MỘT AGENCY SỬ DỤNG NOTION NHƯ THẾ NÀO?

Đây là một bài viết mình tìm được trên Reddit và muốn chia sẻ lại với anh em. Tuy nhiên, đối với những anh em chưa biết Notion là gì, mình sẽ giải thích một chút ở phần đầu, còn nếu bạn đã biết Notion là gì rồi, hoặc đang sử dụng Notion thì skip luôn đến phần cuối nhé.

Nói ngắn gọn, Notion là phần mềm được sử dụng để ghi chú, quản lý công việc, quản lý dự án, cuộc sống cá nhân…

Bạn hãy tưởng tượng về một nơi mà bạn có thể nhét gần như tất cả mọi thứ bạn muốn vào và được tùy ý sắp xếp chúng theo cách bạn thích. Notion chính là một nơi như vậy. Với ứng dụng này, bạn có thể:

Nói chung thì Notion có thể giúp bạn rất nhiều thứ. Tuy nhiên, một trong những đặc tính hay nhất của Notion chính là khả năng làm việc nhóm. Bạn có thể thêm đồng đội vào trong Page hay Workspace chung để cả team có thể dễ dàng làm việc, cũng như cùng theo dõi tiến độ công việc, báo cáo, v.v. Cơ chế này giống y hệt như Google Drive, tuy nhiên, với Notion, bạn còn có thể làm nhiều hơn.

Đầu tiên là Block - nhân tố quan trọng nhất trong Notion. Bạn sẽ sử dụng các block để nhập dữ liệu và sắp xếp chúng trên một Page (Trang) theo cách bạn muốn. Nhờ tính năng này, người dùng Notion có thể tự do sáng tạo và bày trí nội dung sao cho phù hợp với nhu cầu của cá nhân hay đội nhóm. 

Để tạo một block, hãy sử dụng phím "/"

Database là một kiểu block. Bạn có thể chọn loại database tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng như: Table; Board; List; Calendar; Gallery và Timeline.

Workspace là khu vực làm việc trong Notion. Một Workspace sẽ chứa nhiều Page.

Các "mẫu có sẵn" trong Notion. Công dụng cũng giống như các Template Power Point, Canva, Google Sheet,...

Để gói gọn những phần tôi nói ở trên thì bạn có thể xem hình này:

Đây là một agency nhỏ (bao gồm 2 thành viên chính và các freelancer), công việc của họ chủ yếu là thực thi các kế hoạch Marketing cho các doanh nghiệp B2B quanh khu vực Columbus, Ohio. Dưới đây là page chính của team, nơi mà họ dành nhiều thời gian trên Notion nhất. 

Page này được chia ra làm 3 phần chính: 

1. Calendar (Lịch) - Ở đây, họ sử dụng Database có định dạng Calendar, cộng thêm filter để chỉ hiện những task chưa được hoàn thành. Thêm vào đó, họ sử dụng icon một cách đa dạng để phân loại nhiều Client cùng một lúc.

2. Long Term Projects - (Dự án dài hạn)

Nơi tổng hợp những dự án cần có một lịch trình riêng. Đối với mỗi dự án, bạn có thể sử dụng tính năng “Select” để có thể đánh dấu trạng thái của từng project như:  

3. Proposals - Đã là Agency thì sẽ phải viết proposal rất nhiều. Tại phần này, các đầu việc trong quá trình làm và gửi một chiếc Proposal được đã được dánh dấu theo màu. Nhìn vào bảng, chúng ta có thể dễ dàng thấy trạng thái của từng Proposal cho từng Client. Database ở đây đang có định dạng Board.

4. Phía bên tay trái, bạn có thể thấy Workspace được chia làm 5 phần:

Workspace (xanh lá) - Không gian làm việc chung của cả team.

Launch manual (đỏ) - Dùng để tổng hợp các thông tin về Client như màu sắc của Brand, công việc kinh doanh,...

Notes (vàng) - Nơi ghi lại những note hằng tuần của client, hoặc một số thứ linh tinh và thú vị. 

Databases (xanh da trời) - Tổng hợp lại các Database được link xung quanh Workspace (Notion có một tính năng là Linked Database).

Archive (xám) - Nơi bạn để lại những thứ đã hết mục đích sử dụng hoặc không còn vui nữa.

Đây là hình của Template trong các page project. Có nghĩa là khi bạn mở một page Project mới trong Notion, bạn sẽ sử dụng chiếc Template này luôn, chứ không phải setup lại ngay từ đầu. 

Trên đây là một số chia sẻ hay ho và thú vị mình tìm được trên Reddit. Các bạn có thể đọc bài viết gốc tại đây:

Hoặc tham khảo một số icon nếu như bạn đang tìm cách tạo 1 setup Notion như tác giả: