Tôi vẫn còn nhớ cảm giác bất ngờ khi biết tôi và một đồng nghiệp sẽ cùng thôi việc ở công ty, cách nhau có vài ngày. Mà chúng tôi chưa hề nói gì với nhau về việc này.
Nhiều năm sau đó, tôi cũng đã gặp rất nhiều người bạn đã từng ở hai đầu chiến tuyến của làn sóng kéo nhau nghỉ việc. Tôi hiểu rằng việc này thực sự là một thử thách khó khăn cho cả nhóm làm việc, cho lãnh đạo của họ, và cho cả công ty nói chung - và còn tốn kém nữa.
Nghỉ việc và cái giá quá đắt
Một nhân viên thôi việc có thể khiến công ty bốc hơi hàng nghìn đô-la. Nếu bạn thay thế một kỹ sư, bạn sẽ mất trung bình khoảng $100,000. Và một làn sóng nghỉ việc có thể đốt rất nhanh hàng trăm nghìn đô-la hoặc hơn thế nữa. Tôi đang nói đến một cú đánh cực mạnh vào doanh nghiệp đó.
Và kể cả việc tìm kiếm người thay thế cũng mất thời gian nữa. Theo một nghiên cứu đăng trên Society for Human Resource Management, khi một nhân sự nghỉ việc, công ty sẽ tiêu tốn khoảng 6-9 tháng lương của người trước đó chỉ để tìm kiếm nhân sự mới và thời gian cho họ hòa nhập.
Bạn có thể chịu đựng được cú đánh đó không, cả về kinh tế và hiệu suất lao động? Đúng là chuyện đó thường đặt gánh lên những người lãnh đạo, và tỷ lệ nghỉ việc ở một số công ty có khi còn lên đến 30-40% hàng năm.
Để biết được làm thế nào có thể dừng làn sóng di cư này, ta cần hiểu được tại sao lại có sóng đã.
Tại sao nhân sự lại nghỉ việc hàng loạt
Mỗi công ty và đội nhóm đều có những đặc điểm riêng. Tuy nhiên có một vài mô hình có thể áp dụng được với hầu hết các công ty. Trong vòng 5 năm giúp đỡ các nhà quản lý và nghiên cứu các tài liệu khác nhau, chúng tôi nhận thấy một vài đặc điểm sau:
1) Chúng ta là những sinh vật có thuộc tính xã hội
Nhà nghiên cứu Robin Dunbar (nổi tiếng với Số Dunbar) cho rằng lý do chính mà con người có bộ não lớn như vậy là để quản lý các mối quan hệ xã hội phức tạp trong một cộng đồng.
Công sở là một cộng đồng như vậy, bao gồm đầy đủ các yếu tố chính trị, kịch nghệ, bè phái, và các quy tắc chuẩn mực chung của xã hội. Là một giống loài có tính xã hội, chúng ta nói chuyện với nhau về những điều tốt, điều xấu, và cả đặt điều về nhau.
Nếu một người trong chúng ta gặp vấn đề, thì khả năng là những người khác cũng sẽ cảm thấy và đồn đại về nó. Thường những gì làm phiền một cá nhân thì cũng sẽ làm phiền những cá nhân khác; thậm chí cả khi chưa ai nói gì cả (hoặc là bạn bỏ lỡ mất những dấu hiệu từ họ). Dần dần, vấn đề bị tích lại cho đến khi mọi người nghĩ đến chuyện nghỉ việc.
Ví dụ, một người bạn của tôi mở một công ty khởi nghiệp với 10 người. Mỗi tháng anh ấy khảo sát nhóm bằng nhiều câu hỏi khác nhau về cách làm việc của anh ấy, mọi thứ đang diễn ra trong công ty và nhiều thứ khác. Khi anh ấy đọc những phản hồi ẩn danh, anh ấy sẽ trao đổi lại với nhóm về những vấn đề đó.
Điều làm anh ấy bất ngờ là, mặc dù mọi người đều có phản hồi của riêng mình, nhưng người viết ra điều đó lại không phải là người mà anh ấy nghĩ. Khi đặt ra vấn đề như vậy, anh ấy biết rằng sẽ sửa được điều gì đó mà mọi người đều mong đợi.
Đúc kết: Bất cứ vấn đề gì khiến một nhân viên quyết định nghỉ việc, thì đều có thể được lặp lại ở những nhân viên khác.
