Quản lý Thời Gian - Lý thuyết kinh điển hay Câu chuyện xưa như Trái Đất ^^!


Thực ra tiêu đề của bài viết muốn đặt là: Tổng Quan về Quản lý Thời Gian ^^!
Vì khi mình khá tự tin về 1 chủ đề nào đó, mình sẽ xài chữ Tổng Quan kia ^^! để xem bài viết có thể chở đủ lượng kiến thức không nhé!

Mục lục:

I) Vào đề
II) Những sợi tơ kiến thức đầu tiên về Quản lý Thời gian!
III) Hệ thống lý thuyết Nền tảng kiến thức ^^!
IV) Notes


#1: Tổng Quan về Quản lý Thời Gian ^^!

I) Vào đề ^^!


**) Cuộc đời vốn không công bằng, có người sinh ra vốn đã giàu - giỏi - đẹp, có người lại ... (à mà thôi), nhưng duy chỉ có 1 thứ công bằng tuyệt đối đó chính là Thời gian.
⇒ Tạo hóa ban tặng cho mỗi người 24 giờ mỗi ngày, nên việc sử dụng thời gian như thế nào quyết định cuộc đời của cả 1 con người, nói không ngoa rằng kỹ năng Quản lý Thời gian (QLTG) là 1 trong những kỹ năng quan trọng nhất!
PS: Thôi thôi thôi ông tác giả ơi, bỏ qua những sáo ngữ đãi bôi giới thiệu cũ rích ấy đi, ai chả biết, biết rồi khổ lắm nói mãi ^^! - Hừm hừm OK ^^!

**) Nghe tên kỹ năng (quá quá ư là quen thuộc này) thì chắc hẳn không ít thì nhiều bạn đã đọc cũng không ít thì nhiều sách, báo, bài viết rồi nhỉ (chắc chắn có self-help)
⇒ Đây là 1 chủ đề đã được bàn nhiều, phổ biến ai cũng có ít nhiều trải nghiệm và kiến thức, nên thường không quá hấp dẫn và mình cũng ngại viết do không mang lại quá nhiều giá trị.
⇒ Tuy nhiên, như mọi lần, mình vẫn muốn thể hiện khả năng Tư duy Tổng Quan, bao trọn kiến thức của cả 1 chủ điểm trong 1 bài viết, để bạn đọc chỉ cần 1 bài là có đủ thông tin! (không cần phải đọc nhiều nguồn, lan man, trùng lặp, nhiễu thông tin, tốn thời gian công sức ...)

**) Trong đầu bạn sẽ nảy ra những Ý niệm gì khi nghe thấy thuật ngữ Quản lý Thời gian kia? (Nếu chưa rõ, hãy google và xem thêm: Phần IV) Notes #2)
Tựu chung lại sẽ có 1 số ý tiêu biểu như:
- Cách sử dụng thời gian hiệu quả, hợp lý.
- Chọn lọc và Ưu tiên thời gian làm các loại công việc! 
- Làm những việc quan trọng nhất! (hạn chế dành thời gian vào các việc ABC, hoặc các thói quen xấu DEF, mà nên tập trung thời gian vào các việc XYZ và các thói quen tốt ...)

- Phân chia thành các quỹ/khoảng thời gian riêng biệt cho từng loại việc!
- Tăng tốc độ làm việc, suy nghĩ, hiệu suất công việc.
- Chiến thắng sự lười biếng, trì hoãn ...

- Có phải lúc nào cũng "luôn chân luôn tay", kết hợp nhiều công việc 1 lúc, multi-tasking là tốt và cần thiết không?
- Liệu rằng các công việc thiên nhiều về sáng tạo, nghệ thuật, cảm hứng sẽ không tồn tại khái niệm Quản lý Thời gian.
- Lập kế hoạch, deadline, quản lý kế hoạch, thanh tra kiểm soát.


[...]


Yên tâm rằng bài viết này sẽ có tất cả các ý trên!


#2: Chúng ta cùng đi khám phá kiến thức "sơ khai" nhé ^^!


II) Cách tiếp cận và build-up kỹ năng ^^!
Những sợi tơ kiến thức đầu tiên về Quản lý Thời gian ^^!


#1: Trải nghiệm đầu tiên

Ai cũng sẽ có những trải nghiệm sử dụng kỹ năng Quản lý Thời gian đầu tiên, khi mới bắt đầu, chúng ta đều như tờ giấy trắng, sẽ tiếp xúc, hấp thụ "vô thức" 1 số các lý thuyết, khái niệm, hình thù của kỹ năng đó!

