Note.65✤Book.156✤7/2021: Quản lý thời gian

Thật lạ lùng! Buổi sáng, bạn thức dậy, thì này, túi bạn đã đầy 24 giờ trong cái chuỗi thời gian của đời bạn. Hai mươi bốn giờ đó là của bạn đấy, không có của cải nào quý hơn. Xin bạn nhớ; không ai cướp được bảo vật đó của bạn. Không ăn cắp nó được. Mà cũng không ai lãnh nó nhiều hơn hoặc ít hơn bạn. Thật là một chế độ dân-chủ lý-tưởng. Trong cái xứ sở của thời-gian, giàu nghèo cũng như nhau, khôn dại cũng như nhau. Thiên-tài cũng không được hưởng thêm, dù chỉ là một giờ mỗi ngày. Và cũng không có hình phạt. Bạn phung-phí thời giờ quí báu của bạn ra sao tuỳ ý, sự tiếp tế cũng không vì vậy mà ngưng lại. Không có một vị thần linh nào bảo: “Người này hoặc là điên, hoặc có óc nô lệ. y không đáng được tiếp tế thời gian, phải khoá công tơ lại cắt thời gian của y đi”. Bạn phải sống với số thời gian là 24 giờ một ngày. Bạn phải dùng thời gian đó để tạo sức khoẻ, lạc thú, tiền bạc, danh vọng và tu luyện tâm hồn. Dùng thời gian đó cho hợp lý, cho hiệu quả là vấn đề khẩn cấp nhất. vạn sự đều tuỳ thuộc vấn đề đó cả. Hạnh phúc của bạn - cái vật quý ta cố nắm chặt mà nó vãn cứ thoát được ấy - cũng tuỳ thuộc vấn đề đó.

Tôi tưởng tượng rằng phần đông những người có óc tò mò tìm hiểu đều hướng đến văn chương. Họ ưa đọc sách. Nhưng tôi nhấn mạnh rằng văn chương không bao gồm hết khu vực hiểu biết của loài người. Và có thể thoả mãn lòng khao khát hiểu biết của ta mà không cần đến văn chương. Trong một chương sau, tôi sẽ xét những cách thoả mãn khát vọng đó. Ở đây tôi chỉ muốn nhắc các bạn bẩm sinh không yêu văn rằng khôngphải chỉ có văn chương là nguồn độc nhất để hiểu biết.

Báo sản xuất rất mau là để cho mình đọc mau. Trong chương trình hàng ngày, tôi không dự tính thời giờ đọc báo. Lúc nào có dư thời giờ thì tôi
sẽ đọc. Nhưng quả là tôi có đọc, chứ không phải là không. Tôi không thể có cái ý cung cấp cho công việc đó ba bốn chục phút liên tiếp vô cùng tĩnh mịch. Tôi nói vô cùng tĩnh mịch, vì có chỗ nào mà lòng ta được trầm mặc hơn là trong một toa xe đầy những ông đương yên lặng hút thuốc? Không! Tôi không thể để bạn vung vãi những viên ngọc thời gian vô giá như các ông Hoàng phương Đông được. Về thời gian, bạn không phải là Hoàng đế Ba Tư mà! Xin phép bạn cho tôi trân trọng nhắc bạn rằng bạn không có nhiều thời gian hơn tôi. Vậy nhất định không được đọc báo trên xe! 

Học không phải là để thông hiểu văn chương, biết nghệ thuật hoặc một môn học nào khác, mà là để tự biết mình. Hỡi người đời, anh phải tự biết anh.

Elsa Maxwell, lúc nào cũng hăng hái vui sống, một hôm bảo: “Buổi sáng, ra khỏi giường, tôi không thấy khó khăn một chút gì cả, mặc dầu là tôi mới chợp mắt được một chút, vì đối với tôi, mỗi ngày là một cuộc phát kiến mới, và sáng nào tôi cũng tỉnh dậy, vui như một em nhỏ buổi sáng Noel. Hồi nhỏ, nghĩ tới sắp được đi đâu chơi hoặc sắp tới một ngày lễ, thì ta đã mừng rỡ hăm hở từ mấy ngày trước rồi. Tôi cho rằng lớn lên, tâm trạng đó vẫn không thay đổi. Cái vui tìm được cái gì mới trong tương lai, cái vui đó lớn tuổi rồi cũng không giảm. Buổi sáng có tâm trạng như vậy thì tránh được những “ý tưởng hắc ám”, những niềm thất vọng nó đầu độc suốt một ngày hôm đó, làm cho việc gì cũng hóa khó”.