2) Cỏ luôn xanh ở phía bên kia…
Khi bạn được nhận vào làm việc, công ty sẽ nhấn mạnh tất cả những thứ tốt đẹp mà công việc đó ở công ty sẽ mang lại. Và công ty cũng sẽ cố gắng ẩn đi những mặt chưa-được-như-kỳ-vọng ở đó.
Có thể chính bạn cũng đã làm việc này khi phỏng vấn ứng viên mới. Vì suy cho cùng thì ai chẳng muốn đẹp đẽ thì phô ra.
Cũng chẳng có gì lạ khi bạn đang bù đầu với công việc hiện tại, thì việc lướt qua các công việc mới lại có vẻ hấp dẫn hơn là bản chất của nó. Phần lớn các công ty gặp những vấn đề theo cách riêng, nên những khó khăn ở công ty này có thể lại không phải vấn đề ở công ty khác.
Những vấn đề này bạn sẽ chỉ biết được sau khoảng 1-2 tháng bắt đầu làm việc.
Bất cứ ai trong nhóm của bạn đang đi phỏng vấn ở chỗ khác, thường sẽ được nghe về việc cỏ luôn xanh hơn ở phía bên kia. Tổng hòa hết lại, thì một người rời công ty ra đi sẽ kể những câu chuyện rất hay ho ở nơi làm việc mới, có thể qua email, chat hay nhậu nhẹt chẳng hạn.
Đúc kết: Một khi đã bắt đầu tìm kiếm, thì một người sẽ dễ bị mê hoặc bởi những thứ khác với hiện tại, và dần dần sẽ truyền đến tai của đồng nghiệp và bạn bè.
3) Bạn bè là con dao hai lưỡi
Thật tuyệt vời khi một nhân viên giới thiệu bạn của họ vào làm cùng trong nhóm của bạn. Điều này tiết kiệm cho bạn một khoản rất lớn, cả thời gian và tiền bac, khi phải rà soát một đống sơ yếu lý lịch và xem xem người mới có phù hợp với văn hóa không.
Tôi đã từng thấy nhiều công ty thuê hẳn một nhóm bạn về làm cùng nhau trong nhiều năm. Họ quen biết nhau ở cả góc độ cá nhân và chuyên môn. Đó sẽ là một lợi thế rất lớn khi họ đã biết cách làm việc cùng nhau và tạo ra không khí làm việc nhóm vô cùng tuyệt vời.
Nhưng chính chỗ đó lại là một con dao hai lưỡi: khi một người trong số họ rời công ty, khả năng cao là những người bạn của họ cũng sẽ ra đi theo.
Gần đây tôi có đi ăn với một người bạn. Tạm gọi anh ta là Jeff đi. Trước đây chúng tôi làm cùng nhau, và giờ Jeff bỏ công ty đó để làm ở một công ty khởi nghiệp cùng một người bạn thân.
Không may, người bạn của Jeff gặp vấn đề lớn, xảy ra cãi vã với quản lý trực tiếp và anh ta xin nghỉ việc. Jeff than thở với tôi rằng anh ấy muốn được làm việc cùng bạn mình, và cũng đang xem xét xin nghỉ.
Vài tuần sau đó, chẳng rõ cơ may nào mà tôi gặp một người đang làm ở công ty khởi nghiệp nọ. Khi tôi nói rằng tôi biết Jeff đang làm ở đó, lúc ấy tôi mới biết rằng Jeff đã xin nghỉ mới đây. Con dao hai lưỡi lại cắt một lần nữa.
Đúc kết: Nếu một người giới thiệu bạn bè vào làm ở công ty của bạn, khả năng cao là họ cũng sẽ kéo bạn bè họ theo khi họ nghỉ việc.
4) Sự ra đi của nhân sự là một lời cảnh tỉnh
Ngay cả khi người ra đi không phải là bạn bè thân thiết với những người ở lại, thì sự ra đi đó sẽ là một lời cảnh tỉnh với những người còn đang làm ở công ty.
Họ có thể sẽ tự hỏi, “Những người kia đi rồi, liệu mình có nên đi luôn không nhỉ?” hoặc “Anh ta có công việc mới tốt nhỉ, chắc mình cũng sẽ được tương tự thôi.” Điều này có nghĩa là ngay cả với những người không có ý định rời đi, thì suy nghĩ của họ cũng sẽ theo hướng tò mò và lo sợ, vì “bầy chuột đang bỏ con tàu chìm”.
