Từ chợ truyền thống đến sổ sách số hóa: Hộ kinh doanh sẽ tồn tại thế nào trong thời đại hóa đơn điện tử?

Buổi sáng ở một khu chợ nhỏ ngoài đô thị, như thường lệ, hàng trăm tiểu thương mở sạp, miệt mài bày bán đủ loại hàng hóa, từ tạp hóa đến rau củ quả, thịt cá, đồ ăn mang đi. Có người ghi sổ bằng giấy, có người ghi từng đồng vào máy tính tay, có người thậm chí chỉ tính nhẩm bằng miệng. Họ chính là một phần của bộ máy kinh tế đang vận hành âm thầm nhưng lại vô cùng lớn mạnh – các hộ kinh doanh. Mọi thứ vẫn vận hành như vậy một cách trơn tru hàng chục năm trời dựa vào thói quen, kinh nghiệm, và đôi khi… cả cảm tính.

Nhưng dòng chảy công nghệ thì không đứng im. Vài ngày gần đây, các hàng quán kinh doanh bỗng nhiên đóng cửa hàng loạt, Chính phủ chính thức ban hành Nghị định số 70/2025/NĐ-CP yêu cầu từ ngày 1/6/2025, tất cả doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải áp dụng hoá đơn điện tử, sau đó là hàng loạt hoạt động siết chặt kiểm tra thể hiện mức độ nghiêm túc của ban quản lý khiến nhiều hộ kinh doanh "không kịp trở tay".

Vậy tại sao các hộ kinh doanh nhỏ lẻ lại sợ việc chuyển đổi này? Cơ hội và thách thức là gì, và muốn thay đổi thì các hộ kinh doanh sẽ phải làm như thế nào?

Bài viết này được thực hiện với sự đồng hành của Odoo - phần mềm quản lý doanh nghiệp toàn diện, giúp các doanh nghiệp, hộ kinh doanh thực hiện chuyển đổi số một cách hiệu quả và dễ dàng. 

Bây giờ thì hãy cùng bắt đầu bài viết nhé.

Theo Tổng cục Thống kê, Việt Nam hiện có hơn 5 triệu hộ kinh doanh, phân bổ rộng khắp từ nông thôn, chợ đầu mối đến thành thị lớn. Điều đặc biệt là nhóm này không chỉ “ăn theo” nền kinh tế, mà còn đóng góp tới hơn 30% GDP. Trong một nền kinh tế có quy mô gần 480 tỷ USD (năm 2024), sản lượng mà khối hộ kinh doanh này đóng góp tương đương hơn 150 tỷ USD – thật sự là một con số đáng nể. Chưa kể, nơi đây còn tạo ra hơn 9 triệu việc làm, tính ra thì không thua kém gì so với khối công ty tư nhân, thậm chí quy mô có phần còn hơn vì việc thu thập số liệu của hộ kinh doanh vẫn còn nhiều thiếu sót. 

Ở đây để dễ hiểu chúng ta sẽ cần phân biệt 1 chút định nghĩa giữa hộ kinh doanh và doanh nghiệp tư nhân, vì 2 khái niệm có nhiều điểm dễ nhầm lẫn. Yếu tố đơn giản nhất để nhận biết và cũng là lý do để nhiều hộ kinh doanh không muốn nâng cấp lên thành doanh nghiệp tư nhân đó là về mặt tài chính, hoá đơn. Với doanh nghiệp tư nhân bạn buộc phải có tài khoản doanh nghiệp riêng và phải xuất hoá đơn VAT đầy đủ, trong khi hộ kinh doanh thì có thể dùng luôn tài khoản cá nhân của chủ hộ và thường chỉ xuất hoá đơn khi khách hàng yêu cầu. Do đó lần sau nếu bạn mua hàng ở 1 hàng tạp hoá, hãy để ý tài khoản mà bạn chuyển khoản vào là của cá nhân hay doanh nghiệp, và sau khi thanh toán xem xem họ có xuất hoá đơn không, nếu không thì đơn hàng đó của bạn hoàn toàn có thể không được ghi nhận cho cục thuế biết với mục đích để tránh phải nộp thuế.