Câu chuyện lớp 12 của mình - Chỉ có 4 tháng để học toàn bộ kiến thức 
Toán Lý Hóa - Chuẩn bị cho kỳ thi thử Đại Học lần 1
PS: Lan man thêm về trải nghiệm ôn thi Đại Học (khối A - 2010) - Xem thêm: Phần IV) Note #1

⇒ Như vậy mốc deadline đầu tiên *quan trọng* đã thành hình - Tương ứng với nó là phải "tự học" 1 lượng kiến thức khổng lồ!
⇒ Hình thành những đường hướng - kiến thức - mô hình hóa đầu tiên về việc sử dụng 1 nguồn tài nguyên mang tên "thời gian" để đạt được hiệu quả cao trong các việc muốn làm!

Bài học:
- Quỹ thời gian là hữu hạn, thậm chí là rất ít.
- Phải chăm chỉ, tập trung, tận dụng từng khoảng thời gian mỗi ngày.
- Đặt mốc deadline rõ ràng và bám theo nghiêm túc.
- Độc lập và kỷ luật với bản thân là điều quan trọng nhất!

⇒ Và từ đó trở đi, cho đến tận bây giờ và mãi mãi về sau, mình sẽ luôn tuân theo quy chuẩn kia trong việc làm bất cứ thứ gì:
1) Ước lượng công việc
2) Đặt deadline
3) Lập kế hoạch
4) Nghiêm túc thực hiện! (với tốc độ nhanh nhất có thể)
⇒ Đây chính là những ý niệm đầu tiên về quản lý thời gian của 1 cậu trai tuổi 18 ^^!

#2: Chập chững những cuốn sách đầu tiên 


⇒ Rất có thể là 1 quyển thuộc dòng self-help hay những bài viết đầy rẫy trên mạng chỉ với từ khóa "Quản lý Thời gian"

Cuốn sách kỹ năng đầu tiên liên quan và gây ấn tượng mạnh đến mình về các khái niệm của QLTG là: First things first - Stephen R. Covey (đồng tác giả với cuốn: 7 thói quen để thành đạt)
PS: Khi viết bài này thì đã thử đọc lại cuốn trên xem có ideas gì hay ho không, và kết quả là không!

⇒ Khi 1 người đã vượt qua level đọc sách self-help đủ xa rồi thì sẽ không quay trở lại được nữa, cách sách được viết vô cùng dàn trải, lỏng lẻo, lung tung lang tang, CỰC KÌ THIẾU SỰ LÔ-GIC, CÔ ĐỌNG, TỔNG HỢP, VIẾT SÂU!


#3: Đa phần mọi người Quản lý Thời gian bằng Chủ nghĩa Kinh nghiệm?

#3: Sự hình thành các thói quen và kĩ năng được xây dựng bằng chủ nghĩa kinh nghiệm (Empiricism)


Đến đây mình mới có thể bắt đầu trình bày 
Quan điểm về 1 bức tranh Tổng Quát!
(bạn phải có 1 chút chút gì đó đã, thì mới 
phân tích sâu và hệ thống hóa các kiến thức được!)

⇒ Ta bắt đầu Áp dụng các kiến thức/lời khuyên từ sách báo để cải thiện hiệu suất việc Sử dụng thời gian thực tế 
(Từ 1 cậu trai mới lớn với đời sống sinh viên, đi học - đi làm thêm - tự học - bạn bè - người yêu - phát triển bản thân đến 1 nhân viên đã đi làm nhiều năm, rồi trở thành quản lý, giám đốc ...)
⇒ Ta có thể "năng suất" tại 1 số thời điểm nào đó (ôn bài, kì thi, deadline công việc ...) nhưng lại rất "hời hợt" ở rất nhiều thời điểm khác (cày game, lướt Facebook, YouTube, đi chơi, nhậu nhẹt, cafe quá nhiều ...)
⇒ Ta cho rằng ta đã khá hiểu nắm vững được kĩ năng này, ta làm mọi thứ khá trơn tru do quen việc, nhưng vấn đề ở đây là ta không thể "quen" quá nhiều "việc" 
(Vì cuộc sống có quá nhiều thứ rơi vào tầm mắt quan tâm của ta: Gia đình - Bạn bè - Sự nghiệp - Sức khỏe - Phát triển bản thân - Giải trí ...)

