Làm chủ thời gian với ma trận Eisenhower

Trước tiên, chúng ta hãy cùng lắng nghe một câu chuyện vô cùng thú vị về đá, sỏi và cát sau đây nhé. Có một vị giáo sư bước vào giảng đường và đặt lên bàn một chiếc bình thủy tinh cỡ lớn. Đầu tiên, ông cẩn thận lấy những tảng đá to xếp vào bình cho đến khi chạm miệng. Khi ông hỏi cả lớp xem bình đã đầy chưa, tất cả sinh viên đều gật đầu xác nhận.

Nhưng sau đó, ông tiếp tục đổ thêm sỏi vào. Những viên sỏi nhanh chóng len vào khoảng trống giữa các tảng đá. Tiếp theo là cát, rồi cuối cùng là nước. Mỗi lần thêm một thứ, chiếc bình tưởng như đã kín chỗ kia lại thực ra vẫn còn không gian.

Đến tận lúc này, ông mới chốt lại bằng một câu hỏi mang tính quyết định. Đó là nếu ngay từ đầu ông đổ toàn bộ xô cát kia vào bình trước, thì liệu có còn chỗ để nhét những tảng đá to lớn kia vào nữa không. Cả giảng đường lập tức chìm vào im lặng, vì ai cũng tự nhẩm ra được câu trả lời chắc chắn là không.

Hình ảnh chiếc bình thủy tinh đó thực chất chính là quỹ thời gian 24 giờ mỗi ngày của chúng ta. Những tảng đá lớn là các mục tiêu quan trọng nhất đời người, còn đám cát vụn kia đại diện cho những việc vặt vãnh vô thưởng vô phạt.

Vấn đề cốt lõi của hầu hết chúng ta hiện nay là luôn bắt đầu ngày mới bằng việc trút ào một xô cát vào bình. Chúng ta mải miết chạy theo những thứ lặt vặt rớt xuống đầu mình từ sáng đến đêm. Để rồi đến cuối ngày, khi cơ thể đã kiệt sức, chúng ta mới ngậm ngùi nhận ra mình chẳng còn chút không gian hay năng lượng nào để đặt những tảng đá lớn của đời mình vào nữa.

Để tránh rơi vào vòng lặp bận rộn nhưng không tiến bộ đó, mỗi người cần một cách rõ ràng để phân biệt đâu là việc thật sự quan trọng và đâu chỉ là những việc đang chiếm thời gian của mình. Và Ma trận quản lý thời gian Eisenhower chính là tấm bản đồ dẫn đường sắc bén nhất để bạn làm điều đó. Công cụ này sẽ chỉ cho bạn cách sắp xếp lại toàn bộ thứ tự ưu tiên, biết cách từ chối những hạt cát vô nghĩa để giành lại trọn vẹn thời gian xây dựng những tảng đá tương lai. 

Một trong những nguyên nhân lớn nhất khiến chúng ta liên tục lấp đầy chiếc bình thời gian bằng những việc nhỏ nhặt là do sự nhầm lẫn giữa khẩn cấp và quan trọng. Hai khái niệm này nghe có vẻ giống nhau, nhưng thực chất lại hoàn toàn khác.

Các bạn cứ để ý mà xem, những việc khẩn cấp lúc nào cũng gào thét đòi chúng ta phải xử lý ngay lập tức. Đó có thể là một tiếng chuông điện thoại reo vang, một tin nhắn giục giã từ sếp hay một cái thông báo mạng xã hội vừa nảy lên trên màn hình. Chúng ồn ào và dội thẳng vào tâm trí chúng ta y hệt như cái xô cát trút xuống bình vậy.

Trong khi đó, những việc thực sự quan trọng mang lại giá trị dài hạn cho cuộc đời bạn thì lại hoàn toàn ngược lại. Việc rèn luyện một ngoại ngữ mới, việc kiên nhẫn đọc một cuốn sách hay việc ngồi xuống vạch ra định hướng để phá vỡ giới hạn hiện tại của bản thân, tất cả những tảng đá lớn này luôn nằm im lìm và chẳng bao giờ biết thúc giục bạn cả. 

