Làm Thế Nào Để Viết Email Hiệu Quả?

Hầu như mọi người đều sử dụng email hàng ngày trong công việc cũng như cuộc sống cá nhân. Có lẽ, nhiều bạn sẽ nghĩ rằng viết email là chuyện đơn giản nhất quả đất, có việc gì đâu mà phải học. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách để viết một email hiệu quả, truyền tải được thông điệp một cách rõ ràng, ngắn gọn, súc tích. 

Nếu giao tiếp email kém hiệu quả, bạn có thể lỡ mất những thông tin quan trọng, hoặc  gây hiểu lầm cho người nhận, dẫn đến hành động sai lầm, ảnh hưởng xấu đến tiến trình hoàn thành công việc hay thành công của một dự án. Bởi vậy, học cách giao tiếp email hiệu quả là rất quan trọng với tất cả mọi người.

Nhờ gợi ý từ trang Ivolunteer, tôi biết đến khóa học viết email hiệu quả từ Fellix Haller – quản lý cũ của Bain&Company, một trong những công ty tư vấn hàng đầu thế giới. Tôi đã học và nhận thấy khóa học này có nhiều thông tin bổ ích. Tôi đang áp dụng vào việc viết email hàng ngày của mình. Kết quả là có được những email chất lượng hơn, có tỷ lệ phản hồi tốt hơn. 

Dưới đây, tôi muốn tóm tắt lại một số điểm chính mà Felix đã chia sẻ trong khóa học này. Bạn có thể đăng ký học khóa học miễn phí này (với rất nhiều ví dụ cho bạn dễ dàng thực hành theo), hoặc truy cập website của Felix, và subscribe để nhận được bộ tài liệu miễn phí trong đó có cuốn Awesome email! của anh (Amazon đang bán với giá 2.9$).

1. Tiêu đề của email cực kỳ quan trọng. Một ngày có rất nhiều email được gửi đến. Để email của mình không bị bỏ sót, bạn cần một tiêu đề ngắn gọn súc tích, bao quát nội dung cần trao đổi. Nhiều khi, người nhận chỉ cần nhìn vào tiêu đề mà không cần đọc nội dung cũng có thể biết được email nói về cái gì và họ cần phải thực hiện những nhiệm vụ gì.

2. Nghĩ đến người đọc trước tiên. Hãy viết một email đơn giản, dễ đọc, để người nhận dễ dàng thực hiện hành động được yêu cầu hoặc cho đồng ý với lời đề nghị của bạn. Ngoài ra, cần kiểm tra cẩn thận địa chỉ người nhận trước khi gửi email.

3. Nếu như bạn viết email yêu cầu người nhận thực hiện nhiệm vụ nào đó, hãy chỉ rõ ai là người cần thực hiện  (trong trường hợp bạn gửi đến email cho đội nhóm, có nhiều người nhận), phải làm công việc gì, và luôn luôn nêu rõ thời hạn hoàn thành công việc. Càng rõ ràng, chi tiết và dễ hiểu càng tốt.

4. Đừng lãng phí thời gian cho những email dông dài khó hiểu. Đi thắng vào vấn đề và chia sẻ thông điệp chính trong 2 đến 3 câu đầu tiên.

5. Bốn thành phần bạn nên có trong email của mình bao gồm : ngữ cảnh (cung cấp thông tin cơ bản về email), thông điệp (mục đích của email), hành động (chỉ rõ hành động cụ thể cần thực hiện), chi tiết (thông tin cần thiết hỗ trợ người nhận)

6. Email càng ngắn, hiệu quả càng cao. Chỉ viết tối đa 5 câu trong một email. Nếu như cần thiết phải viết một email dài, có thể chia email thành từng phần cụ thể, để người đọc dễ dàng tiếp cận vấn đề.

7. Viết một email dễ dàng đọc lướt, có thể nắm bắt ý chính bằng cách sử dụng tiêu đề, khoảng trắng, gạch đầu dòng và bôi đậm từ ngữ quan trọng trong email.

8. Tối giản email bằng cách viết những câu đơn. Sử dụng dạng chủ động thay vì bị động. Loại bỏ từ ngữ thừa, không cần thiết. Ngoài ra, hãy sử dụng đồng nhất một phông chữ, và định dạng văn bản trong email.

9. Hiểu rõ và sử dụng thành thạo các tính năng của email như chữ ký,  «TO, CC, BCC », Out of Office.

10. Chắc chắn rằng bạn đưa ra câu trả lời tốt nhất và có ý nghĩa nhất khi phản hồi email. Bạn không thể kiểm tra và trả lời hết tất cả email trong ngày, nhưng ít nhất hãy cho họ biết bạn đã đọc và sẽ phản hồi lại trong một khoảng thời gian hợp lý.

Chúc các bạn sớm có được những email hiệu quả và thành công trong công việc của mình!