Làm sao để quản lý thời gian hiệu quả

Tôi thường gặp vấn đề trong việc quản lý thời gian một ngày, không hiểu tại sao thời gian lại trôi nhanh như vậy, và nhìn đi nhìn lại thì đã hết một ngày không hay biết. Mặc dù tôi đã đạt mục tiêu hoàn thành một nhiệm vụ nào đó, nhưng khi thống kê lại thì tôi chả biết mình đang làm cái quái gì nữa, mỗi lần trước khi ngủ là tôi sẽ tự hỏi chính mình rằng "hôm nay mình đã làm được những gì?, mình đã làm nó như thế nào, có tốt chưa". Nhưng có vẻ như là nó chưa thật sự hiệu quả cho lắm và tôi không hề lên lịch cho 1 ngày làm việc.

Vậy nên tôi quyết định tìm và học phương pháp trong việc quản lý thời gian hiệu quả cho 1 ngày, có lẽ bản thân tôi chưa thật sự quan trọng những khoảng thời gian nhỏ, lặt vặt như: xem phim, lướt web, chơi game... thứ mà nếu không chú ý là có thể giết chết vài ba tiếng của tôi như chơi. Thôi nói đến đây là được rồi, hôm nay tôi sẽ chia sẻ cho bạn về những phương pháp mà tôi hay dùng để quản lý cũng như lên kế hoạch cho 1 ngày sao cho hiệu quả.

Ma trận Eisenhower (hay Eisenhower Matrix) được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, vị tổng thống thứ 34 của Mỹ, nổi tiếng với khả năng quản lý thời gian và đưa ra quyết định hiệu quả.

Nguyên tắc của ông rất đơn giản:

Đây là phương pháp mà tôi đã và đang sử dụng để lên kết hoạch cho 1 ngày.

Hãy nhìn vào hình bên dưới:

Nó có 2 hàng và 2 cột

Đây là nhiệm vụ ưu tiên nhất trong ngày và cần được làm xong sớm nhất có thể, nó cần phải quan trọng đối với bạn cũng như thời gian có hạn. Ví dụ: deadline làm bài tập nhóm, chuẩn bị thi học kỳ hay đến hạn bàn giao hợp đồng... Vậy nên hãy ưu tiên những công việc mà bạn cho là quan trọng liên hàng đầu tiên.

👉 Nguyên tắc: Xử lý ngay lập tức.

Những việc này cần làm sớm nhưng không thực sự quan trọng với bạn.

Ví dụ:

Một vài email hoặc cuộc gọi đột xuất không ảnh hưởng đến mục tiêu chính.Giúp đồng nghiệp xử lý việc hành chính nhỏ.

👉 Nguyên tắc: Nếu có thể, hãy ủy quyền hoặc nhờ người khác làm.

Đây mới là nhóm công việc tạo ra giá trị dài hạn, giúp bạn phát triển sự nghiệp và cuộc sống. Nhưng vì không khẩn cấp, nhiều người thường bỏ qua.

Ví dụ:

Học thêm kỹ năng mới để nâng cao trình độ.Rèn luyện sức khỏe.Đọc sách để phát triển tư duy.

👉 Nguyên tắc: Sắp xếp thời gian cụ thể để thực hiện.

Những việc này vừa không giúp bạn tiến bộ, vừa tốn thời gian.

Ví dụ:

Lướt mạng xã hội hàng giờ vô nghĩa.Cày phim xuyên đêm không kiểm soát.

👉 Nguyên tắc: Loại bỏ hoặc hạn chế tối đa.

Khi cần làm việc nhiệm vụ nào đó thì tôi sẽ đặt deadline cho nó trong 1 khoảng thời gian nhất định, bây giờ lấy ngay luôn: ví dụ là trong quá trình viết 1 bài viết này thì tôi sẽ đạt thời gian cho mình là 1 tiếng, trong khoảng thời gian đó tôi phải hoàn thành nó:

Hãy nhìn bên trên, đấy là deadline mà tôi đã đạt ra để kiểm soát thời gian của mình.

Mỗi lần tôi làm bất kỳ thứ gì đó là tôi sẽ đạt ra thời gian để nhắc nhở chính mình,ví dụ như lướt web, làm bài, hay coding thì tôi đều đặt ra thời gian nhất định cả. Hãy nên nhớ là những việc như giải trí,làm việc nhỏ nhặt không đáng nhắc thường khi mất cảnh giác là nó sẽ lấy đi kha khá nhiều thời gian của bạn đấy. Bạn có thể xem phương pháp 2 là Pomodoro cũng được.

Tôi thường sẽ nhìn lại thống kê của chính mình sau 1 ngày làm việc, xem xem mình đã làm được nó chưa và làm có tốt không, cần cải thiện những gì và làm thêm những gì.

Tóm lại là tôi vẫn chưa thật sử làm tốt những nhiệm vụ đã đạt ra cho làm, về phần kỷ luật thì tốt rất kém, nhưng tôi sẽ cố gắng hơn trong tương lai.

Tôi chỉ đang tập làm sao để quản lý thời gian của mình tốt hơn thôi, nên là vẫn còn nhiều thiếu sót lắm. Còn các bạn thì sao, làm thế nào mà bạn có thể kiểm soát thời gian tốt nhất hãy để lại comment cho mình biết nhé, cảm ơn vì đã đọc Lưu ý là mình chỉ đang tập viết blog thôi, nên có gì thiếu sót cần góp ý thêm.

**App mình đang dùng là app quản lý thời gian + học tập và nghe nhạc, do chính mình phát triển nhé, nếu bạn thích thì có thể để lại email cho mình**