Chính vì vậy, nếu không chủ động sắp xếp, chúng ta rất dễ bị cuốn vào những việc khẩn cấp suốt cả ngày mà quên mất những việc thật sự quan trọng. Lấy một ví dụ thực tế nhé, tối nay bạn quyết tâm dành ra hai tiếng đồng hồ để tập trung học tập nhằm nâng cấp tư duy, nhưng vừa mở tài liệu ra thì điện thoại ting ting báo lũ bạn đang rủ đi chơi hoặc đồng nghiệp nhắn tin hỏi một việc vặt nào đó. Ngay lập tức, thói quen cũ trỗi dậy, bạn gác lại việc học để cầm điện thoại lên phản hồi vì những thứ kia tạo ra cảm giác vô cùng cấp bách buộc bạn phải hành động ngay. Và thế là thời gian cứ trôi mãi, còn việc học thì vẫn dừng ở trong ý định mà thôi.

Sự nhầm lẫn này không chỉ đến từ thói quen, mà còn liên quan trực tiếp đến cách bộ não con người vận hành. Các nhà nghiên cứu tâm lý học tại Đại học Chicago đã chỉ ra một hiện tượng gọi là hiệu ứng khẩn cấp thuần túy. Hiện tượng này giải thích rằng não bộ con người vốn được lập trình sẵn để tự động ưu tiên những công việc có thời hạn chót ngắn, dù cho chúng mang lại ít giá trị hơn hẳn.

Thêm vào đó, mỗi khi bạn xử lý xong một việc vặt hay trả lời ngay lập tức một cái tin nhắn gấp gáp, não của bạn sẽ tiết ra dopamine. Đây là một loại hormone phần thưởng mang lại cảm giác cực kỳ sung sướng. Bạn hãy thử nhớ lại cảm giác khi mình cầm bút gạch bỏ liên tục hàng tá những công việc lặt vặt trong danh sách việc cần làm mà xem. Trải nghiệm đó mang lại một ảo giác vô cùng thỏa mãn rằng mình đang làm việc rất năng suất.

Thế nhưng, chính cái ảo giác năng suất đó lại đẩy bạn vào một vòng lặp bận rộn vô hình. Khi bạn dành trọn vẹn cả một ngày chỉ để xử lý những việc khẩn cấp bốc đồng, bạn sẽ kiệt sức vì đi dập tắt hết đám cháy này đến đám cháy khác. Việc chạy đua liên tục với những thứ lặt vặt tạo ra cảm giác bận rộn đáng tự hào, nhưng thực chất bạn đang làm giống hệt một người chạy bộ trên chiếc máy tập trong phòng gym. Bạn chạy liên tục, bạn mệt thật, bạn đổ mồ hôi thật, nhưng rốt cuộc bạn chẳng tiến thêm được bước nào về phía trước cả. Cuối ngày ngả lưng xuống giường, bạn thấy mình rã rời nhưng lại trống rỗng tận cùng, bởi vì những mục tiêu cốt lõi giúp bạn bứt phá và đi xa hơn thì vẫn cứ dậm chân tại chỗ.

Ma trận Eisenhower được đặt theo tên của Dwight D. Eisenhower, Tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Trước khi vào Nhà Trắng, ông là một vị tướng năm sao và là người chỉ huy tối cao của lực lượng đồng minh trong Thế chiến thứ hai. Trong bối cảnh chiến tranh, mỗi ngày ông phải đưa ra hàng loạt quyết định quan trọng liên quan đến chiến lược, quân lực và sinh mạng của hàng triệu con người. Khối lượng công việc khổng lồ đó buộc ông phải tìm ra một cách suy nghĩ rõ ràng để phân loại việc gì cần làm trước, việc gì có thể để sau.