Nhân viên của bạn có thể thoải mái với công ty vì rất nhiều lý do khác nhau, nhưng khi thấy một người có những hành động như đi phỏng vấn hay xin nghỉ việc, họ sẽ bắt đầu đánh giá lại những gì mà họ đang làm.
Tùy thuộc vào cách mà công ty xử lý khi một nhân viên nghỉ việc, mà câu chuyện có thể tạo ra những cảm xúc khác nhau. Bản chất thực sự của nhà lãnh đạo tổ chức đó cũng sẽ được thể hiện trong những tình huống này. Nếu tất cả những người ra đi đều nhận được những lời chúc tốt đẹp và cảm ơn chân thành vì những cống hiến của họ, thì mọi người sẽ có những nhìn nhận khác hẳn so với việc họ bị đá ra khỏi cửa và nói xấu sau lưng khi ra đi.
Đúc kết: Một người rời khỏi công ty sẽ khiến cả nhóm đánh giá lại tình hình và xem xét tìm kiếm các cơ hội công việc khác. Đối với một số người, điều đó chỉ đơn giản là mở ra 20 cái email mời thử việc mà họ nhận được mỗi ngày mà thôi.
5) Mọi việc đều cần thời gian để bắt đầu và kết thúc
Phần lớn mọi người nghỉ việc không phải vì thích là nghỉ. Họ sẽ mất nhiều thời gian để quyết định đi phỏng vấn chỗ khác và thậm chí còn nhiều thời gian hơn để xem xét có nhận vào làm việc ở đó hay không. Họ cũng sẽ cảm thấy sợ hãi khi giả vờ có hẹn với nha sĩ để đi phỏng vấn, và phải giấu giếm các vấn đề của mình khi đồng nghiệp có hỏi.
Và nếu mọi việc ở công ty quá tệ đến mức một người phải ra đi, thì khả năng cao là những vấn đề đó cũng ảnh hưởng đến những người ở lại.
Việc bạn cần làm là bóc tách vấn đề và thuyết phục những người khác rằng mọi chuyện sẽ trở nên tốt hơn. Nhưng không may là những điều đó lại không xảy ra chỉ sau một đêm.
Các vấn đề thường tích tụ dần dần. Chúng liên tục nở ra và phát tán rộng rãi hơn. Việc sửa chữa những vấn đề này là điều khó khăn nhất đối với mọi nhà quản lý. Một vấn đề đủ lớn sẽ ngốn hầu như toàn bộ thời gian làm việc và ngăn họ khỏi việc tiếp cận các vấn đề nhỏ hơn, giữa một bầy những vấn đề nhỏ khác.
Tuy nhiên, một đồng minh mà bạn có thể trông cậy vào trong những lúc thế này chính là Quá trình: nếu bạn có thể cho mọi người thấy quá trình xử lý các vấn đề nghiêm trọng, thì bạn cũng sẽ có thể thuyết phục được nhóm của mình rằng mọi việc đang dần trở nên khá hơn.
Đúc kết: Bất cứ vấn đề gì tích tụ lại cũng sẽ là nguyên nhân khiến nhân sự nghỉ việc, và việc cải thiện chúng sẽ cần nhiều thời gian. Và cho đến khi có thể cải thiện được, thì chúng vẫn sẽ là lý do chính mà mọi người sẽ rời bỏ công ty.
Cách ngăn chặn làn sóng nghỉ việc
Một khi nhân sự đã quyết định nghỉ việc, thì ván bài này không hề có lợi cho bạn. Tuy nhiên thế cờ vẫn có thể lật ngược nếu bạn có nỗ lực và ý chí tập trung hoàn toàn vào người của mình.
Dưới đây là những việc bạn có thể làm để chặn trước làn sóng nghỉ việc mỗi khi có một hay hai người trong nhóm rời đi.
1) Hãy nghĩ rằng mọi người đều đang rời bỏ công ty và đi phỏng vấn ở nơi khác
Bạn nên nói chuyện với mọi người trong nhóm, bất kể họ có đi phỏng vấn chỗ khác hay không.
Đừng đặt ra tiêu chuẩn là những ai bạn sợ sẽ đi phỏng vấn chỗ khác thì mới để ý. Mọi người trong nhóm của bạn đều xứng đáng nhận được sự quan tâm như nhau.