⇒ Ta hiểu rằng ta có thể ng dụng kĩ năng Quản lý Thời gian - Kế hoạch nhưng chúng ta hãy trả lời nghiêm túc các câu hỏi sau:
- Ta áp dụng kĩ năng QLTG nhiều hay ít, chủ động hay không chủ động? 
Áp dụng 100% thì liệu có chắc là tốt? Nên áp dụng ở mức nào?
- Có biết định hướng đường dài hay chỉ manh mún ở các chặng ngắn?
- QLTG có phải là vũ khí quan trọng với Sức mạnh Tuyệt đối để giải quyết mọi vấn đề?
- Nó nằm ở đâu trong bức tranh Tổng Quát? Mối liên hệ tương quan giữa QLTG và Lập Kế hoạch, Quản lý (Phát triển) Cá nhân, Tự nhận thức ...?
- Giới hạn khả năng của QLTG? QLTG làm được gì và không làm được gì? Bản chất của QLTG?


Như vậy ta đã đi qua 2 phần của bài:
Phần I) Vào đề - Giới thiệu Tổng quan các khía cạnh liên quan
Phần II) Những kiến thức đầu tiên - Các bước, quy trình "cơ bản, phổ biến" và câu chuyện xảy ra trên thực tế

**) Hầu hết mọi người sẽ dừng lại sau 2 phần này, không tiếp tục đào sâu suy ngẫm, nghiên cứu thêm nữa.
⇒ Có những người sẽ rất master, nhưng lại đi lên bằng Chủ nghĩa Kinh nghiệm (chăm chỉ, nghiêm túc, trách nhiệm trong công việc đã trở thành 1 đức tính/phẩm chất của họ) hoặc áp dụng không triệt để, có "mặt" áp dụng, có "mặt" lại không.
⇒ Chính vì không đi vào phân tích đào sâu thêm nên nếu để họ cho lời khuyên/thuyết trình, sản phẩm mà người nghe nhận được chỉ là 1 đoạn chia sẻ cá nhân rời rạc hoặc những khía cạnh phổ biến mà ai cũng biết, không gợi mở được cách thức Tư duy!

Về danh sách câu hỏi "nghiêm túc" ở trên, mời các bạn sang
Phần III) Hệ thống lý thuyết và Nền tảng kiến thức ^^! để cùng phân tích và chiêm nghiệm nhé ^^!


#4: Time is flying - Time moves slowly but passes quickly!!!


III) Hệ thống lý thuyết và Nền tảng kiến thức ^^!


#1: Quản lý Thời gian luôn phải nằm trong Vòng tròn:
           QLTG - Lập Kế hoạch - Mục tiêu - Quản lý Kế hoạch!


Bước đầu tiên luôn là Lập Kế Hoạch, mà Kế hoạch phải dựa trên Mục tiêu và các Nguồn lực (giới hạn nội dung đang bàn thì sẽ là Nguồn lực Thời gian)

⇒ Tức là, bạn không thể tách riêng QLTG ra để xét được, rằng bạn A thao tác chậm hơn bạn B, bạn C chăm hơn bạn D, bạn E lúc nào cũng "luôn tay luôn chân" ... thì kết luận bạn A, D là QLTG kém còn B, C, E "có vẻ" sẽ QLTG tốt hơn???
⇒ Mà phải xét trên Tổng quan đầy đủ cách từng người:

     - Lập kế hoạch (đủ kĩ lưỡng, thực tế, khả thi) 
     Mục tiêu (lớn hay nhỏ, khó hay dễ) 
     Kết quả công việc (tốt hay kém, có phát hiện được "lỗi" (nếu có) và cơ chế kiểm tra - phản hồi không?)

PS: Kế hoạch càng cụ thể và hợp lý thì càng dễ khắc phục Tính trì hoãn Sự lười biếng!

#2: Quản lý Thời gian đòi hỏi khả năng Ước lượng (Estimate) rất tốt


- Đôi khi chỉ với 1 linh cảm trong nháy mắt *dựa trên kiến thức, kinh nghiệm, nguồn lực*, trước tất cả mọi ý đồ hay phác thảo gì gì đó về Lập kế hoạch, bạn đã có thể Estimate được lượng thời gian cần thiết)
⇒ Nói cách khác, bạn BIẾT CHÍNH XÁC MÌNH CẦN BAO NHIÊU THỜI GIAN *với hiệu suất tối đa khả thi* cho 1 lượng công việc cụ thể.
⇒ Đây chính là "chặn trên" để chống vỡ kế hoạch, bể plan của bạn, để bạn biết rằng khi mình lười, nản, muốn dừng làm thì chắc chắn sẽ không hoàn thành được deadline - QLTG sẽ được dựa trên sự khả thi tốt nhất của bạn (Cũng là 1 phần của câu chuyện Tự nhận thức - Self-awareness)

Ví dụ:
Bạn có thể tối đa 1 ngày đọc 300 trang sách, xem 7 bộ phim, lái xe 150 km, làm việc 14 tiếng, chạy bộ 3 km, nói liên tục 4 tiếng ... là chạm đến giới hạn về tinh thần hoặc thể xác! - Làm cơ sở để Estimate


#5: Can we or should we break our limits?


