Unconference??? Sao Spiderum không tổ chức một cái nhỉ?

Xin chào các bạn!

Mình là Minh Phương, du học sinh ngành Phát triển Bền vững tại Bỉ. Đợt rồi do yêu cầu khóa học, mình có tìm hiểu và đồng tổ chức một unconference với một bạn học khác. Mình nhận thấy đây là một format rất thú vị và linh hoạt. Dù là người tổ chức nhưng mình học được rất nhiều từ những người tham gia và networking cũng thuận lợi hơn nữa. Uhmm vậy sao Spiderum không thử tổ chức một "SPIDERUM UNCONFERENCE" để kết tóc se tơ, nhầm, kết nối se duyên các nhện nhỉ?

Mình thấy có nhiều bên dịch Unconference là "Hội thảo mở". Tuy nhiên mình chưa thỏa mãn với cách dịch này lắm vì nó chưa thể hiện được tính chất phá cách, độc đáo của cách tổ chức sự kiện này. Mình thực sự muốn dịch là Hội-thảo-mà-không-phải-là-hội-thảo-ý  theo phong cách Harry Porter nhưng dài quá ngại type nên xin phép vẫn dùng từ tiếng Anh là Unconference. Mong các bạn có thể góp ý cách dịch hay hơn cho mình ở dưới comment nhé! Cảm ơn bạn kemdota đã recommend mình dịch là Hội-bất-thảo nghe cho nó đầu gấu =)) Các bạn thấy sao chứ mình thấy thuận tai nè =))

Với các hội thảo, hội nghị thông thường, ban tổ chức sẽ quyết định chủ đề với nội dung rõ ràng, chương trình nghị sự và lựa chọn sẵn các diễn giả với các bài thuyết trình được chuẩn bị từ trước. Unconference lại đi ngược lại với format truyền thống này. Bạn tham dự sự kiện này chỉ biết về chủ đề chung chung (main theme), chẳng biết chương trình thế nào và ai sẽ là người phát biểu. Vì chính bạn, vâng chính bạn sẽ tham gia đề xuất và quyết định chủ đề, xây dựng chương trình hội thảo, và đồng thời cũng là diễn giả luôn. Ngầu he!

Như vậy, unconference là một buổi hội thảo mà nội dung chương trình không được chuẩn bị trước mà được quyết định bởi người tham gia (participant-driven) ngay tại thời điểm tổ chức (on the spot).

Chuẩn bị: Sticky note (2 màu trở lên), bảng, bút viết bảng (phấn). Bạn cần chuẩn bị một địa điểm đủ rộng để tập trung mọi người và các không gian nhỏ hơn (có thể là các phòng khác hoặc chia một phòng rộng thành nhiều không gian) cho các nhóm thảo luận.

Tổ chức: Một buổi Unconference sẽ có 3 phần chính: Giới thiệu và lên chương trình, Chia nhóm thảo luận, và Tổng kết.

     + Giới thiệu và lên chương trình: 

Mình hay gọi phần này là pitching ideas. Sau màn giới thiệu main theme của buổi unconference, người tham gia sẽ được phát sticky note và được yêu cầu trong vòng 3 phút, hãy viết một câu hỏi, một chủ đề, một ý tưởng, một kỹ năng, một whatever mà mình quan tâm rồi dán lên một chiếc bảng trắng. Để làm cho cuộc chơi thêm phần thú vị, mình đã phát cho mọi người 2 loại sticky note với 2 màu khác nhau. Với sticky note màu xanh, hãy viết về thingy mà bạn muốn chia sẻ/có thể hướng dẫn người khác. Với sticky note màu vàng, hãy viết về thingy mà bạn muốn tìm hiểu/học hỏi từ người khác. Như vậy ai cũng sẽ được chia sẻ về thế mạnh và hiểu biết của mình cũng như lắng nghe, học hỏi từ những người xung quanh. 

Vai trò của người điều phối là từ những sticky note ấy, hãy tìm ra những điểm chung để sắp xếp chúng vào một nhóm. Ví dụ trong unconference mình tổ chức với main theme là sustainable development study, mình đã nhóm các chủ đề như thesis writing, reference search, citation,... thành "study tips", carbon offset, greenhouse inventory, CDM (Clean Development Mechanism),.. thành "carbon crediting" hay public space for children, housing for the elderly, immigration inclusion,... thành "community development", vân vân và mây mây.