Chiếc giường để làm việc Huân tước Winston Churchill đã từ lâu áp dụng một phương pháp như vậy. Trước kia ông thức dậy hồi sáu giờ nhưng bây giờ tám giờ người ta mới vào phòng ông, luồn hai chiếc gối lớn dưới lưng ông rồi đặt trên giường ông một núi báo chí thuộc mọi khuynh hướng từ bốn phương gởi lại từ khắp nước Anh và cả khắp thế giới. Tới chín giờ, có đệ nhất thư ký vô ghi chép văn thư và lời ông dặn, và huân tước Winston nằm ở giường tới 12 giờ trưa. Một hôm một người phụ tá của ông bảo: “Thủ trưởng luôn luôn cho rằng chỉ có ngốc mới đứng khi có thể ngồi được, và ngồi khi có thể nằm được”. Huân tước Winston nằm ở giường mà tiếp cả những nhà ngoại giao như đại sứ Huê Kỳ, vì ông cho rằng như vậy hợp với sức khỏe của ông và làm cho ông đỡ mất ít nhất là hai giờ mỗi ngày. Mà nhiều tập hồi ký của ông cũng do ông nằm ở giường đọc cho người ta chép.

Tổng thống Eisenhower có thể tắm, cạo râu, bận quần áo trong không đầy hai mươiphút. Ông đã tập được một cách trong suốt cuộc đời quân nhân của ông, bây giờ cách đó đã thành một thói quen.

1- Tối hôm trước quyết định hôm sau sẽ bận bộ nào. Nếu thời tiết thay đổi thình lình, thì dự định đó hôm sau phải bỏ dĩ nhiên rồi, nhưng trường hợp đó cũng ít khi xảy ra và có xảy ra thì chỉ cần quyết định lại cho thật mau.

2- Đặt ở tầm tay tất cả những đồ cần dùng trong ngày. Ở trường võ bị West Point, sinh viên phải đặt mỗi vật thường dùng vào một chỗ nhất định, nếu không sẽ bị phạt. Eisenhower suốt đời áp dụng quy tắc đó.

Ông giám đốc tờ This week magazine, một tạp chí có định kỳ số in lớn nhất thế giới, bảo tôi: khi có một ý nào hiện trong óc ông về một việc gì phải làm thì ông nên ghi lại tức thì đi, như vậy sau khỏi mất thì giờ nhớ lại xem mình phải làm gì. Rồi cứ cách một thời gian đều đều, ông nên coi lại những lời ghi đó, sắp đặt lại, theo một thứ tự đại khái nào đó. Đó cũng là một cách tiết kiệm thời giờ nữa, vì như vậy ông có thể tổ chức công việc của ông theo một thứ tự hợp lý được. Nếu ông có gia đình thì cách đó rất tốt để nhắc nhở bà nhà nhớ làm cho ông công việc ông đã nhờ cậy. Ông khỏi phải nặn óc tự hỏi: mình còn phải làm công việc gì đây… mà quên bẵng mất rồi

Bernard Baruch, một nhân vật đóng vai trò quan trọng trên chính trường Mỹ theo cách thứ nhì. Ông ta bảo: “Tôi chỉ làm một việc thôi, xong rồi mới qua việc khác. Tôi tự xét không thể làm một lúc hai việc được. Nhưng có người làm hai việc một lúc, thật tài tình. Tôi cho rằng phải có nghị lực lắm mới không bỏ dở một việc khó làm. Và khi đã có nghị lực tập được thói quen làm cho xong đừng bỏ dở một công việc khó khăn thì ta nhận thấy rằng thói quen đó đỡ phí sức và thì giờ của ta nhiều lắm”.

Giáo sĩ Do Thái J. Schachtel, tác giả cuốn Nghệ thuật hưởng đời, một cuốn rất được hoan nghênh ở Mỹ, cũng chủ trương như vậy. Ông bảo: “Về phương diện tiết kiệm thì giờ, phương pháp hợp lý nhất là chỉ làm một việc một lúc thôi. Cách đó cần có một thời khắc biểu lập thật kỹ và một nghị lực tinh thần rất cao. Vì biết tập trung tinh thần là một nghệ thuật không dễ đâu.”

Một nhà giải phẫu nổi danh đã diễn tả đúng ý đó về phương diện y học. Ông ta bảo tôi đại ý như sau: “Ta càng liên tục gắng sức hướng về một mục đích đã định sẵn thì sức làm việc cùng hiệu năng của ta càng tăng lên. Rất ít người làm việc quá mà đau. Sức ta suy tổn vì ta lo lắng cả ngàn chuyện, vì có những vấn đề không giải quyết được, cứ phải hoãn lại hoài.”

Cựu Tổng thống Eisenhower là một trong những người tin phương pháp kể trên nhất. Mới rồi ông đã tuyên bố với người bạn thân: “Sở dĩ tôi làm nổi trách nhiệm ở tòa Bạch Ốc là vì tôi không bao giờ làm hai việc một lúc, không để cho óc tôi bị quấy rối vì các việc khác ngoài các việc tôi đang làm”. Và viên giám đốc phòng báo chí phủ Tổng thống nói thêm: “Tổng thống làm việc theo nhịp điệu ít ai theo kịp. Ông đọc chỉ thị rất mau và nếu có thể được thì ông quyết định liền. Không bao giờ trên bàn giấy ông còn có những giấy tờ, hồ sơ về những việc hômtrước. Thư từ tới, ông hồi âm ngay và có việc gì gấp thì ông giải quyết ngay chứ không để sáng hôm sau.”