Ok giờ quay lại nội dung chính nhé. Như đã đề cập phía trên, Khu vực kinh tế hộ kinh doanh này giống như 1 đàn kiến lửa, mỗi cá thể thì nhỏ bé, nhưng sức mạnh tập thể thì đáng kinh ngạc. Để tạo ra ⅓ sản lượng cho toàn Việt Nam thì không phải 1 con số nhỏ, tuy nhiên những gì họ đóng góp cho nền kinh tế thì lại không được nhiều như vậy. Cụ thể, khối hộ kinh doanh chỉ chiếm 1.6% lượng tiền đóng góp vào ngân sách nhà nước - là 1 con số nhỏ 1 cách vô lý so với sản lượng mà họ sản xuất được. Sự vô lý này đặt ra 1 câu hỏi lớn rằng: Liệu có lỗ hổng nào trong công tác quản lý, kê khai và thu thuế đối với thành phần kinh tế hộ kinh doanh này không?

Để giải quyết bài toán ghi nhận sự đóng góp cho nền kinh tế, cụ thể là ghi nhận hoạt động kinh doanh và đóng thuế, Chính phủ đã nhiều lần khuyến khích các hộ kinh doanh “nâng cấp” lên thành doanh nghiệp để việc ghi nhận doanh thu và kế toán được quản lý hiệu quả hơn. Thực tế, việc chuyển đổi hộ kinh doanh thành doanh nghiệp được quy định từ năm 1999, chứ không phải bây giờ mới có, nhưng các sáng kiến lúc đó vẫn còn nhiều thiếu sót cần sửa đổi, nên chưa thành công. Ví dụ, quy định hộ kinh doanh sử dụng thường xuyên trên 10 lao động phải thành doanh nghiệp được đặt ra từ năm 2005, nhưng ngưỡng này đã được bỏ, không giới hạn số lao động tại Luật Doanh nghiệp 2020. 

Nhiều chính sách khuyến khích hộ kinh doanh "lên đời" cũng được áp dụng như hỗ trợ lệ phí, hoặc miễn phí phí môn bài, chi phí thực hiện phần mềm kế toán, biển hiệu... Tuy nhiên, vẫn rất ít đơn vị chuyển đổi. Trong 1 khảo sát của Cục Thống kê, tỷ lệ muốn chuyển đổi thành doanh nghiệp ở các hộ kinh doanh ở mức rất thấp, đều dưới 1%. Cụ thể, con số là 0,8% tại Hòa Bình và Lào Cai, 0.4% tại Sóc Trăng. Tại An Giang, hơn 1.000 hộ được hỏi thậm chí đều không có ý định thay đổi. 

Khi được hỏi vì sao lại vậy thì lý do chính của họ là quy trình chuyển đổi thường phức tạp và chi phí thì tăng lên rất nhiều.

Cho đến ngày 1/6/2025, theo nghị định mới, giờ đây tất cả các hộ, cá nhân kinh doanh đủ điều kiện đều phải áp dụng hoá đơn điện tử, và các chính sách cũng siết chặt hơn, không chỉ khuyến khích mà còn có chế tài xử phạt nếu phát hiện vi phạm. Cụ thể, các hộ có doanh thu trên 1 tỷ đồng giờ đây sẽ bắt buộc phải xuất hoá đơn điện tử chứ không được chọn tự khai như trước (tức được quản lý về doanh thu như 1 công ty tư nhân). Để khuyến khích việc thực hiện, Nhà nước - mà cụ thể ở đây là ngành Thuế - sẽ hỗ trợ các trường hợp này trong việc trang bị các thiết bị kỹ thuật cần thiết để xuất được hóa đơn điện tử. Ngược lại, nếu những hộ kinh doanh trong diện trên sau thời gian quy định vẫn không áp dụng hoá đơn điện tử có thể bị phạt từ 5 - 10 triệu khi không lập hoá đơn.