Từ kinh nghiệm thực tế đó, Eisenhower đã xây dựng một cách tiếp cận rất đơn giản: phân biệt rõ ràng giữa việc khẩn cấp và việc quan trọng. Về sau, ý tưởng này được nhà nghiên cứu phát triển bản thân Stephen Covey hệ thống hóa và phổ biến rộng rãi trong cuốn sách nổi tiếng 7 Thói quen của người thành đạt. Từ đó, ma trận Eisenhower trở thành một trong những công cụ quản lý thời gian được sử dụng rộng rãi nhất trên thế giới.

Hình hài của ma trận này thực ra rất dễ vẽ ra trong đầu, nó chỉ gồm bốn ô vuông. Hai trục của nét chữ thập chia ra bốn ô này đại diện cho hai tiêu chí duy nhất để bạn đo lường mọi thứ trên đời. Đó là trục dọc thể hiện mức độ quan trọng và trục ngang thể hiện mức độ khẩn cấp. Quy tắc của ma trận này là bất cứ khi nào có một đầu việc rớt xuống, thay vì cắm cổ vào làm ngay theo bản năng, bạn bắt buộc phải ném nó vào đúng một trong bốn cái ô này.

Có lẽ nhiều người sẽ thắc mắc là đang bận tối tăm mặt mũi rồi, thời gian đâu mà còn ngồi phân loại. Nhưng dưới góc độ thần kinh học, nếu bạn không phân loại, bạn chắc chắn sẽ thất bại

Khi bạn đối mặt với quá nhiều luồng thông tin ập đến cùng lúc, hạch hạnh nhân trong não bộ, tức là trung tâm xử lý cảm xúc, sẽ bị quá tải. Nó ngay lập tức kích hoạt trạng thái sinh tồn cảnh báo nguy hiểm. Khi đó, nó sẽ tự động ngắt kết nối với vỏ não trước trán, vốn là khu vực đảm nhiệm chức năng tư duy logic và lập kế hoạch dài hạn của con người. 

Tình trạng này kéo dài có thể khiến chúng ta phản ứng theo bản năng thay vì suy nghĩ logic. Kết quả là chúng ta dễ rơi vào tình trạng làm việc theo phản xạ: việc gì xuất hiện trước thì xử lý trước, việc gì gây cảm giác gấp gáp thì lập tức ưu tiên.

Ma trận Eisenhower đóng vai trò như một điểm dừng cần thiết cho quá trình ra quyết định. Khi bạn buộc mình dừng lại để phân loại một công việc vào đúng ô của ma trận, bạn đang tạo khoảng thời gian ngắn để bộ não chuyển từ phản ứng cảm xúc sang suy nghĩ có logic. Nhờ vậy, bạn có thể nhìn rõ hơn việc nào thật sự cần ưu tiên và việc nào chỉ đang tạo cảm giác gấp gáp tạm thời.

Giờ thì hãy cùng bóc tách chi tiết bốn ô vuông này để bắt tận tay xem quỹ thời gian vàng ngọc của bạn đang bị bòn rút một cách oan uổng ở đâu nhé.

Ô số 1 là vị trí của những việc khẩn cấp và quan trọng. Đây là những dự án đã sát hạn chót, những cuộc khủng hoảng đột xuất trên trời rơi xuống. Khách hàng hối thúc giao bản báo cáo ngay trong buổi sáng, hay hệ thống máy tính đột ngột báo lỗi và cần khắc phục tức thời. Đối mặt với những tình huống này, bạn bắt buộc phải xắn tay áo vào xử lý dứt điểm ngay lập tức để dập lửa. Thế nhưng, nếu ngày nào mở mắt ra bạn cũng phải sống trong cảnh chạy đua ở ô này, bạn sẽ nhanh chóng kiệt quệ sức lực và rơi vào trạng thái căng thẳng tột độ.

