Work From Home – Xu hướng hiện đại hay là cách trú ẩn của nhân viên văn phòng thời đại dịch

Sự bùng nổ của COVID hiện cuộc sống xung quanh chúng ta thay đổi đến chóng mặt, từ hành vi mua hàng đến việc sinh hoạt trong cuộc sống và công việc. Khái niệm Work From Home nổi lên như một xu hướng mới cũng như giai đoạn cứu cánh cho các doanh nghiệp hiện, khi nhiều doanh nghiệp phải sập cửa vì COVID. Vậy đây là giải pháp tốt hay xấu? Và nó có thể trở thành xu hướng bền lâu trong thời gian hậu COVID? 

Báo cáo thực tế của Gallup năm 2020 chứng minh được rằng khoảng 58% các nhân viên trên thế giới đang có xu hướng được làm việc tại nhà và mong muốn làm việc WFH trong thời gian bùng nổ đại dịch. 

Gần đây nhất, theo số liệu Up Work tại Mỹ, cứ 4 người thì 1 người (26.7%) sẽ làm việc từ xa trong năm 2021, so sánh với con số nhỏ nhoi chỉ khoảng 7% năm 2018. 

Đối với nhiều nhân viên có nhiều thời gian để nghỉ giải lao dài hơn nhân viên hành chính tại văn phòng trung bình khoảng 22 phút. Tuy nhiên họ lại có thể làm thêm giờ từ 10 phút hằng ngày trở lên. Điều này cũng giúp nhân viên có tinh thần làm việc thoải mái và tốt hơn, nâng cao hiệu suất công việc. 

Dự tính đến năm 2025, ước tính khoảng 70% lực lượng lao động sẽ làm việc WFH 5 ngày trong 1 tháng. 

Đối với Việt Nam, đặc biệt TPHCM – trung tâm kinh tế của cả nước đón nhận tổn thất nặng nề trong đại dịch COVID lần thứ 4 này. Các doanh nghiệp cũng nhanh chóng phải thích ứng để có thể tồn tại lay lắt trong đợt dịch, tuy nhiên cũng nhờ đại dịch đợt 1 và 2 nhiều doanh nghiệp hiện đại và quy mô nhỏ đã có sự chuẩn bị trước, cũng như tinh thần đón nhận để làm việc tại nhà. 

Rất nhiều các doanh nghiệp, đặc biệt là startup đón nhận quả ngọt về năng suất vượt bậc của các nhân viên trong đợt dịch. Tuy vậy WFH cũng có rất nhiều thiếu sót để được coi là xu hướng mạnh mẽ trong thời gian hậu COVID. 

Khi nhìn nhận vấn đề vào mặt tích cực, WFH cũng đem lại rất nhiều giá trị và lợi ích cho nhiều doanh nghiệp. Có thể điểm mặt lại một số điều tích cực như: 

Nếu đối với một doanh nghiệp sở hữu văn phòng và nhiều chi nhánh thì WFH chính là nhân tố đặc biệt giảm đi áp lực về chi phí không gian, chưa kể về điện nước, trang thiết bị phải trả cho nhân viên. Có thể kể đến hãng Dell, cuối năm 2019 áp dụng công việc WFH tại nhà đã tiết kiệm lên tới 12 triệu USD. 

Điều này chẳng cần bàn cãi vì quá hiển nhiên trong mùa dịch này, việc F0 luôn đầy rẫy xung quanh. Ngay bản thân mình vừa làm việc vừa nơm nớp lo sợ cũng ảnh hưởng đến rất lớn về mặt tinh thần, giảm hiệu suất trong công việc thường ngày. 

Thời gian làm việc không còn là 8h đến công ty 5h đi về nữa. Thời gian có thể không cố định và thay đổi xoành xoạch, như bản thân mình thích 7h dậy tập thể dục nhưng 9h mới ngồi máy là chuyện hoàn toàn bình thường. Nhưng trong những ngày này, với một không gian quen thuộc và thoải mái. Việc ngồi làm liền tù tì cả ngày cũng không phải vấn đề gì quá phức tạp. 

Work From Home cũng giảm thời gian đi lại, chuẩn bị đồ đạc, makeup đối với các bạn nữ. Loại bỏ khá nhiều áp lực và sự mệt mỏi về thể trang để dồn lực cho công việc.

