Những câu chuyện có lẻ phòng nhân sự đã có thể làm tốt hơn

Ahihi

Hôm nay tự dựng lướt Linkedin và thấy một bạn nhân sự đăng hình công ty bạn phát bánh trung thu với tiêu đề là tặng bánh để anh em có thể đem về sum hợp gia đình trước lễ 2/9. Nhìn thêm hình ảnh bầu trời sau khung cửa sổ, tôi chợt buộc miệng "ít ra là phát khi trời còn sáng". Hứng quá nên tôi viết bài viết nhảm nhí này nói về những câu chuyện về những nơi tôi hoặc bạn bè tôi làm. Những câu chuyện này nói về những điều có lẻ phòng nhân sự những công ty đó có thể làm tốt hơn. Nội dung sẽ không đề cập đến mấy vấn đề như phúc lợi, lương bổng, tuyển dụng mà chỉ đi vào các câu chuyện "làm truyền thông" của phòng nhân sự.

Nói đơn giản thì bất cứ công ty nào cũng sẽ có các email thông báo gửi đến nhân viên từ phòng nhân sự. Ở một số công ty thì nội dung thường chỉ có chử đen trắng như một văn bản bình thường. Một số nơi thì nhân sự căn chỉnh, màu mè để bắt mắt hơn. Nhưng điều đáng nói là nếu họ chỉ làm đẹp trên nền chử thì không có vấn đề gì. Một số công ty còn có một cách mà khá là không giống ai. Đó là họ thiết kết một nội dụng email rất đẹp và bắt mắt. Nhưng thay vì đó là một mẫu văn bản thì định dạng họ gửi đi chỉ là một bức ảnh thôi. Kết quả là dù nhìn thì đẹp nhưng cực kì bất tiện, thí dụ như không thể copy được các nội dung trong email. Hoặc khi cần tìm kiếm một nội dung gì đó trong hộp thư thì hoàn toàn không thể gõ từ khóa vào trong phần tìm kiếm được bởi vì nội dung các email chỉ toàn là các hình ảnh. Tôi đã từng bất lực cực kì khi tìm một email thông báo khi mà không thể gõ bất kỳ từ khóa nào, bởi ngoài việc dùng hình ảnh thì tiêu đề của công ty cũng cực kì chung chung. Có lẻ sử dụng các này giúp cho đầu ra email trở nên bắt mắt hơn mà không tốn quá nhiều công sức thực hiện. Nhưng đánh đổi những điều bất tiện kể trên thì có lẻ đây không phải là một lựa chọn tốt. Bởi email suy cho cùng thì yếu tố nghiêm túc và thực dụng vẫn nên được để cao hơn yếu tố bắt mắt. Riêng tôi, nếu phải so sánh một email thông báo đơn giản chỉ với những dòng text đơn giản với một email bắt mắt nhưng được đặt trong CHỈ MỘT bức ảnh thì có lẻ tôi sẽ vui vẻ hơn với chiếc email có những dòng chử mà tôi có thể copy cũng như tìm kiếm được.

Chuyện nhân sự tạo ra các sự kiện như chúc mừng sinh nhật nhân viên là một chuyện bình thường. Đó là một công việc win-win khi mà nhân viên vừa được nhận phúc lợi đồng thời công ty cũng có thêm tư liệu để thực hiện xây dựng hình ảnh. Nhưng điều win-win đó chỉ xảy ra khi mà phòng nhân sự thật sự tinh tế trong việc thực hiện. Tôi từng nghe kể về một công ty mà ở đó việc chúc mừng sinh nhật diễn ra cực kì hời hợt và tạo ra cảm giác cực kì lợi dụng. Câu chuyện bắt đầu khi bạn tôi đang làm việc vào lúc gần mười giờ (giờ làm bắt đầu làm chín giờ), một số nhân viên nhân sự bước vào với túi quà kèm theo kha khá phụ kiện như mũ sinh nhật, nến giả, tua rua... Những nhân viên đó kéo bạn tôi ra và bắt đầu chúc mừng sinh nhật bằng cách mời bạn tôi đeo những thứ phục kiện kia lên và tóp tép những bức ảnh. Đương nhiên, chuyện này là điều bình thường vì điều đó phục vụ cho việc xây dựng hình ảnh công ty. Nhưng thứ mà làm bạn tôi cảm thấy hời hợt đó chính là món quà của phòng nhân sự. Các bạn đoán được đó là gì không? Đó là một combo thức ăn từ một tiệm cà phê mà anh ta không kể rõ tên bao gồm một ly cà phê sữa và một chiếc bánh mì que (mặn). Món quà thật sự làm cho ai cũng phải lắc đầu khi nghĩ đến. Bởi lẻ món quà được trao vào lúc công việc đã bắt đầu hơn một tiếng. Bạn tôi khi đó đã có sẵn một cốc cà phê trên bàn và đương nhiên cũng đã ăn sáng xong xuôi. Vậy anh ta có thể làm gì với hai thứ tặng phẩm kia đây? Uống thêm một ly cà phê nửa sao? Còn về phần ổ bánh mì mặn thì càng tệ hơn. Bởi vì anh ta đã ăn sáng rồi nên gần như không có nhu cầu ăn tiếp và nếu là dùng để ăn trưa thì ổ bánh mì đó hoàn toàn không đáp ứng được khẩu phần ăn trưa bình thường. Nếu coi đó như món ăn giữa buổi thì càng tệ hơn. Bởi vì công ty bạn tôi có luật không được phép ăn mặn trong phòng làm việc vì sẽ gây ám mùi, muốn ăn thì nhân viên buộc phải lên phòng ăn. Đương nhiên nếu bạn tôi lên phòng ăn để ăn trong lúc đó (giữa giờ làm) thì có lẻ công ty cũng sẽ không trách phạt gì. Nhưng riêng với anh ta, đó là hành động cực kì thiếu nghiêm túc bởi vì anh ta không đói và cũng không có nhu cầu ăn uống và tất nhiên anh ta đang... bận. Anh ta lúc kể câu chuyện này còn đùa rằng nếu họ tặng một cây bút bi Thiên Long giá bốn ngàn đồng thôi thì chắc anh ta đã rất cảm động rồi. Nhưng việc nhận những món quà ở trên làm anh ta cảm thấy sự hời hợt đến khó chịu của phòng nhân sự, rõ ràng cả trong trường hợp công ty không tặng gì thì có lẻ nhân viên vẫn vui vẻ. Nhưng với cách tặng quà đưa nhân viên vào thế có muốn cũng chẳng thể dùng được thì khó ai mà thấy vui vẻ được.

