Kiểm soát nội bộ là bộ phận có vai trò quan trọng trong quá trình hình thành, phát triển của doanh nghiệp. Nó giúp nhà quản trị kiểm soát rủi ro và nâng cao hiệu quả kinh doanh cho doanh nghiệp, hệ thống Hoa Sen Home chúng ta cũng không ngoại lệ. Vậy 5 mục tiêu kiểm soát trong hệ thống Hoa Sen Home bắt nguồn từ đâu? Vì sao chúng ta cần kiểm soát tốt 5 mục tiêu này? Hãy đọc kĩ bài viết sau của PKSNB HSH để hiểu hơn về 5 mục tiêu kiểm soát này nhé!

Trong doanh nghiệp việc xác định được mục tiêu kiểm soát là yếu tố  rất quan trọng tạo nền tảng cho việc phát triển bền vững. Với sự biến động mạnh mẽ trong thị trường kinh doanh việc xác định và đặt ra mục tiêu trong kiểm soát doanh nghiệp trở nên càng trở nên cấp bách, đặc biệt là khi sự cạnh tranh ngày càng gay gắt và yêu cầu về hiệu suất kinh doanh cao ngất ngưởng, giảm thiểu tối đa chi phí để tăng lợi nhuận tạo tiền đề cho sự cạnh tranh trong hệ sinh thái kinh doanh. Mục tiêu kiểm soát không chỉ đơn thuần là vấn đề nội bộ mà còn tạo nên nền tảng động lực, định hình thương hiệu và đánh giá hiệu suất của doanh nghiệp. Trong hệ thống kinh doanh Hoa Sen Home chúng ta cũng vậy việc xác định và kiểm soát được năm mục tiêu kiểm soát là yếu tố quan trọng để hệ thống được diễn ra hiệu quả đạt giá trị cao nhất.

                      Hệ thống Hoa Sen Home chúng ta là hệ thống kinh doanh bán lẻ, các nghiệp vụ diễn ra từ hoạt động bán hàng là chính gắn liền với năm mục tiêu kiểm soát chính gồm: mục tiêu kiểm soát tiền, hàng, công nợ, quy định chính sách, chi phí là một thể thống nhất không thể tách rời.  Vì chúng ta là hệ thống kinh doanh, phân phối chứ không tập trung về vấn đề sản xuất hay các lĩnh vực khác. Vậy để kiểm soát các vấn đề bán hàng chúng ta phải xác định được những mục tiêu quan trọng nào cần phải kiểm soát chặt chẽ, những nghiệp vụ phát sinh để hạn chế tối đa rủi ro có thể phát sinh. Có thể, chúng ta không kiểm soát hết nhưng có thể tầm soát được và đưa ra những giải pháp để ngăn chặn rủi ro có thể xảy ra. Việc tầm soát những mục tiêu kiểm soát là yếu tố quan trọng đòi hỏi từng cá nhân phải có trách nhiệm quản trị, kiểm tra những mục tiêu kiểm soát trong từng nghiệp vụ của mình.

        Quay lại vấn đề phát sinh ở hệ thống Hoa Sen Home thì nhân sự tập trung trong công tác bán hàng là chính. Bán hàng là nghiệp vụ phát sinh giữa người mua và người bán, yếu tố cung và cầu khi cung và cầu gặp nhau sẽ tạo ra nghiệp vụ bán hàng và khi khách hàng trả tiền cho chúng ta sẽ nhận về doanh số. Tuy nhiên nó chỉ là mặt lý thuyết nhưng thực tế các nghiệp vụ này chi phối bởi con người và có sự ràng buộc bởi các yếu tố mà chúng ta gọi là năm mục tiêu.