Tuy nhiên nhiều hộ kinh doanh dù đã biết rõ các mức hình phạt nhưng vẫn chưa dám “thoát ra khỏi vùng an toàn” vì còn nhiều e ngại.

Nhiều hộ kinh doanh nhỏ do các chú, các bác có tuổi điều hành, họ không quen dùng smartphone, càng không có máy tính. Việc lập, ký và gửi hóa đơn điện tử khiến họ cảm thấy như đang đứng trước “một ngọn núi số” – cao vời và xa lạ. 

Với những người trẻ hơn, học 1 công nghệ mới không phải là vấn đề, tuy nhiên họ cũng có nhiều nỗi lo khác về việc thực thi như: sợ không có hạ tầng mạng, e ngại phần mềm rườm rà, chữ ký số quá phức tạp. Ở nhiều nơi vùng sâu vùng xa, việc đào tạo và hỗ trợ chưa đến kịp, nhiều hộ phải tự mò mẫm, hoặc dùng tạm hóa đơn giấy do dịch vụ phần mềm không tương thích hoặc chưa hiểu, sợ làm sai. Đó cũng là lý do khiến cho 1 phần lớn hộ mới chỉ áp dụng hoá đơn điện tử cho đủ hình thức, chứ chưa thực sự thông thạo.

Ngoài ra, họ lo lắng hơn về bài toán chi phí. Để áp dụng hoá đơn điện tử, các hộ kinh doanh phải đáp ứng đủ “điều kiện kỹ thuật” bao gồm: điện thoại thông minh, máy tính bảng, máy tính để bàn, máy POS, hệ thống máy tính tiền chuyên dụng,… nên cũng phát sinh thêm kha khá chi phí. Chưa kể, những sạp hàng hoá hoạt động di động thì thường không có nơi đặt để các loại thiết bị nói trên, vì vậy họ vẫn cho là rất bất tiện và thêm nhiều việc. 

Mặc dù quy trình đăng ký hóa đơn điện tử đã đơn giản hơn rất nhiều, nhưng tâm lý "sợ giấy tờ, sợ tiếp xúc cơ quan thuế" vẫn còn in sâu trong suy nghĩ của không ít người. Ví dụ, chỉ để xuất 1 hóa đơn điện tử, người ta phải làm cả chục bước? Đầu tiên là đăng ký, sau đó chờ mã hóa đơn, rồi cấu hình máy tính tiền, kết nối chữ ký số, truyền dữ liệu, cuối cùng mới in cho khách – và tất cả phải trùng khớp với chi cục thuế. Sai một cấu phần thôi là có thể bị truy thu, phạt hành chính. 

Hay như hộ kinh doanh có doanh thu trên 100 triệu/năm buộc phải sử dụng hóa đơn, có thể tự khai và tự lưu trữ 10 năm. Việc sai sót dù nhỏ cũng phải lập biên bản điều chỉnh (không được hủy), phát sinh chi phí giấy tờ, công sức, chưa kể việc phải tham gia các buổi tập huấn, khai báo thủ công tại chi cục thuế cũng làm các chủ kinh doanh cảm thấy khá tốn thời gian. 

Bên cạnh đó, tính phức tạp trong vận hành cũng là rào cản khiến hộ kinh doanh "ngại lớn". Chính sách kế toán, thủ tục hành chính sẽ buộc hộ kinh doanh phải có thêm vị trí kế toán, hành chính. Các chủ hộ kinh doanh cũng thừa nhận khó khăn trong nhiều mặt như: quản trị, quản lý tài chính, nhân sự và công nghệ, trong khi khó tuyển dụng được vị trí phù hợp ở địa phương. 

