Bạn rơi vào tình trạng đầu tắt mặt tối cả ngày nhưng công việc thì không thể hoàn thành. Bạn rất chăm chỉ, thậm chí không nghỉ ngơi, nhưng vẫn làm việc không hiệu quả. Vấn đề nằm ở chỗ chúng ta đang bị bủa vây bởi quá nhiều thứ hỗn độn. Những thông báo từ mạng xã hội, email công việc và các kế hoạch cá nhân đan xen vào nhau, khiến chúng ta mất đi khả năng ưu tiên. Nhiều người trong chúng ta rơi vào trạng thái "burnout" (kiệt sức) vì không biết ưu tiên điều gì.
Để giải quyết tình trạng này, chúng ta cần một phương pháp để phân loại và kiểm soát lại quỹ thời gian của mình. Trong video hôm nay, mình muốn chia sẻ với bạn những nội dung cốt lõi từ cuốn sách "Quản lý thời gian theo 5 màu" của tác giả Hiểu Nhất. Tác giả đã cụ thể hóa các đầu việc thành 5 nhóm màu riêng biệt: Đỏ, Xanh lá, Xanh dương, Vàng và Trắng. Việc phân loại này giúp bạn nhìn rõ bức tranh cuộc sống của mình để điều chỉnh sao cho hiệu quả nhất.

Giải mã hệ thống 5 màu

Màu đỏ: cho những việc sống còn (Must-do)

Trong cuốn sách của Hiểu Nhất, màu Đỏ đại diện cho những việc có mang tính chất cấp bách. Đây là nhóm công việc có thời hạn cố định hoặc các sự cố phát sinh yêu cầu bạn phải phản ứng ngay lập tức. Nếu không hoàn thành nhóm này đúng hạn, bạn sẽ phải đối mặt với những hậu quả trực tiếp về uy tín, tài chính hoặc sự nghiệp. Hiểu đơn giản, đây là những việc bạn "phải làm ngay" chứ không còn quyền lựa chọn thời điểm.
Chúng ta gặp “màu Đỏ” ở khắp mọi nơi. Trong công việc, đó có thể là một cuộc khủng hoảng truyền thông bất ngờ đòi hỏi sự phản ứng tức thì để bảo vệ uy tín doanh nghiệp, hoặc đơn giản là một bản báo cáo số liệu kinh doanh cần hoàn thiện gấp để gửi khách hàng trước giờ nghỉ. Trong học tập, đó là bài luận phải nộp trước khi hệ thống khóa lại. Ngay cả trong đời sống, việc thanh toán hóa đơn điện nước vào ngày cuối cùng hay mua vàng trước khi giá tăng vọt cũng được xếp vào nhóm màu này. Điểm chung của tất cả các tình huống này là chúng đều tước đi sự chủ động thời gian của bạn, buộc bạn phải tạm dừng mọi kế hoạch khác để ưu tiên xử lý.
Ngay cả trong chi tiêu hàng ngày, màu này cũng hiện diện dưới dạng các nghĩa vụ tài chính không thể trì hoãn. Chẳng hạn, bạn đang hào hứng chốt đơn trong một đợt săn sale lớn, nhưng bỗng nhận được thông báo tin nhắn: "Số dư tài khoản không đủ để thanh toán hóa đơn thẻ tín dụng đã quá hạn". Lúc này, việc xoay xở để bù đắp khoản nợ tín dụng đó trở thành màu Đỏ ưu tiên, vì nếu không, điểm tín dụng của bạn sẽ tụt dốc và các kế hoạch vay vốn làm ăn trong tương lai sẽ bị ảnh hưởng ngay lập tức.
Đây chính là sai lầm của nhiều người đó chính là để mình rơi vào vòng xoáy "chữa cháy" tài chính liên tục. Nếu tháng nào bạn cũng phải đi vay tạm chỗ này để đập vào chỗ kia vào ngày cuối tháng, nghĩa là bạn đang sống hoàn toàn trong vùng báo động đỏ. Quản lý thời gian và tiền bạc thông minh là phải biết dự phòng, để những khoản chi định kỳ không bao giờ trở thành nỗi ám ảnh phút chót.
Mục tiêu quan trọng nhất không phải là xử lý màu Đỏ nhanh hơn, mà là làm sao để danh sách này không kéo dài vô tận. Nếu bạn luôn trong trạng thái "chữa cháy" – từ việc chạy deadline công việc đến việc xoay xở tài chính sát giờ G nghĩa là bạn đang dần mất đi quyền tự chủ. Sống trong màu Đỏ quá lâu khiến tâm trí mệt mỏi, dẫn đến những quyết định sai lầm do áp lực tức thời.