Để không mắc kẹt trong cái bẫy chữa cháy liên tục đó, bạn cần đặc biệt chú ý đến ô số 2, nơi chứa những việc không khẩn cấp nhưng lại cực kỳ quan trọng. Dành ra ba mươi phút tập thể dục mỗi ngày, tham gia một khóa học kỹ năng mới, hay đơn giản là dành thời gian tĩnh lặng để lên kế hoạch chi tiết cho tuần tới. Đây chính là khu vực tạo ra sự bứt phá của những người thành công. Trớ trêu thay, nó cũng là ô dễ bị lờ đi nhất, vì bản thân những công việc này không hề la hét hay thúc ép bạn phải hành động. Sáng nay bạn lười không chạy bộ, sức khỏe của bạn chưa suy giảm tức thì. Hôm nay bạn chưa đọc sách, công việc hiện tại của bạn vẫn diễn ra bình thường. Chính sự êm ái đó lại tiềm ẩn rủi ro lớn nhất. Ma trận này yêu cầu bạn phải thiết lập một kỷ luật thép để ưu tiên nhét những tảng đá lớn này vào bình trước tiên, nếu không muốn một ngày nào đó bị tụt hậu.

Hoàn toàn trái ngược với sự tĩnh lặng của ô số 2 là ô số 3, tập hợp những việc khẩn cấp nhưng lại không hề quan trọng. Bạn đang tập trung làm việc thì tiếng chuông điện thoại réo lên liên hồi, một email nhảy ra giữa màn hình cần phản hồi gấp, hay đồng nghiệp đột nhiên chạy sang nhờ chỉnh giúp một lỗi nhỏ trên máy tính. Chúng khéo léo khoác lên mình lớp áo gấp gáp để đánh lừa bộ não, khiến bạn lầm tưởng rằng mình đang làm việc vô cùng năng suất. Thực tế là bạn chỉ đang loay hoay đi giải quyết vấn đề của người khác mà thôi. Giải pháp hiệu quả nhất để giữ vững sự tập trung là học cách từ chối khéo léo hoặc tìm cách giao phó những việc đó cho người phù hợp hơn.

Sau cùng, thủ phạm lớn nhất đánh cắp quỹ thời gian của bạn nằm gọn trong ô số 4, bao gồm những việc không khẩn cấp và cũng chẳng quan trọng. Hành động cầm điện thoại lên lướt mạng xã hội một cách vô thức, say sưa hóng những câu chuyện drama trên mạng, hay lướt xem những video vô bổ hàng giờ liền. Đây thực sự là mớ rác thời gian nguyên chất làm trì trệ mọi kế hoạch tiến lên phía trước. Nhiệm vụ sống còn của bạn là phải kiên quyết hất thẳng xô cát vô giá trị này đi, dọn sạch chúng ra khỏi tâm trí để chừa chỗ trống nuôi dưỡng những nền tảng vững chắc ở ô số 2.

Khi đã nắm rõ hình hài của 4 ô ma trận rồi thì câu hỏi đặt ra là làm sao để mang công cụ này từ trang giấy khô khan vào cuộc sống thực tế hàng ngày đây. Chúng ta sẽ cùng đi sâu vào ba nguyên tắc cốt lõi giúp bạn làm chủ hoàn toàn quỹ thời gian của mình.

Nguyên tắc đầu tiên và cũng là viên gạch nền móng chính là phải biết mình đang thực sự ở ô nào. Phần lớn chúng ta cứ cắm đầu vào chạy đua với lịch trình mà không hề hay biết mình đang đổ mồ hôi cho việc gì. Bạn hãy thử làm một bài kiểm tra nhỏ thế này nhé. Trong ba ngày liên tiếp, hãy ghi chép lại mọi việc bạn làm từ lúc mở mắt đến lúc trùm chăn đi ngủ, sau đó phân loại tất cả chúng vào bốn ô của ma trận. Nhìn vào kết quả tổng hợp, nếu bạn thấy hơn 60% quỹ thời gian của mình đang kẹt lại ở ô số 3 và số 4, thì sự thật là bạn không hề làm việc. Bạn chỉ đang gồng mình lên để phản ứng lại với những thứ cuộc đời ném vào mặt mình mà thôi. Khoảnh khắc nhìn vào bảng thống kê trần trụi đó chính là lúc bạn nhận ra mình đang mải mê xúc cát đổ đầy bình trước khi kịp nhét những tảng đá lớn vào.

