Khi có quá nhiều việc quan trọng, bạn chọn ưu tiên việc nào?

Ưu tiên 3-4 đầu việc quan trọng giữa một danh sách công việc “lặt vặt” thì không có gì đáng nói. Điều khiến nhiều người dù đã đi làm lâu năm và ở vị trí quản lý hay leader vẫn bối rối, là không biết ưu tiên việc gì giữa một “núi” việc – việc nào cũng quan trọng, việc nào cũng khẩn cấp.

Theo dõi nội dung bài viết dưới đây để nắm được lời giải đáp: • Lý do thực sự vì sao ưu tiên công việc lại khó đến như vậy. • 3 gạch đầu dòng để thực hành chọn ra chính xác 1 công việc bạn cần ưu tiên và tập trung thực hiện trước.

Liệu có phải chỉ đơn giản là “trong nhiều việc quan trọng, việc nào khẩn cấp hơn thì ưu tiên trước”? Thực tế cho thấy lựa chọn một danh sách công việc trong ngày không dễ dàng như vậy.

Cuộc phỏng vấn 45 nhân viên văn phòng tại 39 công ty từ 8 ngành nghề khác nhau ở Mỹ đã đưa ra một số “insight” về một ngày làm việc của họ khá thú vị:

• Insight #1: Những nhân viên tận tâm và cống hiến nhiều nhất cũng dành một phần lớn thời gian của họ cho những công việc “lẻ tẻ”, ít mang lại giá trị. Ví dụ, tham gia họp với những phòng ban khác. Chính những nhân viên này đánh giá đây là những đầu việc ít mang lại giá trị cho bản thân họ lẫn team. • Insight #2: Họ nghĩ rằng nếu như họ không thực hiện các công việc ít mang lại giá trị như vậy nữa thì đồng nghiệp hoặc cấp trên sẽ đánh giá hoặc thất vọng. Nghĩa là những đầu việc này cũng quan trọng. Và vị vậy nên những nhân viên này liên tục tỏ ra bận rộn, tỏ ra đang “siêu hiệu suất” với những đầu việc như vậy trong team. • Insight #3: Khó để loại bỏ hoàn toàn những công việc thuộc loại “gần quan trọng” này ra khỏi ngày làm việc, vì nghiên cứu đã chỉ rõ rằng bất cứ công việc nào có tiến bộ, có kết quả nổi bật đều làm team thêm hài lòng và gắn kết. Nên dù những cuộc họp có thể được cho là lãng phí thời gian, nhưng ở khía cạnh khác, nhiều nhân viên lại mong chờ meeting để gặp mặt trực tiếp và thảo luận công việc thuận tiện hơn. • Insight #4: Cắt giảm chi phí và nguồn lực ở nhiều doanh nghiệp đã khiến một số nhân viên cốt cán còn ở lại doanh nghiệp buộc phải thực thi những công việc không quan trọng đối với vị trí của họ. Ví dụ, tìm và sắp xếp chuyến bay cho cấp trên. Những đầu việc này khiến họ mất tập trung vào công việc quan trọng hơn. • Insight #5: Nhiều lý do về văn hoá hoặc “chính trị” trong doanh nghiệp khiến cho các leader và người làm quản lý không muốn giao việc cho những đồng nghiệp ít kinh nghiệm hơn. Kết quả là, họ phải tham gia nhiều cuộc meeting hơn cần thiết, và tự tay xử lý nhiều đầu việc ít quan trọng hơn. Nhưng họ vẫn cho rằng đó là những công việc quan trọng, vì nếu giao cho người khác làm sẽ gây ra các hậu quả nghiêm trọng.

Những insight trên đã giúp bạn nhận ra 4 nguyên nhân chính khiến việc ưu tiên công việc không dễ dàng:

• Tâm lý công sở khiến chúng ta không thể loại bỏ hoàn toàn những công việc kém quan trọng hơn. • Thiếu nguồn lực nên phải “tự thân vận động” những đầu việc kém quan trọng hơn. • Bị “ngập lụt” trong những nhiệm vụ khẩn cấp. • Ôm đồm công việc vì ngại giao việc, sợ đồng nghiệp làm không tốt.

3 bước ưu tiên công việc ngay sau đây sẽ là một trình tự hoàn toàn mới và hiệu quả để bạn bắt đầu thực hành:

Đây là lúc bạn chưa mường tượng được rõ ràng danh sách công việc bạn cần làm có bao nhiêu đầu việc quan trọng, gồm những gì. Cách đơn giản để ước lượng được tổng số lượng công việc từ lớn tới nhỏ này, là hình dung tất cả những công việc đã xuất hiện trong những buổi meeting hoặc những lúc giao việc bằng miệng… và đặt bút xuống viết, hoặc gõ ra, hoặc liệt kê trực quan tại 1 phần mềm quản lý công việc.

