Đây vốn là một câu thường thấy trong hồ sơ năng lực (CV) mà các công ty có thể nhận được từ các ứng viên. Thường thì chúng ta không mấy chú ý đến điều này, vì nó gần như một yêu cầu hiển nhiên, cơ bản. Nhất là trong xã hội hiện nay khi các bạn sinh viên trẻ có cơ hội thường xuyên tiếp xúc với máy vi tính, người ta dễ tin rằng họ đương nhiên phải “thành thạo tin học văn phòng”.
Sự thực không phải như thế. Trong chuỗi ngày trải qua rất nhiều công ty, chúng tôi nhận thấy có một sự nhầm lẫn giữa biết mở + gõ mổ cò văn bản trên nền tảng file Word và sử dụng tin học văn phòng điêu luyện. Sự nhầm lẫn này dường như trở thành một căn bệnh cố hữu của từ lãnh đạo cho đến nhân viên, ở các công ty vừa và nhỏ thì càng đúng.
Bạn đã bao giờ gặp một nhân viên soạn văn bản dài 2 trang giấy mất nửa ngày, làm báo cáo sơ đẳng mất 1 ngày, thậm chí do không biết copy nội dung từ file pdf sang word, họ có thể kỳ cạch gõ lại văn bản trong vòng 1 tuần, so với việc cài phần mềm và copy chỉ mất nửa giờ… Nếu bạn chưa gặp, thì xin chúc mừng, có thể bộ phận tuyển dụng của bạn đã hoạt động cẩn thận và đạt hiệu quả cao, nếu không phải thế thì bạn…may mắn.
Chậm chạp và lơ mơ trong công nghệ máy vi tính, kỹ năng tự học và tra xét bằng google kém… là những nguyên nhân thường thấy ảnh hưởng đến năng suất lao động của những nhân viên trẻ và rất tiếc, ở Việt Nam, diễn biến còn tệ hơn ở những nhân viên lớn tuổi. Trong loạt bài nói về năng suất lao động, chúng tôi hôm nay muốn tập trung vào một số giải pháp cho thực trạng này.
Trong một chương trình thảo luận về hiệu năng lao động được tổ chức tại Nhật Bản, người ta thậm chí đã đưa ra yêu cầu, một nhân viên văn phòng phải có được kỹ năng sửa những lỗi cơ bản của máy in, máy photocopie. Họ phân tích rằng chỉ cần một tài liệu bị xử lý chậm do máy hỏng, người ta phải chờ thợ sửa máy in đến, trong vòng nửa giờ, có thể làm trục trặc công việc trong nhiều giờ sau. Hay là một sự chậm trễ trong sản xuất ở khâu nhỏ có thể làm thiệt hại nhiều triệu đồng hoặc hơn trong sản xuất. Có nghĩa là, bất kỳ một sự chậm trễ, lủng củng nào trong những công việc tưởng chừng như cực kỳ cơ bản và đơn giản kia, có thể sẽ dẫn đến giảm năng suất và hao phí tiền bạc nghiêm trọng.
Đọc đến đây, bạn hãy nhìn xung quanh môi trường văn phòng làm việc của mình. Nếu thấy không có hiện tượng như ở trên thì bạn đang ở trong một môi trường sử dụng tin học văn phòng đơn giản hiệu quả hoặc chuyên nghiệp. Còn nếu không, chúng ta hãy tìm giải pháp cải thiện hiện thực đó.
Đơn giản là giao bài tập. Hãy thường xuyên yêu cầu với độ khó tăng dần đối với các văn bản, báo cáo. Nhân viên của bạn sẽ được rèn luyện, và tự mày mò tìm hiểu.Đánh vào “nồi cơm”. Có công cụ đánh giá hiệu quả công việc cụ thể đến tận những chỉ số về kỹ năng văn phòng, nếu không đạt, nhân viên của bạn sẽ mất một số quyền lợi. Bạn sẽ ngạc nhiên khi thấy văn bản hoàn thành năng suất hơn hẳn.
Làm việc nhóm. Đôi khi có thể do bạn thừa hưởng một hệ thống những nhân sự lớn tuổi hoặc những người trẻ ít tiếp xúc với công nghệ. Giải pháp ở đây có thể là thuê chuyên gia về giảng dạy các kỹ năng này, hoặc tiết kiệm hơn là thuê một nhân viên có kỹ năng tốt và có thể truyền tải cho những người khác. Hãy tổ chức các buổi đào tạo để họ có thể được học và trao đổi với nhau.
Kiểm tra đầu vào. Đừng ngại đưa những bài kiểm tra kỹ năng ứng dụng tin học văn phòng vào quy trình tuyển dụng, bạn sẽ tránh được lãng phí nguồn lực về sau.
Ở môi trường đại học, các trường nên xem xét đào tạo nhiều hơn về trình bày văn bản, nền tảng tin học văn phòng. Cơ bản có thể tập trung vào Word, Excel, Power Point của Microsoft Office, Adobe, Foxit… Các thầy cũng có thể nhận dịch vụ soạn thảo văn bản với giá bằng một nửa so với các cửa hàng bên ngoài và yêu cầu nhân viên thực hiện, vừa làm tăng trình độ sinh viên, vừa có kinh phí cho các hoạt động khác. Đừng bắt sinh viên không thuộc chuyên ngành tin học, húc vào các môn lập trình “Củ chuối” như Pascal, C+. Điều đó đơn giản là một sự lãng phí ngớ ngẩn.
Phát_triển_bản_thân Người_trong_muôn_nghề Giáo_dục