#3: Quản lý Thời gian - 1 "chân đế" trong Quản trị Cá nhân, rộng hơn là Quản trị Cuộc đời

Rất nhiều người đã từng "chạm" đến khái niệm Quản trị Cuộc đời, gồm có:
- Phát triển bản thân, xây dựng sự nghiệp, các mối quan hệ ...
- Cân bằng cuộc sống và công việc!
- Thời gian dành cho 5 chân đế: Gia đình - Sức khỏe - Bạn bè - Sự nghiệp - Tinh thần (Niềm tin, tâm hồn, tâm linh)
Trong phần này, mình chỉ xét riêng khía cạnh: "Cân bằng trong Cuộc sống"
⇒ Có người cho rằng là rất khó, thậm chí là không thể vừa có cả sự nghiệp thành công lẫn gia đình yên ấm, họ "fix cứng" mindset của mình rằng "Tôi chấp nhận đánh đổi, hy sinh gia đình lấy sự nghiệp trước, sau đó ..." hay "Tôi đi làm về là hết thời gian rồi, rất mệt mỏi và áp lực, tôi không còn thời gian cho gia đình nữa" ...

Tặng các bạn 1 câu nói, hy vọng có thể làm kim chỉ nam chỉ điểm bến mê
Thời gian dành cho sự nghiệp 1 thì tương ứng thời gian dành cho gia đình là 1
⇒ Chúng ta đang đối xử với gia đình với 1 thái độ chưa đúng đắn và chưa đủ lượng cần thiết!?
⇒ 1 ngày chỉ có 24 tiếng, đi làm đã "gần hết" cả ngày, thời gian cho gia đình ở đâu đây???
Đúng, rất đúng, vậy bạn hãy:
- Vứt bớt công việc đi (1 tý thôi cũng được)
- Tránh nhậu nhẹt không cần thiết (vì lý do giải tỏa áp lực căng thẳng sau ca làm - hãy để niềm vui, tiếng cười trong gia đình "giải tỏa" giúp bạn)

- Vứt điện thoại của bạn đi (đừng FB, Zalo, YouTube, TikTok ... nữa) hãy ưu tiên việc tâm sự và lắng nghe câu chuyện của các thành viên trong gia đình hơn mấy đứa "của-nợ-xa-lạ" trên Internet kia đi!!!
- Hạn chế việc nhà, việc không-tên lại, ít thời gian nấu nướng chứ gì, đi ăn tiệm đi, coi như làm mới không khí - hẹn hò luôn, vừa đi chơi vừa tâm sự vừa ăn món ngon vui vẻ!!!

- Đừng cãi nhau vì mấy chuyện linh tinh vô cớ nữa, hãy yêu thương, dịu dàng, tình cảm, vị tha với nhau nhiều hơn!!!
- Đừng thức khuya nữa, hãy đi ngủ sớm cùng nhau để lấy lại năng lượng sau 1 ngày làm việc, cơ thể và tinh thần có khỏe thì mới có "không gian để tìm kiếm và tận hưởng" hạnh phúc gia đình chứ!!!

PS: Bạn dư sức làm được, thường 6-7 giờ tối là bạn tan làm (muộn nhất rồi), bạn vẫn có thể có 4 tiếng mãn nguyện bên gia đình (nếu bạn đơn giản là vứt hết tất cả đống dư thừa khác đi!!!)


#4: Việc Quan Trọng (Important) vs. Việc Khẩn Cấp (Urgent)

⇒ Sự khác biệt giữa khẩn cấpquan trọng là chìa khóa để ưu tiên thời gian và khối lượng công việc của bạn.
#6: Important Urgent matrix

Công việc khẩn cấp: 
⇒ Yêu cầu sự chú ý ngay lập tức của bạn, nhưng bạn có làm ngay hoặc không chưa chắc đã trở thành vấn đề.

