2. Trong mọi hoàn cảnh luôn đề cập và khẳng định những thách thức mà bạn đang giải quyết
Đề cập và khẳng định những khó khăn bạn đang giải quyết tạo ra một hiệu ứng cho người nghe là công việc của bạn thật cần thiết và có nghĩa. Nếu chính bạn không trình bày được ý nghĩa những thứ mình đang làm thì sẽ luôn có người hỏi đặt câu hỏi về sự tồn tại của bạn (hoặc team của bạn). Trong môi trường kinh doanh, ai tạo ra được hiệu ứng này cho sếp (hoặc sếp của sếp), sẽ có lợi thế hơn hẳn. Mình khuyến khích các bạn nêu ra ít nhất một khó khăn hàng đầu bạn đang xử lý, và nhắc đi nhắc lại trong những bài thuyết trình hoặc báo cáo. Cái này nó hơi giống như mấy lời “affirmation” ấy. Ví dụ một lời “affirmation” như sau: “The Company has been working to secure legality and traceability of raw materials. However, it is not enough! We also aim to use raw materials in a sustainable way. This is where my project/assignment fit in. I am developing an internal standard for sourcing raw materials which includes a sustainability checklist”.
Tuy thế, đừng làm quá lố! Quảng cáo cho bản thân là cả một nghệ thuật. Trước hết bạn phải xác định ra được cái khó khăn thách thức trong công việc của mình là gì, sau đó, mô tả nó bằng ngôn ngữ vừa phải, dễ hiểu và rõ nghĩa. Đừng dùng quá nhiều tính từ mạnh kiểu như “extremely difficult; ultimately hard; exceptionally challenging, remarkably rough…” Mấy từ này nếu không dùng một cách uyển chuyển sẽ tạo ra cái cảm giác bạn đang quan trọng hóa vấn đề hoặc đang bốc phét J
3. Tiếp tục đề cập và khẳng định cách thức bạn đang dùng để giải quyết khó khăn
Sau khi xác định được khó khăn rồi, là lúc bạn quảng cáo những cách thức và nỗ lực làm việc của bạn. Bạn giỏi kỹ năng nào, hãy show cái đó. Điều mình học được là mấy kỹ năng mềm thường dễ “đi vào lòng người” hơn kỹ năng cứng.
Kỹ năng mềm không mang tính chuyên sâu kỹ thuật, ví dụ, kỹ năng đối nhân xử thế (interpersonal skills), kỹ năng quản lý thời gian (time management skills), kỹ năng truyền thông (communication skills), kỹ năng lên kế hoạch (planning skills), kỹ năng xử lý mâu thuẫn (conflict resolution skills), kỹ năng kết nối (networking skills)… Kỹ năng cứng là những thứ mang tính chuyên sâu kỹ thuật/học thuật, ví dụ, kỹ năng viết code, kỹ năng đồ họa, kỹ năng nghiên cứu, kỹ năng phiên dịch, kỹ năng kiểm toán, kỹ năng quản lý thư viện… Kỹ năng cứng thường khó hiểu và hại não, nên chẳng ai có đủ kiên nhẫn nghe J
Mình đã từng chứng kiến một cô trình bày cái khung thời gian kế hoạch dự án rất đẹp, chi tiết, hợp lý và logic. Cô ấy đã chứng minh cách cô ấy giải quyết khó khăn là bằng kỹ năng lên kế hoạch tốt. Đương nhiên, điều này không có nghĩa kế hoạch đó thực sự đem lại kết quả mong muốn, nhưng, gây ấn tượng mạnh mẽ với sếp về kỹ năng truyền thông và lên kế hoạch tốt, cô ta đã hơn bạn một nửa bước chân thăng tiến rồi!  
4. Khi báo cáo kết quả công việc, hãy đặt chúng vào một sự so sánh với cái gì đó cùng loại
Mình đọc ở nhiều sách nói rằng não bộ con người không thể xử lý và hiểu một sự kiên hoặc con số đơn lẻ. Chúng ta luôn luôn cần phải có một cái gì đó tương tự lấy làm gốc để so sánh. Do đó, mình khuyến khích các bạn, khi báo cáo kết quả công việc, thì luôn đặt ra so sánh. Ví dụ, nếu bạn báo cáo là “My sale volume of this year reached to 234,567 USD” (Năm nay tôi bán được 234,567 USD), chẳng ai có thể hình dung được bạn đã đem lại sự khác biệt gì. Nhưng nếu bạn nói “The sale volume of my team in 2020 is 50% higher than 2019, reaching to 234,567 USD, contributing for one third of total sale volume” (Năm nay nhóm của tôi đạt doanh thu cao hơn 50% so với năm ngoái, bán được 234.567USD, đóng góp 1/3 tổng doanh thu toàn khối). Như thế người nghe sẽ xử lý thông tin dễ hơn và tưởng tượng được sự đóng góp của bạn. Một cách nữa là “Before and After” (trước và sau). Bạn có thể trực quan hóa bằng biểu đồ chẳng hạn, trước đây tình hình ra sao, với dự án/công việc của bạn đã làm thì hiện tại tình hình đã tốt hơn thế nào.