Chủ đề team building và company trip có lẻ là chủ đề muôn thuở của giới nhân sự rồi. Câu chuyện của tôi sẽ không bàn về vấn đề nên tổ chức ra sao, vui chơi hay nghỉ dưỡng. Thay vào đó là một câu chuyện có thật về một công ty tôi từng làm. Trước đợt company trip, quản lý phòng nhân sự đã họp các nhân viên và thông báo rằng đây là một chuyến đi mang tính nghỉ dưỡng do thời gian quá ngắn (chỉ ngủ lại một đêm). Mọi người hăm hở lên đường. Cho đến khi vừa nhận phòng khách sạn được mười lăm phút thì tin nhắn trên group chat chung của công ty vang lên tin nhắn "Nửa tiếng nửa tất cả nhân viên tụ tập ở bãi biển để chơi trò chơi". Thế nào nhỉ? Rất nhiều người đã cực kì bất ngờ khi bị đánh úp như thế. Thậm chí trò chơi cũng không hề nhẹ nhàng khi mà hoạt động diễn ra từ hai giờ chiều cho đến năm giờ chiều, về đến khách sạn khi đã là gần sáu giờ. Mọi người có một tiếng để ổn định mọi thứ khi đêm gala bắt đầu vào lúc bảy giờ. Sáng hôm sau, tám giờ mọi người trả phòng khách sạn để trở lại Sài Gòn.

Trong câu chuyện trên, tôi sẽ không bàn về nội dung chuyến company trip. Vấn đề chỉ là nhân sự có lẻ nên thành thật hơn, hoặc thậm chí là im lặng cũng được. Thay vào đó, họ hứa một lời hứa và rồi làm điều ngược lại.

Cũng là vấn đề company trip, lần này cũng là một chủ đề muôn thuở không kém có là có nên bắt buộc đi hay không, nếu không đi thì phải đi làm hay là được nghỉ. Tôi cũng sẽ không bàn về chuyện đó. Câu chuyện ở đây đó là việc phòng nhân sự không hề thông báo rõ ràng điều này như là "Đối với những nhân viên không đi thì sẽ phải đi làm như bình thường". Họ không đề cập đến nên làm một số bạn nghĩ rằng họ có thể nghỉ và chuẩn bị một số kế hoạch cho hai ngày đó. Kết quả khi họ nghi ngờ và hỏi lại nhân sự thì mới biết rằng họ buộc phải đi làm. Nhưng vì thế đã rồi nên họ buộc phải chọn việc xin nghỉ phép. Có thể đây là sự chủ quan từ phía các nhân viên, nhưng khi dùng từ "chủ quan" thì tự dưng tôi cảm tưởng đây như là một cuộc đấu trí vậy. Bỏ qua tất cả thì tôi nghĩ rằng phòng nhân sự có thể đã làm tốt hơn khi họ nói rõ ràng việc có cần phải đi company trip hay không và trong trường hợp không đi thì nhân viên có cần đi làm hay không.