Công việc quan trọng: 
⇒ Nếu không làm, chúng có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng cho bạn hoặc người khác.




#7
Theo LTD thì nên dành quỹ thời gian:
 - 60%: Việc Quan Trọng + không Khẩn Cấp
 (Mục tiêu; Mối Quan hệ; Đầu tư; Sức khỏe)

 - 20%: Việc Quan Trọng + Khẩn Cấp
 (Khủng Hoảng; Deadline; Đón con)

 - 20%: Việc không Quan Trọng + Khẩn Cấp
 (VSCN, Ăn ... ⇒ Việc mang tính chất Ủy quyền (Thư ký, Osin ...))

 - 0%: không Quan Trọng + không Khẩn Cấp
 (Nhậu nhẹt, Ăn chơi)


⇒ Việc không Quan Trọng chỉ làm khi coi nó là "phần thưởng" sau khi hoàn thành việc Quan trọng!
⇒ DỒN THỜI GIAN đến MỨC TỐI ĐA!
⇒ Quản lý Thời gian - Là Quản lý khó nhất bởi đây là Quản lý chính mình!

Đến đây ta sẽ nhìn lại câu hỏi đầu bài và tự tìm ra câu trả lời nhé!
- Hạn chế dành thời gian vào các việc ABC, hoặc các thói quen xấu DEF, mà nên tập trung thời gian vào các việc XYZ và các thói quen tốt ...
- Có phải lúc nào cũng "luôn chân luôn tay", kết hợp nhiều công việc 1 lúc, multi-tasking là tốt và cần thiết không?

⇒ Câu trả lời ở đây là không nên, mọi chuyện ở trên đời đều cần có 1 khoảng "hở" để suy nghĩ và phản tỉnh (như lớp nhựa đường giữa 2 tấm bê-tông) để có thời gian kiểm tra lại xem mọi thứ có đang đúng hướng không (nếu như bạn lúc nào cũng "ôm" việc thì lấy đâu ra thời gian để suy tư chứ)
⇒ Điều thứ 2, không ai dám tự tin vỗ ngực rằng mọi chuyện mình làm đang đúng 100% cả, vì vậy cần vừa làm vừa tự feedback, tự đối thoại, suy ngẫm ... với mong muốn có thể phát hiện ra các điểm bất hợp lý, những sai số tiềm ẩn, hay thậm chí là một hướng đi khác có "tiềm năng phát triển" còn tốt hơn!
⇒ Khoảng "hở" này không cần quá nhiều nhưng phải có (chính là câu nói: And make sure you leave time to think!)

PS: Đấy là chủ đề về QLTG thuần túy này "chưa" muốn động vào mảng Chiến lược và Âm mưu, rằng việc "available/busy all the time" rốt cuộc lại không phải là một chuyện tốt! Càng trưởng thành càng nhận ra "quý hồ tinh bất quý hồ đa" trong mọi chuyện! 
(xin hẹn gặp lại trong series về Chiến lược và Âm mưu nhé)

Từ #4 dẫn đến mục #5: Danh sách ưu tiên

#5: Priority list instead of to-do list:
    Danh sách công việc nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên


⇒ Thêm 1 lần nữa: Lập kế hoạch ⇒ Đặt ưu tiên ⇒ Kiểm soát!
⇒ Biết được điều gì là quan trọng hơn điều gì để có thể Ưu tiên nguồn lực và thời gian ^^!

Xem thêm "Chủ nhà trọ của Hana Lexis trả lời về Priority list" - Phần IV) Notes #3


#6: Khả năng tập trung


- Trong 1 thời điểm chỉ tối đa quan tâm được 2 việc
*nếu là việc quan trọng thì chỉ được 1 việc tại 1 thời điểm* (Chỉ có siêu siêu phàm mới được 3 việc cùng lúc)
- Trong mỗi tiếng nếu có thể tập trung hơn được so với người khác, thì đã tăng lượng thời gian sở hữu lên 1 cách tương đối ⇒ Tăng hiệu suất làm việc
- Loại bỏ các kẻ đánh cắp thời gian của bạn - xem thêm: Phần IV) Notes #5

