩn bị nha!”.

4. Thông báo đến mọi người 

Bước cuối cùng: bạn cần thông báo đến những người liên quan về thời gian họp, địa điểm họp, mục tiêu cuộc họp, agenda của cuộc họp, vai trò của những người tham gia và những điều bạn cần từ họ để cuộc họp có thể diễn ra suôn sẻ và hiệu quả nhất. 
Cách phổ biến mà mình thấy mọi người thường dùng là sử dụng google calendar để thông báo đến mọi người về cuộc họp mà bạn định tổ chức. Cần lưu ý là bạn nên ghi rõ những nội dung mà mình đã nêu ở trên trong phần mô tả ở google calendar khi tạo “event” mời mọi người tham gia cuộc họp.
Một bài post trên channel liên quan hoặc tin nhắn trong group về cuộc họp và tag những người cần tham gia cuộc họp cũng là một việc hết sức cần thiết.  
Trên đây là bốn điều vô cùng đơn giản và hữu ích để bạn chuẩn bị cho một cuộc họp hiệu quả nhất. Hãy đón chờ những bài viết tiếp theo của mình cho 2 bước còn lại nhé!
Cảm ơn các bạn đã đón đọc. Đừng quên tym và share nếu bạn thấy bài viết hữu ích!
Mình đã học được thêm kỹ năng mới, còn bạn?
Kỹ năng nghề nghiệp Kỹ năng mềm