Cuối cùng, nỗi lo lớn nhất là khi minh bạch, ngành thuế sẽ nắm được số doanh thu thực tế từ trước đây và từ đó có thể bị truy thu ngược lại các khoản thuế mà chủ hộ kinh doanh đã giấu trong quá khứ, thậm chí nặng hơn có thể bị xử lý theo các chế tài của luật pháp. Vì vậy, một số đơn vị triển khai dịch vụ hoá đơn điện tử cho biết nhiều hộ kinh doanh khi lắp đặt hệ thống mới đã yêu cầu họ xóa sạch doanh thu ghi nhận trên phần mềm cũ mà hộ đã sử dụng trước đó. 

Tuy nhiên, ngay cả khi số thuế cũ đã thoát khỏi tầm ngắm được, thì cũng sẽ có nhiều loại chi phí mới bị đội lên vì hoá đơn điện tử. Theo khảo sát của Economica Việt Nam tiến hành hồi tháng 8/2024, bình quân mỗi hộ kinh doanh chỉ phải đóng thuế 2,7 triệu đồng mỗi năm. 

Nhưng khi chuyển đổi sang mô hình công ty, thuế và 1 số loại chi phí khác tăng tới 7 lần bởi mô hình doanh nghiệp yêu cầu đủ "ban bệ" gồm giám đốc, kế toán, ban kiểm soát, trụ sở kinh doanh. Vậy động lực đâu để họ tự nguyện nâng cấp lên mô hình doanh nghiệp?

Ngoài ra, một số khoản chi phí như phí chữ ký số, phần mềm, kết nối mạng, bảo trì máy, có thể nhỏ nhưng cộng lại cũng có thể là vài trăm đến vài triệu mỗi tháng. Đối với hộ kinh doanh với lợi nhuận trung bình khoảng 4–5 triệu đồng/tháng, những khoản chi “vô hình” này có thể chiếm từ 10-20% lợi nhuận, khiến họ nghi ngại rằng số hóa có thể “ngốn” kha khá lợi nhuận mình.

Kết quả là nếu hộ kinh doanh không tăng giá bán đầu ra thì sẽ mất lợi nhuận mà tăng giá thì lại sợ mất khách hàng. 

Hãy thử tưởng tượng một chủ hộ kinh doanh nhỏ, đại diện cho hơn 5,2 triệu hộ kinh doanh cá thể trên cả nước, đang xoay xở từng ngày với sổ sách, đơn hàng và khách quen. Nếu không chuyển đổi số, điều gì sẽ xảy ra?

Chị Lan – chủ tiệm bánh nhỏ ở thị xã – từng nghĩ hóa đơn điện tử chỉ là “chuyện của doanh nghiệp to.” Hàng ngày, 1 mình chị làm bánh từ sáng sớm, bán hàng tới tối mịt. Mọi thứ ghi chép trong cuốn sổ tay, tính tiền bằng máy tính cầm tay. “Tháng nào lãi bao nhiêu? Không chắc. Bán được món bánh nào nhiều nhất? Không biết”.

Rồi một hôm, chị nhận đơn đặt bánh cưới của công ty du lịch trong tỉnh. Bánh đã ưng, giá đã chốt, nhưng khi bên kia hỏi: “Chị xuất được hóa đơn điện tử không?” – chị lúng túng. Bên kia lịch sự từ chối: “Chị thông cảm, bên em cần giấy tờ hợp lệ để thanh toán.” Đơn hàng gần chục triệu vuột mất. 

Hoá đơn điện tử không chỉ là yêu cầu pháp lý từ ngày 1/6/2025 mà còn là chìa khoá để hộ kinh doanh như chị Lan tiến vào thị trường chính quy. Nó tạo niềm tin với khách hàng, đặc biệt là các đối tác lớn. Và nếu muốn mở rộng quy mô, muốn hợp tác, vay vốn, hoặc đơn giản là hiểu chính xác tình hình kinh doanh của mình thì hóa đơn điện tử là bước đầu tiên không thể thiếu.

