Đối với các bạn sinh viên sắp ra trường, hoặc là vừa mới ra trường thì chuyện đi thực tập có lẽ không còn là một vấn đề gì mới lạ nữa. Và với những bạn nào chủ động tìm hiểu từ sớm thì có lẽ những bài viết kiểu chia sẻ kinh nghiệm như thế này cũng không còn xa lạ. Mình cũng đã từng đọc qua rất nhiều bài như vậy trước khi bắt đầu công việc thực tập đầu tiên của mình khoảng hơn một năm về trước.
Hiện tại, mình cũng đang là một thực tập sinh nhưng đây là lần thứ hai mình đi thực tập rồi và chưa từng có trải nghiệm công việc chính thức nào. Có lẽ mình hoàn toàn không đủ khả năng để dạy bảo ai điều gì nhưng mình đã học được rất nhiều thứ sau khi đi thực tập hai lần này mà mình nghĩ là mình muốn chia sẻ tới mọi người.
Mình là một người hướng nội, đã từng vô cùng nhút nhát và căng thẳng trong những vấn đề giao tiếp (mình hướng nội và nhút nhát, chứ không bị nhầm lẫn hai khái niệm nha). Về sau mình đã dạn dĩ hơn, không còn cư xử như một đứa trẻ đầy hoảng loạn và sợ hãi đám đông nữa nhưng mà mình cũng không cảm thấy thoải mái trong một môi trường yêu cầu mức độ giao tiếp nhất định như môi trường công sở nên mình cũng chật vật khá nhiều.
Những chia sẻ dưới đây của mình có thể sẽ rất tầm thường với một bạn mới học xong cấp 3 nhưng tính tình đầy hoạt bát và tự tin, nhưng mà mình hy vọng nó có thể giúp được ai đó. Nhất là những bạn có một chút Rối loạn lo âu, ám sợ xã hội và rối loạn nhân cách tránh né như mình. 
Làm cách nào để khiến cho kì thực tập của bạn trở nên ý nghĩa hơn. Phát huy tối đa cơ hội được học hỏi, vượt qua nỗi sợ vì tính cách và những vấn đề cá nhân và làm việc, cống hiến một cách hiệu quả nhất mà vẫn không vượt quá sự chịu đựng của chính bản thân mình.
Chia sẻ một chút về kinh nghiệm thực tập của mình. Công việc thực tập đầu tiên của mình là ở một công ty sản xuất phần cứng lớn của Mỹ, có nhà máy tại Việt Nam. Công ty siêu lớn, siêu to, siêu hoành tráng, MNC (Multinational Corporation) với quá trình tuyển dụng 4 vòng với 3 vòng full tiếng Anh. Mình làm Finance Intern. Khi đó mình vừa học xong năm 2. Công ty hiện tại là một agency quảng cáo của Nhật, cũng top đầu trong ngành quảng cáo, mình làm Accounting Intern. Công việc này mình tình cờ có được nhờ được teammate đắc lực của mình thời đại học refer vào sau khi du học về.
Sau đây là một số điều mình đã từng làm, đang làm và cảm thấy vô cùng hiệu quả cho kì thực tập của mình. Vì mình là người vô cùng, vô cùng trầm tính, nhút nhát và lầm lì nên mình nghĩ những gì mình làm so với những bạn có kỹ năng giao tiếp thượng thừa, tính tình hoạt bát năng động thì đây là những điều cơ bản các bạn đã làm được rồi. Còn những bạn cũng giống như mình đã từng thì có thể tham khảo những điều sau.
  1. Tìm hiểu thật kĩ về structure của công ty, của department, của team, process và những stakeholders của bạn.
Mình nghĩ đây là điều quan trọng nhất và cũng là cách để bạn thích nghi nhanh nhất với môi trường mới. 
  • Nếu vậy thì bạn cần biết những gì về công ty và cách mọi thứ vận hành?
  1. Structure của tập đoàn trên thế giới và ở Việt Nam (nếu bạn làm ở MNC thì điều này khá quan trọng).
  2. Structure nội bộ của công ty. Các phòng ban giao tiếp và làm việc với nhau như thế nào?
  3. Structure trong phòng ban của bạn đang làm. Bạn thuộc team nào? Stakeholders của bạn là ai? Bạn cần làm việc với những ai? Họ tới từ những phòng ban nào? Bạn báo cáo công việc cho ai? 
  4. Bạn thuộc nơi nào trong process vận hành đó. Bạn cần nhận thông tin từ ai để làm việc và sau khi làm xong thì ai sẽ là người dùng kết quả công việc của bạn.
  5. Những process cơ bản nhất trong phần công việc của bạn. Bạn sẽ làm những gì? 
  • Làm cách nào để bạn có thể biết được những điều đó?
Đây là một phần đã từng rất khó khăn đối với mình, nhất là khi mình lại là người ngại giao tiếp. Đây cũng là lúc mà bạn cần phải thay đổi, cố gắng chịu đựng một chút, trấn an cảm giác lo lắng của mình và tự tạo động lực cho bản thân. Vì sao bạn lại đi thực tập? Vì sao bạn lại ở đây? Bạn muốn biết gì và muốn học gì? 
