Ra trường tìm việc, hãy bắt đầu bằng việc viết một email tử tế!

    Công ty mình đang tuyển nhân viên văn phòng biết tiếng Trung. Như lệ thường, mình mua một gói tuyển dụng trên các trang hỗ trợ đăng tin tuyển dụng như Mywork, Vietnamwork hay Vieclam24h để tìm người và lọc hồ sơ ứng viên. Bởi công việc không yêu cầu quá nhiều kinh nghiệm nên có một số bạn sinh viên vừa tốt nghiệp cũng quan tâm và ứng tuyển cho vị trí này.

    Sau khi xem một lượt khoảng chừng mười email các bạn gửi về, mình thực sự té ngửa trước những gì các bạn trẻ thể hiện. Nên nhớ rằng trước đó mình không hề biết các bạn ấy là ai, cũng không có thông tin gì để nhìn nhận, đánh giá cho nên email ứng tuyển là phương tiện duy nhất kết nối ứng viên với nhà tuyển dụng, là ấn tượng ban đầu để nhà tuyển dụng có thể chú ý tới bạn hoặc… liếc mắt một cái rồi thôi.

    “Email là từ viết tắt của Electronic mail với nghĩa tiếng Việt là thư điện tử. Công cụ này giúp người dùng internet có thể gửi thông tin, hình ảnh, hồ sơ cho nhau và tự động lưu trữ trên hệ thống” (theo giaoduc.info). Email ra đời dùng để thay thế cho việc gửi và nhận thông tin bằng thư tay truyền thống vốn mất nhiều thời gian và gây thất lạc thông tin trong quá khứ, do vậy khác với hộp chát Messenger của Facebook hay Zalo, Viber không chú trọng hình thức và thoải mái sử dụng lời ăn tiếng nói hàng ngày, email mang nhiều đặc tính của một văn bản với văn phong được sử dụng là văn phong viết và các yêu cầu đầy đủ về bố cục, nội dung.

    Dưới đây là một trong số các email mà mình nhận được:

    Rõ ràng bạn ấy rất quan tâm đến công việc. Bằng chứng là đã dành thời gian viết hẳn một email cho mình để giải đáp thắc mắc. Nhưng đã dụng tâm đến thế mà bạn lại có thể viết ra một email cẩu thả như vừa một tay lái xe một tay bấm vội điện thoại vậy. Chỉ với một email ngắn nhưng bạn đã mắc phải vô vàn lỗi sai cơ bản như sau:

    Chủ đề của mail vừa để người nhận chú ý nhiều hơn đến email của bạn, vừa để nắm được nội dung bao quát mà bạn muốn truyền tải đến. Một email không có chủ đề thường dễ bị bỏ qua hơn hẳn các email có chủ đề cụ thể.

    Việc đặt tiêu đề cho email cần ngắn gọn, súc tích và thể hiện được nội dung chính của mail. Ví dụ: “Nguyễn Văn A_Ứng tuyển vị trí Nhân viên văn phòng”

    Một số bạn gửi mail cho mình để hỏi về công việc, viết cái tiêu đề dài như Văn tế nghĩa sĩ Cần Giuộc mà nội dung chỉ vỏn vẹn có hai dòng vì có gì cần hỏi đã viết tuốt trong phần Subject rồi. Ví dụ:

    Subject: “Chị ơi cho em hỏi công ty mình còn tuyển nhân viên tiếng Trung không ạ. Em còn đang thực tập chưa lấy được bằng thì có được không ạ?”

    Nội dung: “Chị giải đáp giúp em nhé. Cảm ơn chị.”

    Cạn lời luôn.

    Ngày trước ông bà cha mẹ hay dặn dò: “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, ra đường gặp người lạ hoặc có khách tới chơi nhà thì phải khoanh tay lễ phép chào hỏi, ấy là bài học vỡ lòng của bất cứ trẻ em Việt Nam nào. Khi trưởng thành, lúc giao thiệp, gặp gỡ, lời chào luôn là một tiền đề tốt đẹp, khởi sự cho một mối quan hệ. Trong một email, phần mở đầu cho nội dung luôn là phần chào hỏi như là “Dear Mss/Mr…” hoặc “Kính gửi…” để thể hiện đối tượng mà mình đang trao đổi là ai. Khi đã trao đổi mail liên tục trong cùng một hộp thoại thì phần chào hỏi có thể được giản lược. Lời chào chỉ vẻn vẹn một câu nhưng cho thấy sự chỉn chu trong giao tiếp cũng như sự tôn trọng với đối tượng giao tiếp của bạn. Đừng tiết kiệm nó.

    Em là ai từ đâu bước đến nơi đây thật là vô duyên…

    Bạn lần đầu gửi mail cho nhà tuyển dụng, đôi bên chẳng ai biết đối phương là ai thì cần kíp nhất lúc này là một lời giới thiệu bản thân để chí ít, nhà tuyển dụng lúc phản hồi mail của bạn cũng đỡ bối rối vì chẳng biết gọi bạn bằng gì.