Câu chuyện cuối cùng cũng là câu chuyện làm tôi phải viết bài này. Như đã kể ở trên thì khi thấy một công ty tặng quà trung thu trước lễ 2/9 kèm những dòng như "đem quà về sum họp". Tôi nhớ đến câu chuyện của bạn mình và tôi là người có tính hay cà khịa bạn bè nên tự nhiên tưởng tượng rằng nếu anh ta ở đây, tôi sẽ nói rằng "ít ra là phát khi trời còn sáng". Ngọn nguồn câu chuyện này đến từ việc trao quà trung thu gần đây. Nếu như đa phần các công ty đều trao quà tập thể (cả công ty hoặc từng phòng ban) vào trước lễ để chụp ảnh, truyền thông thì công ty của bạn tôi không làm thế. Ngày trước nghĩ lễ (thứ sáu), công ty tổ chức một buổi tiệc nhẹ sau giờ làm để mừng lễ. Thay vì trao quà trung thu trong ngày hôm đó, họ chọn trao quà trong buổi tiệc đó. Kết quả là những người không tham gia đều không nhận được quà trước lễ. Đến lúc trở về văn phòng sau khi hết lễ thì quà mới được trao bằng hình thức để trên bàn của nhân viên. Đây có lẻ là một hình thứ không hề tốt một chút nào. Bởi vì công ty đã nhận được quà từ hơn một ngày trước và việc trao quà trong buổi tiệc có lẻ không có quá nhiều tác dụng truyền thông so với việc chụp ảnh chung cả công ty hoặc phòng ban. Phần thứ hai chính là việc này làm giảm giá trị món quà khi khá nhiều nhân viên sẽ thấy vui hơn khi đem bánh trung thu về chia sẽ với gia đình trong dịp lễ đặc biệt là những người sống xa thành phố. Việc tác động đến người nhà thông qua quà cáp cũng khá tốt, tôi từng thấy không ít người bạn của mình bị gia đình khuyên ngăn nhảy việc chỉ vì công ty hiện tại của họ tặng khá nhiều quà cho gia đình mỗi dịp lễ. Đương nhiên, có thể nhân sự có một sự thiên kiến nào đó rằng "Những người không tham gia buổi tiệc là những nhân viên không có sự nồng nhiệt với công ty và không cần quan tâm họ". Kể cả thế thì nếu có những người phải về quê thì sao (đây là tập hợp những người mà quà tặng sẽ có khả năng phát huy tác dụng nhiều nhất)? Những người đó cần về sớm nửa ngày hoặc đơn giản là về đúng giờ để có thể về quê. Kết quả họ cũng chẳng có gì hết. Lúc nghe đến đây, tôi có hỏi bạn mình rằng lỡ một lý do nào đó mà phòng nhân sự buộc phải phát bánh trong buổi tiệc thì sao? Anh ta cười và nói rằng thậm chí như vậy thì cũng không biện minh được vì phòng nhân sự trước buổi tiệc đã có một email tham khảo về việc những người sẽ tham gia hoặc không buổi tiệc trên. Nên về lý thuyết họ nắm hoàn toàn những yếu tố thông tin để có thể làm thõa mãn mọi người. Nhưng họ lại chọn cách là ai dự tiệc thì có quà, ai không dự tiệc thì qua lễ mới có thể nhận. Tôi nghĩ rằng họ có thể làm tốt hơn nhiều, đặc biệt số nhân viên của công ty cũng không nhiều chỉ khoảng dưới năm mươi người.

Lâu rồi mới viết về mấy chủ đề này. Thật sự khá lười nhưng mà cũng hay hay. À còn về chuyện ông bạn trong câu chuyện quà sinh nhật, tôi hỏi ổng là gì với ổ bánh mì và ly cà phê. Ổng kể là ly cà phê thì ném sọt rác, bánh mì thì lúc mười hai giờ, ổng đem ra đặt trên băng ghế đá ở công viên để khấn và cúng cô hồn (khi đó là tháng bảy âm).

Do buồn ngủ quá nên tôi quên mất câu chuyện của một thằng em. Công ty nó năm đó chọn nhân viên ra để làm phóng sự theo kiểu về thăm gia đình của các nhân viên gương mẫu để làm mấy cái phim kiểu phóng sự vượt khó... Nhà nó khá khó khăn, nhà thiếu kha khá các món đồ như là máy lọc nước... Sau khi làm phim lâm li bi đát về gia đình thì em nó được tặng một cái... đồng hồ Casio hoặc Seiko gì đó giá hơn ba triệu. Hôm trao quà, nó và sếp trao quà và không quá vui vì món quà cùng với nội dung gia đình có vẻ lệch pha. Nhân sự thì liên tục kêu nó cười tươi lên. Dù sau đó nó cũng bán cái đồng hồ đó để mua quà dành cho gia đình nhưng lâu lâu nó vẫn kể là coi đoạn phim đó cứ thấy sai sai.