Làm thế nào để triển khai dự án sau khi được hand over bid

Khi một dự án phần mềm được ký kết thành công sau giai đoạn đấu thầu (bidding), đó mới chỉ là bước đầu tiên. Điều quan trọng tiếp theo là làm sao để triển khai dự án một cách hiệu quả và đáp ứng đúng cam kết đã đề ra. Đối với các công ty outsource phần mềm, việc nhận chuyển giao dự án từ team bid và chuẩn bị nhân sự, kế hoạch để delivery sản phẩm là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự cẩn thận và chuẩn bị kỹ lưỡng từ team tech lead cho đến toàn bộ đội ngũ thực hiện.

Bài viết này sẽ giúp anh em tech lead cũng như các đội ngũ liên quan hiểu rõ hơn về cách tổ chức, chuẩn bị, cũng như đối mặt với các rủi ro và ràng buộc trong quá trình triển khai một dự án outsource phần mềm.

Giai đoạn chuyển giao từ team bid sang team triển khai là một thời điểm quan trọng. Ở giai đoạn này, các thông tin về yêu cầu dự án, thỏa thuận với khách hàng, timeline, và phạm vi dự án sẽ được bàn giao. Team tech lead và các thành viên chủ chốt cần phải nắm rõ:

Phạm vi dự án (Scope): Đây là yếu tố quyết định đến toàn bộ quy trình thực hiện. Anh em tech lead cần hiểu rõ về tính năng, quy mô dự án, cũng như các yêu cầu cụ thể từ khách hàng. Điều này giúp tránh những thay đổi không mong muốn hoặc sự không thống nhất trong quá trình thực hiện.Các ràng buộc về thời gian và ngân sách: Các mốc thời gian quan trọng, deadline, và ngân sách đã được thỏa thuận với khách hàng phải được hiểu rõ để lên kế hoạch một cách chính xác và khả thi.Các yêu cầu về công nghệ: Team bid thường sẽ xác định những công nghệ và công cụ phù hợp nhất với dự án. Tech lead cần rà soát và xác nhận các lựa chọn này, đồng thời dự đoán xem có cần điều chỉnh gì trong tương lai hay không.Chuyển giao tài liệu chi tiết: Các tài liệu như yêu cầu của khách hàng, thông tin thiết kế (high-level design), và mọi cam kết về chất lượng (SLA – Service Level Agreement) đều cần được tiếp nhận và phân tích kỹ lưỡng.

Việc phân bổ và tổ chức nhân sự hợp lý là bước quan trọng để đảm bảo rằng dự án sẽ diễn ra suôn sẻ. Công ty outsource cần chuẩn bị:

Lựa chọn đội ngũ phù hợp: Đội ngũ tham gia dự án cần được lựa chọn dựa trên kinh nghiệm và kỹ năng liên quan đến công nghệ, công cụ được sử dụng trong dự án. Đảm bảo rằng tất cả thành viên trong đội ngũ đều hiểu rõ về phạm vi công việc và cam kết của họ trong dự án.Phân bổ trách nhiệm: Tech lead phải xác định rõ ai sẽ chịu trách nhiệm cho từng phần của dự án, từ lập trình, kiểm thử, cho đến các khâu liên quan đến quản lý. Điều này giúp tránh sự chồng chéo, mất kiểm soát và đảm bảo mọi người đều biết rõ vai trò của mình.Training và chuẩn bị kiến thức: Đối với những dự án yêu cầu công nghệ hoặc quy trình mới, việc đào tạo nhanh và cung cấp tài liệu liên quan là rất cần thiết. Điều này giúp đảm bảo rằng đội ngũ có đủ năng lực để thực hiện dự án một cách hiệu quả.

Khi triển khai dự án, có rất nhiều rủi ro tiềm ẩn mà anh em tech lead và team cần phải lưu ý để đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ:

Rủi ro về thay đổi yêu cầu: Khách hàng có thể yêu cầu thay đổi về tính năng hoặc quy trình trong quá trình triển khai. Điều này có thể ảnh hưởng đến thời gian và ngân sách của dự án. Để giảm thiểu rủi ro này, cần thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi rõ ràng từ đầu dự án và giao tiếp thường xuyên với khách hàng để tránh hiểu lầm.Rủi ro về công nghệ: Trong nhiều trường hợp, công nghệ ban đầu lựa chọn có thể không phù hợp hoặc không thể đáp ứng được toàn bộ yêu cầu của dự án. Cần có kế hoạch dự phòng và sẵn sàng điều chỉnh nhanh chóng khi cần thiết.Rủi ro về nhân sự: Sự thiếu hụt nhân lực, đặc biệt là các vị trí chủ chốt, có thể gây chậm trễ cho dự án. Vì vậy, cần đảm bảo rằng dự án luôn có đủ nhân sự với sự hỗ trợ cần thiết.Ràng buộc về thời gian và chất lượng: Cam kết về thời gian và chất lượng sản phẩm là yếu tố quyết định sự thành công của dự án. Do đó, phải đảm bảo rằng sản phẩm cuối cùng đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng trong thời gian cam kết, đồng thời đảm bảo chất lượng không bị ảnh hưởng bởi áp lực deadline.

Một dự án thành công không chỉ dựa vào kỹ thuật mà còn phụ thuộc vào sự phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên trong đội và sự hài lòng của khách hàng. Để đảm bảo thành công:

Giao tiếp rõ ràng và thường xuyên: Một yếu tố rất quan trọng là giao tiếp. Tech lead cần duy trì liên lạc thường xuyên với cả đội ngũ nội bộ và khách hàng để cập nhật tình hình và giải quyết các vấn đề phát sinh nhanh chóng.Theo dõi tiến độ liên tục: Sử dụng các công cụ quản lý dự án để theo dõi tiến độ hàng ngày, hàng tuần. Điều này giúp phát hiện sớm các vấn đề và đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng.Kiểm soát chất lượng chặt chẽ: Thiết lập các quy trình kiểm tra chất lượng nghiêm ngặt ở từng giai đoạn của dự án. Đừng để mọi thứ đổ dồn về giai đoạn cuối mà không có sự đánh giá chất lượng kịp thời.Linh hoạt và sẵn sàng thay đổi: Luôn chuẩn bị cho những tình huống không mong muốn và có phương án điều chỉnh linh hoạt để đảm bảo dự án vẫn tiếp tục diễn ra dù có phát sinh khó khăn.

Để triển khai một dự án sau khi nhận chuyển giao từ team bid không phải là một việc dễ dàng. Nó đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ, quản lý kỹ lưỡng từ đội ngũ tech lead và cả đội ngũ triển khai. Bằng cách lên kế hoạch rõ ràng, chuẩn bị nhân sự kỹ lưỡng, và xử lý rủi ro một cách linh hoạt, công ty outsource phần mềm có thể đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và thành công. Quan trọng nhất, luôn nhớ rằng sự thành công của dự án không chỉ phụ thuộc vào chất lượng sản phẩm mà còn là khả năng đáp ứng đúng cam kết với khách hàng.