Hãy hiểu rằng những người còn trụ lại làm việc rất có thể chỉ vì một nhu cầu cá nhân nào đó. Có thể là vì:
• Giới hạn về visa hay thủ tục nhập cư • Sắp đến sự kiện lớn trong đời như cưới xin, sinh nở, mua nhà, … • Chờ được lên chức để khi sang nơi mới có mức lương tốt hơn
Những nhân sự này xứng đáng được nhận sự quan tâm tương tự và cơ hội để khiến tình hình trở nên tốt hơn cho chính họ và cho cả nhóm.
Cũng có khả năng là cả nhóm không còn đạt năng suất làm việc hoặc không có động lực như trước đây nữa. Mọi người ở lại không có nghĩa là mọi người đều hạnh phúc với công việc.
Vì vậy, nếu bạn sửa được vấn đề liên quan đến môi trường làm việc, thì tự khắc mọi người sẽ cảm thấy có động lực hơn và năng suất làm việc cũng cao hơn, từ đó giảm thiểu được tỷ lệ nghỉ việc của nhân sự.
Đúc kết: Đừng xem nhẹ bất cứ thành viên nào trong nhóm. Hãy nghĩ rằng mọi người đều đang tính đến chuyện nghỉ việc. Hãy đầu tư thời gian vào việc lắng nghe, nâng cao chất lượng về mọi thứ trong công việc cho tất cả các thành viên trong nhóm.
2) Chấp nhận rằng những gì bạn đang làm không có hiệu quả
Chỉ bởi vì bạn hạnh phúc và thỏa mãn, không có nghĩa là mọi người đều như thế.
Nếu nhân sự của bạn rời đi, đó sẽ là tín hiệu rõ ràng nhất rằng có vấn đề nào đó trong nhóm mà bạn cần giải quyết. Hãy cởi mở lắng nghe phản hồi của họ và những vấn đề mà họ đưa ra (đặc biệt là những vấn đề liên quan đến việc mà bạn đang làm).
Có thể đó là những điều khó nghe, và giải pháp cũng rất khó để thực hiện được, nhưng hãy nhận thức được rằng tình hình hiện tại đang không ổn chút nào. Vì cuối cùng thì hoặc là tình hình phải thay đổi, hoặc là bạn sẽ mất họ.
Bạn cần phải chấp nhận điều này trước khi bắt đầu nói chuyện với người của mình. Nếu không, bạn sẽ luôn ở thế phòng vệ và sẽ luôn thấy khó chấp nhận bất cứ thay đổi nào được đề xuất.
Chỉ khi bạn sẵn sàng chấp nhận việc thay đổi là điều phải xảy ra, thì khi đó bạn mới có thể bắt tay vào việc xoay chuyển tình thế trước cơn sóng nghỉ việc.
Đúc kết: Khi hàng loạt nhân sự trong nhóm quyết tâm ra đi, đó là dấu hiệu của việc tổ chức cần phải thay đổi. Hãy chấp nhận rằng thay đổi này phải bắt đầu từ bạn và hãy trân trọng cách suy nghĩ đó.
3) Họp 1-1 với thái độ cởi mở, chân thành và kiên trì
Thường thì sẽ có nhiều hơn một lý do khiến nhân sự nghĩ đến việc ra đi. Những vấn đề này cứ lớn dần lên theo thời gian và tạo thành sóng.
Bạn cần phải ưu tiên dành thời gian lắng nghe các vấn đề của nhân viên một cách thực sự nghiêm túc. Điều này có thể làm bạn trễ việc của mình, nhưng về lâu dài thì nó sẽ gánh được cho bạn một đống việc khác khi bạn có đồng nghiệp cùng làm, thay vì tự đi làm chúng một mình.
Những buổi gặp này được gọi đơn giản là gặp 1-1, không phải “họp cứu rỗi”, “phỏng vấn níu giữ”, hay “nỗ lực ở lại”. Bạn không cần phải chỉ ra rằng bạn làm việc này vì bạn biết họ sẽ rời đi.
Và bạn nên giữ các cuộc gặp 1-1 ngay cả sau khi ý định nghỉ việc đã đi vào dĩ vãng, để chắc chắn rằng bạn không bao giờ phải gặp lại những cuộc khủng hoảng kiểu này một lần nữa (đừng chỉ dừng lại ở những buổi đánh giá nhân sự hàng quý).
Mặc dù bạn thật sự rất bận, nhưng hãy đầu tư thời gian vào những buổi gặp 1-1 thường xuyên. Chúng sẽ sinh lời cho bạn nhiều hơn mức bạn tưởng tượng đấy.