Màu xanh lá: Nhóm phát triển bản thân

Màu Xanh Lá đại diện cho những việc không có thời hạn gấp rút nhưng mang lại giá trị rất lớn trong tương lai. Đây là nhóm hỗ trợ bạn nâng cao kỹ năng chuyên môn và thay đổi vị thế của bản thân trên thị trường lao động. Đặc điểm của nhóm này là không tạo ra kết quả ngay lập tức, nhưng lại là nền tảng để tạo ra những bước nhảy vọt sau này.
Hãy tưởng tượng một ngày bạn tìm thấy công việc mơ ước với mức lương cực kỳ hấp dẫn. Nhưng ngay khi tia hy vọng vừa nhen nhóm, bạn lập tức bị dội gáo nước lạnh bởi yêu cầu: Tiếng Anh giao tiếp tốt và thành thạo Excel. Lúc này, bạn rơi vào trạng thái khẩn cấp. Bạn cuống cuồng tìm những khóa học cấp tốc, ngày đêm nhồi nhét từ vựng và các hàm tính toán phức tạp. Nhưng liệu vài ngày ngắn ngủi có đủ để bạn đuổi kịp thời hạn ứng tuyển? Và dù có kịp, kiến thức chắp vá đó chắc chắn sẽ rất mơ hồ. Khi đó bạn đang ở thế bị động, cố gắng chữa cháy cho sự thiếu sót trong quá khứ. Ngược lại, thay vì đợi cơ hội gõ cửa mới bắt đầu học, bạn đã chủ động rèn luyện những kỹ năng này ngay từ năm nhất đại học. Mỗi ngày một chút, sự chuẩn bị âm thầm đó tích lũy dần thành nền tảng vững chắc. Đến khi cơ hội xuất hiện, trong khi bạn bè xung quanh đang "vắt chân lên cổ" để học lại những thứ cơ bản, bạn chỉ việc tự tin gửi hồ sơ và thể hiện những gì mình đã thuần thục. Màu Xanh Lá không làm bạn tỏa sáng ngay lập tức, nhưng nó đảm bảo rằng khi cánh cửa tương lai mở ra, bạn đã là người cầm sẵn chiếc chìa khóa trong tay.
Thách thức lớn nhất của màu này là nó không có ai hối thúc. Khác với màu Đỏ luôn dí sát gót, Xanh Lá hoàn toàn phụ thuộc vào sự tự giác. Chúng ta thường có xu hướng trì hoãn việc học một khóa học tài chính hay rèn luyện kỹ năng mới vì cảm thấy để mai làm cũng không sao. Tuy nhiên, việc liên tục bỏ qua màu Xanh Lá sẽ khiến bạn đứng yên một chỗ, trong khi thị trường và đối thủ luôn đi lên.
Một điều quan trọng nhưng ít người nhận ra là: nó chính là vắc-xin để phòng ngừa màu Đỏ. Khi bạn dành thời gian chuẩn bị kỹ năng tốt hơn, dự phòng tài chính vững chắc hơn hoặc xây dựng quy trình làm việc khoa học, số lượng các sự cố khẩn cấp sẽ tự động giảm xuống. 
Để không bỏ lỡ nhóm màu này, bạn cần chủ động dành ra một khoảng thời gian cố định trong ngày, dù chỉ là 30 phút. Thay vì đợi khi nào rảnh mới làm, hãy coi màu Xanh Lá là một cuộc hẹn quan trọng với chính tương lai của mình. Nếu không dành ưu tiên cho màu này, bạn sẽ mãi chỉ là người đi giải quyết những rắc rối hiện tại mà không bao giờ đủ nguồn lực để kiến tạo một vị thế mới cao hơn.

Màu Xanh Dương: Nhóm việc duy trì

Màu Xanh Dương đại diện cho những nhiệm vụ mang tính chất duy trì, giúp cuộc sống và công việc của bạn vận hành trơn tru nhưng không trực tiếp tạo ra sự đột phá. Đây là nhóm việc "không tên" nhưng bắt buộc phải làm. Đặc điểm của nó là chiếm một lượng thời gian đáng kể một cách âm thầm, khiến bạn cảm thấy mình đang làm việc nhưng thực tế lại không tạo ra kết quả lớn hay sự tiến bộ rõ rệt nào. 
Trong đời sống, màu Xanh Dương hiện diện ở khắp mọi nơi. Đó là việc trả lời các email mang tính thông báo, sắp xếp lại tệp tin trên máy tính, hay thực hiện các thủ tục giấy tờ hành chính. Trong đời sống cá nhân, nó là những hoạt động như dọn dẹp nhà cửa, đi chợ mua sắm nhu yếu phẩm, hay thời gian bạn di chuyển trên đường hằng ngày. Đặc điểm nguy hiểm nhất của mảng màu này là nó rất dễ "xé vụn" quỹ thời gian của chúng ta. Nếu bạn cứ hễ thấy một thông báo tin nhắn là mở ra trả lời ngay, hay thấy một góc bàn hơi bụi là dừng việc để lau dọn, bạn sẽ rơi vào tình trạng mất tập trung sâu. Kết quả là sau một ngày dài bận rộn với những việc không tên, bạn nhìn lại và nhận ra những dự án quan trọng nhất vẫn chưa có bước tiến nào đáng kể.
Thay vì xử lý lẻ tẻ từng việc ngay khi chúng xuất hiện, lời khuyên của mình cho nhóm việc màu Xanh Dương là hãy gom chúng lại để giải quyết cùng một lúc. Ví dụ, thay vì cứ mỗi 15 phút lại mở hòm thư để trả lời một email, bạn hãy dành ra hai khung giờ cố định trong ngày (như đầu giờ sáng hoặc cuối giờ chiều) để xử lý toàn bộ. Việc đi chợ hay dọn dẹp cũng nên được thực hiện theo tuần hoặc theo kế hoạch cụ thể, thay vì làm một cách ngẫu hứng và tốn sức. 
Sai lầm phổ biến nhất là để màu Xanh Dương chen ngang vào các nhóm màu khác. Khi bạn đang tập trung cao độ cho một đầu việc màu Đỏ hoặc đang học tập ở màu Xanh Lá, việc dừng lại để dọn dẹp bàn làm việc hay trả lời một tin nhắn xã giao sẽ làm đứt gãy mạch tư duy. Hãy coi màu Xanh Dương là nhóm việc phụ và chỉ thực hiện chúng vào những khoảng thời gian có năng lượng thấp, từ đó bảo vệ những khung giờ vàng cho những công việc thực sự giá trị.

