P1: Series Tay mơ học làm về Truyền thông nội bộ

Part 1: Những khái niệm cơ bản về Truyền thông nội bộ tôi học được từ Internet

Lấy cảm hứng từ postcard Tay mơ học đời bằng Tâm lý học, tôi đặt tên cho chuỗi series bài viết về Truyền thông nội bộ của mình.

Trong hành trình đổi định hướng nghề nghiệp của mình, tôi muốn ghi lại và chia sẻ cùng những bạn quan tâm, hy vọng tìm được sự sẻ chia và đồng hành. Bài viết đầu tiên trong chuỗi serieis, tôi muốn kể về lý do tôi chọn Truyền thông nội bộ và quá trình thu lượm những kiến thức cơ bản của mình.

Truyền thông nội bộ đến với tôi vô thức và tình cờ. Tôi không nhớ mình đã biết đến đó từ đâu, như thế nào, có thể qua chương trình Cơ hội cho ai của VTV, từ báo chí, thầy cô trong quá trình học đại học, hay từ môn Văn hóa doanh nghiệp (mà khi học khiến tôi không khỏi thốt lên "Wow" và thầm cảm ơn vì được học). Động lực khiến tôi muốn theo đuổi công việc này vì công ty cũ của tôi không hề quan tâm đến đời sống & tiếng nói của nhân viên. Mọi người thường than phiền vì chưa từng lần nào được đi team building với công ty dù đã gắn bó 5 năm, thậm chí năm vừa rồi còn không có nổi tiệc cuối năm (thường hay gọi là Year end party) dù công ty vẫn hoạt động tốt và không bị ảnh hưởng quá nghiêm trọng do dịch như các ngành khác. Tôi chưa bao giờ quan tâm nhiều đến phúc lợi công ty nhiều đến thế cho đến khi tôi làm ở công ty này và có cơ hội cảm nhận sự thiếu thốn trong chính sách phúc lợi và việc thiếu minh bạch trong việc truyền đạt các thông tin về chính sách, kế hoạch của công ty.

Tôi muốn tiếng nói của nhân viên được lắng nghe, nhân viên mới khi vào công ty sẽ không còn bỡ ngỡ và lạc lõng mà sẽ được giúp đỡ, cung cấp thông tin để hiểu về văn hóa doanh nghiệp, chính sách & các đãi ngộ của công ty, tầm nhìn, sứ mệnh vai trò của công ty (từ đó hiểu được vai trò cá nhân của mình trong đó). Tôi muốn được tổ chức các hoạt động gắn kết nhân viên, để sau những ngày dài mệt mỏi, mọi người có cơ hội thư giãn & gắn kết với nhau hơn.

Hành trình tìm hiểu về truyền thông nội bộ của tôi không đơn giản như tôi hình dung, và khi đang viết những này, tôi vẫn đang học chứ chưa đúc kết ra kinh nghiệm theo dạng đã trải qua và nhìn lại. Vì vậy bạn đọc khi đọc chuỗi series này, tôi mong bạn sẽ đọc với tâm thế là người đồng hành cùng tôi nhé.

Phương pháp học tập của tôi là search từ khóa "Truyền thông nội bộ", xem 10 kết quả tìm kiếm đầu trên google để có cái nhìn sơ lược, đúc kết lại các kiến thức dưới dạng ngắn gọn và hữu ích như bên dưới. Sau khi có kiến thức nền tảng, tôi sẽ đi sâu vào chi tiết từng phần. Phương pháp này tôi học được từ Web5ngay, bạn có thể tham khảo chi tiết cách học này tại ĐÂY.

Tôi đã từng nghĩ truyền thông nội bộ là tổ chức các hoạt động event, team building giúp tăng cường sự gắn bó giữa nhân viên vs nhau và với công ty. Nhưng truyền thông nội bộ còn rộng hơn thế.

Truyền thông nội bộ (Internal communications) là hoạt động xây dựng, duy trì và củng cố mối quan hệ tốt giữa các thành viên trong cùng công ty. Kênh truyền thông nội bộ là "điểm chạm" giữa doanh nghiệp với đội ngũ nhân viên, và phải phục vụ cho việc chia sẻ các thông tin hướng về văn hóa doanh nghiệp.

Mục tiêu của mọi kế hoạch truyền thông nội bộ là xây dựng tinh thần nội bộ hạnh phúc và gắn kết.

- Củng cố tầm nhìn, giá trị và văn hóa của tổ chức cho nhân viên, giúp tăng sức mạnh doanh nghiệp khi mn cùng cố gắng vì mục tiêu chung

- Công khai các mục tiêu chung, trao đổi được minh bạch, rõ ràng và đa chiều giúp nhân viên hiểu được vai trò quan trọng của họ & ban lãnh đạo có cơ hội lắng nghe nhân viên -> chính sách quản lý & cải thiện doanh nghiệp.

- Thu hút và giữ chân người tài: Giúp nhân viên hiểu được mục đích của mọi kế hoạch, mục tiêu chiến lược doanh nghiệp, tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu của lãnh đạo, dẫn hướng nhân viên cùng thương hiệu đạt được mục tiêu cá nhân, ủng hộ những mục tiêu chung. Mọi người đều muốn biết họ đang đi đâu, họ có quyền cân nhắc xem họ có thực sự muốn đến đó hay không.

- Giảm rủi ro trong giai đoạn xáo trộn, thay đổi nhân sự, sáp nhập cty: Truyền thông nội bộ giúp mọi người bình tĩnh trong thời kỳ khủng hoảng nhờ sự minh bạch, rõ ràng, không trốn tránh vấn đề

Truyền thông nội bộ là các hoạt động như xây dựng chiến lược Marketing, kế hoạch truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp, đảm nhận phụ trách cung cấp thông tin bên trong nội bộ công ty, lên kế hoạch tổ chức các sự kiện nội bộ nhằm gắn kết giữa nhân viên, biên tập và sản xuất các ấn phẩm lưu hành nội bộ để nhân viên nắm rõ các quy định của công ty, các định hướng chung để làm việc hiệu quả nhất, đo lường và thu thập các số liệu chi tiết về hiệu quả truyền thông nội bộ.

