Phỏng vấn ứng viên như thế nào cho hiệu quả?

[Series: Bạn làm Nhân Sự]

Sau khóa chuyên sâu về kỹ năng phỏng vấn cộng với kinh nghiệm thực tế hằng ngày, mình muốn chia sẻ một số lưu ý để chuẩn bị khi đóng vai là người phỏng vấn cũng như để buổi phỏng vấn đạt hiệu quả nhất dành cho những bạn mới vào nghề nhen. 

Nếu bạn chưa phỏng vấn 1 ngày 6 ứng viên (UV) và lập lại hằng ngày với tần suất này, thì ít nhiều cũng sẽ khớp nhẹ khi vào phỏng vấn các bạn ứng viên. Hãy hít một hơi thật sâu và cùng mình chuẩn bị cho buổi phỏng vấn nào.

Làm sao nắm được kiến thức vị trí đang tuyển? Mình xin phép bỏ qua những vị trị bạn tuyển cho team mình vì nó "dễ ẹc", mình sẽ tập trung khai thác về những vị trí technical hoặc ngoài chuyên môn của bạn. Nằm lòng Job Description (JD) của vị trí này, học thuộc càng tốt rồi hẳn đi phỏng vấn nha. Hãy biết những từ ngữ chuyên ngành của vị trí đó, càng nhiều càng tốt. Không phải để bạn khua môi múa mép trong buổi phỏng vấn mà là để bạn hiểu ứng viên đang "chém" cái gì và ghi chép lại keyword để có thể bóc tách tiếp. 

Bạn cần liệt kê rõ ràng những yêu cầu về năng lực mà vị trí đang tìm kiếm để từ đó thiết kế 1 bảng câu hỏi, sẵn nhưng linh động để dành hỏi ứng viên. Bảng câu hỏi được thiết kế dựa trên mô tả công việc và yêu cầu năng lực sẽ giúp bạn:

- Luôn tỉnh táo để không bị ứng viên dắt đi lạc trong câu chuyện của họ và không có được thông tin xác nhận mà bạn muốn. 

- Tạo được một bảng câu hỏi chung để phỏng vấn toàn bộ ứng viên, từ đó dễ so sánh đánh giá ứng viên hơn.  

Nếu chưa quen, bạn có thể đem laptop vào phỏng vấn, vừa trông chuyên nghiệp vừa có thể ngó trộm lúc bạn quên cần hỏi gì nhé. Một lưu ý nhỏ rằng, nếu bạn đã đưa ra những câu hỏi để kiểm tra năng lực mà bạn liệt kê, hãy theo nó để tránh hỏi 1 hồi rồi không thu thập được điều bạn muốn. Luôn nhớ rằng, bạn hỏi câu đó để đạt được điều gì. 

S: Situation - tình huống

T: Tasks - Nhiệm vụ 

A: Actions - Hành động 

R: Results - kết quả

Vì sao mình luôn ưu tiên các câu hỏi hành vi - Behavioral Interview thay vì mình lựa chọn các kiểu câu hỏi như Situational Interview, Traditional Interview, Stress Interview, bla bla bla. Cái này mình sẽ viết một bài riêng để chia sẻ cụ thể hơn về lợi/hại của từng dạng phỏng vấn nha. 

Một lưu ý khi các bạn phỏng vấn là nên giữ thái độ điềm tĩnh có thể cười hoặc không, nhưng tránh thể hiện thái độ khinh khi, cười nhếch mép hoặc thiếu tôn trọng với ứng viên dù là bạn biết rằng họ đang nói "sai sai". Mục đích của bạn là tìm được ứng viên có năng lực phù hợp với yêu cầu của vị trí này, chứ không phải là làm ứng viên cảm thấy khó chịu và cố chứng mình rằng bạn biết tuốt ứng viên đang nói sai lệch sự thật đôi chút. Bạn sẽ đánh mất hình ảnh của trước hết là chính bạn và công ty đấy. 

Bạn có thể hỏi về tổng thế câu chuyện để biết mô hình câu chuyện đó là như thế nào, ghi chép những điểm mấu chốt trong mô hình này. Có thể hỏi lại một điểm nào đó từ phần đầu câu chuyện để ứng viên kể một cách chi tiết hơn và việc của bạn là ghi chép nhanh những năng lực mà bạn nghe được. Luôn lắng nghe trước và hỏi đào sâu hơn sau đó là ghi chép lại. Việc ghi chép và hỏi xoay đi xoay lại 1 câu chuyện theo nhiều hướng sẽ giúp bạn so sánh được độ thống nhất trong lời nói của ứng viên, đồng thời có thời gian để tìm hiểu sâu hơn về thông tin ứng viên cung cấp cũng như năng lực bạn đang tìm kiếm từ ứng viên dựa theo quy tắc tìm bằng chứng. 

L: Listen - tập trung lắng nghe

A: Acknowledge - thể hiện bạn đang lắng nghe, và khuyến khích ứng viên nói 

C: Check - kiểm tra mức độ hiểu của bản thân bằng cách lập lại tóm tắt ý của ứng viên 

E: Enquire - hỏi thêm thông tin, ý kiến

Một lưu ý khi phỏng vấn rằng, bạn hãy đảm bảo bản thân chỉ đặt câu hỏi, lắng nghe và ghi lại trong buổi phỏng vấn. Tránh những câu hỏi mang tính dẫn dắt, thể hiện được bạn đang hài lòng hoặc không với câu trả lời của ứng viên. Luôn nhớ quy tắc 2-8: bạn hỏi 2 phần, ứng viên trả lời 8 phần. 

Tạm thời là vậy nhé. Mình sẽ quay lại trong các bài tiếp theo về kỹ năng phỏng vấn chuyên sâu. Cảm ơn mọi người đã quan tâm.