Quản lý thời gian hiệu quả hơn với phương pháp Timeboxing! Bạn đã thử?

Trong một khảo sát về 100 công cụ hỗ trợ tăng năng suất và quản lý thời gian do Filtered thực hiện, Timeboxing được đánh giá là công cụ hiệu quả nhất. Vậy thì Timeboxing là gì mà lại được những doanh nhân bận nhất hành tinh như Elon Musk, Bill Gates,… sử dụng trong công việc hàng ngày. Cùng mình tìm hiểu nhé.

Đầu tiên, để nghiên cứu về Timeboxing, chúng ta sẽ đi qua một “định luật” khá thú vị và là cơ sở cho phương pháp này - Định luật Parkinson.

Ví dụ: Bạn đã bao giờ rơi vào trường hợp ôn thi học kỳ và gần như bạn phải ôn tập hoàn toàn kiến thức cả kỳ trong 1-2 buổi tối trước kỳ thi ? Hoặc rơi vào trường hợp giống như mình.

Bỏ qua việc mình quản lý thời gian siêu kém khi phải trải qua những tình huống như trên.

Mình nhận ra: Chúng ta đều có khả năng siêu tập trung (Trong khoảng thời gian tô màu xanh). Và thời gian đó chúng ta làm việc cực kì hiệu quả.

⇒ Phương pháp Timeboxing ra đời để tối ưu hóa những khoảng thời gian như vậy.

- Timeboxing theo cách hiểu đơn giản là “đóng gói” công việc của bạn vào trong 1 khoảng thời gian nhất định nào đó.- Hầu hết các công cụ hay phương pháp quản lý thời gian đều tập trung vào việc nhận một công việc và thực hiện nó đến khi nào hoàn thành. Nhưng Timeboxing tập trung vào thời gian và biến nó thành yếu tố thúc đẩy hoàn thành công việc.

Timeboxing sẽ yêu cầu đưa ra một giới hạn thời gian cụ thể cho mỗi công việc.

→ Áp đặt giới hạn thời gian giúp tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

→ Giúp cho bản thân bỏ qua những sự mất tập trung và ưu tiên những việc quan trọng.

Do mỗi công việc đều được gắn với các mốc thời gian.

Timeboxing sẽ giúp bạn tránh được hiện tượng “tê liệt quyết định” - một hiện tượng hay xảy ra khi bạn có quá nhiều công việc dồn đến và không biết phải làm gì tiếp theo.

→ Giải quyết công việc nhanh hơn, có thứ tự hơn và không bị cảm giác quá tải.

→ Không còn phải đối mặt với tình trạng làm nhiều thứ một lúc.

Một lợi ích khác của Timeboxing là giúp bạn đo lường và ước tính được thời hạn hoàn thành một công việc của bản thân.

Điều này sẽ giúp:

Chọn deadline cho bản thân hợp lý hơnĐo lường được năng suất của bản thân - rất cần thiết khi bạn làm việc từ xa hoặc freelancer

→ Hiểu rõ về thời gian của bản thân - giúp bạn quản lý công việc hiệu quả hơn và tạo ra sự năng suất mong muốn.

Bước 1: Liệt kê những công việc cần thiết và ước lượng thời gian hoàn thành nó.

Việc liệt kê hết tất cả những công việc bản thân nghĩ ra sẽ khiến bạn cảm thấy quá tải và hoàn toàn có thể gây ra tác dụng ngược.

→ Cần xem xét và lựa chọn rất kỹ những công việc cần thiết để đưa vào lịch.

Ước lượng sẽ cần nhiều thời gian để có thể thực hiện nó một cách chuẩn xác. Do đó, khi mới bắt đầu, hãy dành cho bản thân những khoảng thời gian chặt chẽ hơn một chút. Và sau đó chúng ta sẽ điều chỉnh dần lại trong quá trình làm việc và tuân thủ Timeboxing.

Bước 2: Xếp những công việc đó vào những mốc thời gian cụ thể

Việc sắp xếp sẽ tùy thuộc vào quan điểm về thời gian và tính chất công việc của mỗi người. Và sắp xếp cũng là một kĩ năng, nên bạn cần thực hiện nó đủ nhiều để tìm ra cách sắp xếp phù hợp nhất với bản thân mình.

Bước 3: Thực hiện và review

Quan trọng nhất chắc chắn là phải tuân thủ theo những mốc thời gian của bản thân. Điều này cần ở bạn một sự kỷ luật và sự tôn trọng với chính bản thân mình.

Việc review cũng rất cần thiết khi nó giúp bạn biết được năng suất của bản thân như thế nào, các mốc thời gian đã hợp lý hay chưa,…

→ Từ đó điều chỉnh - áp dụng Timeboxing sao cho phù hợp và hiệu quả nhất.

Timeboxing là một phương pháp cực kì hiệu quả trong quản lý thời gian - công việc. Tuy nhiên bạn cần ý thức rõ ràng về việc tuân thủ những kế hoạch mà bản thân đặt ra để có thể áp dụng nó một cách tốt nhất.

Chúc các bạn áp dụng thành công phương pháp này để hoàn thành công việc hiệu quả hơn - trong thời gian ngắn hơn, để dành ra được nhiều thời gian cho bản thân hơn bạn nhé 😄

Hiện tại mình có một blog, nơi mình chia sẻ kiến thức về Contents, Project/Time Management,... Mình sẽ để link ở đây.

Mọi người có thể click vào Đăng kí để đón chờ những bài viết sắp tới nhé!