      Mục tiêu đầu tiên chúng ta cần quan tâm đó chính là hàng hóa, có hàng hóa chúng ta mới bán được cho khách hàng. Mục tiêu chính trong kiểm soát hàng hóa là đảm bảo tính hiện hữu, không thất thoát và được bảo quản tốt. Không thất thoát ở đây chính là yếu tố được bảo toàn hàng hóa. Trong quá trình phân phối chúng ta có hai nguồn hàng là hàng truyền thống và mặt hàng thương mại. Đối với hàng truyền thống tôi giả sử như khi chúng ta nhập mười tấn hàng để cho một chu kì kinh doanh thì hàng hóa đó phải được bảo toàn có thể bán hết mười tấn cuộn đó cho khách hàng và nếu không bán cuộn thì chúng ta phải cán ra bán cho khách nhưng khi cán hàng ra sẽ phát sinh hàng chính phẩm, thành phẩm, bao bì, phế liệu… Tất cả những thành phẩm đó gom lại phải đủ mười tấn, rẽ nhiên có những hao hụt nhưng hao hụt đó không đáng kể. Ngoài ra hàng hóa cần phải được bao bọc, bảo quản tốt để tránh làm giảm thiểu giá trị hàng hóa. Nếu mười tấn tôn đó chúng ta bảo quản không tốt làm ẩm ướt, trầy sướt chắc chắn giá trị khi bán ra thị trường sẽ không còn nguyên vẹn nữa mà có thể giảm đi nhiều thậm chí không bán được hàng gây thất thoát lớn cho tập đoàn. Nhiệm vụ của toàn thể nhân sự trong hệ thống Hoa Sen Home chúng ta phải đảm bảo được mục tiêu hiện hữu và bảo quản hàng tốt này.

Nếu hàng hóa xuất bán thì phải tăng được tiền thu về hoặc phải lên công nợ, ngược lại khi hàng hóa giảm mà tiền và công nợ không tăng lên đó là sự thất thoát hàng hóa mang lại rủi ro cao và nhiệm vụ của mỗi cá nhân tại chi nhánh, cửa hàng và các đơn vị liên quan phải tìm được câu trả lời cho sự hiện hữu này. Ngoài bảo quản những hàng hóa hiện hữu tại cửa hàng, chi nhánh cần phải bảo quản hàng gửi kho của khách hàng nếu phát sinh nhận hàng gửi của khách, tất cả hàng gửi cần thực hiện lập thành biên bản, chứng từ đầy đủ và cho khách hàng kí nhận khi phát sinh trả hàng, tránh tình trạng hàng hóa trả nhưng không có chứng từ kèm theo sẽ không đảm bảo tính pháp lý và chúng ta có thể thiệt hại một lượng hàng khi khách yêu cầu trả thêm vì trước đó chưa có chứng từ pháp lý kèm theo. Đối với những mặt hàng sản phẩm thương mại ngoài yếu tố hiện hữu, bảo quản tốt chi nhánh, cửa hàng cần phải có lay out quầy kệ và định mức trưng bày trên mỗi sản phẩm, mỗi vị trí cần trưng bày một sản phẩm mà sơ đồ mã hóa vị trí phải được cửa hàng trưởng phê duyệt và thực hiện theo quy định mã hóa đó, cuối ngày phải thực hiện lập biên bản kiểm kê quầy kệ và châm hàng theo định mức quy định. Vì sao chúng ta phải làm vậy, vì nếu không làm vậy công tác kiểm tra rất khó khăn vàkhông thể theo dõi được khi hàng trăm hàng ngàn mặt hàng cùng tồn tại số lượng kích cỡ khác nhau. Ngoài ra chúng ta cần phân bổ các bình chữa cháy hơp lý nếucó xảy ra cháy nổ thì có những phản ứng kịp thời để ứng phó với sự cố.

