Tôi xin cam đoan đây là một bài review hoàn toàn công tâm!Tôi phải nhấn mạnh điều này trước tiên bởi tôi e rằng sự yêu thích mà tôi dành cho quyển sách Văn Hóa E-mail của  Shirley Taylor sẽ làm các bạn hiểu lầm là tôi đang tâng bốc nó quá mức.
Tôi đã từng chia sẻ rằng tôi đặc biệt thích đọc sách kỹ năng của các tác giả nữ, bởi họ đa phần có sự tinh tế và chi tiết đến độ đáng ngạc nhiên. Có những điều bạn nghĩ rằng nó thật nhỏ nhặt không đáng để mắt nhưng họ lại làm cho bạn thấy chỉ cần lưu tâm đúng cách nó sẽ tạo nên những hiệu ứng to lớn. Và Shirley Taylor đã thực hiện điều đó trên cả tuyệt vời với Văn Hóa E-mail.
Theo đánh giá của cá nhân tôi, đây là quyển sách thứ hai tôi đọc và cảm thấy hữu ích, có khả năng áp dụng vào thực tế triệt để đến độ không có một đoạn, một trang nào trong sách là vô bổ (Quyển thứ nhất là Bản CV hoàn hảo, tôi đã đọc trong lúc còn là sinh viên), và bạn sẽ nhìn thấy những sai lầm của chính mình hoặc người khác khi dùng E-mail nhan nhản trong sách. Có thể nói, Văn Hóa E-mail là bộ cẩm nang tất tần tật về cách soạn thảo email hiệu quả nói riêng và những vấn đề xoay quanh email nói chung.
Nói về E-mail thì ngày nay, nó không chỉ là công cụ mà còn là cách giao tiếp được sử dụng nhiều nhất trong công việc bởi tính quốc tế hóa, chi phí thấp và thời gian chuyển tiếp thông tin cực nhanh. Các thống kê gần đây cho thấy có khoảng 210 tỷ E-mail được gửi đi mỗi ngày (tương đương 2 triệu E-mail mỗi giây). Dù gần 70% trong số đó là thư rác và virus máy tính, tức chỉ có khoảng 1.3 triệu người dùng là gửi E-mail thật, nhưng đây vẫn là con số quá lớn và ấn tượng về độ thông dụng của E-mail. Tuy nhiên, E-mail lại là một con dao hai lưỡi. Nó có thể mang lại nhiều lợi ích và hiệu quả kinh doanh cho bạn, nhưng nó cũng rất nguy hiểm nếu không được sử dụng đúng cách.
Một thực tế đáng buồn là trái ngược với tần suất sử dụng E-mail để làm việc (và một số trường hợp dành cho các mục đích khác) thì hiếm ai lại quan tâm đến việc mình đã sử dụng E-mail đúng cách để đạt được hiệu quả mà bản thân và công ty mong đợi chưa? Tôi nghĩ có lẽ lý do phần lớn đến từ việc E-mail quá dễ để làm quen và thao tác, nó thông dụng đến mức ai ai cũng có thể dễ dàng sử dụng. Bạn biết đấy, ngồi trên máy, mở mail, đọc mail, gõ chữ trả lời. Đơn giản! Tuy nhiên, việc BIẾT LÀM và LÀM ĐÚNG không phải lúc nào cũng là những người anh em thân thiết đứng cùng chiến tuyến.
Vấn đề chính mà nhiều người gặp phải đó là họ chưa thể điều chỉnh cách giao tiếp của mình cho phù hợp với loại hình thư tín này. Kinh khủng hơn là có khi họ không hề nhận thưc được điều thiếu sót trên để cải thiện. Chúng ta cũng chưa có một quy tắc hướng dẫn về cách làm việc với e-mail hoặc làm thế nào để viết một e-mail hay. Và bạn thân mến, sẽ có những người không hài lòng với E-mail bạn gửi cho họ, về một khía cạnh nào đó, nhưng hiếm ai sẽ bày bạn cách để cải thiện nếu nó không ảnh hưởng quá mức đến lợi ích hoặc tâm trạng của họ bởi lẽ cuộc sống này quá bận rộn.
Nếu bạn không tự tin liệu rằng E-mail mình vừa viết có đủ tốt không, hoặc bạn đã và đang bị sếp/ đối tác phàn nàn về những cánh thư điện tử của mình thì Văn hóa e-mail là một quyển sách nhất định phải đọc. Quyển sách này không chỉ giúp bạn viết được những chiếc E-mail “chạm đến thị giác và trái tim” của người đọc mà còn giúp bạn qua đó PR được bản thân để có thăng tiến trong sự nghiệp và xây dựng những mối quan hệ chất lượng.
Theo tác giả Shirley Taylor, những bức E-mail bạn viết cho thấy rất nhiều điều về chính bạn. Nó tác động lớn đến nhận thức của người nhận về bạn: phản ánh kỹ năng giao tiếp và thái độ chuyên nghiệp của bạn. Và một trong những cách nhanh nhất để trở nên chuyên nghiệp hơn chính là cần biết thế nào là nghiệp dư và tránh vấp phải nó. Chúng ta hãy cùng nghía qua 10 biểu hiện của một email thiếu chuyên nghiệp được tác giả liệt kê, để cải thiện cách viết email của chính mình nhé.
Tiêu đề không rõ ràng.
Một tiêu đề cần ngắn gọn (theo chuẩn SMART) và có thể thể hiện được nội dung cơ bản của thư. Tiêu đề là một phần cực quan trọng không chỉ cho việc tìm kiếm lại thông tin, để người nhận dễ nhận biết mà còn đảm bảo rằng thư bạn sẽ được đọc mà không bị lẫn giữa vô số thư khác.
Không có lời chào hoặc lời tạm biệt.
Có thể đã quen với việc sử dụng các công cụ giao tiếp qua mạng khác như Facebook, Zalo nên có nhiều người thường quên phần này. Tuy nhiên, E-mail không có lời chào hoặc không có tên của người viết ở cuối thư thường khiến người đọc mất cảm tình. Do đó, nếu bạn muốn tạo ra một E-mail chuyên nghiệp thì không thể bỏ lơ những quy chuẩn đơn giản về “lễ nghi” chào hỏi và kết thúc thư.
Lời lẽ tùy tiện.
Nhiều người dùng email sẽ phật ý nếu phải nhận một lá thư kể lể tùy tiện. Những lời phàn nàn thường gặp là: Không nói rõ trọng tâm của lá thư là gì; Các ý trong thư rời rạc, không logic; Không kiểm tra lỗi chính tả; Xem email như là một đoạn tán gẫu hơn là một văn bản súc tích.
Viết hoa, viết tắt lung tung
Trong e-mail, việc sử dụng các ký tự in hoa đồng nghĩa với LA HÉT! Điều này bị cho là thô lỗ. Việc viết hoa cả tiêu đề cũng không phải là nên làm. Một số người thậm chí chẳng buồn sử dụng bất kỳ ký tự viết hoa nào, điều này cũng khiến người đọc khó chịu. Và dĩ nhiên, bạn có thể viết tắt, những hãy chắc chắn rằng với số lượng hợp lý cũng như người nhận cũng hiểu nó.
Lỗi ngữ pháp, chính tả và dấu câu
Cách nhanh nhất để làm giảm sự tín nhiệm của người khác dành cho bạn là gởi đi một bức thư với đầy lỗi chính tả. Hãy nhớ rằng, “mọi lý lẽ đều trở nên kém thuyết phục nếu bạn sai chính tả.”
Hình thức xấu xí
Nếu viết một bức thư quá dài mà không chia đoạn và không để khoảng cách giữa các đoạn hoặc khoảng cách quá nhỏ thì lá thư của bạn sẽ khó đọc hơn. Việc này biểu thị thái độ thiếu tôn trọng thời gian cũng như làm giảm sự cảm thông của người đọc.
Nội dung mơ hồ
Nhiều người phàn nàn rằng đôi khi họ đọc một bức thư mà không biết phải làm gì sau đó. Dĩ nhiên, những lá thư như vậy thường không gặt hái được mục đích gì.
Giọng điệu không thân thiện
Nhiều người gặp rắc rối vì họ thường gõ ra những gì họ nghĩ trong đầu mà không biết rằng người đọc có thể suy diễn sai về giọng điệu câu văn, từ đó hiểu sai cảm xúc của người viết, và dẫn đến những hiểu lầm tai hại.
“Cc” cho tất cả mọi người
Hãy gởi nó cho những người cần biết, chứ không phải cho tất cả những người bạn biết! Một lần nữa, cuộc sống đã đủ bận rộn nên sẽ không ai muốn có quá nhiều những E-mail không liên quan đến họ trong hộp thư.
Viết câu trả lời không đúng vị trí
Một điều phiền hà khác là khi một người hồi âm e-mail của bạn lại viết câu trả lời ở phía dưới thư của bạn thay vì nằm phía trên. Vì thế, khi mở e-mail phản hồi ra, bạn chỉ thấy đoạn thư của mình ở trên. Hãy chỉnh lại ở phần cài đặt mặc định để thông điệp của bạn nằm phía trên cùng khi bạn nhấn vào nút “Trả lời”.
Và tin vui, đây chỉ là một phần nhỏ trong nội dung của quyển sách này bên cạnh rất nhiều thông tin hữu ích khác. Bạn không thể tin được là chúng ta còn được học lại cách đặt câu đủ chủ ngữ, vị ngữ, cách dùng câu chủ động và bị động, cách sử dụng dấu câu,… trong quyển sách quá chi tiết này đâu.
Cuối cùng, nếu bạn quan tâm đến việc sử dụng e-mail để thể hiện hình ảnh của bạn và công ty một cách tích cực nhất, thì Văn hóa E-mail đích thị là quyển cẩm nang tuyệt vời dành cho bạn.