    Lời giới thiệu chỉ cần đơn giản, ngắn gọn như tên, tuổi,… Không cần thêm vô sở trường, sở đoản, sở thích, sở ghét rồi ước mơ sau này của em là… bla bla kẻo nhà tuyển dụng lại tưởng bạn ứng tuyển cuộc thi Hoa hậu Hoàn Vũ,… Nếu như lời chào thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối phương thì lời giới thiệu thể hiện sự tôn trọng đối với chính bản thân bạn. Hẳn nhiên rồi, chẳng ai muốn mình là kẻ vô danh cả.

    Đầu câu không viết hoa, vietkey nhảy lung tung, viết tắt bậy bạ, tên riêng (tiếng Trung) không viết hoa, sai chính tả tùm lum thậm chí câu sau còn mất hẳn chủ ngữ. Bạn vào nhà một người lạ và hỏi xin miếng nước bằng cách hét vào mặt chủ nhà: “ Ê, nước đâu?” thì bạn nghĩ bao nhiêu phần trăm là bạn sẽ thành công.

    Theo mình, hình thức của một email nói lên rất nhiều điều: Tính tỉ mỉ, chính xác khi làm việc; sự chuyên nghiệp, lịch sự trong giao tiếp và sự linh hoạt trong việc dùng ngôn ngữ để chuyển tải nội dung. Bạn chỉ viết có đúng hai câu mà đã mắc hằng hà sa số các lỗi cơ bản không thể chấp nhận được, thì liệu chúng tôi có thể giao phó cho bạn những công việc như soạn thảo văn bản, viết mail cho khách hàng hay những công việc văn phòng đơn giản khác được không?

    Đây là phần không thể thiếu trong một email, một lời cảm ơn thông thường chẳng tốn đến 10 giây đánh máy nhưng lại cho thấy sự chu đáo trong công việc, sự lịch thiệp khi giao tiếp của bạn. Chưa bàn đến năng lực, phép lịch sự tối thiểu như chào và cảm ơn cũng đủ đùng làm thước đo đánh giá đạo đức của ứng viên nhất là khi nhà tuyển dụng chẳng biết gì nhiều về bạn.

    Nhiều bạn trình bày nội dung dài thuồn thuột, cuối mail không quên nhắc nhở: “Em gửi chị CV ở phần File đính kèm, chị kiểm tra giúp em nhé” mà lục tung cả cái gmail lên chả thấy bóng dáng đâu. Mười lăm phút sau mới lật đà lật đật gửi một mail mới. Nội dung vỏn vẹn một câu: “Em quên mất hồi nãy chưa có gửi file CV hihi”.

    Có bạn gửi viết lách cẩn thận, chú trọng hình thức, nhớ kèm CV ngon lành cành đào rồi, mình mới hí hửng mở ra xem thì ôi trời font chữ rồng bay phương múa kèm thêm căn lề lùi ra thụt vào tứ tung hết cả. Các bạn nên lưu ý chuyển CV qua định dạng PDF để có thể đọc được ở tất cả các máy tính, tránh tình trạng gửi bằng word dễ bị lỗi font. Nếu có nhiều tài liệu cần gửi một lúc thì nên nén lại bằng tệp .zip thay vì gửi tràng giang đại hải một núi giấy tờ qua.

    Các bạn cũng nên lưu ý đặt tên file trước khi gửi để nhà tuyển dụng dễ phân loại và cũng thể hiện một phần sự chuyên nghiệp của các bạn. Có bạn lên Top CV copy nguyên một mẫu CV về, chỉnh sửa thông tin rồi bắn luôn sang cho mình. Có bạn mượn CV của người khác để làm mẫu xong không thèm đổi tên file thành ra trong CV là một người, ngoài tên file lại là một người khác. Tệ hơn là có bạn còn gửi luôn một file có tên: “CV mẫu đẹp nhất 2018” qua cho mình.

    Hy vọng các bạn trẻ đặc biệt là các bạn sinh viên mới ra trường sẽ rút ra được chút ít kinh nghiệm qua một thao tác đơn giản như là viết email. Luôn nhớ rằng, email ứng tuyển là cầu nối đầu tiên giữa ứng viên và nhà tuyển dụng, cây cầu này là “cầu tre khấp khểnh gập ghềnh khó đi” hay là cầu dây văng khang trang vững chãi phụ thuộc hoàn toàn vào bạn. Hãy cứ hoàn thiện mình từ những điều nhỏ nhất, sau đó hãy tính đến chuyện lương cao hay thấp, hoặc bao lâu bạn được lên làm trưởng nhóm hay quản lý bộ phận.