Viết tốt hơn với 4 bước áp dụng tư duy hệ thống (có ví dụ cụ thể)

Như đã đề cập trong bài viết trước này:

Tư duy hệ thống là nhìn nhận sự vật, hiện tượng,… NHƯ MỘT HỆ THỐNG bao gồm nhiều yếu tố, hoặc là một yếu tố trong một hệ thống lớn hơn, để từ đó trong một bối cảnh cụ thể, đưa ra các hành vi phù hợp.

Theo mình, tư duy hệ thống gồm 2 bước với 4 hoạt động chính sau:

Bước 1: Tích lũy sự hiểu biết về một sự vật/hiện tượng/… thông qua trải nghiệm

(1) Phân loại và gọi tên: nhằm trả lời cho câu hỏi What

- Bao gồm những yếu tố gì?

- Những yếu tố này còn bao gồm những thành phần nhỏ nào nữa?

(2) Giải thích sự tồn tại và liên kết giữa các yếu tố: nhằm trả lời cho câu hỏi Why

- Vì sao yếu tố này lại có mặt ở đây?

- Vì sao yếu tố này lại liên kết với yếu tố kia?

- Các yếu tố liên kết vì mục đích lớn hơn, là gì?

Bước 2: Trong một bối cảnh với yêu cầu công việc cụ thể, cần:

(3) Xác định kết quả: bao gồm các yếu tố kể trên và tiêu chuẩn đi kèm.

(4) Quy trình: bao gồm thứ tự các bước để đạt được kết quả trên.

Kết quả càng được liệt kê bởi nhiều yếu tố với tiêu chuẩn cụ thể, thì quy trình càng đầy đủ các bước và rõ nét.

1. QUY TRÌNH THỰC HÀNH

Mình sẽ nói về việc viết nhé.

1.1. Hiểu biết

Theo kinh nghiệm viết trước đó thì mình biết rằng, cấu tạo một bài viết, gồm có 2 phần chính:

- Nội dung:

» Phần chữ: gồm 4 phần chính, tiêu đề - mở bài - thân bài - kết bài

» Phần hình: kích thước, nội dung, logo, màu sắc,…

- Hình thức:

» Định dạng, phông, cỡ chữ

» Khoảng cách: lề, giữa các từ, giữa các đoạn

» Dấu câu

» Chính tả

- Quy trình cơ bản: lên ý tưởng, lập dàn ý, viết nháp, chỉnh nội dung, chỉnh hình thức, đăng bài

Bản thân các yếu tố trong nội dung, hình thức hay các bước trong quy trình, đều có những tiêu chuẩn riêng, mình sẽ phân tích sâu hơn ở phía dưới nhé.

1.2. Bối cảnh

Bao gồm hoàn cảnh viết, mục đích viết và yêu cầu công việc cụ thể

1.3. Kết quả

a. Tổng quan: mình hay sử dụng bộ câu hỏi 5W để xác định kết quả

- What: bài viết về chủ đề gì?

- Why: vì sao cần viết bài đó?

- When: ngày, giờ cụ thể?

- Where: đăng ở kênh nào?

- Who: đối tượng hướng đến là ai?

Với kết quả tổng quan, mình biết được sau khi viết xong, mình sẽ đăng ở những đâu để có SỰ CHUẨN BỊ: cần tìm hiểu và tham gia vào các nhóm trước, rồi sẽ viết bài.

Để tránh việc viết xong, lại nghĩ xem nên đăng ở đâu, thì có thể sẽ mất thời gian và ảnh hưởng tới các công việc khác sau đó.

Tìm hiểu, đề nghị tham gia, trong thời gian chờ duyệt thì đi viết bài.

b. Làm rõ What

(1) Về nội dung, bao gồm các yếu tố với vai trò sau:

- Thông điệp, trả lời được các câu hỏi:

» Giá trị đem tới cho người đọc là gì?

» Các từ khóa chính trong bài là gì?

- Tiêu đề: thể hiện được chủ đề và hấp dẫn người đọc

- Mở bài: đưa ra được vấn đề/sự quan tâm của người đọc và nội dung chính sẽ giải quyết hay đáp ứng sự quan tâm đó

- Thân bài: đưa ra thông tin theo đúng những gì đã “hứa” giải quyết/đáp ứng ở trên

- Kết bài: tổng kết ý chính/kêu gọi hành động

- Hình ảnh: thiết kế trên canva, kích thước, nội dung, logo, màu sắc (theo một style guide trước đó, nếu có thể)

Phần này chính là dàn ý để sau đó mình thêm nội dung chi tiết vào.

(2) Về hình thức

- Phông chữ

- Cỡ chữ, định dạng (nghiêng, đậm, gạch chân,…) cho:

» Tiêu đề

» Câu dẫn

» Các tiêu đề (heading 1, heading 2, heading 3,…)

» Trích dẫn

» Những từ/câu/đoạn quan trọng muốn làm nổi bật

- Khoảng cách giữa các đoạn trong bài (gạch ngang/khoảng trống,…)

- Khoảng cách giữa các từ

- Khoảng cách giữa lề với từ đầu của từng đoạn

- Sử dụng dấu câu đã đúng và đầy đủ chưa?

- Chính tả

Đây là danh sách tiêu chuẩn khi chỉnh hình thức: đọc đến yếu tố nào, thì chỉnh yếu tố đó theo tiêu chuẩn đã đưa ra.

1.4. Quy trình

Là quy trình cơ bản, bổ sung các tiêu chí và checklist ở phần dàn ý và chỉnh hình thức như đã đề cập ở trên.

------------------

2. VÍ DỤ CỤ THỂ

Về bài viết “Tư duy hệ thống: Định nghĩa, bản chất, lợi ích, hoàn cảnh sử dụng và gợi ý cụ thể” đăng ngày 4/9 của mình.

2.1. Hiểu biết

Bên cạnh cấu tạo một bài viết và quy trình, mình tìm hiểu thêm và biết rằng, trên substack có một số đặc trưng riêng là:

- Đối với nội dung: định dạng cấu trúc sẽ có riêng một đoạn ngắn ngay dưới tiêu đề để viết câu dẫn

» mình biết vậy để khi lên dàn ý, có một phần là câu dẫn

- Đối với hình thức: cho phép ngăn giữa các đoạn bằng một gạch ngang (divider)

» mình biết vậy để khi nói về khoảng cách giữa các đoạn, sẽ thêm tiêu chuẩn là dùng gạch ngang (nhanh hơn, thay vì nhấn enter xuống dòng như trước)

- Đối với hình ảnh: mình xem hình ảnh một loạt các bài viết của chị Mera Cao (một tác giả khác trên Substack), kích thước 810 x 540 px thì hiển thị tốt nhất.

» mình biết để thêm 810 x 540 px là tiêu chuẩn kích thước trước khi thiết kế

Đây là một số những tiêu chuẩn cụ thể để mình thêm vào các yếu tố trong bước số 2.3 dưới đây.

2.2. Bối cảnh

- Hoàn cảnh: mình xây dựng kênh Substack về chủ đề áp dụng tư duy hệ thống và tư duy thiết kế trong quản lý và phát triển bản thân.

- Mục đích: chia sẻ sự hiểu biết của bản thân về khái niệm tư duy hệ thống để mọi người có thêm góc nhìn, để hiểu hơn, hoặc áp dụng một cách tư duy mới trong công việc.

- Công việc cụ thể: viết một bài hoàn chỉnh, đăng lên Substack lúc 20h ngày 4/9/2024, sau đó đăng thêm trên một số kênh mạng xã hội, diễn đàn khác.

2.3. Kết quả

a. Tổng quan

- What: một bài viết về định nghĩa tư duy hệ thống.

- Why: chia sẻ góc nhìn của bản thân về định nghĩa, để những ai quan tâm hiểu hơn, để những ai chưa biết có một cách tư duy mới áp dụng vào công việc (vì bản thân mình đã và đang ứng dụng trong việc tự học và thấy hiệu quả).

- When và Where: 20h ngày 4/9 trên Substack, ngày 5/9 đăng trên các kênh khác (Spiderum, group facebook Tâm sự Con Sen, The Cap,…).

- Who: tất cả mọi người.

b. Kết quả bài viết

(1) Nội dung

- Thông điệp truyền tải:

+ Giá trị: cung cấp hiểu biết, góc nhìn về lí thuyết tư duy hệ thống để mọi người biết và hiểu hơn.

+ Các từ khóa: định nghĩa, bản chất, lợi ích, đối tượng, hoàn cảnh và gợi ý thực hành.

- Tiêu đề: Tư duy hệ thống: định nghĩa, bản chất, lợi ích và gợi ý thực hành

Cá nhân mình thấy tiêu đề đang thể hiện được thông điệp truyền tải, chứ cũng chưa thực sự hấp dẫn.

Nhưng để bài viết lên lịch đúng hẹn thì mình cứ để vậy trước đã, điều này mình còn cần học hỏi thêm nữa trong tương lai.

- Mở bài: Đưa ra những câu hỏi thắc mắc mà mìnhcó khi tự tìm đọc về khái niệm. Bài viết với các phần chính sẽ giải quyết từng thắc mắc.

- Thân bài: Đưa ra câu trả lời mình tự đúc kết được và có ví dụ thực tiễn, để mọi người hình dung rõ hơn.

- Kết bài: Gợi ý thực hành với các câu hỏi chi tiết để mọi người thực hành ngay với thông tin đưa ra ở thân bài.

(2) Hình thức

- Phông và cỡ chữ trên substack là mặc định

- Định dạng

- Tiêu đề: viết thường

- Câu dẫn: viết thường

- Tiêu đề chính (heading 1): viết hoa, đậm

- Tiêu đề phụ còn lại: viết thường, đậm

- Từ quan trọng: đậm

- Câu quan trọng: nghiêng

- Kết luận quan trọng thì:

Kiểu như này

- Trích dẫn thì:

Kiểu như này

- Khoảng cách giữa các đoạn: dùng gạch ngang (divider)

- Khoảng cách giữa các từ: substack tự mặc định

- Hình ảnh: kích thước 810x540 px, logo, màu sắc tối giản, thiết kế trên canva với template có sẵn, nội dung sẽ quyết định sau khi đã viết xong cả bài

- Dấu câu đầy đủ và hợp lí

- Đúng chính tả