Sau khi mất 1 đơn hàng lớn, chị Lan quyết tâm thử tìm hiểu về hoá đơn điện tử. Mất vài buổi đầu hơi bỡ ngỡ, nhưng rồi chị cũng dần quen, cũng nhờ các ứng dụng hỗ trợ của các nhà cung cấp giải pháp chuyển đổi số hiện tại khá phổ biến và còn có nhiều ưu đãi cho các khách hàng mới. 

Và nếu bạn cần 1 nhà cung cấp giải pháp như vậy thì hãy tham khảo ngay thông tin về Odoo - nhà tài trợ của bài viết này - là 1 phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện với hơn 70 ứng dụng tích hợp đáp ứng mọi nhu cầu của doanh nghiệp từ bán hàng, kế toán, đến quản lý sản xuất, nhân sự… Với hơn 15 triệu người dùng trên toàn thế giới và 1 triệu người dùng tại Việt Nam, Odoo được thiết kế với giao diện thân thiện, giúp bạn dễ dàng sử dụng mà không cần có chuyên môn nhiều về IT.

Thông tin chi tiết mình xin phép để trong link bên dưới đây, các bạn có thể đăng ký tài khoản và tự mình trải nghiệm miễn phí trong 15 ngày nhé: https://www.odoo.com/ 

Quay lại với chị Lan, chỉ sau một thời gian ngắn, chị đã có thể sử dụng thành thạo hoá đơn điện tử kết hợp với ứng dụng Bán hàng của Odoo để tự động hóa việc tạo báo giá, quản lý đơn hàng, theo dõi hiệu suất bán hàng và thậm chí dự báo doanh thu. Đội ngũ nhân viên bán hàng của chị và chính chị có thể truy cập thông tin mọi lúc mọi nơi, giảm thiểu sai sót thủ công và chỉ cần tập trung vào việc chốt giao dịch, những việc khác đã có hệ thống xử lý tự động. 

Giờ mỗi đơn hàng lớn, chị chỉ cần vài cú chạm là gửi được hóa đơn ngay. Khách công ty hài lòng, khách cá nhân cũng có cảm giác tin tưởng hơn. Bất ngờ hơn, nhờ phần mềm Bán hàng theo dõi doanh thu, lần đầu tiên, chị biết tháng nào lời nhiều, ngày nào bán chạy, món nào khách hàng thích để lên kế hoạch tập trung và chuẩn bị hàng tồn kho. Quan trọng nhất, chị bắt đầu nghĩ như một người làm chủ thực thụ: có số liệu, có lịch sử giao dịch, có giấy tờ minh bạch. 

Hoạt động kinh doanh phát triển, chị bắt đầu nghĩ đến việc mở rộng quy mô, lúc này chị đã bắt đầu tìm hiểu về quy trình đăng ký trở thành doanh nghiệp để có thể mở rộng thêm chi nhánh. Nhờ hệ thống hoá đơn minh bạch, thông tin doanh số rõ ràng, chị được ngân hàng hỗ trợ nhanh chóng nhu cầu vay vốn. Việc kết hợp với các đối tác để marketing, giao hàng cũng dễ dàng và thuận tiện hơn. 

Đó cũng chính là lợi ích quan trọng thứ 2 của hoá đơn điện tử khi mà giúp các chủ hộ kinh doanh dễ dàng theo dõi đơn hàng, hiểu doanh nghiệp của chính mình, từ đó cải thiện hiệu quả doanh nghiệp, ngoài ra cũng thuận tiện trong việc kết hợp với các đối tác, vay vốn và mở rộng kinh doanh về dài hạn. 

Tuy nhiên khi quy mô doanh nghiệp “nở ra”, các bài toán mới xuất hiện, ví dụ như quản lý hàng tồn kho hay quản lý lượng khách hàng mới. Chị Lan tiếp tục tham vấn từ Odoo và được giới thiệu thêm các giải pháp mới. Ví dụ với ứng dụng quản lý Tồn kho, chị Lan có thể theo dõi chính xác lượng tồn kho theo thời gian thực, tự động hóa quy trình nhập xuất, điều chuyển kho nội bộ và thậm chí quản lý đa kho. Điều này giúp giảm thiểu chi phí lưu kho, tránh tình trạng lúc hết hàng lúc lại tồn kho quá mức, đảm bảo chuỗi cung ứng luôn thông suốt, hiệu quả, nhưng cũng tiết kiệm đáng kể nguồn lực. 

