Mình may mắn khi được tham gia câu lạc bộ, chạy và điều phối dự án từ hồi năm nhất, năm hai đại học nên được tiếp cận và biết đến cách viết email và chuẩn chỉnh chữ ký email từ sớm. Cũng bởi vậy mà khi đi làm đôi lúc mình nghĩ đó là điều hiển nhiên và cơ bản mà ai cũng phải biết và làm, cho đến khi mình được cc email từ một bạn member mới của công ty mình. Do đó, cái sự khó tính của mình lại trỗi dậy và quyết định viết những gì mình biết và làm để chia sẻ tới mọi người. 
Việc viết email và chuẩn hóa chữ ký email tưởng chừng như là điều bình thường nhưng nó lại thể hiện một phần trong sự chuyên nghiệp của bản thân các bạn. Những điều là lẽ dĩ nhiên mà mình còn không chuẩn bị tốt được thì nói gì đến những điều to tát hơn. Đối với mình, là một thành viên trong tổ chức sự thể hiện của bản thân còn đại diện cho bộ mặt của tổ chức, công ty mà mình làm việc. Bởi vậy nên những thứ cơ bản được coi là “luật bất thành văn” mình sẽ khá chú ý. 
Vậy một email và chữ ký email được viết như nào là chuẩn? Đối với nội dung email, bạn cần đảm bảo phải có đủ 3 phần gồm: to người nhận, tiêu đề email, và nội dung email. 
Đối với phần “to” gửi tới email của người nhận sẽ có ba phần:
1) to: email người nhận
2) Cc: gửi đến những người liên quan đến nội dung mail. Đối với cc (carbon copy) thì người nhận và những người được cc email sẽ nhận được email và biết được mọi người được nhận email đó. Với một email được cc cho nhiều người hay được gọi là luồng mail.
3) Bcc: cũng giống như Cc nhưng những người được Bcc (blind carbon copy) và người nhận trực tiếp sẽ không biết những ai được nhận email tương tự với mình.
Cá nhân mình trong công việc, phần lớn mình sẽ dùng Cc để tạo luồng mail và rất ít khi mình email trực tiếp cho riêng một người hay sử dụng Bcc. Ở góc độ cá nhân, mình khuyên các bạn mới nên lưu ý phần Cc để khi gửi mail cho đối tác hay thậm chí mail nội bộ (xin nghỉ, xin chuyển vị trí, v.v) bởi phần lớn bạn sẽ phải cc cho những người liên quan để các bên nắm được thông tin thay vì chỉ gửi trực tiếp đến người phụ trách. Một lưu ý nữa là trong trường hợp làm việc đối tác hoặc cần add thêm ai vào luồng mail đã tồn tại, các bạn nên nêu rõ trong mail vị trí, vai trò và tên của những người được cc hoặc được thêm mới vào luồng mail. 
Về phần tiêu đề email thì đây là phần hết sức quan trọng, được coi như là bộ mặt của cả email. Do đó, dù có quên cái gì thì các bạn tuyệt đối KHÔNG BAO GIỜ được quên VIẾT TIÊU ĐỀ EMAIL. Tiêu đề email giúp người nhận biết được nội dung chính của email là gì và (có thể) biết được mức độ urgent của việc phản hồi email. Ở phần này các bạn nên đặt tiêu đề ngắn gọn, đầy đủ, súc tích. Cá nhân mình thường để tiêu đề email với cú pháp như sau [tên dự án/phòng ban] nội dung. Ví dụ [Glorious Hanu] Xác nhận trúng tuyển.
Cuối cùng là phần nội dung email, phần này về cơ bản được chia nhỏ làm ba phần gồm: chào hỏi (salutation), thân mail (body) và kết mail (closing).
1) Salutation: phần này chính là phần Dear [tên người gửi].
2) Body: thân mail. 
Câu mở đầu: Ở phần này các bạn nên bắt đầu với một câu nêu rõ mục đích của email nếu đó là mail đầu tiên hoặc mail báo cáo cho khách hàng. Nếu là mail trúng tuyển, hãy bắt đầu đầu với một lời cảm ơn. Ngược lại nếu là mail từ chối thì hãy bắt đầu với sự appreciation về năng lực của người nhận mail hoặc công ty họ làm việc.
Nội dung chính: ở phần này mình sẽ nêu rõ nội dung chính của email và trình một cách dễ nhìn nhất bằng việc hightlight những phần quan trọng, chia đoạn nội dung bằng việc cách dòng, sử dụng font và cỡ chữ phù hợp. Các bạn chú ý tránh viết lan man, mà chỉ nên tập trung vào nội dung chính và quan trọng để người nhận dễ nắm được nội dung và không cảm thấy khó chịu.
Lưu ý: một email chuyên nghiệp sẽ:
1) Không sử dụng câu nói đùa, biểu tượng cảm xúc. 
2) Hạn chế sử dụng các từ viết tắt hoặc từ viết tắt nếu đó không phải là từ chuyên ngành hoặc được làm rõ trước đó
3) Tránh nhiều phông chữ và phông chữ nhiều màu
4) Việc sử dụng CHỮ HOA NHƯ THẾ NÀY được coi là rất thô lỗ VÌ NÓ CÓ NGHĨA LÀ BẠN ĐANG HÉT LÊN.
Kết mail: ở phần này mình thường lưu ý người nhận phản hồi mail, hoặc cảm ơn. Sau đó mình sẽ dành một lời chúc đến những người được gửi mail. Cuối cùng thì sẽ là trân trọng và ký tên.
Do nội dung đã dài nên mình sẽ đề cập đến việc chuẩn hóa chữ ký email ở bài sau. Cảm ơn mọi người đã đón đọc.