Người đầu tiên mà bạn có thể hỏi là leader trực tiếp của bạn. Là người đã chọn bạn vào team, là người trực tiếp giao việc và hướng dẫn cho bạn. Đây cũng là người làm việc với bạn nhiều nhất sau này. Nên không ai khác ngoài họ sẽ là người phù hợp nhất để hướng dẫn cho bạn.
Trong tuần đầu tiên, hãy tranh thủ trong lúc các anh chị training cho bạn, đặt ra nhiều câu hỏi càng tốt để bạn có thể nắm vững được big picture về công ty. Mình tin là các anh chị sẽ rất sẵn sàng giải thích cho bạn thôi.
Sau khi hiểu rõ big picture, nếu bạn là một người chủ động và thoải mái thì bạn có thể làm quen với mọi người trong team, nghe họ share về những gì họ làm, và bạn sẽ rút ngắn thời gian để làm quen với mọi thứ hơn.
Nhưng nếu bạn là một người trầm tính giống mình, bạn chưa quen với môi trường mới chỉ trong một tuần thì đây là cách mình đã làm, hy vọng nó sẽ có ích. Mình rất thích quan sát nên mình quan sát tất cả mọi người, quan sát cách họ giao tiếp và chuyển giao công việc cho nhau. Ngoài ra mình cũng tận dụng org chart của team để nghiên cứu nữa. Mình dành thời gian để đọc, hệ thống lại những tài liệu mình được gửi sau buổi training. Sau đó mình có thể hỏi leader của mình để xác nhận lại. Ví dụ như: “Chị ơi, anh A là manager team Tax phải không ạ?”, “Nếu vậy bình thường trước khi mình làm task B thì mình sẽ mail sang chị C của team D để nhờ chị gửi data cho mình phải không chị?”.
Bằng cách này, mình có thể hiểu hơn rất nhiều về công việc của mình, về structure của toàn bộ phòng ban, về những người mình sẽ làm việc chung và làm cách nào để mình có thể hoàn thành mọi việc một cách tốt nhất. 
  • Một vài điều mình đã từng sợ và lo lắng khi mới bắt đầu:
Q: Mọi người bận lắm, mình hỏi họ có thấy phiền không nhỉ?
A: Đúng là các anh chị rất là bận rộn và bạn cần phải tôn trọng thời gian của họ. Vì vậy mình nghĩ cách tốt nhất là bạn hãy gom lại tất cả những thắc mắc của mình rồi hỏi họ một buổi tầm 30 phút để họ giải đáp tất cả cho bạn. Mình nghĩ các anh chị sẽ không cảm thấy phiền đâu, họ còn cảm thấy bạn chủ động và muốn học hỏi. Vì khi bạn cố gắng hiểu rõ mọi thứ thì sau này khi đụng việc, bạn sẽ quen dần hơn, thay vì không quan tâm tới một điều gì cả. Vậy nên cứ bắt đầu trước với leader của mình, người sẽ sẵn sàng hỗ trợ bạn.
Q: Mình chỉ là thực tập thôi, hỏi họ cũng không thèm nói.
A: Mình đã từng làm ở một trong những công ty có tính bảo mật rất cao. Đúng là công ty nào cũng sẽ có mức độ bảo mật thông tin nhất định. Nhưng đó là thông tin về sản phẩm mới, về thông số tài chính, công thức,... Nếu bạn hỏi về những quy trình chung, sơ đồ chung mà bất cứ công ty nào ngoài thị trường cũng đang làm thì cũng chẳng ai muốn giấu bạn. Vì vậy hãy dũng cảm lên và đặt câu hỏi thôi. 
Nếu bạn không quen thì có thể bắt đầu với những vấn đề đơn giản như sắp tới ngoài anh chị leader ra thì bạn cần phải support ai trong team nữa để bạn tìm hiểu trước, những điều bạn cần biết về công việc sắp tới của mình là gì (ví dụ như với mình là bộ chứng từ :) ) để bạn xem qua trước cho quen, ngoài phòng ban của bạn ra thì bạn cần phải trao đổi công việc với phòng ban nào nữa. Có rất nhiều thứ bạn có thể hỏi để quen dần với công việc và để tránh bỡ ngỡ khi thật sự vào việc sau khi training.
---
Mình mới tập tành viết lách một cách nghiêm túc nên đôi khi không hệ thống được câu chữ của mình. Vừa biết xong quay lại đọc thấy dài ơi là dài. Nên mình sẽ chia ra nhiều phần theo từng tips vậy :( Và bài viết của mình nửa Anh nửa Việt khá nhiều. Nhưng do môi trường học lẫn hai công ty mình làm mọi người đều giao tiếp như vậy, nên mình cũng không biết dịch như thế nào cho nó đúng với những gì mình đã trải qua. Mọi người thông cảm nhé.
Thanks for your time to read my words.
TP