Đúc kết: Hãy bắt đầu những buổi gặp 1-1 với từng người trong nhóm, và hãy làm hàng tuần (hoặc mỗi 2 tuần nếu nhóm quá lớn) để chắc chắn rằng bạn không gặp phải vấn đề này thêm lần nào nữa.
4) Lắng nghe và thể hiện sự đồng cảm
Theo Rachel Green, Giám đốc Học viện Trí tuệ Cảm xúc - Tây Australia, thì sự phòng vệ thường là nguyên nhân kìm nén các nhà lãnh đạo. Các nhà lãnh đạo có tính bảo thủ thường gặp khó khăn khi đối mặt với sự thay đổi, khiến việc xử lý các vấn đề trở nên khó khăn hơn.
Hãy cố gắng chống lại sự cám dỗ của việc bảo vệ ý kiến cá nhân. Cách duy nhất để tiếp nhận, xử lý và phản hồi cho nhân viên trong những buổi gặp 1-1 là khi bạn tôn trọng ý kiến của họ, và hiểu rằng nếu bạn làm cách khác thì bạn sẽ mất tất cả họ cùng một lúc.
Họ thậm chí có thể không còn tin tưởng bạn đủ để cởi mở về những vấn đề lớn nhất. Vì vậy, hãy đồng cảm với góc nhìn của họ về thế giới; khả năng cao là họ không được tiếp xúc với những thông tin giống như bạn, cũng như có những góc nhìn khác bạn về công ty và đội nhóm.
Như Andy Groves đã viết trong cuốn High Output Management, các nhà lãnh đạo nên xem xét áp dụng Nguyên tắc Quản lý của Grove:
“Hãy hỏi thêm một câu nữa!” Khi nhà quản lý nghĩ rằng nhân viên đã nói hết những gì anh ta nghĩ về một chủ đề, thì hãy hỏi anh ta thêm một câu hỏi nữa. Nhà lãnh đạo nên cố gắng giữ mạch suy nghĩ bằng cách đưa ra những câu hỏi cho nhân viên cho đến khi nào cả hai đều nhìn thấy được gốc rễ của vấn đề.
Việc của bạn trong những buổi gặp 1-1 này là để hiểu vấn đề của nhân viên và giúp họ tìm lối thoát bằng cách lắng nghe và hỏi han họ. Sau đó hãy cùng họ tạo ra những thay đổi dựa trên những gì bạn học được để nâng cao chất lượng công việc của họ.
Đúc kết: Những cuộc gặp 1-1 là để dành cho họ, không phải cho bạn. Hãy nghĩ ra những câu hỏi và thể hiện sự khao khát được hiểu góc nhìn của họ, từ đó bạn có thể sửa chữa những việc khiến nhân viên muốn dứt áo ra đi.
5) Theo dõi & hành động
Cách tốt nhất để xây dựng lòng tin với nhân viên đang dự định nghỉ chính là hành động dựa trên những gì mà họ phản hồi với bạn. Có thể bạn không sửa chữa được hết tất cả mọi vấn đề, nhưng dù nhỏ đến mấy, chỉ cần thể hiện được quá trình là bạn có thể thay đổi được góc nhìn của nhân viên về vấn đề này.
Khả năng cao là trong cuộc gặp 1-1 đầu tiên, họ sẽ không nói sự thật cho bạn. Thay vào đó, bạn sẽ chỉ nhận được 1 hoặc 2 điều lặt vặt mà họ sử dụng để thử xem có thể tin bạn được không, và xem là có thay đổi được gì không.
Nếu lúc này bạn không làm gì, bạn sẽ thua ngay lập tức. Họ sẽ tự nhủ bản thân rằng “James và Susan đã đúng… chẳng thay đổi được gì ở chốn này đâu.”
Nếu sự chân thành của họ bị vùi dập hoặc trù ếm, thì bạn sẽ chẳng bao giờ có được sự thật lòng từ họ thêm lần nào nữa… Chắc là chỉ có đến khi gặp để xin thôi việc. Tuy nhiên, nếu bạn thực sự cho họ thấy quá trình thay đổi, bạn có thể dần dần kéo họ lại được và nhận được gốc rễ của vấn đề đang len lỏi trong nhóm của mình.
Đúc kết: Hãy chắc chắn rằng bạn thực sự có thể làm như những gì bạn nói. Niềm tin rất mỏng manh dễ vỡ ở thời điểm này và phải được vun đắp bằng thời gian, bằng quá trình và những gì mà người của bạn cho là quan trọng.