“Tổng thống buộc rằng trình vấn đề nào với ông thì phải trình cho rõ ràng, vắn tắt chứ không nói loanh quanh. Ông tổ chức thời khóa biểu, gom hầu hết các cuộc hội kiến vào buổi sáng, để buổi chiều làm một mạch những việc khó khăn mà không phải ngưng lại. Cũng như mọi người hoạt động, ông tiết kiệm từng phút”.

Ông giám đốc một hãng tìm việc nọ có danh ở Mỹ dùng một phương pháp trái hẳn. Ông ta bảo: “Sự đơn điệu tai hại lắm. Làm việc cũng như chạy bộ vậy: tiết điệu phải tùy con đường dài hay ngắn. Nhưng dù làm việc nhiều hay chậm thì theo tôi, quy tắc này cũng có giá trị tuyệt đối: Sau ba giờ gắng sức phải đổi công việc độ mười phút cho đỡ chán. Sau bốn giờ làm việc thì ngưng công việc đó lại trong mười phút. Tôi bảo phải thay đổi công việc, chứ không phải là ngưng nó hẳn, bỏ dở nó. Thay đổi công việc thì kết quả cũng như nghỉ ngơi mà không phải hoàn toàn bỏ phí thì giờ.”

Tôi biết một nhà văn đồng thời viết ba cuốn sách. Khi nào nguồn hứng cạn thì ông bỏ cuốn đương viết mà viết tiếp cuốn khác. Và do kinh nghiệm ông thấy rằng viết ba cuốn cùng một lúc, như vậy lại mau hơn là viết xong cuốn này mới tới cuốn kia.

“digest” Giới doanh nghiệp thường bận việc quá, ít ai có thì giờ đọc hết các sách báo cần đọc để cải thiện nghê nghiệp; nhất là về y khoa, khó mà theo dõi cho kịp các cuộc nghiên cứu, phát minh ở khắp thế giới được. Vì vậy, một nhóm y sĩ ở California xuất bản một tuần báo, nhan đề là Audio  digest, lựa trong 1700 tạp chí y học lấy ba chục bài đăng trong tuần, tóm tắt lại rồi ghi băng. Như vậy các y sĩ bận việc, trong khi ngồi xe đi thăm bệnh có thể nghe những bài đó. Báo đó hiện nay đã có 1.200 người mua/ năm, mà là một số y sĩ ngoại quốc. Thấy có kết quả, nhóm y sĩ đó đã tiến thêm một bước nữa, xuất bản những băng tài liệu về các vấn đề chính của y học. Những băng đó sẽ gởi tới các trường y khoa.

Một hãng tương tự dùng hai người chuyên đọc tất cả các tin tức về ngành thương mại nào đó, rồi tóm tắt nội dung trước một máy ghi âm. Trong các cuộc hội họp về nghề nghiệp, người ta cho máy chạy, khách khứa ghi tên những bài mình muốn đọc trọn vẹn và hãng sẽ cung cấp cho họ.

Học trong giấc ngủ: Vị đại diện Mexique ở Liên Hợp Quốc bảo rằng đã học thuộc Hiến chương Liên Hợp Quốc trong những phút cạo râu. Người ta đã thí nghiệm thấy rằng trong giấc ngủ óc ghi được các âm thanh. Có người cho máy ghi âm chạy suốt đêm, cắm vào tai một cái ông nghe nhỏ, thanh âm chỉ vừa đủ nghe mà không ồn; nghe một lúc rồi ngủ trong khi máy vẫn chạy. Nhờ đó họ học thuộc được bài diễn văn của họ. Các nhà bác học cho rằng hiện tượng đó không có gì khó hiểu. Trong khi ta ngủ, tiềm thức của ta vẫn hoạt động, vẫn thức mà ký tính của nó rất tốt.

Quân đội Mỹ cũng dùng cách đó, ban đêm trong các trại lính người ta phát thanh những bài học quân sự. Lính ngủ mà tiềm thức của họ vấn học mau thuộc hơn ban ngày. Đào hát, kép hát, sinh viên… áp dụng cách đó, học trong khi ngủ. Người ta kể chuyện một sinh viên đã phải học nhiều môn quá rồi mà còn muốn học thêm tiếng Nga nữa, cho ghi băng các bài tiếng nga, rồi dùng một máy tự động cứ hai giờ rưỡi sáng phát âm những bài đó. Cậu ta thấy phương pháp đó hiệu nghiệm quá, áp dụng cả cho các môn học khác.