Đối với những người nhạy cảm tiếng ồn (đặc biệt là kế toán bên mình), từng tiếng động, âm thanh cũng sẽ khiến công việc trở lên xao nhãng và khó chịu. Việc chuyên không gian tại nhà trở lên thật yên tĩnh, focus được 100% công việc sẽ là một điều tuyệt vời. 

Với nhiều công ty muốn mở rộng nhân lực hoặc các đội ngũ tài năng nhưng vì vướng nhà quá xa không đi làm được. Thì đây chính là cơ hội để các tài năng này được thể hiện và tối đa hóa nguồn nhân lực cho các doanh nghiệp săn tài năng. 

Rất nhiều nhân sự khó có thể thích nghi ngay môi trường gia đình, các chị em phụ nữ, một tay là trông con, một tay việc nhà, đảm bảo tiến độ KPI cũng sẽ rất khó khăn. 

Hiện tượng WFH vẫn còn mới trong thời gian gần đây, nhiều nhân viên hậu dịch COVID có thể mong muốn làm tại nhà (như bản thân mình). Nhưng chính điều này sẽ gây ra sự cô lập của công ty đối với bạn, các sếp hiện tại vẫn coi việc WFH như sự ù lì, hạn chế cho bạn về mặt thăng tiến nếu bạn xác định đi lâu dài với doanh nghiệp. 

Đối với đội nhóm, nếu 1 đội làm việc tại công ty và tách riêng lẻ bạn làm tại nhà sẽ bất đồng về thời gian và sự kết nối giữa các thành viên với nhau. 

Với sự thay đổi rất nhiều về tính chất công việc công sở so sánh với việc WFH, rất nhiều điều kiện cũng kéo theo đầy khác biệt. Ví dụ:

Như mình đã nói, tính chất tính công hàng ngày cũng sẽ thay đổi, việc điểm danh từ 8h sáng và kết thúc 6h tối cũng sẽ thay đổi để tránh việc chống chế của các nhân viên. Hiệu suất được xếp thành các công việc càng chi tiết càng tốt để đánh giá, các report sẽ được báo cáo hàng tuần, điều này sẽ dễ hơn đối với các công ty công nghệ hay startup nhưng đối với các công ty truyền thống điều này sẽ thực sự khó khăn. Sự chuyển đổi số sẽ nhanh chóng được update liên tục để đáp ứng nhu cầu WFH cho các công ty. Về mặt tích cực, sẽ giảm tối đa thời gian “chết” của nhân viên khi làm việc. 

Đối với các công ty làm việc từ xa, lịch trình công việc sẽ rất khác biệt. Giảm thời gian đi lại, các vấn đề như dọn dẹp nhà cửa, chăm sóc con cái sẽ đội lên. Một công việc bắt buộc là 8 tiếng 1 ngày sẽ không còn phù hợp với những nhân viên văn phòng trong thế kỷ WFH lên ngôi. 

An ninh mạng chắc chắn là vấn đề quan tâm hàng đầu hiện nay khi vấn đề bảo mật các dữ liệu, giá trị công ty luôn cấp thiết. Sự lưu chuyển các giấy tờ sẽ được chuyển dịch sang dữ liệu của máy tính, việc các hacker sẽ rất dễ dàng để hack nếu không có sự bảo vệ kỹ càng. 

Với góc nhìn của một quản lý khoảng 3-4 nhân viên trong văn phòng như mình, việc tăng sự tương tác và liên tục để đảm bảo chất lượng công việc vô cùng quan trọng. Vậy giải pháp nào để tăng sự tương tác, liên lạc và chuyển đổi nó giúp tăng hiệu suất công việc. 

Để tăng tinh thần đoàn kết “tương thân, tương ái” của các nhân viên, mục tiêu lớn sẽ rất quan trọng trong giai đoạn này. Thiếu đi mục tiêu, sự kết nối công việc sẽ mờ nhạt đi rất nhiều. Tuy nhiên mục tiêu không phải là gì quá to lớn, mục tiêu cũng tùy thuộc vào công ty hay dự án mình làm. Đối với công ty hiện nay, mình sẽ đặt mục tiêu là “hỗ trợ công ty vượt khó” trong giai đoạn này. Ai cũng có một tinh thần làm việc hăng say vì doanh nghiệp cũng như đảm bảo được KPI hoàn thành tốt nhất có thể, coi mình là một phần không thể thiếu của công ty. 