     Mục tiêu thứ hai đó chính là tiền thu đúng, nộp đủ và không thất thoát. Mục tiêu kiểm soát tiền phát sinh khi chúng ta bán được hàng và thu tiền về từ khách hàng, đối với tiền cần phải tăng cường kiểm kê và lập thành biên bản theo quy định ít nhất hai lần mỗi ngày, số tiền trên hai mươi triệu thì trước 15h30 phút phải chuyên tiền về công ty, khi cửa hàng tồn quỹ nhiều bộ phận quản lý tỉnh cần kiểm tra nhắc nhở chi nhánh, cửa hàng chuyển tiền về theo quy định tránh tình trạng thất thoát, trộm cắp. Công tác chuyển tiền về công ty chúng ta phải lưu ý bố trí hai nhân sự để cùng tham gia chuyển tiền về tránh trình trạng xảy ra thất thoát hay nhân sự gặp sự cố mất mác tiền trong quá trình nộp tiền về công ty. Việc tạm ứng chúng ta phải  tạm ứng hợp lý, hợp lệ, khoản nào chúng ta được tạm ứng, khoản nào không được tạm ứng phải tuân thủ theo quy định. Việc bảo quản tiền phải thực hiệnbảo quản trong két  sắt, không được để tiền cá nhân trong đó mà chỉ để tiền tồn quỹ tạm ứng của công ty.

    Mục tiêu thứ ba là công nợ, mục tiêu kiểm soát công nợ phát sinh khi chúng ta bán hàng cho khách nhưng chưa thu được tiền thì công nợ sẽ xuất hiện. Và chú ý vấn đề bán nợ chỉ được thực hiện đối với những khách hàng được cấp hạn mức công nợ tuyệt đối không bán nợ cho những khách hàng không được cấp hạn mức như khách hàng lẻ, khách hàng vãng lai. Hạn mức công nợ được cấp đúng theo từng phân loại khách hàng mà công ty đã quy định, tuyệt đối không cấp hạn mức công nợ cho những khách hàng ảo, cơ sở kinh doanh không có rõ ràng, có dấu hiệu thất thoát về tài chính. Vì vậy, chúng ta phải thực hiện kiểm tra đánh giá khách hàng thông qua việc đối chiếu công nợ, việc đối chiếu này cần đánh giá và thông qua từng mức độ bao nhiêu tiền thì cửa hàng tham gia? Bao nhiêu tiền thì nhân sự tỉnh, ban giám đốc tỉnh phải tham gia? Việc tham gia đối chiếu công nợ phải thể hiện bằng văn bản đảm bảo tính pháp lý, đúng người đại diện tránh tình trạng người A là người đại diện nhưng ông B lại kí vào như vậy sẽ không đảm bảo tính pháp lý và khách hàng là công ty phải có dấu mộc pháp nhân. Bộ phận quản lý và kiểm soát tỉnh cần có những cảnh báo kịp thời đối với chi nhánh, cửa hàng về những trường hợp khách hàng không phát sinh mua hàng và thanh toán nhỏ giọt, chậm trễ. Nếu việc kinh doanh chúng ta hoàn thành tốt nhưng khi xảy ra rủi ro công nợ là một thất thoát lớn, giả sử chúng ta cấp hạn mức công nợ cho một khách hàng chỉ có cơ sở kinh doanh nhỏ, giá trị tài sản không cao nhưng hạn mức lớn khoảng hai tỉ. Một ngày khách hàng không còn kinh doanh và không có khả năng thanh toán thì hai tỉ đó chúng ta kinh doanh biết bao nhiêu lâu mới có thể kiếm được, nếu một sản phẩm bán ra lời 5% thì chúng ta phải bán được 80 tỉ doanh thu mới có, số tiền bỏ ra để kinh doanh và sự cố gắng để bán được là điều không dễ dàng.

