Email là một trong những phương thức giao tiếp phổ biến trong môi trường học tập, làm việc. Nó là phương thức giúp chúng ta kết nối với giảng viên, đồng nghiệp, cấp trên, nhà tuyển dụng... hay cả apply xin học bổng.
Một chiếc email chỉn chu và chính xác sẽ thể hiện tính chuyên nghiệp của bạn. Người nhận, thông qua email có thể đánh giá thái độ, khả năng sử dụng ngôn ngữ, cách diễn đạt và kỹ năng giao tiếp của bạn.
Cách viết một email đúng rất quan trọng, tuy nhiên nhiều người vẫn còn thiếu sự quan tâm đến vấn đề này.
Mình còn nhớ, hồi mới năm nhất, có một thầy dạy mình luôn nhắc nhở về cách viết email. Hầu như buổi học nào trên lớp thầy cũng nhắc, bởi vì thầy bảo thầy từng nhận được nhiều email thiếu lịch sự. Nộp bài cho thầy mà viết những email không chỉn chu thầy trừ điểm hết.
Mình cũng rén dữ lắm haha. Tại mới vô năm nhất cũng ngu ngơ, mù mờ. Rồi từ từ tập viết nhiều và hỏi anh chị khóa trên nên giờ cũng lên tay.
NHỮNG PHẦN NÊN CHÚ Ý KHI VIẾT EMAIL
Địa chỉ email
Đây là một vấn đề khá quen thuộc nè.
Thường thì địa chỉ email được lập theo cú pháp:
- Tên + chức danh
- Tên + ngày tháng/năm sinh/số
- Đối với sinh viên có thể lập địa chỉ là: Tên + 3 số cuối MSSV/khoa
- Sử dụng email đuôi edu được trường cung cấp.
Mục đích: thể hiện sự chuyên nghiệp, nghiêm túc và lịch sự.
To/CC/BCC
Muốn làm một cái gì tốt thì phải đọc kỹ hướng dẫn trước khi sử dụng :">
To
Người có tên trong mục To này là người nhận chính. Người này là người mà bạn muốn họ đưa ra phản hồi sau khi đọc email của bạn.
Tương tự, khi nhận được email mà tên của bạn nằm trong phần To thì bạn cần phản hồi email đó.
CC
CC có nghĩa là carbon copy.
- Khi bạn muốn một số người khác cũng nắm những thông tin trong email này, nhưng họ không phải người nhận chính.
- Khi bạn sử dụng chức năng CC thì người nhận thư sẽ nhìn thấy danh sách email của tất cả những người nhận.
Những người trong CC không nhất thiết phải đưa ra ý kiến hay phản hồi cho bạn.
Ví dụ: Bạn gửi một email phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong ban, đồng thời bạn cũng muốn trưởng ban nắm được các thông tin trong email đó thì bạn sử dụng: To - các thành viên và CC - trưởng ban.
BCC
BCC nghĩa là Blind Carbon copy.
- Những ai nằm trong mục người nhận chính và CC sẽ không thể nhìn thấy những người được nhận BCC nhưng BCC lại có thể nhìn thấy tất cả những người nhận chính và CC.
- Khi bạn gửi một email cùng nội dung đến rất nhiều địa chỉ nhưng bạn lại không muốn những người nhận email biết bạn gửi cho những ai thì bạn sử dụng chức năng BCC đề hạn chế thông tin này.
=> Chức năng này dùng để bảo vệ danh tính những người được nhận BCC.
Ví dụ: Bạn gửi mail cho một người để bàn về dự án X nhưng bạn lại muốn giám đốc của mình có thể nắm được thông tin và tiến độ thực hiện, thì bạn sử dụng chức năng BCC email của giám đốc trong email đó.
Tiêu đề email
Tiêu đề là phần tóm tắt nội dung email, thể hiện nội dung, hành động sẽ diễn ra trong email.
Tuy nhiên, nhiều bạn lại bỏ qua mất cái này.
Tiêu đề email ngắn gọn, rõ ràng sẽ giúp người nhận biết mức độ quan trọng của công việc hoặc biết được họ sẽ phải phản hồi gì. Bên cạnh đó, tiêu đề email còn giúp người nhận tìm kiếm và phân loại dễ dàng.
Ví dụ: [ỨNG TUYỂN VỊ TRÍ NHÂN VIÊN NHÂN SỰ - TÊN BẠN]
À, tùy từng công ty hoặc tùy từng yêu cầu của giảng viên, một số nơi sẽ quy định cú pháp cho tiêu đề email, hãy nhớ đọc kỹ yêu cầu trước khi viết mail nhé.
Nội dung chính
- Lời chào: Dear Mr/Mrs…; Kính chào…; Kính gửi…; Thân chào…; Thân gửi…; vv..v .Tùy từng độ tuổi và chức danh mà viết cho phù hợp.
- Nếu mới gửi email lần đầu: giới thiệu bản thân, lý do viết email bằng 1 -2 câu ngắn gọn, súc tích.
- Nội dung: Nội dung chính xác, trình bày rõ ràng, ngắn gọn, dễ hiểu.
+ Nếu email dài nên chia thành các đoạn nhỏ
+ Sử dụng in đậm đối với các nội dung muốn nhấn mạnh (chú ý: không sử dụng quá nhiều sẽ gây phản cảm)
+ Cuối phần nội dung bạn thường sẽ cho người đọc biết bạn cần họ đưa ra hành động gì. Bạn mong muốn họ phản hồi hay làm gì khác.
Nếu email là nội dung công việc thì cần có thời gian, địa điểm, đối tượng…
- Lời cảm ơn vì họ đã đọc email của bạn.
- Kết thư: Kết thúc thư thường dùng những từ như: Best wishes, Best regards, trân trọng, thân mến…và ký tên.
(Ví dụ:
Trân trọng,
Bích Nga.)
Phần chữ ký
Bạn có thể thêm các thông tin cá nhân như khoa, lớp, vị trí, tên công ty, địa chỉ email, website, số điện thoại liên lạc để người nhận có thể biết họ có thể liên hệ với bạn qua những phương tiện nào.
* Một vài lưu ý
- Kiểm tra email trước khi gửi
- Điền địa chỉ email người nhận sau cùng để tránh lỡ tay gửi khi nội dung email chưa đầy đủ, chỉn chu.
- Tạo thói quen phản hồi và kiểm tra email để tránh bỏ lỡ những thông tin quan trọng
- Chú ý thời gian gửi email
- Kiểm tra chính tả, ngữ pháp, thái độ và văn phong có phù hợp và chính xác không.
- Cảm xúc: không viết email trong trạng thái tức giận hay mệt mỏi quá mức.
- Hiểu rõ mục đích gửi email
- Tìm hiểu trước khi hỏi
- Chèn file: chú ý nên gửi file đã đổi tên phù hợp và định dạng. Nếu chèn link drive thì nên mở quyền truy cập trước, tránh việc mất thời gian khi người nhận phải yêu cầu quyền truy cập từ bạn. Nếu file quá lớn nên nén file (.zip)
Hy vọng bài chia sẻ của Mèo đi học sẽ giúp bạn hoàn thiện kỹ năng viết email của mình. Nếu có thiếu sót mong nhận được sự phản hồi và đóng góp.
#cachvietemail
#duancanhan
Nếu các bạn cảm thấy hữu ích, xin hãy ủng hộ mình qua trang facebook này:
https://www.facebook.com/meobeomlem
Mình đang làm một dự án cá nhân, sự quan tâm của các bạn đến trang facebook Mèo đi học sẽ giúp mình rất nhiều trong môn học ạ. Mình cảm ơn.