Mình có quen một cậu em làm sáng tạo nội dung, em ấy luôn than phiền là làm việc mười bốn tiếng mỗi ngày nhưng kênh mãi không phát triển. Mình có gợi ý cho em về cách ghi chép này. Khi áp dụng mới thấy, sáng mở mắt ra định lên ý tưởng kịch bản thì tay lại vô thức bấm vào mạng xã hội xem xu hướng, thấy có bình luận trái chiều là lao vào giải thích mất toi cả buổi sáng. Chiều đến hôm thì chỉnh hộ cái ảnh bìa cho kênh của bạn vì cả nể, hôm thì mải trả lời tin nhắn. Mỗi ngày là một kiểu xao nhãng khác nhau, nhưng kết quả luôn giống nhau, đó là không có kết quả tốt cho việc thật sự quan trọng.

Khi đã bắt mạch được căn bệnh xài hoang thời gian rồi, chúng ta chuyển tiếp sang nguyên tắc thứ hai là dán nhãn cho công việc.

Bước này đòi hỏi bạn phải ép vỏ não trước trán hoạt động hết công suất thay vì cứ phản xạ vô thức theo thói quen. Hãy nhìn thẳng vào danh sách bạn vừa viết ra và nghiêm túc tự chất vấn bản thân xem việc này nếu không làm ngay thì có ảnh hưởng gì không, hay nó có đóng góp một viên gạch nào cho mục tiêu đi du học hay phát triển sự nghiệp trong năm năm tới không. Một buổi tối cuối tuần, bạn đang ngồi tập trung ôn luyện ngoại ngữ thì Trường nhắn tin rủ đi lượn lờ hóng gió. Bộ não ngay lập tức muốn gật đầu vì đi chơi luôn dễ chịu hơn ngồi học. Nhưng đây chính là lúc bạn phải khựng lại để dán nhãn. Đi chơi lúc này là xô cát ồn ào thuộc ô số 4, trong khi việc học lại là tảng đá lớn ở ô số 2 giúp bạn chạm tay vào mục tiêu lớn. Nhìn rõ mồn một đâu là giá trị cốt lõi, bạn sẽ tự động biết cách gạt sỏi đá sang một bên và ném xô cát vô bổ vào sọt rác.

Kỹ năng dán nhãn này bộc lộ rõ nhất ở những khoảnh khắc đánh đổi. Lại kể tiếp chuyện cậu em ban nãy. Có một tối cuối tuần, cậu ấy đang đóng cửa phòng cày nốt cái kịch bản thì mình vô tình nhắn tin rủ ra ngoài lượn lờ hóng gió. Bình thường thì em ấy đồng ý ngay, nhưng hôm đó lại từ chối. Hỏi ra thì mới biết, cậu ấy đang áp dụng chính cái kỹ năng dán nhãn này. Ngay khoảnh khắc đọc tin nhắn rủ rê, bộ não cậu ấy cũng đấu tranh dữ lắm vì đi chơi bao giờ cũng nhàn hạ hơn việc ngồi vắt óc trước màn hình. Nhưng lý trí đã kịp thời phanh lại để phân tích thiệt hơn. Cuộc đi dạo đó thực chất chỉ là một thú vui vô bổ rơi thẳng vào ô số 4, chẳng mang lại giá trị tích lũy nào. Trong khi đó, việc hoàn thành kịch bản chất lượng để giữ đúng tiến độ ra video mới thực sự là nhiệm vụ nằm kiên cố ở ô số 2. Sự phân định rạch ròi đó đã tạo ra một sức mạnh vô hình, ép cậu ấy gạt bỏ sự cả nể quen thuộc để kiên quyết bảo vệ quỹ thời gian cho mục tiêu sự nghiệp.