        Mục tiêu thứ tư là chi phí, mục tiêu này xuất hiện trong quá trình sản xuất kinh doanh hàng hóa và phục vụ cho chi nhánh cửa hàng hoạt động, đối với mục tiêu về khoản mục chi phí phải thực phát sinh và không lãng phí. Khoản mục chi phí là đầu ra của tiền, đối với những khoản chi phí mua ngoài chi nhánh, cửa hàng cần phải được sự phê duyệt của các cấp có thẩm quyền, mua hàng phải lấy báo giá những báo giá đó phải phù hợp với giá thị trường. Khi mua hàng rồi phải kiểm tra các mặt hàng đó có đúng với đề nghị xin mua không về số lượng, chất lượng, mỹ quan. Đối với những khoản chi phí hoạt động kinh doanh được chi rất nhiều tại hệ thống Hoa Sen Home gồm chi phí vận chuyển, chi phí hoa hồng môi giới, gia công…Đối với chi phí vận chuyển cần có sự đánh giá về đơn vị vận chuyển có sự uy tín trong vấn đề vận chuyển và giá cả hợp lý trên mỗi tuyến đường tránh sự thông đồng giữa đơn vị vận chuyển và nhân sự chi nhánh, cửa hàng làm thiệt hại tài sản của công ty. Đối với các khoản chi phí gia công chúng ta cần xem xét tính toán việc gia công hàng nội bộ được không, nếu được ưu tiên gia công trong nội bộ, trường hợp không gia công được nội bộ thì xin các cấp thẩm quyền gia công ngoài nhưng phải có khảo sát lấy báo giá nhiều đơn vị gia công để có giá tốt. Tóm lại đối với mục tiêu kiểm soát khoản mục chi phí phải thực sự tiết kiệm, thực phát sinh và không lãng phí.

Mục tiêu thứ năm là quy định chính sách, mục tiêu này phát sinh là vấn đề can thiệp của của con người vào nghiệp vụ mà cụ thể là nghiệp vụ bán hàng làm sao cho hiệu quả và phù hợp với thị hiếu của thị trường nhưng phải đảm bảo tính tuân thủ và ngăn ngừa việc trục lợi từ quy định chính sách. Vì vậy đòi hỏi từng cá nhân tham gia vào nghiệp vụ kinh doanh ở hệ thống Hoa Sen Home phải nắm kỹ các quy định, chính sách mà công ty ban hành và xác định những rủi ro có thể xảy ra trong quy định để có biện pháp can thiệp kịp thời để tránh những tổn thất lớn cho tập đoàn. Hiện tại quy định chính sách chúng ta có rất nhiều liên quan đến tiền, hàng hóa, chi phí, hoạt động doanh nghiệp, kinh doanh sản phẩm…bắt buộc chúng ta phải lưu trữ và xác định từng chính sách đúng vào từng thời điểm cụ thể. Tuyệt đối không dựa vào lỗ hỏng chính sách để tư lợi cho cá nhân hoặc lợi ích nhóm.

Khi đảm bảo được năm mục tiêu kiểm soát gồm hàng hóa, tiền, công nợ, chi phí, quy định chính sách trong quá trình bán hàng chúng ta cần phải tuân thủ bộ chứng từ khi bán hàng cho khách, không được phép bán hàng sử dụng bộ chứng từ ngoài hệ thống, làm như vậy mới đảm bảo được những mục tiêu kiểm soát trong hệ thống Hoa Sen Home và giảm thiểu tối ra rủi ro có thể xảy ra.

                  Mục tiêu cơ bản nhất trong kiểm soát của hệ thống Hoa Sen Home là đảm bảo các hoạt động diễn ra hiệu quả nhất từ việc kiểm soát tốt năm mục tiêu kiểm soát mà tập đoàn đã ban hành. Việc kiểm soát tốt năm mục tiêu kiểm soát có ý nghĩa quan trọng trong  việc tối ưu quy trình sản xuất kinh doanh, tiết giảm chi phí và hạn chế rủi ro xảy đến cho doanh nghiệp để đạt giá trị cao nhất từ những nguồn lực có sẵn như nhân lực, vật lực và tài chính để  giảm chi phí, tăng cường khả năng cạnh tranh xây dựng một cơ sở hạ tầng trong hệ sinh thái Hoa Sen Home mạnh mẽ. Để có được điều đó mỗi cá nhân, đơn vị trong hệ thống Hoa Sen Home cần cố gắng thực hiện tốt năm mục tiêu kiểm soát và phải quản trị được nghiệp vụ của mình để góp phần tăng giá trị cốt lõi nhất cho Tập đoàn nói chung và hệ thống Hoa Sen Home nói riêng.