Vì sao làm mãi không hết việc dù bạn đã lập kế hoạch tỉ mỉ?

Nếu bạn từng cảm thấy áp lực và mất uy tín khi lập kế hoạch công việc tuần của mình vì sau đó chẳng hoàn thành được bao nhiêu đầu việc, cuối tuần phải vùi đầu vào “trả nợ”… thì thật ra bạn không cô đơn. Thậm chí, rất nhiều người trong số chúng ta còn cảm thấy:

• Quá nhiều đầu việc quan trọng mà chẳng biết phân bổ sao cho hợp lý. • Kế hoạch tuần nào cũng chẳng hoàn thành 100% nhưng không biết sai ở đâu. • Sức khỏe tinh thần thì xuống cấp còn công việc vẫn chất chồng kéo dài".

"Ngập lụt" cuối tuần vì lập kế hoạch công việc sai cách

Vấn đề ở đây không phải là cứ lập một kế hoạch công việc cho một tuần mới thật “hoành tráng” hay hứa hẹn thật nhiều… Mà bí quyết ở đây là:

• Phải hiểu rõ mình đang phạm phải những sai lầm nào khi lập kế hoạch công việc tuần. • Lập một kế hoạch sao cho thực tế để cuối tuần không quá tải.

Vậy 3 sai lầm nghiêm trọng nào khi lập kế hoạch công việc khiến bạn làm mãi chẳng xong việc?

1. Sai lầm thứ nhất – Bạn ước tính quá nhiều

Trong những buổi meeting lên kế hoạch công việc, không hiếm để bắt gặp nhiều nhân viên dù đã có nhiều kinh nghiệm rơi vào tâm lý: ước tính các công việc rất lạc quan, đưa công việc vào kế hoạch mà không có chút tính toán để quản lý rủi ro.

Chẳng hạn như công việc soạn thảo kịch bản video thường sẽ mất 1 ngày để hoàn thành, sau đó cần phải được review và chỉnh sửa nhiều lần mới chốt được thành quả. Tổng thời gian hoàn thiện có thể lên đến 2- 3 ngày. Vậy thời gian ước tính và thực tế rõ ràng khác xa nhau.

Nếu “hứa hẹn” với sếp sẽ hoàn thành công việc này trong 1 ngày, bạn vừa tự gây sức ép cho bản thân, vừa thể hiện khả năng ước tính của bản thân không tốt.

Trên thực tế, chỉ có 17% con người chúng ta có thể xác định chính xác làm một việc gì đó sẽ mất bao nhiêu thời gian.

2. Sai lầm thứ hai – Kế hoạch công việc đưa ra cho bạn quá nhiều lựa chọn

Thông thường, bộ não của chúng ta chỉ có thể xử lý tối đa khoảng 7 lựa chọn để không bị “ngợp”.

Nhưng đôi khi trong lúc lập kế hoạch, to-do list của bạn có hơn 7 công việc cần phân bổ.

Kết quả là chúng ta thường sẽ chọn trì hoãn 1 trong số những công việc đó, hoặc vẫn sẽ lựa chọn nhưng không hài lòng những gì đã quyết định. Điều này có thể khiến bạn gặp khó khăn trong lúc ưu tiên công việc, thậm chí còn ảnh hưởng đến sức khỏe tinh thần vì trạng thái “ngập lụt”.

3. Sai lầm thứ ba – Chúng ta nhồi nhét quá nhiều thứ vào kế hoạch

Lẽ ra một “kế hoạch” sẽ là một danh sách công việc ngăn nắp, trật tự, giúp chúng ta hình dung được tổng quan khối lượng công việc tuần tới. “Kế hoạch” lại trở nên phản tác dụng và làm chúng ta cảm thấy bị bội thực khi chúng ta đưa quá nhiều công việc vào đây.

Quan trọng là rất nhiều người quan niệm đơn giản rằng, cứ thêm công việc vào kế hoạch trước đã, không làm hết thì đẩy công việc qua tuần tiếp theo.

Nếu làm theo cách này, “kế hoạch’’ của bạn có vẻ không thực sự là một kế hoạch đúng nghĩa, vì nó mang lại cảm giác tội lỗi cho thành viên khi liên tục trượt deadline một “núi việc”.

Để loại bỏ những sai lầm này, không có cách làm nào khác ngoài việc luyện tập tư duy lên một kế hoạch thực tế và đo lường được.

Và bởi kế hoạch hay các chiến lược là khung hoạt động của một team, nên khi thực hiện tốt kỹ năng lập kế hoạch, bạn sẽ nhận lại được vô vàn lợi ích ảnh hưởng trực tiếp đến sức khỏe tinh thần và thể chất của toàn team mà bạn đang làm việc chung:

• Kế hoạch tốt giúp bạn và team không phải “trả task” cuối tuần. • Kế hoạch tốt giúp bạn đo lường hiệu suất của mình và team chính xác hơn. • Kế hoạch tốt giúp bản thân có thời gian phát triển dài hạn hơn, thay vì suốt ngày chỉ biết đến những đầu việc ngắn hạn.

Để loại bỏ những sai lầm này, không có cách làm nào khác ngoài việc luyện tập tư duy lên một kế hoạch thực tế và đo lường được. Cùng với đó là kết hợp với công nghệ (ví dụ như một phần mềm quản lý công việc) để có thể rút ngắn thời gian ước tính, chia nhỏ công việc và giao việc cho những đồng nghiệp khác.

Hãy bắt đầu chuẩn bị to-do list và planning từ cuối tuần trước, cụ thể là ngày thứ Sáu, giúp chúng ta chủ động hơn và có thể bắt đầu thực thi công việc ngay trong khi người khác còn đang loay hoay tính toán xem mình cần làm gì.

Bài viết gốc: Đừng để cuối tuần “ngập lụt” công việc chỉ vì lập kế hoạch sai cách