Từ những sub-topic mà những người tham gia đã đề xuất, người điều phối sẽ lên chương trình nghị sự cho unconference. Bảng chương trình sẽ có cột dọc là khung thời gian cho mỗi phiên thảo luận (thường khoảng 45-60') và hàng ngang là địa điểm (nếu ở các phòng khác nhau) và chủ đề thảo luận. Các sticky note sẽ được dán ở các ô tương ứng để người tham gia biết những session nào mình quan tâm.

     + Chia nhóm thảo luận:

Mỗi nhóm thảo luận nên có một người take note vào bảng trắng thảo luận của mọi người để những người tham gia sau có thể catch-up. Điều khiến mình thích hơn cả ở format này là sự linh hoạt của nó dựa trên "Luật hai cái cẳng" - Law of two feet. Người tham gia có thể tự do di chuyển giữa các nhóm thảo luận nếu thấy mình không hứng thú với chủ đề ấy. Sau khi tham gia 10', bạn thấy mình không học hỏi, không đóng góp hay đơn giản chỉ là không having fun,... Hãy di chuyển! Tìm nhóm thảo luận khác, nghỉ tý làm cốc cà phê hay quay ra tám chuyện với ai đó, whatever. Ngay cả khung thời gian cũng chỉ để tham khảo chứ không nhất thiết phải theo một cách chặt chẽ. Như vậy, người tham gia hoàn toàn không bị gò bó về không gian, thời gian, chủ đề. Và một môi trường thảo luận năng động như vậy sẽ kích thích óc tư duy, sáng tạo và tăng sự kết nối của những người tham gia.

     + Tổng kết: Uhm đây là phần có cũng được mà không có cũng chẳng sao vì mỗi người tham gia đều có những trải nghiệm riêng của bản thân. Người điều phối có thể tập trung mọi người để chia sẻ cảm nhận khi tham gia và lấy ý kiến phản hồi để nâng cao chất lượng chương trình.

Nếu coi conference là một format top-down thì unconference là một format bottom-up. Do đó, unconference có những lợi thế với cộng đồng những cây viết trẻ có, già có, trung niên cũng có với những nguồn năng lượng đa dạng và những mối quan tâm khác nhau như Spiderum.

- Nhiều năng lượng: Mọi người có thể tập trung vào những vấn đề mà họ thực sự quan tâm. Do vậy, họ sẽ nhiệt tình chia sẻ, tập trung lắng nghe trong các cuộc thảo luận, tranh luận

- Không tốn nhân lực và thời gian chuẩn bị: vì mọi thứ được quyết định bởi người tham gia mà. Ban tổ chức chỉ cần tìm địa điểm thích hợp và sắm thêm sticky note nữa thôi.

- Linh hoạt: ây với bao nhiêu bộ óc khủng khiếp của Spiderum, mình tin rằng khi tập trung lại, các bạn có thể brainstorm ra kha khá chủ đề hay ho để tranh luận. Thêm vào đó, với nguyên tắc mình không thích thì mình xách mông mình đi, người tham gia có thể tối đa hóa thời gian và năng lượng của bản thân để tập trung làm điều mình thích. 

- Networking: Ngày xưa mình đi hội thảo chỉ để ăn (đùa tý nhưng cũng có chút thật lòng) thì bây giờ mình đi hội thảo chủ yếu để networking, nói chuyện, làm quen, trao đổi với những người trong nghề vào những khoảng breaktime giữa các session. Vậy nên mình cảm thấy unconference cũng giúp mình đạt được mục đích một cách đơn giản, trực tiếp và à ờ fun hơn

__________

Nếu các bạn ủng hộ, mình xin lên tiếp bài làm thế nào để tổ chức unconference online và những chia sẻ trực tiếp những cú vấp bất ngờ bầm dập mặt mày khi tổ chức. Ban đầu mình định làm offline đó nhưng tình hình covid bên này căng quá nên phải chuyển làm online. Mình là một đứa khá low-tech + sinh viên nghèo nên không xài virtual platform cho unconference bản xịn mà chắp vá từ các công cụ của Google thôi. Có bạn nào đoán được mình đã xài các công cụ gì của Google để tổ chức unconference online không?