Chút tản mạn:
- Người chuyên nghiệp, doanh nhân thành công là những người Quản lý thời gian ở hàng thượng thừa, họ sẵn sàng thuê nhiều trợ lý để giúp họ quản lý "thời gian của họ" sao cho tối ưu nhất có thể (đặt/hủy lịch hẹn, tạo/nhắc công việc, làm các công việc chân tay/đơn giản ...)
⇒ Đối với họ, thời gian chính là $, tối ưu thời gian chính là đang kiếm tiền!
⇒ Dù họ có làm trong mảng cảm hứng, sáng tạo, nghệ thuật thì người chuyên nghiệp sẽ vẫn quản lý thời gian sao cho hiệu quả nhất có thể!!!
Tạm kết: 1 câu chuyện buồn trong thế hệ trẻ chúng ta ^^!
Mọi chuyện vẫn ổn cho đến 1 ngày tất cả Lý thuyết và Áp dụng của Quản lý Thời gian gặp phải 1 sự đả kích thực sự lớn, đảo lộn nghiêm trọng tất cả những gì chúng ta đã biết và thực hành bấy lâu này, tất cả bỗng dưng sụp đổ và chúng ta nhận ra chúng ta chẳng hiểu gì cả 
- Đó là ngày chúng ta Kết Hôn! (hẹn phân tích thêm ở 1 bài viết khác, do người viết vẫn còn đang độc thân :))


#8: Hết Lý thuyết Kiến thúc rồi đấy ^^! - Hy vọng bạn đã không quá đau đầu ^^!


IV) Notes ^^!


#1: Trải nghiệm đầu tiên là đợt ôn thi Đại Học (khối A - 2010)


(Trước đó mình có thể 1 ngày làm hết nửa cuốn sách Toán giáo khoa, nhưng việc cố tình làm nhanh đến vậy chỉ là vì thích và thấy nó không có khó khăn gì, làm xong có khi lại đi chơi, hoặc làm tẹo sách nâng cao thôi, chưa hề có bất kì 1 ý niệm gì về Thời gian - Kế hoạch - Mục tiêu - Quản lý cả)

⇒ Bối cảnh của cuộc đua ôn thi Đại Học của học sinh lớp 12 sẽ như thế này:
- Bắt đầu từ hè cuối năm lớp 11 (cách ngày thi khoảng 1 năm)
- Tháng 2,3 sẽ phải hòm hòm kiến thức 3 môn để thi thử Đại học lần 1 (70-80% nội dung kiến thức của 3 môn trong 4-5 tháng, riêng Hóa còn phải cày lại từ lớp 8, thử dần làm đề)
- Tháng 5 sẽ phải khá ổn đến rất ổn để thi thử Đại học lần 2 với kì vọng điểm cao nhất có thể.
- 2 tháng cuối sẽ dành để Ôn luyện - Tổng hợp làm đề, rèn và chuẩn bị Tâm lý!

Tản mạn thêm 1 chút tips, tricks:

*Câu chuyện 1: Chỉ có 2 ngày để ôn lại 1 phần kiến thức nào đó, mà tài liệu liên quan lại đang quá nhiều??? Có thể tốn 7-8 ngày mới xong cơ???
⇒ Tìm ra điểm chung của toàn bộ đống tài liệu kia - Mô hình hóa! (chúng sẽ đều có phần kiến thức theo chương chính của SGK, có kiến thức cơ bản, nâng cao và bài tập)
⇒ Hãy làm nhanh nhất, tổng quan nhất, hệ thống nhất có thể lượng tài liệu kia và kết thúc trong 2 ngày (mặc kệ phần còn lại nếu thấy không quá hay ho và nhiều điều mới mẻ - Có mùi của quy luật 80/20 ở đây)

*Câu chuyện 2: Bài thi trắc nghiệm có 50 câu giới hạn trong 90 phút, làm sao để vượt qua khi số lượng tính toán là rất lớn?
⇒ Bấm máy tính nhanh hơn 1-2 giây, bấm không cần nhìn màn hình, note nhanh hơn 1-2 giây, suy nghĩ nhanh hơn 1-2 giây, ngay cả việc dễ làm trước (tức là nhìn vào 1 câu biết ngay cách làm và làm luôn) mà bất cần tuân theo thứ tự gì ... lại chính là chìa khóa!!!
⇒ Thường mọi người lại không hay để ý các chi tiết nho nhỏ xinh xinh như này, bấm máy tính rờ rệt, vừa nhìn bàn phím vừa bấm, viết nháp chậm, cố viết ở 1 mẩu giấy xấu bẩn và gần hết khoảng trắng (vứt và dùng tờ mới ngay - để làm thoáng đãng tư duy!)


