Quản lý công việc cá nhân (Step by Step)

Bạn sẽ có một năm không còn bơi trong Deadline!
Quản lý công việc cá nhân không phải là điều khó với mỗi người nếu bạn được hướng dẫn cách quản lý thời gian, quản lý công việc bằng những phương pháp thông minh. Nhưng nếu không biết áp dụng những tip quản lý công việc đơn giản nhất thì một năm mới hứa hẹn được đắm chìm trong DEADLINE của bạn sắp đến.
Mình cũng vậy, năm 2019 trôi qua không hề suôn sẻ đối với mình trong công việc, mình luôn trong tình trạng quá tải với quá nhiều đầu việc mất kiểm soát, thời gian luôn bị bóp nghẹt, lúc rảnh thì lại không có việc để làm. Cứ như vậy khiến mình thật mệt mỏi, nếu không thay đổi thì sớm muộn gì năm 2020 của mình cũng sẽ bước lại chính vết xe đổ đó.
Hôm nay mình sẽ tổng hợp lại kiến thức về quản lý công việc cá nhân, đầu tiên là cho chính bản thân mình, thứ hai là chia sẻ lại cho những người bạn xung quanh cùng áp dụng, hai lý do đơn giản để mình ngồi viết suốt cả chiều hôm nay. Mong rằng sau khi đọc, bạn có thể áp dụng vào công việc của mình và nâng cao hiệu quả công việc một cách tốt hơn. Cùng thử nhé.

Tạo danh sách hành động hiệu quả: Thông thường bạn luôn có nhiều việc hơn thời gian bạn có thể hoàn thành những công việc đó, vậy nên đôi khi chúng ta bị ngập trong những đầu việc từ quan trọng đến vô ích để rồi cuối cùng không làm được việc gì ra hồn. Việc lập danh sách hành động giúp bạn có thể kiếm soát từng đầu việc một cách hiệu quả hơn.
1. Chọn khoản thời gian cho danh sách hành động
2. Viết ra những đầu việc cần hoàn thành trong khoảng thời gian đã chọn
3. Chọn mức độ chi tiết thực tế
4. Gộp những đầu việc mang đến hiệu quả trong cùng 1 khoảng thời gian
5. Sắp xếp các đầu việc theo thứ tự ưu tiên
6. Thêm thời gian cho
-Những công việc bắt buộc phải làm mỗi ngày
- Những đầu việc đột suất hoặc gián đoạn
- Tìm kiếm sự hỗ trợ và lời khuyên cho những đầu việc phải làm nhưng không biết làm
- Nghỉ giữa giờ, Ăn uống, Cafe,...
7. Loại bỏ những công việc không thể hoàn thành
- Gạch bỏ những đầu việc không cần thiết, không bắt buộc ra khỏi danh sách
- Giao những công việc bớt quan trọng cho người khác nếu có thể
8. Xin ý kiến của người quản lý nếu bạn không đủ thời gian hoàn thành công việc quan trọng
9. Kiểm tra danh sách: Tự hỏi với các đầu việc này, bạn có thể đạt được mục tiêu?
10. Kiểm tra nhật ký: Đưa thời gian vào trong từng đầu việc để kiểm soát tiến độ làm việc, những đầu việc quan trọng không kịp thực hiện sẽ để sang hôm sau.

