Project Manager là gì? 4 quy tắc để quản lý dự án mang tên “cuộc đời”

Project Manager là vị trí đóng vai trò quan trọng trong một dự án. Để trở thành một Project Manager, bạn cần có một số kỹ năng để xử lý công việc đạt hiệu quả cao. Những kỹ năng này không chỉ mang ý nghĩa trong quá trình phát triển sự nghiệp, biết cách ứng dụng, bạn sẽ học được cách quản lý dự án mang tên “cuộc đời”. 

Project Manager (PM) là người chịu trách nhiệm hoàn thành mục tiêu được đặt ra khi bắt đầu dự án. Trước khi bắt đầu công việc, người quản lý phải xác định: 

Mục tiêu đạt được sau khi hoàn thành dự án. Thời gian triển khai dự án. Chi phí cần sử dụng để phát triển dự án.Số lượng nhân sự để triển khai dự án.Trang thiết bị, phương tiện cần sử dụng. Tài liệu tham khảo, thông tin liên quan đến dự án. 

Thông qua đó, Project Manager sẽ lên kế hoạch, phân công công việc cho các thành viên trong nhóm và bắt đầu thực hiện, giám sát theo giai đoạn, hoàn thành mục tiêu. Họ là người chịu trách nhiệm cao nhất cho thành công hay thất bại của nhóm.

Những công việc thường ngày của một Project Manager phải đảm bảo tính bao quát, theo dõi được tiến trình công việc hằng ngày. Họ có khối lượng công việc “khổng lồ” cần nhớ và cần đảm bảo tính chính xác cao như:

Xây dựng kế hoạch cho dự án.Theo dõi tiến độ hoàn thành công việc theo ngày, theo giai đoạn. Báo cáo tình trạng công việc với các bên liên quan. Trao đổi với nhân sự trong dự án, đưa ra đánh giá và nhận xét để nâng cao chất lượng công việc. Xử lý các tình huống phát sinh. Thống kê các vấn đề phát sinh để rút kinh nghiệm cho các bước/dự án tiếp theo.

Không chỉ đòi hỏi kiến thức chuyên môn, một Project Manager giỏi cần có nhiều hơn thế. Những kỹ năng cần có để phát triển cho vị trí quản lý dự án bao gồm:

Khi làm việc với vai trò của một Project Manager, bạn phải làm việc với rất nhiều đối tượng: thành viên trong nhóm, các phòng ban khác, khách hàng, cấp trên,… Hầu hết các dự án đều có sự liên kết với rất nhiều bên liên quan, bạn phải trao đổi thông tin với họ để làm việc thực sự hiệu quả. 

Chính vì vậy, kỹ năng giao tiếp là kỹ năng quan trọng cần có nếu muốn trở thành một Project Manager giỏi. Để công việc trôi chảy, bạn cần đảm bảo mọi người đều đang thống nhất với nhau về cách làm việc và giải quyết vấn đề. 

Tuy nhiên, để làm được điều này không hề đơn giản. Bạn cần có sự điều chỉnh về cách tiếp cận, trao đổi thông tin phù hợp cho từng nhóm đối tượng. Theo báo cáo từ Pulse Of The Profession năm 2018, giao tiếp kém là nguyên do dẫn đến thất bại của 29% dự án. 

Muốn phát triển kỹ năng này, bạn phải học được cách lắng nghe. Bạn cần hiểu mong muốn của các bên liên quan, kết nối thông tin và trao đổi với họ để tạo sự thống nhất về ý chí, mục tiêu cuối cùng của dự án. Không chỉ vậy, hãy đưa ra quan điểm và phản hồi với cấp trên cũng như thành viên trong nhóm để mỗi bên đều có sự điều chỉnh tương ứng. 

Project Manager cần biết cách tổ chức và quản lý công việc. Đây chính là yếu tố tạo nên sự “gọn gàng” trong công việc. Điều này có nghĩa là, bạn phải biết cách lập kế hoạch, quản lý thời gian, biết cách phân công nhân sự “đúng người – đúng thời điểm”. Ngoài ra, bạn phải nắm được tiến trình công việc của các thành viên trong nhóm.

Bên cạnh đó, bạn cần hoàn thành công việc theo cách tốt nhất. Xử lý mọi thứ ổn thỏa, đạt được kết quả như ý, giảm tối đa rủi ro và sai sót không đáng có. Dự trù những tình huống xấu có thể xảy ra giúp bạn kiểm soát và có phương án xử lý kịp thời. Đây chính là yếu tố tạo nên sự “chỉn chu” trong công việc.