Màu Vàng: Nhóm việc nghỉ ngơi và sở thích

Màu vàng được ví như trạm sạc năng lượng sau những giờ làm việc căng thẳng. Nếu các màu Đỏ, Xanh Lá và Xanh Dương là những mảng màu của sự vận động và trách nhiệm, thì Màu Vàng chính là khoảng không để bạn dừng lại. Đây là nhóm những hoạt động giúp thư giãn và lấy lại sự cân bằng sau một ngày dài. Đó có thể là một buổi tối xem bộ phim yêu thích, một cuộc gặp gỡ cùng bạn bè, hay đơn giản là dành thời gian cho một sở thích cá nhân. Bản chất của khoảng nghỉ này không phải là sự lười biếng, mà là một "trạm sạc" cần thiết để tâm trí và cơ thể bạn có đủ năng lượng tiếp tục hành trình dài phía trước. Xét cho cùng, không có cỗ máy nào có thể làm việc liên tục, bền bỉ mà không cần bảo trì. Con người cũng vậy, ai cũng cần có những giây phút nghỉ ngơi.
Màu vàng sẽ tốt nếu chúng ta dùng nó đúng mục đích. Nó sẽ tốt nếu bạn tách riêng nó ra khỏi khoảng thời gian làm việc. Bạn có thể dùng 2 tiếng buổi tối để đi dạo, xem phim, đọc truyện, giải trí sau những giờ làm việc mệt mỏi, khi ở trạng thái này thì màu vàng sẽ cho phép bạn phục hồi cơ thể. Ở trạng thái thứ 2, bạn vừa làm việc, vừa nhấp nhổm với chiếc điện thoại, lướt mạng xã hội, trả lời tin nhắn,... đây thực chất là sự trì hoãn trá hình. Nghỉ ngơi có kế hoạch sẽ giúp bạn quay lại công việc với một sự hứng khởi mới, thay vì cảm giác tội lỗi vì đã bỏ lỡ thời gian.
Rào cản lớn nhất đối với Gen Z hiện nay là không phân biệt được đâu là việc nghỉ ngơi đúng và đâu là sự sa đà vào lãng phí. Màu Vàng làm cho bạn thấy "khỏe hơn" sau khi thực hiện, trong khi việc lãng phí thường để lại cảm giác trống rỗng và hối tiếc. Lời khuyên ở đây là hãy biến nó thành một phần của lịch trình. Đừng đợi đến khi kiệt sức mới nghỉ ngơi; hãy tô nó vào những khoảng nghỉ giữa các dự án lớn. Khi bạn coi nghỉ ngơi là một nhiệm vụ quan trọng không kém gì việc nộp báo cáo, bạn sẽ thấy cuộc sống bớt đi sự nặng nề.
Khoảng nghỉ này chính là phần thưởng sau khi mình phải chiến đấu với một loạt những nhiệm vụ của màu đỏ, màu xanh lá và màu xanh dương. Trong bối cảnh mọi người đều đang chạy đua với các chỉ số và kết quả, việc cho phép bản thân nghỉ ngơi là một hành động để bảo vệ sức khỏe tinh thần. Hãy nhớ rằng, mục tiêu của quản lý thời gian không phải là ép mình làm việc đến kiệt quệ, mà để mình sống có kỷ luật hơn.

Màu trắng: Nhóm việc lãng phí

Màu trắng chính là hố đen của thời gian. Trắng là màu mà hầu hết chúng ta đều vô tình sở hữu nhưng lại ít khi thừa nhận. Khác với màu Vàng mang lại sự phục hồi, màu Trắng là những khoảng thời gian trôi qua một cách vô ích, không mang lại kết quả công việc cũng không giúp tâm hồn bạn thấy thoải mái hơn. Đó là khi bạn cầm điện thoại định check một tin nhắn nhưng rồi lại bị cuốn vào vòng xoáy lướt TikTok vô thức suốt 2 tiếng đồng hồ. Đó là khi bạn ngồi thẫn thờ trước màn hình máy tính chỉ để đợi một ý tưởng không bao giờ đến, hoặc tham gia vào những cuộc tranh luận vô bổ trên mạng xã hội mà phần thắng chẳng đem lại giá trị gì cho cuộc sống của bạn.
Màu trắng sẽ xuất hiện khi bạn lười biếng, mệt mỏi, hoặc khi bạn chưa có dự định gì cho khoảng thời gian tiếp theo. Khi não bộ không biết phải làm gì, nó sẽ chọn con đường ít tốn sức nhất: đó là sự trì hoãn. Sau những khoảng thời gian màu Trắng, bạn thường chỉ thấy sự trống rỗng, mệt mỏi và kèm theo một chút tội lỗi vì đã lãng phí quỹ thời gian quý giá.
Lời khuyên từ cuốn sách không phải là tiêu diệt hoàn toàn màu Trắng, mà là học cách nhận diện nó ngay khi nó vừa xuất hiện. Ngay khi bạn nhận ra mình đang lướt mạng xã hội trong vô thức, hãy dừng lại và tự hỏi: "Mình có đang thực sự nghỉ ngơi không?". Nếu câu trả lời là không, hãy chủ động đưa ra lựa chọn: Hoặc là chuyển sang màu Đỏ để hoàn thành nốt công việc, hoặc là tắt máy và chuyển hẳn sang màu Vàng để nghỉ ngơi một cách chất lượng nhất. Đừng để mình rơi vào trạng thái lửng lơ, nơi bạn vừa không làm việc, vừa không thực sự được nghỉ ngơi. Màu Trắng thường "ăn mòn" những khoảng trống nhỏ trong ngày của chúng ta: lúc chờ xe buýt, hay những phút giải lao giữa giờ. Thay vì để những khoảng thời gian này trở nên vô nghĩa, bạn có thể chủ động chuyển hóa chúng. Một vài phút chờ đợi có thể trở thành màu Xanh Lá nếu bạn nghe một đoạn podcast ngắn, hoặc trở thành màu Vàng nếu bạn nhắm mắt thư giãn sâu. Mục tiêu cuối cùng của việc quản lý màu Trắng không phải là để lấp đầy mọi giây phút bằng công việc, mà là để đảm bảo rằng mỗi phút trôi qua đều có một ý nghĩa nhất định do chính bạn lựa chọn.
Quản lý thời gian thông minh không có nghĩa là bạn phải xóa bỏ hoàn toàn màu Trắng hay dành toàn bộ 24 giờ cho màu Đỏ và màu Xanh Lá. Về bản chất, một cuộc sống cân bằng là khi bạn biết cách kiểm soát để màu Đỏ không lấn át thời gian, chủ động dành không gian cho màu Xanh Lá phát triển, tối ưu hóa màu Xanh Dương vụn vặt và trân trọng những khoảng nghỉ màu Vàng quý giá.

Triết lý sâu sắc từ cuốn sách

Sau khi đã nắm rõ định nghĩa của từng mảng màu, chúng ta cần hiểu về cách vận hành chúng một cách thực tế. Cuốn sách của Hiểu Nhất không hướng chúng ta đến việc trở thành những cỗ máy hoàn hảo, mà hướng đến một tư duy quản lý thời gian linh hoạt qua hai triết lý cốt lõi.

Đừng áp dụng phương pháp này quá cực đoan

Triết lý đầu tiên mà tác giả nhấn mạnh là không nên tuyệt đối hóa bất kỳ màu sắc nào. Nhiều người khi mới bắt đầu quản lý thời gian thường có tâm lý cực đoan: họ muốn ép bản thân phải dành 100% quỹ thời gian cho "màu Xanh Lá" hoặc "màu Đỏ". Tuy nhiên, một sự thật nghiệt ngã trong đời sống là: bất kỳ hệ thống nào hoạt động ở công suất tối đa trong thời gian dài mà không có quãng nghỉ sớm muộn gì cũng sẽ kiệt quệ.
Hãy lấy ví dụ về việc đầu tư tài chính. Nếu bạn dành toàn bộ lợi nhuận để tái đầu tư mà không bao giờ trích ra một phần nhỏ để tự thưởng cho bản thân hay duy trì mức sống, bạn sẽ sớm cảm thấy mệt mỏi và mất đi động lực kiếm tiền. Trong quản lý thời gian cũng vậy, bạn chỉ cần dành ra một khoảng thời gian nhỏ để đi cafe với bạn bè nó không phải là lãng phí; đó là lớp đệm cần thiết để tâm trí không bị "gãy" giữa chừng trước những áp lực dồn dập của công việc. Sự bền bỉ luôn quan trọng hơn sự bùng nổ nhất thời.
Mình sẽ lấy ví dụ về một lịch trình cực đoan:
6h00: Dậy chạy bộ, tập thể dục
8h00 - 12:00: Chạy deadline, xử lý công việc quan trọng.
12h00 - 22h00: Học thêm kỹ năng mới (Xanh Lá)
23h00: Đi ngủ.
Nhìn thì có vẻ chăm chỉ, trông giống như lịch trình của một siêu nhân. Nhưng nó thường chỉ tồn tại được tối đa 3 ngày. Tại sao? Vì nó thiếu đi màu Vàng để phục hồi và màu Xanh Dương để vận hành. Chỉ cần một chiếc xe bị hỏng là khi màu Xanh Dương phát sinh hoặc một hôm bạn mệt mỏi, cái hố đen Màu Trắng xuất hiện, toàn bộ hệ thống này sẽ sụp đổ như quân bài Domino, kéo theo đó là cảm giác thất bại và bỏ cuộc. Mình đã từng thử rồi, tin mình đi nó chỉ vận hành được trong khoảng thời gian rất ngắn thôi. 
Thay vì cố nhuộm xanh và đỏ bảng màu của mình, hãy để nó có nhiều màu sắc hơn, hãy thử phân bổ chúng xen kẽ xem sao.
Sáng (8h - 12h): Dành cho màu Đỏ và màu Xanh Lá. Đây là lúc năng lượng cao nhất để xử lý deadline hoặc bổ sung những kiến thức cần thiết.
Trưa (12h - 13h30): Một chút màu Vàng. Nghỉ trưa, nghe một bài nhạc hoặc đơn giản là rời mắt khỏi màn hình và nhắm mắt thư giãn. Đây không phải lười biếng, mà là "bơm dầu" cho bộ máy.
Chiều (14h - 17h): Xử lý nốt các việc cấp thiết còn lại và bắt đầu gom các việc màu Xanh Dương. (Trả lời email, dọn dẹp file, chuẩn bị giấy tờ).
Cuối ngày (18h - 20h): Dành cho màu Vàng chất lượng cao. Đi ăn cùng người thân hoặc tập một môn thể thao yêu thích.
Tối muộn (20h30 - 21h30): Quay lại với màu Xanh Lá nhẹ nhàng. Đọc 10 trang sách hoặc học 15 phút ngoại ngữ.
Cuối cùng là hãy tận hưởng khoảng thời gian tuyệt vời nhất trong ngày là chìm vào giấc ngủ.
Hãy nhớ: Sự bền bỉ của một lịch trình có màu Vàng luôn chiến thắng sự bùng nổ ngắn hạn của một lịch trình toàn Xanh và đỏ.

Chất lượng quan trọng hơn số lượng

Triết lý thứ hai, cũng là triết lý quan trọng nhất: Thời gian là hữu hạn, nhưng sự tập trung là vô hạn. Tác giả chỉ ra rằng việc bạn ngồi vào bàn học 5 tiếng đồng hồ không quan trọng bằng việc bạn đã thực sự "nhúng" mình vào màu sắc đó như thế nào. 
Một ví dụ trong cuộc sống mà chúng ta thường gặp: Bạn có thường xuyên ngồi ở quán cafe với lý do là để chạy deadline và học bài không , nhưng rồi cứ 10 phút bạn lại liếc điện thoại một lần. Thực tế, bạn không hề ở trong trạng thái "Xanh Lá", mà đang bị pha tạp bởi "màu Trắng" lãng phí. Ngược lại, một người chỉ dành 30 phút tập trung cao độ, hoàn toàn ngắt kết nối với thế giới bên ngoài, họ có thể giải quyết được khối lượng kiến thức bằng người khác làm trong cả buổi sáng.
Thay vì cố gắng kéo dài số giờ làm việc, hãy học cách nâng cao chất lượng của từng mảng màu. Khi đã làm việc màu nào, hãy chỉ làm việc đó thôi, đừng mất tập trung. Khi đã dành thời gian nghỉ ngơi màu Vàng, hãy tận hưởng trọn vẹn mà không vướng bận lo âu. Đó mới chính là đỉnh cao của quản lý thời gian.