Ưu tiên khối lượng công việc: Sau khi liệt kê ra hết các đầu việc, bạn cần học cách đặt ra thứ tự ưu tiên cho mỗi đầu việc để biết nên làm việc gì trước, việc gì sau.
1. Xác định cơ sở cho sự ưu tiên công việc
- Nhiệm vụ nào nhiều giá trị nhất?
- Nhiệm vụ nào ít quan trọng nhất?
- Quy tắc nào để xác định điều đó?
- Cần đạt được mục tiêu cốt lõi nào?
2. HIểu rõ sự khác nhau giữa CẤP THIẾT và QUAN TRỌNG
3. Loại bỏ những nhiệm vụ sẽ không bao giờ có thời gian để làm và không nên làm
4. Quyết định hoạt động quan trọng nhất trong danh sách công việc? Đây là nhiệm vụ được ưu tiên cao nhất
5. Kiểm tra lựa chọn của bạn có phù hợp vớ tiêu chí đặt ra không?
6. Nếu chỉ được làm thêm 1 việc nữa, bạn sẽ làm việc gì? Dùng câu hỏi đó để sắp xếp thứ tự các việc
7. Loại bỏ những cuộc họp không cần thiết
8. So sánh danh sách với lượng thời gian đặt ra để hoàn thành tất cả công việc để loại bỏ, ủy thác, nhờ sự trợ giúp
Lưu ý:
- Luyện tập việc ưu tiên thường xuyên, thời gian đầu sẽ mất thời gian, về sau chỉ cần 1 vài phút mỗi ngày.
- Bắt đầu mỗi ngày bằng việc xem lại công việc, ưu tiên cho công việc nào thì làm công việc đó
- Đừng để những nhiệm vụ khó, kém thoải mái đến cuối cùng.
- Dựa vào mục tiêu để đặt ra cấc ưu tiên

Loại bỏ những nhiệm vụ không đem lại giá trị: Đôi khi chúng ta làm những việc thừa thãi mà không đem lại giá trị, điều đó làm chúng ta mất thời gian để làm những việc có giá trị. Cần phải biết cách loại bỏ những việc không mang lại giá trị cho bản thân.
1. Làm việc mà không ai được hưởng lợi từ nó: Dừng lại, tìm công việc khác
2. Thường xuyên trả lời Email, tin nhắn,...:
- Đừng trả lời ngay khi nhận (Tùy vào mức độ quan trọng)
- Đặt ra khoảng thời gian trong ngày để xử lý Email
3. Thường xuyên nghe điện thoại: Để chế độ im lặng, gọi lại khi hoàn thành công việc
4. Thường xuyên gặp gián đoạn trong công việc: Đặt ra quy tắc cho lúc bị gián đoạn
5. Dành nhiều thời gian để phân loại công việc: Dành ít thời gian để phân loại công việc
6. Mất thời gian quá lâu để lên kế hoạch: Cần thiết, nhưng cần rút ngắn thời gian để hành động
7. Mất thời gian vào công việc ưu tiên thấp: Xây dựng kế hoạch công việc
8. Thường xuyên giúp đỡ người khác: Thỉnh thoảng hãy nói không
9. Thường xuyên phải làm công việc cấp thiết: Làm công việc quan trọng trước
10. Thường xuyên làm lại những việc làm sai: Cần hiểu rõ vấn đề trước khi bắt đầu
11. Dành nhiều thời gian để trau chuốt công việc không cần cầu kỳ: Dừng lại, hoàn thành nội dung quan trọng trước

Thực hiện danh sách hành động:
1. Hãy bắt đầu thực hiện nó khi vừa viết ra
2. Thực hiện theo thứ tự ưu tiên
3. Làm những nhiệm vụ khó nhằn trước, đôi khi nên giải lao bằng những đầu việc dễ cũng không sao
4. Danh sách hành động chỉ định hướng, có thể linh hoạt điều chỉnh
5. Mỗi sáng, dành vài phút để nhìn lại và duy trì danh sách hành động của mình
6. Cẩn thận với danh sách không ngừng tăng - Đó là dấu hiệu của việc mất kiểm soát
7. Hoàn thành từng nhiệm vụ, đừng chỉ bắt đầu mọi thứ, khi hoàn thành mỗi việc, hãy note lại
8. Hoàn thành từng việc theo đúng mức độ, không quá cầu toàn, cũng không được hời hợt, đi tắt
9. Nhiệm vụ luôn ở cuối danh sách, hãy gạch nó đi

Nhận sự hỗ trợ từ nhà quản lý nghiệp vụ: Nhà quản lý nghiệp vụ là người có trách nhiệm đảm bảo giúp bạn hoàn thành nhiệm vụ, khi bạn gặp vấn đề, cần chủ động ngỏ lời sự giúp đỡ từ họ.
1. Trước khi nhờ sự trợ giúp, xem lại yêu cầu có hợp lý hay không?
2. Làm rõ xem bạn cần trợ giúp điều gì và lý do cần nó
3. Hỗ trợ người quản lý khi họ giúp bạn, cần bày tỏ nhu cầu của bạn để họ có thể hiểu
4. Nếu có thể, hãy đưa ra khó khăn của bạn và đề xuất giải pháp để nhận góp ý từ họ
5. Hãy nhớ, bạn đang nhờ giúp đỡ chứ không phải ủy thác công việc, hãy có trách nhiệm với nó
6. Nếu đang bế tắc, hãy hỏi các thành viên trong nhóm, đồng nghiệp
7. Không quên cảm ơn người đó, bạn đang xây dựng mối quan hệ với những người đồng ý giúp đỡ bạn