Hoạt động truyền thông nội bộ nói cho cùng vẫn xoay quanh Tâm - Tình con người. Do đó, có 2 kỹ năng quan trọng nhất cần có trong truyền thông nội bộ chính là: Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng và kỹ năng “tâm truyền thông”.

- Kỹ năng lắng nghe nguyện vọng của mọi người để hiểu trọn được nguyện vọng của họ, từ đó mới có thể dàn xếp thoả đáng theo điều kiện của công ty. Khi con người đã hiểu nhau, sự tin tưởng sẽ xuất hiện, khi đó mọi vấn đề dễ được giải quyết.

- Kỹ năng “tâm truyền thông” của người làm truyền thông nội bộ là kỹ năng giao tiếp chân thành, tôn trọng nhau, có cái tâm, trách nhiệm với lời nói, cách hành xử, đứng đắn và minh bạch.

Ngoài ra, nếu bạn là người năng động, hoạt náo, có kỹ năng giao tiếp, tạo lập mối quan hệ tốt, đồng thời có những năng khiếu như hát, múa, nhảy, MC và tự tin thuyết trình trước đám đông,... sẽ là lợi thế lớn.

- Bảng tin nội bộ - Các ấn phẩm nội bộ như: Tạp chí, báo nội bộ, sách, cẩm nang cùng các file tài liệu cũng giúp doanh nghiệp dễ dàng lan truyền các thông tin nội bộ. - Áp phích, banner, biển quảng cáo nội bộ - Bản tin qua Email - Radio, podcast - Các chương trình tổng kết tuần/tháng: - Giải đấu, cuộc thi, trò chơi nội bộ - Khuyến khích nhân viên tham gia các sự kiện cộng đồng

Các câu hỏi gợi ý:

- Đánh giá tình hình kinh doanh, nhân sự, những dự báo thay đổi,… của doanh nghiệp - Doanh nghiệp đã và đang triển khai các hoạt động truyền thông nội nào? - Hiệu quả của hoạt động truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp hiện tại như thế nào?

Các câu hỏi gợi ý:

- Tại doanh nghiệp, những ai cần biết thông tin? Họ cần biết thông tin gì? - Ai có mối liên hệ mật thiết với nhân sự trong doanh nghiệp? - Một người có đủ để kết nối toàn bộ nhân viên lại hay không?

Để lên mục tiêu hiệu quả, người phụ trách nên tuân theo nguyên tắc SMART. Các câu hỏi gợi ý: - Mục tiêu (đặc biệt về nhân sự) của doanh nghiệp là gì? - Để đạt được mục tiêu này, nhân viên cần hiểu những gì? Nhân viên cần hành động gì? - Thông điệp của truyền thông nội bộ sẽ là thông điệp mà doanh nghiệp muốn truyền tải kết hợp cùng nhu cầu thông tin của nhân viên.

Phương pháp để đạt được mục tiêu. Các câu hỏi gợi ý:

- Các hình thức công nhận nhân viên - Lộ trình thăng tiến cho nhân viên - Minh bạch thông tin giữa ban lãnh đạo và nhân viên - Mạng truyền thông nội bộ doanh nghiệp

Các hành động cụ thể theo phương pháp đề ra để đạt được mục tiêu. Các câu hỏi gợi ý:

- Những hoạt động nào sẽ phục vụ cho chiến lược của bạn? - Hoạt động này nên triển khai vào thời điểm nào? - Ai là người chịu trách nhiệm triển khai hoạt động này

- Mức độ tương tác của nhân viên đối với công ty - Sự thay đổi trong suy nghĩ/ hành vi của nhân viên sau mỗi thông tin? - Hiệu quả của phần mềm thông tin nội bộ - Số sự kiện nội bộ hằng tháng - Chỉ số hài lòng của nhân viên (Employee Satisfaction Index) - Mức độ cam kết của nhân viên (Employee Engagement Level) - Điểm số động viên/ủng hộ nhân viên tích cực (Staff Advocacy Score)

Ngoài ra, có thể tham khảo thêm phương pháp 5T của Vũ Digital tại ĐÂY

- Lắng nghe nhân viên để tìm ra phương pháp truyền thông hữu hiệu (khảo sát ý kiến ẩn danh, nhóm, trao đổi 1:1,..) - Truyền thông đa kênh nếu có thể để tiếp cận nhiều nhóm đối tượng nhân viên ở các vị trí & cấp bậc khác nhau dựa vào đặc thù nhân viên - Gia tăng tương tác hai chiều: từ nhân viên -> quản lý và ngược lại + Đặt những câu hỏi đáng suy nghĩ tại các cuộc trao đổi. + Chung tay, nhận xét bản cập nhật tin tức quan trọng được đăng trên bảng tin nội bộ của công ty. + Chia sẻ những gì cá nhân hoặc team đang làm với những người còn lại trong công ty. - Xây dựng kênh truyền thông thân thiện với Smartphone - Tận dụng video & mạng xã hội nội bộ - Có biện pháp xử lý tích cực đối với các vấn đề gây tranh cãi, nhạy cảm hay tiêu cực

Trên đây là nội dung tóm tắt những thông tin tôi tích góp được trong quá trình tìm hiểu về truyền thông nội bộ. Hy vọng hữu ích với bạn và nhận được phản hồi từ bạn về những nội dung trên.