#2: Ngày nay với sự lên ngôi của Mạng xã hội, YouTube ... bạn sẽ thấy nhan nhản các bài viết cùng màu

- 5/7/9 ... cách/mẹo/tips ... (phải biết/hay/thú vị/cần thiết) ... để tiết kiệm/tận dụng/sử dụng hiệu quả thời gian ... ở nhà/công ty/khi rảnh/khi chờ tàu xe ...
⇒ Bạn có thấy quá quen tai không? Mấy cái kiểu bài này hơi vô dụng - Mình sẽ viết riêng 1 bài để phân tích kiểu "hành văn" này!

Riêng câu chuyện về YouTube: 
Các KOLs hoặc bất kể ai đó có thể quay 1 video 15-20 phút để nói 1 dàn bài mà bạn chỉ cần đọc tóm tắt trong 1 phút, hoặc nếu notes lại nội dung chính của video thì sẽ thấy thông tin rất đơn giản, không có gì quá cao siêu hay đặc sắc cả, về cách mà họ dùng thời gian, nhưng mục đích chỉ là để làm videos, tán gẫu trên kênh của họ thôi (Nội dung khó thì lại kén người xem, không đại trà ...)

⇒ Và 1 câu hỏi cho các bạn YouTube kia, các bạn tự đánh giá sản phẩm video của mình ngoài cái hiệu ứng về mặt hình ảnh thì nó có giá trị "nhiều" không? "nhiều" đến đâu hay thực sự chỉ là 1 buổi nói chuyện tán dóc vui vẻ ^^!
⇒ Vậy có tốn thời gian của bạn để xem chúng không? (nếu không phải vì mục đích thuần giải trí!)

#3: Chủ nhà trọ của Hana Lexis trả lời về Priority list


#9

⇒ Điều kì lạ ở đây là Ý tưởng lớn gặp nhau, về phía mình cũng phát hiện ra khái niệm Priority list, mô hình hóa và [code] thành hẳn 1 chức năng để hỗ trợ việc keep track everything 
(trong đầu mình luôn có sự hiện diện của 30-35 loại việc phải/cần/muốn làm khác nhau @@)
Trong khi đó bác chủ nhà chỉ cần dùng ngôn ngữ bình dân, trả lời như đang tâm sự chuyện trò 5-6 câu mà đã đạt được hiệu quả tương tự!
⇒ Để mới thấy khi 1 con người đã thấu hiểu đạo lý ở trên đời, bất kể Đông Tây Kim Cổ, mọi lý thuyết đều chung điểm gốc (Vạn Đạo đồng quy), họ chỉ dùng những từ ngữ rất đơn giản những có thể thuyết giảng được rất nhiều bài học quan trọng trong cuộc sống!
(Chủ yếu là Khoa Học Xã Hội, không xét các chủ điểm Khoa học Kĩ thuật hay Chuyên môn Hàn lâm)

The ideas here is that you will not do a to-do list or a check-up list, but a priority list!
You can’t get it all done, why stress over it? Just get what you can, make sure you’re doing the most important things every day. And don’t worry about the rest because your days get filled up with so many things to do. And so that’s why you keep the priority list. A list of things that need to be done today. And you do the top ones, if the bottom one rises to be important, you can have time for them. 
PS: And make sure you leave time to think ^^!

Ý tưởng ở đây là bạn sẽ thực hiện Danh sách ưu tiên thay vì danh sách công việc được liệt kê truyên thống!
Bạn không thể hoàn thành tất cả chúng, vậy sao phải stress làm gì? Hãy làm những gì bạn có thể, đảm bảo rằng bạn đang làm những chuyện quan trọng nhất mỗi ngày! Và đừng lo lắng về phần còn lại, bởi vì mỗi ngày sẽ đều có rất nhiều chuyện xảy ra. Đó là lý do mà bạn cần giữ 1 danh sách ưu tiên - danh sách những chuyện cần phải hoàn thành hôm nay. Và bạn làm các việc ở phía trên (quan trọng nhất), nếu các việc ở bên dưới trở nên quan trọng, bạn sẽ có thời gian cho chúng (vào các ngày sau)
PS: Và chắc chắn rằng bạn vẫn còn có thời gian để suy nghĩ!

#4: Những mẹo nhỏ liệu cho giúp Sử dụng Thời gian tốt hơn

- Quản lý Thời gian không phải là cố chạy nhanh nhất có thể, mà phải biết được "hướng đúng" để chạy.
- Rút ngắn thời gian tại mỗi khâu thao tác đơn lẻ 
(gõ phím/viết/note/đi lại/làm việc nhà ... nhanh hơn và nhanh hơn nữa)
- Cải thiện hiệu suất làm việc liên tục là chìa khóa
⇒ Tìm ra cách làm nhanh và hiệu quả hơn!