Hay với việc quản lý khách hàng, các doanh nghiệp như của chị Lan sẽ dùng phần mềm CRM để số hóa toàn bộ hành trình tương tác với khách hàng. Từ việc theo dõi các khách hàng tiềm năng, quản lý thông tin liên hệ, lịch sử giao dịch cho đến việc tự động hóa các chiến dịch marketing, mọi dữ liệu khách hàng đều được quản lý tập trung. Điều này giúp doanh nghiệp chị hiểu rõ hơn về khách hàng, cá nhân hóa trải nghiệm và xây dựng mối quan hệ bền chặt, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi khách hàng mới và giữ chân được các khách hàng trung thành cũ. 

Lúc đầu chị Lan tưởng dùng nhiều ứng dụng sẽ dễ bị loạn, tuy nhiên khi tích hợp chung lại với nhau, hệ thống các ứng dụng tạo ra 1 luồng dữ liệu thống nhất xuyên suốt các quy trình, xoá bỏ rào cản thông tin giữa các nhân sự liên quan và cung cấp một bức tranh toàn cảnh về hoạt động kinh doanh. Chị nhận ra rằng: đây là nền tảng vững chắc cho một doanh nghiệp hiện đại, linh hoạt và sẵn sàng cạnh tranh trong kỷ nguyên số.

Mặc dù có nhiều lợi ích về sau, tuy nhiên để đến được với công cuộc chuyển đổi số thì phần lớn các chủ doanh nghiệp như chị Lan vẫn chưa bước qua được hàng rào đầu tiên mang tên “ngại thay đổi”.

Lời khuyên từ các chuyên gia là hãy bắt đầu từ những thứ nhỏ và đơn giản nhất trước, giống như mồi lửa khi đã cháy nhỏ được thì để cháy to lên cũng sẽ dễ dàng hơn. Vì vậy Các chủ hộ kinh doanh nên bắt đầu tìm hiểu ngay từ bây giờ thông qua các công cụ truyền thông và internet, vì thông tin hiện tại được công bố rất rộng rãi và hoàn toàn miễn phí. Sau đó hỏi kinh nghiệm từ những người đi trước thông qua các cộng đồng trên mạng xã hội như Facebook, Zalo. Sau khi hiểu về chính sách, thì bước tiếp theo sẽ cần hiểu về doanh nghiệp của mình, cần phải tự đánh giá quy mô kinh doanh hiện tại xem doanh thu bao nhiêu 1 tháng, đang có các loại chi phí gì, hay sản phẩm cần quản lý tồn kho không. Từ đó bắt đầu sử dụng những phần mềm đơn giản nhưng phù hợp để tối ưu chi phí nhưng cũng làm quen dần với việc chuyển đổi số doanh nghiệp. 

Hộ kinh doanh truyền thống sử dụng sổ tay, hoặc excel có thể vận hành tốt được hôm nay, nhưng trong thời đại công nghệ, nếu không chuyển đổi sẽ là tự giới hạn tiềm năng của chính mình, từ việc mở rộng hoạt động đến đảm bảo hiệu quả kinh doanh và quan trọng nhất là chịu trách nhiệm trước các quy định mới.

Việc chuyển đổi hiện cũng không còn quá khó khi các thông tin được công bố đầy đủ, miễn phí, các công cụ hỗ trợ cũng thuận tiện cùng với chi phí phải chăng. Câu hỏi hiện tại không còn là nên làm hay không, mà là làm thế nào để không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn phải phát triển hiệu quả về dài hạn?

----------------------------------------------------

Trang cá nhân tác giả: