Bài viết thuộc về tác giả Bui Hai An: Co-founder & COO Silicon Straits SaiGon.

Như trong bài chia sẻ trước giới thiệu về Trello một công cụ quản lý công việc hiệu quả, dễ sử dụng và cực kỳ linh hoạt. Bạn có thể áp dụng Trello cho mọi việc từ lên list những đầu việc đơn giản cho đến việc quản lý những dự án phức tạp theo phương pháp Agile. Tại SSS, bọn mình cũng có 1 số bí quyết riêng để biến Trello trở thành công cụ đắc lực hỗ trợ nhóm thực hiện projects cũng như quản lý tất tần tật những việc cần thiết khác.

Sử dụng Trello quản lý Project

Đây là cách thông dụng cũng như rõ ràng nhất khi mọi người bắt đầu sử dụng Trello. Nhất là với phần Onboarding (hướng dẫn sử dụng ban đầu) của Trello đã giúp bạn tạo trước 1 board với 3 Lists cơ bản nhất cho mọi dự án: To Do – Doing – Done.

Dùng template có sẵn của Trello

Hiểu một cách đơn giản, ở Trello, bạn sẽ gắn những công việc của mình vào từng Cards khác nhau và để vào List tương ứng với từng giai đoạn của Card đó. Mức độ hoàn thành công việc sẽ tăng dần từ trái qua phải như trong trường hợp mẫu là To Do (những task sẽ làm), Doing (những task đang làm), Done (những task đã xong).

Cải tiến thêm

Tuy nhiên với những project thực tế thì mức độ yêu cầu chi tiết sẽ phức tạp hơn nhiều. Khi đó đòi hỏi Trello board cần được tùy chỉnh để phù hợp hơn và hỗ trợ được các nhu cầu thực tế khác nhau của công việc.
Ví dụ: trước khi Card được chuyển từ Doing sang Done, bạn sẽ phải thêm bước Review (kiểm tra lại). Đây có thể là bước của QC để test lại tính năng trước khi hoàn thành. Hoặc là bước dành cho Client dùng “review” lại xem công việc có được hoàn thành đúng như yêu cầu đưa ra hay ko.

Do đó, một project thực tế tại SSS có thể có những “công đoạn” ở giữa để giúp theo dõi và quản lý hiệu quả hơn. Ví dụ đây là Trello của  Ăn gì cũng được – một internal project trên iOS của SSS.

Đảm bảo thông tin của Card luôn đầy đủ

Ngoài ra, bạn có thể tận dụng những tính năng khác của một card trong Trello để giúp đưa thêm những thông tin chi tiết cần thiết:

• Assign: chỉ định những thành viên tham gia phụ trách card đó. Tại mỗi giai đoạn có thể có những thành viên phụ trách từng phần việc khác nhau, nếu bạn đã làm xong phần việc của mình, hãy move card đó qua List tiếp theo bên phải và tiếp tục gán “assign” cho thành viên khác phụ trách.
• Label: dán nhãn cho card để giúp đánh dấu những thông tin khác kèm theo, nhất là mức độ quan trọng hoặc mức độ cần thiết của Card ví dụ như: Urgent, Important, Critical, Nice to have…
• Due Date: là Deadline của Card. Khi tới tới Deadline thì đồng hồ trên Card sẽ đỏ lên nhắc nhở bạn. Đặt ra Due Date cũng là một thói quen tốt để kiểm soát công việc cũng như giúp giao tiếp hiệu quả hơn (sếp thông báo cho nhân viên biết khi nào Card đó phải hoàn thành).
• Attachment: bạn có thể attach tất cả những tài liệu khác vào Card (như các file, link…) để giúp tổng hợp những thông tiên liên quan vào 1 chỗ thay vì email qua lại gây khó khăn trong việc tra cứu sau này.
  Ví dụ: Bạn Design khi thiết kế xong thì attach file PSD của mình vào để bạn Dev tải về cắt HTML. Bạn QA khi test ra lỗi thì attach luôn cái screenshot có đánh dấu để bạn Dev đỡ phải đi tìm.
• Checklist: là danh sách những task cụ thể thuộc Card đó. Với những Card bao gồm nhiều task, tốt nhất bạn nên tạo 1 checklist liệt kê đầy đủ, rõ ràng những đầu việc cần làm để tránh sai sót cũng như có thể đánh dấu vào từng mục nhỏ khi đã hoàn thành.
• Comments:  đây chính là ưu điểm của Trello so với những phần mềm To-Do khác. Do nhiều người cùng làm nên phần comments giúp cho việc trao đổi giữa những thành viên với nhau hiệu quả và tập trung. Bất kỳ những thông tin phát sinh cũng cần được comment lại để khi manager/client theo dõi các comments có thể nắm rõ tiến trình công việc để có những điều chỉnh thích hợp.

Một card như thế nào được gọi là “chuẩn”?

Bọn mình cũng tham khảo nhiều trang, nhất là dùng Trello cho Agile development và cũng tìm được khá nhiều tài liệu hay hay (bài này là 1 ví dụ). Sau đó áp dụng thử thì bọn mình rút ra được một số yêu cầu sau đây được xem là cần thiết cho 1 Card “chuẩn” cũng như một Board có đầy đủ chức năng:

• Đảm bảo card có đầy đủ thông tin liên quan để giúp cho thành viên phụ trách card đó tiết kiệm thời gian thay vì đi khắp nơi tìm kiếm thông tin, tài liệu để làm việc: ghi rõ mô tả trong Description, đính kèm tất cả những file liên quan, dùng checklist để chia nhỏ công việc, dán label đầy đủ.
• Assign chính xác người đang thực hiện công việc trên Card tại thời điểm hiện tại. Khi card đã hoàn thành 1 công đoạn và chuyển sang cho người mới thì Assign phải được cập nhật phù hợp. Nói chung nhìn vô Card có thể biết ai đang phụ trách card đó để dễ “nắm đầu” mà xử!
• Có Deadline rõ ràng.
• Bất kỳ những “diễn biến” trong quá trình thực hiện Card này cần được comment lại, dù là nhỏ nhất. Trong quá trình làm việc khi Dev gặp khó khăn kỹ thuật thì phải ghi chú liền để mọi người nắm thông tin. Khi thực hiện xong cũng cần comment báo lại để có “timestamp” – mốc thời gian chính xác khi nào công việc được hoàn thành. Khi có những thay đổi phát sinh cũng cần được ghi chú để bất kỳ ai mở card lên đọc Comments có thể hiểu được vấn đề.

Đây là 1 Card tạm gọi là “chuẩn” của project CognitoCRM. Tuy vậy nó vẫn còn 1 điểm chưa thật sự trọn vẹn, đố bạn đó là điểm nào?

Dĩ nhiên vẫn còn nhiều quy tắc giúp bạn sử dụng Trello một cách hiệu quả và góp phần hỗ trợ đắc lực cho việc quản lý project. Với SSS thì tinh thần chung khi sử dụng Trello là: Tập trung (đảm bảo mọi thông tin cần thiết cho project đều quay về Trello), Cập nhật(mọi diễn tiến xung quanh project cần được ghi nhận liền), Thà dư hơn thiếu (thông tin có thể dư thừa, nhưng khi thiếu thì sẽ cực kỳ ảnh hưởng đến tiến độ).

Cuối cùng, Trello cũng chỉ là một công cụ, cách bạn dùng nó sẽ đem đến cho bạn những giá trị khác nhau. Có rất nhiều hướng dẫn về sử dụng Trello bạn có thể Google một cách nhanh chóng, tuy nhiên bạn (và team) có đủ kỷ luật để tuân theo hay không mới là điều quan trọng.

Trong bài tiếp theo, bọn mình sẽ chia sẻ tiếp cách sử dụng Trello cho những việc khác như brainstorm ideas, trưng cầu dân ý,…

Bài gốc: https://blog.siliconstraits.vn/su-dung-trello-quan-ly-project/