Xong bước đầu tiên này, bạn có một danh sách khoảng chừng 20-25 đầu việc.

Tiếp theo, hãy khoanh tròn một số công việc bạn dễ dàng ưu tiên từ danh sách này. Tâm lý “chọn lọc” bắt buộc bạn phải chấp nhận việc chọn lựa để có thời gian cho công việc thiết yếu hơn, thay vì làm tất cả. Những đầu việc không cần hoàn thành đã xuất hiện.

Sau khi xoá những đầu việc này đi, bạn được một danh sách với khoảng 10-15 công việc phải thực hiện.

Đây là ví dụ danh sách công việc sau khi liệt kê và chia nhỏ của một Trưởng bộ phận Chăm sóc khách hàng:

1. Xử lý yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp từ khách hàng VIP. 2. Lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới. 3. Tham gia cuộc họp phát triển sản phẩm hàng tuần. 4. Xem xét và cập nhật các quy trình dịch vụ khách hàng. 5. Phản hồi email khiếu nại từ khách hàng. 6. Chuẩn bị báo cáo hiệu suất hàng tháng. 7. Tổ chức cuộc họp nhóm để cập nhật thông tin sản phẩm mới. 8. Trả lời các email yêu cầu từ khách hàng. 9. Lưu trữ hồ sơ khách hàng. 10. Tham dự hội thảo tập huấn trực tuyến về xu hướng chuyển đổi số.

Bây giờ, hãy tìm ra nhóm công việc thực sự quan trọng bằng cách đặt nhóm công việc trên vào ma trận Eisenhower. Ma trận Eisenhower dựa trên 2 trục Quan trọng và Khẩn cấp, sẽ chia công việc thành 4 phân loại để giải quyết:

Điểm lưu ý quan trọng ở bước này là rất nhiều người trong chúng ta nhầm lẫn giữa quan trọng và khẩn cấp:

• Công việc quan trọng: Là công việc giúp bạn và team hướng tới mục tiêu lâu dài của mình. Ví dụ như lên chiến lược nội dung tháng, hoặc gặp gỡ khách hàng… • Công việc khẩn cấp: Là những công việc mang tính ngắn hạn và buộc chúng ta phải thực hiện ngay. Nó khiến chúng ta bận rộn, gấp gáp do mang lại một lượng adrenaline gây hứng thú và mong muốn giải phóng năng suất trong cơ thể. Ví dụ như trả lời email, giải quyết yêu cầu gấp của khách hàng, viết báo cáo trước cuộc họp… Những công việc này tưởng chừng như chỉ mất khoảng 2-3 phút để hoàn thành nhưng thực ra lại mất đến cả giờ. Đặc biệt là đối với người làm quản lý, thời gian làm việc trong ngày của họ đa số dành cho việc nhìn bao quát team, phát hiện trượt tiến độ hoặc sai sót, sau đó đưa ra phương án và giải quyết kịp thời. Những đầu việc khẩn cấp khiến họ làm việc tất bật và lãng quên những đầu việc quan trọng mang tính chiến lược hơn.

Ví dụ với danh sách công việc được lọc từ bước 1 của Trưởng bộ phận Chăm sóc khách hàng, các công việc sẽ lần lượt thuộc các vùng, như sau:

• Công việc khẩn cấp, quan trọng: Xử lý yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp từ khách hàng VIP, Tổ chức cuộc họp nhóm để cập nhật thông tin sản phẩm mới. • Công việc không khẩn cấp, quan trọng: Lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới, Xem xét và cập nhật các quy trình dịch vụ khách hàng, Chuẩn bị báo cáo hiệu suất hàng tháng, Tham gia cuộc họp phát triển sản phẩm hàng tuần. • Công việc khẩn cấp, không quan trọng: Phản hồi email khiếu nại từ khách hàng, Trả lời các email yêu cầu từ khách hàng, Lưu trữ hồ sơ khách hàng. • Công việc không khẩn cấp, không quan trọng: Tham dự hội thảo tập huấn trực tuyến về xu hướng chuyển đổi số.

Sau khi khoanh vùng những công việc này, danh sách công việc quan trọng sẽ là:

1. Xử lý yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp từ khách hàng VIP. 2. Lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới. 3. Tham gia cuộc họp phát triển sản phẩm hàng tuần. 4. em xét và cập nhật các quy trình dịch vụ khách hàng. 5. Chuẩn bị báo cáo hiệu suất hàng tháng. 6. Tổ chức cuộc họp nhóm để cập nhật thông tin sản phẩm mới.

Cuối cùng, bạn đặt 7 công việc trên vào một ma trận được xác định bởi 2 yếu tố:

• Tác động: Để làm việc hiệu suất, bạn cần biết được công việc nào có tác động cao nhất đến kết quả mà mình mong muốn. Công việc nào tạo ra kết quả càng hướng tới mục tiêu cuối cùng, công việc đó càng có tác động cao. Lưu ý rằng bạn không nên tính toán quá kỹ lưỡng để ưu tiên công việc có mức tác động cao. Càng tính toán, việc ưu tiên càng khó vì bạn sẽ mất thời gian phân vân. Hãy quyết định và linh hoạt điều chỉnh danh sách khi có những thay đổi trong team của bạn. • Năng lượng: Bạn cần chọn 1 công việc quan trọng khiến bạn tiêu tốn nhiều năng lượng và sự tập trung để hoàn thành.

Ma trận Tác động – Năng lượng sẽ giúp bạn phân loại được 4 loại công việc:

• Tác động cao, Năng lượng thấp – Thực hiện ngay: Công việc nằm trong phần này nên được ưu tiên làm ngay lập tức vì chúng sẽ mang lại kết quả lớn mà không tốn quá nhiều năng lượng của bạn. Theo ví dụ ban đầu, công việc lý tưởng nhất thuộc nhóm này là Xử lý yêu cầu hỗ trợ khẩn cấp từ khách hàng VIP: Công việc này có tác động cao và thường không đòi hỏi nhiều năng lượng vì các quy trình xử lý đã được chuẩn hóa. • Tác động cao, Năng lượng cao – Sắp xếp: Hãy lên lịch làm những công việc này vào thời điểm trong ngày mà bạn cảm thấy mình có nhiều năng lượng nhất, để đảm bảo bạn có thể tập trung và thực hiện chúng một cách hiệu quả nhất. Công việc Lập kế hoạch đào tạo cho nhân viên mới trong ví dụ ban đầu sẽ thuộc nhóm này: Đây là công việc quan trọng cần sự tập trung và năng lượng cao để thiết lập nền tảng cho hiệu suất công việc lâu dài. • Tác động thấp, Năng lượng thấp – Chia nhỏ: Bạn nên chia những công việc này thành những phần nhỏ và thực hiện chúng khi năng lượng của bạn không cao, thường là vào cuối ngày hoặc khi bạn cần một công việc để “warm up” bản thân. Ví dụ, công việc Tham gia cuộc họp phát triển sản phẩm hàng tuần của Trưởng bộ phận Chăm sóc khách hàng thuộc nhóm này: Công việc này có thể không yêu cầu năng lượng cao từ bạn nếu đó chỉ là việc theo dõi và cung cấp phản hồi, góp ý. • Tác động thấp, Năng lượng cao – Cân nhắc loại bỏ: Những công việc này thường không đáng để bạn dành thời gian và năng lượng vào. Bạn nên xem xét việc loại bỏ chúng hoặc ủy quyền cho đồng nghiệp nếu có thể. Ví dụ, việc Tổ chức cuộc họp nhóm để cập nhật thông tin sản phẩm mới có thể được loại bỏ: Thông tin có thể được cung cấp qua email hoặc thông báo nội bộ thay vì một cuộc họp, nó có thể không cần thiết và nên được loại bỏ hoặc thay thế bằng hình thức thông tin khác hiệu quả hơn.

Vậy là công việc quan trọng nhất trong danh sách 10-15 công việc ban đầu đã xuất hiện.

Để ưu tiên công việc hiệu quả trong một môi trường luôn đầy ắp những nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, việc hiểu rõ mục tiêu và xác định đúng đắn nhiệm vụ mang lại tác động cao nhất là cốt lõi. Sử dụng các công cụ như Ma trận Eisenhower và Tác động – Năng lượng không chỉ giúp chúng ta lọc ra những công việc cần tập trung ngay lập tức mà còn hỗ trợ việc loại bỏ hoặc ủy quyền các nhiệm vụ ít quan trọng hơn. Người làm quản lý cần phải nhận thức rõ về mức độ quan trọng thực sự của công việc và không ngại đề xuất sự thay đổi cần thiết để tối ưu hóa năng suất của cả cá nhân và đội nhóm. Hãy nhớ rằng bạn càng ưu tiên tỉ mỉ thì bạn càng có thể dành nhiều thời gian và sức lực hơn cho những nhiệm vụ có giá trị cao của mình. Việc loại bỏ một nhiệm vụ không phải là cẩu thả hay lười biếng mà chính là kỹ năng tính toán và cẩn thận.