5. “Tôi tin chắc rằng, hiện thời, đây là cách tốt nhất để giải quyết công việc.”
Nhiều lần, mình cảm nhận các đồng nghiệp VN mất tự tin khi đương đầu với những câu hỏi kiểu vì sao lại làm thế này, vì sao không chọn hướng khác. Mình rất muốn chia sẻ là: đừng bao giờ đánh giá thấp suy nghĩ và lối đi mình đã chọn, nếu mọi thứ đang diễn ra với hiệu quả tốt. Sếp luôn luôn “cảm” được sự thiếu tự tin hoặc thiếu quyết đoán ở bạn, nhất là khi bạn đầu hàng quá sớm hoặc trả lời ở thế quá bị động. Trong trường hợp bạn gặp phải những lời bình luận hoặc câu hỏi chỉ trích vô lý về công việc của bạn, hãy cứ đàng hoàng trả lời như sau:
– Thank you for your points! I will explore it further. However, I believe in this specific situation, the current approach is the most suitable, because…. (Cảm ơn đã có ý kiến! Tôi sẽ xem xét nó sau. Tuy nhiên, tôi tin là trong tình huống này, cách làm hiện thời đang là phù hợp nhất.)
– Thank you for the suggestion! Shall we discuss after this meeting? I am curious about your thoughts. Now, let’s get back to my presentation… (Cảm ơn đã có ý kiến! Liệu chúng ta có thể thảo luận sau meeting được không? Tôi rất tò mò về suy nghĩ của bạn. Giờ thì quay lại với bài thuyết trình của tôi nhé.)
– Thank you for the feedback! To be frank, this issue requires this (…) skills or strategy. I recommend that we shall continue, and review it after when some outputs are delivered. (Cảm ơn đã có ý kiến! Nhưng thẳng thắn mà nói, vấn đề này cần phải dùng kỹ năng này. Tôi đề nghị chúng ta cứ tiếp tục làm, và vài tháng nữa khi có những kết quả ban đầu thì sẽ họp bàn lại.)
6. Ngôn ngữ
Mình đã nhiều lần đọc, review hoặc lắng nghe các bạn mình dùng tiếng Anh, và xin được nhận xét là, chúng ta dùng quá nhiều từ không rõ nghĩa. Từ không rõ nghĩa tức là từ mang lại nhiều cách hiểu không rõ ràng. Ví dụ, “I have involved into many assignments”, từ “involved” không hề giúp người nghe hình dung được chính xác bạn đã làm hoạt động gì. Trong tiếng Việt, câu này cũng rất chung chung “tôi đã tham gia rất nhiều công việc”. Thay vì vậy các bạn hãy dùng những động từ mô tả một hoạt động cụ thể, ví dụ, ““I have leaded the project” (tôi đã dẫn dắt thực hiện dự án này); “I maintained a good relationship with external partners” (tôi đảm bảo mối quan hệ tốt với đối tác bên ngoài); “I developed a system of registering raw materials” (tôi xây dựng hệ thống thống kê vật liệu); “I supervised 03 juniors to run this event” (tôi điều hành 3 nhân viên chạy sự kiện này).
Ngoài ra, người Việt mình không biết cách khen! J Ví dụ, sếp bạn hoặc đồng nghiệp đang thuyết trình về sự thành công của dự án, ai cũng bỏ vài câu khen, người khen rất chân thành, người nghe đúng kiểu phỉnh nịnh, còn bạn thì bối rối. Bạn không muốn nhắc lại mấy cụm từ nhàm chán đã được người khác nói như “that’s great, really nice, amazing, what a success…”, bạn có thể thử những kiểu nói khác như sau:
– I learnt a lot from your presentation! Your achievement is giving me and others great source of inspiration. (Tớ học được rất nhiều từ bài thuyết trình của cậu. Sự thành công này là động lực cho tớ và mọi người đấy!)
– I believe that the ideas you presented are very applicable. (Tớ nghĩ rằng những điều cậu vừa thuyết trình rất là hữu ích đấy!)
– These ideas are what our company need now! (Ôi giời ơi, đây là những cái mà công ty chúng ta cần!)
– Hej, you must teach us how to run a successful project! (Ê, lát nữa chỉ tớ cách thực hiện thành công một dự án đi nha!)
– It is a very informative presentation. I learnt a lot! Shall I ask you some questions afterward? (Rất nhiều thông tin! Tớ đã học được nhiếu thứ! Cho tớ hỏi mấy câu được không?) – How come I did not know that you are so good at (whatever skill!)! J Please, teach me! (Ô, này, sao cậu không nói cho tớ biết cậu là siêu cao thủ về …. Chỉ tớ đi!)