Sắp xếp xong năng lượng rồi thì chúng ta bước đến nguyên tắc cuối cùng để khóa chặt hiệu suất, đó là thiết lập ranh giới bằng định luật Parkinson.

Định luật này chỉ ra một thực tế vô cùng phũ phàng, công việc sẽ luôn tự phình to ra để chiếm trọn toàn bộ khoảng thời gian mà bạn giao cho nó. Điều này có nghĩa là nếu bạn cho phép bản thân quá nhiều thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, công việc đó sẽ trở nên phức tạp và kéo dài hơn mức cần thiết, gây ra sự trì hoãn. Ngặt một nỗi, những việc mang tính chiến lược ở ô số 2 lại vốn dĩ không bao giờ có hạn chót kêu réo inh ỏi. Không có ai ép bạn deadline phải hoàn thành hồ sơ chuẩn bị du học hay báo thức nhắc nhở phải đọc xong một cuốn sách. Chính sự thoải mái đó khiến bạn cực kỳ dễ rơi vào cái bẫy trì hoãn, chậc lưỡi tự nhủ thôi để mai làm cũng chẳng sao.

Giải pháp để đập tan sự trì hoãn này là tự tay tạo ra những hạn chót cho nó. Hãy đóng băng một khung giờ cố định trong ngày chỉ dành riêng cho ô số 2. 

Câu chuyện của cố Tổng thống Mỹ Theodore Roosevelt thời còn học đại học Harvard sẽ là minh chứng thuyết phục cho việc ứng dụng định luật Parkinson này. Khác với những mọt sách chỉ biết cắm mặt vào thư viện, ông có hàng tá đam mê mãnh liệt khác như đấm bốc, đấu vật và tham gia các câu lạc bộ. Để có thời gian làm đủ mọi thứ trên đời mà vẫn giữ được bảng điểm xuất sắc, ông đã dùng chiêu ép tiến độ cực kỳ tàn nhẫn. Thay vì dành cả buổi tối dài lê thê để ôn bài như người thường, ông tự ước lượng xem một khối lượng kiến thức cần bao lâu để học thuộc, sau đó vung tay cắt phăng đi một nửa thời gian. Ông ấn định một khung giờ chết vô cùng chật hẹp và ép bản thân phải dồn toàn bộ sự tập trung để giải quyết trọn vẹn trước khi hết giờ. Chính cái áp lực thời gian tự đặt ra đó đã kích hoạt công suất tối đa của vỏ não, giúp ông quét sạch khối lượng công việc khổng lồ trong chớp mắt.

Suy cho cùng, mỗi người trong chúng ta đều được phát cho một quỹ thời gian 24 giờ hoàn toàn giống hệt nhau mỗi ngày. Sự khác biệt giữa một cá nhân liên tục thăng tiến và một người mãi dậm chân tại chỗ không nằm ở việc ai bận rộn hay đổ nhiều mồ hôi hơn ai. Khác biệt cốt lõi nằm ở sự tỉnh táo để nhận diện và lòng can đảm dám từ chối những thứ ồn ào đó để bảo vệ không gian cho những tảng đá tĩnh lặng. 

Ma trận Eisenhower hoàn toàn không phải là một phép màu giúp bạn nhồi nhét được nhiều việc hơn vào lịch trình. Công cụ này thực chất là một mũi dao sắc bén cắt đứt ảo giác năng suất, ép bạn phải đối mặt với sự thật trần trụi xem bản thân đang đầu tư mình vào đâu. Đã đến lúc bạn phải ngừng việc để người khác đánh cắp thời gian của mình và bắt đầu tự tay thiết lập lại trật tự cho cuộc sống.

Hãy dành ra mười lăm phút ngay tối nay, lấy một tờ giấy vẽ bốn ô vuông đó ra và tự thành thật dán nhãn lại toàn bộ những việc bạn đã làm trong ngày nhé.