Mình sẽ chia làm phần thưởng dài hạn và phần thưởng ngắn hạn. Nếu thiếu đi phần thưởng, các nhân viên sẽ cực kỳ chán nản và đôi lục mục tiêu “hỗ trợ công ty vượt khó” sẽ trở thành suy nghĩ mình đang bị bóc lột trong giai đoạn này. Vậy phần thưởng này sẽ là gì? 

Phần thưởng ngắn hạn: Cart điện thoại 20k, một ly nước ép được chuyển về tận tay (mình và team theo chế độ giảm cân),… Tất cả điều gì có giá trị nhỏ nhưng đem lại giá trị tinh thần lớn cho nhân viên mình mỗi ngày. 

Phần thưởng dài hạn: Lương & thưởng khi đạt KPI và công ty khắc phục được qua giai đoạn khó khăn này. 

Deadline mình cũng được chia làm 2 phần và đánh giá cùng lúc 2 phần này khi xem được report về công việc: Chất lượng công việc và thời gian hoàn thành đúng hạn.

Thời gian hoàn thành: Chắc ai trong đời cũng có một lần vắt chân lên cổ mà chạy để kịp deadline, việc xây dựng deadline kỹ càng hàng tuần & hàng tháng sẽ giúp nhân viên nhận giá mình là một nhân tố quan trọng trong công ty và hết sức hoàn thành công việc. 

Chất lượng công việc: Tất nhiên mình sẽ không thể cầm mỗi thời gian hoàn thành để đánh giá đó là công việc hoàn thành. Một con task sẽ được mình đánh giá theo chỉ số % chất lượng công việc như nào (tất nhiên là tương đối, mình luôn tiếp thu ý kiến và ý tưởng nhân viên một cách tốt nhất để tạo sự hòa đồng và tương tác). 

Đã có phần thưởng thì không thể không có hình phạt, việc thay đổi giờ giấc làm việc thì lịch trình “9 to 5” sẽ không được mình coi trọng. Nhưng nếu deadline không hoàn thành, hoặc dưới 50% đối với đánh giá của mình, mình sẽ khiển trách bằng việc: 

Bắt chọn 1 trong những người trong team để bao gì đóĐóng góp khoảng 50k vô quỹ để mọi người đi nhậu 

Thông thường, phòng marketing của mình sẽ có một buổi thứ 7 hàng tuần để được training và tạo ra các bài học để mọi người cùng update kiến thức. Tuy nhiên việc WFH cũng khá bất tiện trong công việc này. Các công cụ như zoom, google meeting sẽ là lựa chọn lý tưởng của nhiều phòng ban khi muốn lên lịch họp với số lượng ít thành viên. (còn nhiều thành viên hơn nên mua bản premium) 

Các tasks hiện tại với ít thành viên thì với mình Asana chính là phương tiện tốt nhất để truyền tải. Các tasks mình sẽ xếp thành công việc mới => công việc đang làm => công việc chưa hoàn thành => công việc hoàn thành. Mọi việc cũng được liên lạc qua zalo và gmail. Với việc báo cáo tiến độ với sếp thì mình sử dụng gmail, check list công việc trong tuần này và đầu tuần, cuối tuần check list lại tiến độ công việc như nào và gửi sếp. Tổng hợp các báo cáo để sếp có thể đọc dễ hiểu nhất từ A-Z. Các KPI cũng được mình sắp xếp vào hàng tháng, sẽ linh hoạt phần này bởi ảnh hưởng COVID rất nhiều trong giai đoạn này. 

Bài viết của mình tạm dừng tại đây với một số góc nhìn về việc WFH lên ngôi trong giai đoạn đại dịch. Theo mình nghĩ thì việc WFH là một xu hướng lâu dài và tiến bộ trong thời đại mới, các công việc như freelancer, tự kinh doanh nhanh chóng được bắt nhịp bởi các bạn trẻ vì hàng loạt công cụ kinh doanh có sẵn. Kiến thức được update liên tục trên internet. Rất mong bài viết phần nào hữu ích và đóng góp một chút cho công việc của mọi người. Xin cảm ơn. 

Các bài viết mọi người có thể đọc thêm:

>>> Làm gì để “sinh tồn” trong ngành Digital Marketing
>>> Mình đã kiếm 100 triệu trong vòng 50 ngày như thế nào?
>>> Để thành công trong 50 năm nữa, chúng ta sẽ làm gì? >>> Xây dựng ý tưởng Digital Marketing chỉ với 5 bước đơn giản