Cách áp dụng thực tế

​​Lý thuyết sẽ mãi là lý thuyết nếu chúng ta không bắt tay vào "nhuộm màu" lại lịch trình của mình. Mình sẽ gợi ý cho bạn lộ trình 2 bước áp dụng quy tắc quản lý thời gian 5 màu, bạn có thể điều chỉnh theo cá nhân mình nhé.
Bước 1: Kiểm kê lại thời gian
Hãy thử liệt kê lại 24 giờ vừa qua của bạn một cách trung thực nhất. Đừng ghi những gì bạn dự định làm, hãy ghi những gì bạn đã làm. Rồi xem bạn đã mất bao nhiêu giờ cho màu Trắng như lướt mạng xã hội vô thức, làm những việc vô bổ? Hay có phải danh sách cấp thiết của bạn đang quá tải vì những việc để nước đến chân mới nhảy? Việc nhìn thẳng vào những con số sẽ giúp bạn nhận ra lỗ hổng thời gian của mình nằm ở đâu. Trong kinh tế, đây chính là bước kiểm toán để biết dòng vốn của bạn đang bị thất thoát vào những khoản đầu tư không sinh lời nào.
Bước 2: Sắp xếp lại bảng màu
Ưu tiên màu Xanh Lá và màu đỏ vào giờ vàng: Nếu bạn tỉnh táo nhất vào buổi sáng, hãy dành nó cho việc học kỹ năng mới, hoặc chạy những deadline quan trọng
Gom nhóm màu Xanh Dương: Thay vì đi chợ mỗi ngày, hãy gom lại vào chiều thứ Bảy. Thay vì check email mỗi 5 phút, hãy chỉ mở hòm thư vào 11h sáng và 4h chiều.
Cài cắm màu Vàng làm phần thưởng: Hãy đặt một buổi xem phim hoặc đi cafe ngay sau khi bạn hoàn thành một dự án "màu Đỏ" căng thẳng. Đây là cách bạn duy trì động lực bền bỉ.
Nhận diện và kiểm soát màu trắng : Thay vào đó, hãy đặt ra "giới hạn đỏ". Ví dụ: Bạn cho phép mình có 15 phút "vô định" sau mỗi ca làm việc tập trung. Nhưng ngay khi đồng hồ báo thức vang lên, bạn phải lập tức nhận diện mình đang ở màu Trắng và chủ động thoát ra. Hoặc bạn có thể chuẩn bị những khoảng thời gian màu xanh lá, để lấp đầy bất cứ những lỗ hổng của màu trắng. 
Gợi ý một số ứng dụng bạn có thể dùng để quản lý thời gian theo 5 màu
Đầu tiên bạn có thể sử dụng công cụ Google Calendar để trực quan hoá bảng màu của mình thông qua tính năng mã hóa màu sắc (Color-code).
Notion cũng là một ứng dụng bạn có thể dùng để quản lý màu xanh lá. Bạn có thể tạo ra các trang để ghi chép lại những kiến thức chuyên môn, các bài học về kinh tế hay những kỹ năng công cụ vừa học được. Thay vì để kiến thức trôi đi, việc hệ thống hóa chúng trong Notion giúp bạn biến những giờ học tập thành một loại tài sản thực sự. 
Hệ thống 5 màu của Hiểu Nhất thực chất là một bộ lọc giúp chúng ta nhìn rõ hơn cách mình đang sử dụng quỹ thời gian 24 giờ. Nó không yêu cầu chúng ta phải làm việc không ngừng nghỉ, mà yêu cầu chúng ta phải có sự tỉnh táo trong từng lựa chọn.
Quản lý thời gian tốt không đồng nghĩa với việc loại bỏ hoàn toàn các khoảng trống. Một lịch trình hiệu quả là sự phối hợp hợp lý giữa các mục tiêu: giải quyết dứt điểm các việc màu Đỏ, kiên trì tích lũy cho màu Xanh Lá, tối ưu hóa các việc màu Xanh Dương, dành không gian cho màu Vàng, và hạn chế nhất có thể thời gian cho màu trắng. Khi bạn phân loại được các nhiệm vụ theo màu sắc, bạn sẽ bớt đi sự mơ hồ và áp lực, vì mỗi hành động lúc này đều đã có mục đích rõ ràng.