Ủy thác công việc: Khi nào cần ủy thác: Đó là khi khối lượng công việc quá tải, bạn cần phải ủy thác công việc cho người khác.
Để ủy thác cần suy nghĩ:
1. Tại sao cần ủy thác công việc này? (Trách nhiệm, thời gian, bạn muốn người khác học làm việc đó...) Giải thích với họ lý do.
2. Tự hỏi, việc ủy thác này có hợp lý không?
3. Đảm bảo bạn hiểu về nhiệm vụ đó để có thể giải thích cho người khác
4. Mức độ tự do người khác khi thực hiện công việc ủy thác của bạn? (Họ làm theo cách của họ hay của bạn, họ có cần chủ động suy nghĩ không?)
5. Bạn sẽ hướng dẫn từ A-Z hay chỉ nói kết quả cần đạt? Tùy vào mục đích của câu hỏi 1 để quyết định
6. Xác định người làm nhiệm vụ đó? Họ có đủ năng lực làm nó không? Họ cần bạn giúp gì?
7. Giải thích mức độ quan trọng của nhiệm vụ đó với người được ủy thác
8. Xác nhận xem họ có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ đó không?
9. Giúp họ sắp xếp nhiệm vụ đó với các nhiệm vụ riêng của họ
10. Hãy làm rõ với họ cách bạn kiểm tra tiến độ công việc (Quan trọng)
11. Cung cấp những lời khuyên hữu ích cho người được ủy thác để họ làm việc được thuận lợi nhất
12. Nói với họ kỳ vọng chất lượng khi nhiệm vụ hoàn thành

Thời điểm và cách thức từ chối nhiệm vụ: Nếu không biết từ chối, bạn sẽ luôn bị quá tải. Bạn cần tập nói "không" với những lý do chính đáng. Thời gian của bạn có hạn để tạo ra giá trị lớn nhất cho bản thân bạn, hãy giúp người khác khi bạn đủ rảnh rỗi.
Nói không khi:
- Bạn có quá nhiều việc phải làm
- Bạn không đủ năng lực, kỹ năng làm đầu việc đó
- Có người phù hợp hơn với công việc đó và họ không quá bận
- Có người đề nghị được làm đầu việc đó và họ đủ khả năng
- Nó không mang lại giá trị cho bạn
Cách từ chối:
- Nhiệm vụ đó không có ý nghĩa với bạn? Hãy nói một cách tử tế và nhẹ nhàng
- Bạn đơn giản từ chối và không sợ hậu quả? Hãy làm vậy
- Bạn hiểu rõ tại sao mình không muốn làm nhiệm vụ đó không? Lý do có hợp lý không? Hãy lấy nó làm cơ sở để từ chối
- Bạn có thể cung cấp những phương án giải quyết nhiệm vụ đó không? Điều này rất tích cực và hữu ích cho cả 2 bên
- Liệu người đề nghị có hiểu ý nghĩa khi họ nhờ bạn không? Hãy giải thích với họ ý nghĩa nếu họ làm nhiệm vụ đó
Nhiêu đó đủ rồi nhỉ? Quản lý bản thân tốt rồi thì mới đến quản lý được người khác, chẳng ai trở thành một nhà quản lý tốt khi mà cứ rối ren trong chính công việc cá nhân của mình cả, hẹn gặp lại những người Leader tương lai ở bài “Quản lý công việc của người khác” nhé. Nhưng trước tiên hãy áp dụng thử kinh nghiệm, kiến thức tổng hợp của bài này và cho mình phản hồi tại Comment sau khi bạn áp dụng thử thành công nhé. Chúc bạn có một năm 2020 thành công!
12
1027 lượt xem
12
0
0 bình luận