Để làm được điều đó, một số Project Manager đã sử dụng thêm ứng dụng để quản lý công việc. Cách quản lý thông minh thông qua ứng dụng trực tuyến giúp giảm tải áp lực trong công việc hiệu quả. 

Project Manager cũng là người biết cách truyền cảm hứng, lên tinh thần cho các thành viên trong nhóm. Nhưng họ cũng phải có sự nghiêm khắc để duy trì tính kỷ luật trong quá trình làm việc. Đồng thời, người “chỉ huy” cần biết điểm mạnh, điểm yếu của các thành viên trong nhóm để phát huy năng lực cá nhân mỗi người tốt nhất. 

Khi trở thành một Project Manager, có rất nhiều tình huống khiến bạn cảm thấy áp lực. Dự án sắp đến giai đoạn kết thúc nhưng phát hiện một “lỗi” khó có thể khắc phục? Thời hạn bàn giao đã đến nhưng chỉ mới hoàn thành ⅔ công việc? Nhìn chung, rất nhiều tình huống khiến một người quản lý nhóm rơi vào trạng thái căng thẳng. 

Vì vậy, giữ được bình tĩnh trong những tình huống này chính là kỹ năng cần thiết của một Project Manager. Hãy suy nghĩ tích cực, cùng với các thành viên thảo luận để tìm ra giải pháp tốt nhất. Rất nhiều Project Manager dù áp lực lớn vẫn có thể work-life balance (cân bằng giữa công việc và cuộc sống) và chúng tôi tin rằng, bạn cũng vậy.

Những kỹ năng kể trên không những áp dụng được trong công việc, mà còn có thể áp dụng vào cuộc sống. Hãy thử áp dụng những quy tắc dưới đây để quản lý dự án mang tên “cuộc đời” của mình.

Mỗi chủ nhật cuối tuần, hãy dành ra ít nhất 15 phút để lên kế hoạch cho tuần tiếp theo. Hãy ghi chú những điều cần làm trong sổ tay hoặc sử dụng Notion để quản lý thời gian. Việc này sẽ giúp bạn liệt kê đầy đủ các đầu công việc, phân định mức độ ưu tiên của các nhiệm vụ, từ đó làm việc hiệu quả hơn. Bên cạnh đó, việc ghi chú công việc còn giúp bạn giảm nguy cơ quên sự kiện đặc biệt (sinh nhật người thân/bạn bè, đăng ký khóa học, lịch hẹn,…). 

Bạn có thể lên thời gian biểu theo ngày. Mỗi ngày xác định thời gian cho: công việc, giải trí, dọn dẹp/vệ sinh cá nhân, học tập,… Khi đó, bạn sẽ quản lý và sử dụng thời gian hiệu quả.

Hãy tự đặt ra những nguyên tắc về việc sử dụng thời gian và tuân thủ chúng. Nghiêm khắc với bản thân, bạn sẽ nhận được “quả ngọt” sau một thời gian áp dụng.

Chẳng hạn, bạn đưa ra nguyên tắc phải luyện tập thể dục mỗi ngày ít nhất 30 phút. Dù ngày nắng hay mưa, dù phòng gym có đóng cửa, bạn cũng phải cam kết với nguyên tắc này của mình.

Hoặc bạn đặt ra nguyên tắc phải đi ngủ lúc 12h đêm, thì hãy cố gắng hoàn thành tất cả các công việc trong ngày vào lúc 11h đêm để có thể ngủ đúng giờ.

Càng cụ thể và chi tiết hóa công việc, bạn càng dễ dàng đạt được mục tiêu. Thay vì đưa ra mục tiêu chung chung như “nói được tiếng Hàn Quốc”. Bạn có thể đưa ra mục tiêu: mỗi ngày học tiếng Hàn 30 phút, giao tiếp được với người Hàn, đạt TOPIK 2 sau 1 năm. Mục tiêu càng rõ ràng, bạn càng dễ đo lường tiến độ & có động lực hơn để hoàn thành.

Công nghệ phát triển, bạn hoàn toàn có quyền sử dụng sự trợ giúp từ chúng để làm việc hiệu quả hơn. Bạn có thể sử dụng các app quản lý tài chính cá nhân để theo dõi chi tiêu. Hoặc sử dụng các ứng dụng ghi chép như Notion để quản lý các đầu công việc, theo dõi và làm việc có hiệu quả hơn.

Project Manager là vị trí đòi hỏi nhiều kỹ năng ngoài kiến thức chuyên môn. Tuy nhiên, trong cuộc sống, chúng ta đều là những “Project Manager” cho cuộc đời mình. Càng thành thạo nhiều kỹ năng, càng trau dồi bản thân liên tục, chúng ta sẽ có thể “quản lý” được chính mình và quyết định được tương lai.