[Tôi tự học] Bài 1: Kỹ năng tin học văn phòng

Trước đây (khoảng 7-10 năm trước) bản thân mình không đưa ra được câu trả lời thỏa đáng cho câu hỏi: "thành thạo kỹ năng Tin học văn phòng là như thế nào?". Mình tin chắc là không chỉ mình, mà rất nhiều bạn trẻ hiện nay cũng không rõ về nó. Người ta cứ ghi trong CV là "Thành thạo kỹ năng tin học văn phòng", rồi "Kỹ năng tin học văn phòng 9/10" mà khi được hỏi, được kiểm tra vẫn không đạt. Thậm chí người kiểm tra (bộ phận tuyển dụng trong các doanh nghiệp) cũng chẳng biết phải kiểm tra, đánh giá như thế nào cho kỹ năng này, dẫu họ đều biết nó rất quan trọng trong công việc văn phòng.

Vậy nên câu hỏi đầu tiên: Kỹ năng tin học văn phòng hiện nay được hiểu như thế nào?

Nhắc tới tin học văn phòng, chúng ta nghĩ ngay tới bộ công cụ Microsoft Office, bao gồm 3 công cụ thần thánh: Word, Excel, PowerPoint (hoặc mở rộng hơn là các công cụ Office khác như WPS, google drive). Thế nhưng chúng ta lại hay hiểu nhầm rằng: cứ biết sử dụng Word, Excel, PowerPoint là thành thạo tin học văn phòng. Không phải!

Lý do người ta nghĩ như vậy bởi vì trước đây (cỡ 20-30 năm trước), có rất ít người có thể sử dụng được các công cụ này, vậy nên chỉ cần biết sử dụng Microsoft Office là đã đủ tiêu chuẩn rồi. Đây là khoảng cách giữa Biết - Không biết.

Thế nhưng đến thời điểm hiện nay, chẳng sinh viên nào ra trường mà không biết sử dụng các công cụ Microsoft Office. Hay nói cách khác, khoảng cách giữa Biết - Không biết đã được rút ngắn đi rất nhiều, dẫn tới việc Biết không còn là một lợi thế nữa. Thay vào đó, chúng ta hãy nhìn sâu hơn vào vấn đề này: đó là hàng ngày, người ta đang làm những việc gì liên quan tới tin học văn phòng:

- Dùng Word để soạn các văn bản, hợp đồng, công văn, làm catalogue, lịch, kế hoạch công việc... => liên quan tới kỹ năng Soạn thảo văn bản và tư duy Thiết kế.

- Dùng Excel để xử lý các bảng dữ liệu, nhập và quản lý dữ liệu, tạo ra các bảng tính toán, làm báo cáo, biểu đồ, phân tích dữ liệu... => liên quan tới kỹ năng Quản lý dữ liệu và kỹ năng Tổng hợp số liệu (hay còn gọi là kỹ năng báo cáo). Trong đó tính thẩm mỹ cũng cao nên cần tới tư duy Thiết kế.

- Dùng PowerPoint để tạo ra các bản thuyết trình, trong đó cần tới kỹ năng tóm tắt, tổng hợp thông tin (gần giống với kỹ năng Tổng hợp số liệu nhưng áp dụng trên dạng văn bản, tổng hợp ý), kết hợp với tư duy thiết kế trong việc sắp đặt bố cục, màu sắc, hình khối, chuyển động. Khi thuyết trình thì lại cần kỹ năng Diễn đạt ý để từ các nội dung tóm tắt trước đó có thể diễn đạt đầy đủ, thuyết phục người khác.

Khi có các kỹ năng này, bạn có thể áp dụng trên bất kỳ công cụ nào có chức năng tương đương như:

Tùy theo từng thiết bị (máy tính có bộ cài office khác nhau như máy sử dụng hệ điều hành window, máy dùng Linux...), tùy văn hóa công ty (thói quen sử dụng, yêu cầu bảo mật, văn hóa công ty...), tùy nhu cầu sử dụng (dùng cho cá nhân hay dùng nhiều người cùng lúc...) mà chúng ta có thể sử dụng các công cụ khác nhau. Nhưng để sử dụng tốt các công cụ đó, đem lại hiệu quả cho công việc thì bạn cần biết tới các kỹ năng nền tảng ở trên. Quá trình học kỹ năng tin học văn phòng là quá trình học cả 2 thứ:

Bạn không thể nói thành thạo tin học văn phòng nếu bạn chỉ biết sử dụng công cụ làm việc. Bạn cũng không thể làm việc hiệu quả nếu không có công cụ phù hợp. Tuy nhiên trong thực tế, hầu hết chúng ta dễ dàng tiếp cận các lớp học cách sử dụng công cụ, dễ dàng có chứng chỉ của bên cung cấp công cụ như MOS office do Microsoft cung cấp, nhưng lại khó tiếp cận các khóa học kỹ năng phục vụ công việc. Đây chính là nguyên nhân dẫn đến việc nhiều bạn trẻ khi ra trường, dù rất thành thạo trong việc sử dụng Word, Excel, PowerPoint nhưng vẫn không hoàn thành được công việc theo yêu cầu. Điều đó khiến chúng ta rất bối rối và hoang mang. Phải có cách gì đó chứ nhỉ? hay ước gì có ai đó giúp mình giải quyết được vấn đề này nhỉ?...