#5: 1 số kiến thức vui

Vui ở cách chơi chữ chứ nội dung chính đã nằm sẵn trong bài

*~*~*

a) Phương pháp 4D: Do – Dump – Delegate – Defer (chính là Important Urgent matrix ở trên)
#10

b) Phương pháp POSEC
Prioritize (Ưu tiên)
⇒ Thời gian của bạn và định nghĩa cuộc sống của bạn bằng mục tiêu.
Organize (Tổ chức)
⇒ Những điều bạn cần hoàn thành thường xuyên để thành công (gia đình và tài chính)
Treamline (Sắp xếp)
⇒ Những thứ mà bạn có thể không muốn làm, nhưng phải làm (làm việc và làm việc nhà)
Economize (Tiết kiệm)
⇒ Điều bạn nên làm hoặc thậm chí thích làm, nhưng nó không thúc ép khẩn cấp (trò giải trí và giao tiếp xã hội)
Contribute (Đóng góp)
⇒ Chú ý đến những số còn lại, thứ tạo nên sự khác biệt (nghĩa vụ xã hội)

c) Phương pháp 5A:
- Aware (Nhận biết)
⇒ Xác định, đề ra mục tiêu,cách thức sử dụng thời gian, thói quen, tác phong, giao tiếp và trách nhiệm công việc của bạn
- Analyse (Phân tích điều cần làm)
⇒ Để xác định những điều đang làm hay/dở/tốn thời gian để tìm ra cách cải thiện!
- Attack (Ăn cắp thời gian)
⇒ Loại bỏ kẻ ăn cắp thời gian của mình (Notification điện thoại, tiếng ồn gần cửa ra vào ...)
- Assign (Phân bổ) Lập thứ tự (định kỳ) ưu tiên cho công việc
- Arrange (Sắp xếp) Hoàn thiện kỹ năng, lập kế hoạch

d) Phương pháp SMART cho việc đặt mục tiêu
- S: Specific: Mục tiêu cụ thể, rõ ràng và bởi vì được xác định đúng đắn ngay từ đầu, bạn biết sẽ cần phải làm gì để đạt được chúng.
- M: Measurable: Mục tiêu phải có khả năng đo lường, cho phép bạn theo dõi kết quả và quyết định xem bạn đã đạt được mục tiêu chưa.
- A: Attainable: Có thể đạt được. Không ai lại kiên trì thực hiện một danh mục 30 công việc nhưng có đến 20 công việc không hoàn thành được. Mục tiêu của bạn phải đảm bảo vừa nằm trong khả năng nhưng cũng cần một chút thách thức để thúc đẩy bản thân cố gắng hết sức.
- R: Relevant: Các mục tiêu phải liên quan hoặc tác động trực tiếp đến cuộc sống và sự nghiệp của bạn. Việc tạo ra thay đổi tích cực khi đạt được mục tiêu chính là động lực để bạn luôn nỗ lực hành động.
- T: Time-bound: Chia nhỏ các mục tiêu và giới hạn thời gian giúp bạn tổ chức công việc tốt và mang lại cảm giác cấp bách để tập trung hơn vào công việc.

e) Phương pháp quản lý thời gian: Pomodoro
- Quy trình làm 25 phút, nghỉ 5 phút (nghỉ ngơi thực sự: nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, mát xa, thiền ... tuyệt đối tránh mọi thứ liên quan tới Internet, Facebook... vì tuy chúng có thể sẽ kích thích sự hưng phấn của bạn, song bản chất vẫn làm bộ não thêm mệt mỏi)
- Chỉ tập trung làm 1 việc duy nhất với 100% thời gian đã định
- Nếu công việc xong trước khi Pomodoro kết thúc, bạn cần dùng thời gian còn lại để kiểm tra và tối ưu hóa công việc cho đến hết Pomodoro đó

Link tham khảo ^^!
http://quantri.vn/ask/details/410-quan-tri-thoi-gian
https://resources.base.vn/productivity/quan-ly-thoi-gian-trong-doanh-nghiep-547


#11: Chào tạm biệt các bạn ^^!

Wow, cuối cùng cũng viết xong, các bạn đã thấy đủ dài chưa nhỉ ^^! Ai mà đọc hết được bài này thì tớ cám ơn rất nhiều ạ ^^!

Phan Phan ^^!

.
37
2464 lượt xem
37
11
11 bình luận