Giờ đây, khi nhắc tới cách thức làm việc hiệu quả, chúng ta nói nhiều hơn về các kĩ năng mềm. Về tinh thần đồng đội, sự giao lưu, chia sẻ trong công việc.
Sự tập trung dường như được đánh giá thấp hơn.
Tuy nhiên, nhiều nghiên cứu cho rằng, khả năng tập trung mới thực sự làm nên chất lượng công việc vượt trội.
Scoro, một công ty công nghệ về quản trị số liệu, năm 2016 chỉ ra, hầu hết mọi người chỉ thực sự làm việc trong 60% thời gian. 40% thời gian còn lại là một sự lãng phí và không tập trung.
Những dấu hiệu của sự mất tập trung
Vậy tập trung làm việc là gì? Đơn giản đó là khả năng dành sự chú ý hoàn toàn cho công việc đang thực hiện.
Biểu hiện của mất tập trung là khi sự chú ý và suy nghĩ bị phân tán.
Ví dụ cứ 30 phút là công việc lại bị ngắt quãng. Hay việc này chưa kết thúc mà bạn lại chuyển sang làm việc khác.
Hoặc đơn giản như việc xem tin nhắn điện thoại khi đang dở dang 1 công việc, etc. Sự mất tập trung có thể biểu hiện dưới nhiều hình thức.
Nhưng chắc chắn bạn biết khi nào mình không tập trung, phải không?
Bạn không thể nghĩ khi không tập trung
Chúng ta thường nghĩ rằng có thể làm nhiều việc một lúc là một khả năng cần phát huy. Nhưng thực chất của việc làm này là sự luân chuyển qua lại liên tục của sự chú ý, chứ không phải não bộ đang thực hiện đồng thời nhiều việc.
Sự luân chuyển qua lại này tốn nhiều thời gian để bạn có thể tập trung trở lại. Ví dụ, khi bạn đang làm công việc liên quan tới số liệu mà phải nghe 1 cuộc điện thoại. Chắc chắn khi quay trở lại, bạn sẽ mất một khoảng thời gian nhất định để tiếp tục vào trạng thái công việc trước đó. Đây chính là một sự lãng phí thời gian không hề nhỏ.
Các nhà thần kinh học Daniel Goleman và Richard J.Davidson cũng cho rằng, trạng thái não bộ hoạt động tốt nhất chính là trạng thái tập trung cao độ. Càng tập trung cao độ, công việc thực hiện càng được chuyên sâu và dễ dàng hơn.
Việc làm đồng thời nhiều thứ cùng một lúc là nguyên nhân gây giảm chất lượng và hiệu suất công việc.
Tất nhiên, có nhiều yếu tố khác nhau ảnh hưởng tới chất lượng công việc. Nhưng sự tập trung chính là yếu tố then chốt.
Làm sao để tập trung hơn?
Để tìm hiểu cách tập trung làm việc hơn, chúng ta sẽ xem xét đâu là các tác nhân gây mất tập trung. Bài viết này lấy bối cảnh môi trường làm việc là văn phòng công ty.
1/ Các thiết bị công nghệ
Có thể nói công việc và môi trường làm việc của chúng ta hiện nay đã thay đổi hoàn toàn nhờ vào công nghệ. Nhưng một trong các tác nhân gây mất tập trung lớn nhất, lại là các thiết bị công nghệ.
Đó có thể là notification điện thoại, tin nhắn, cuộc gọi hay những email mới liên tục báo về hòm thư của chúng ta, etc.
Mỗi một tiếng kêu “bíp bíp” notification ấy lấy đi sự chú ý. Và hầu hết chúng làm ta cảm thấy cần phải mở ra kiểm tra tin nhắn hay email ngay lập tức.
Hoặc một khi bạn đã tập trung làm việc được rồi. Nhưng sự tập trung ấy lại chẳng thể kéo dài. Cứ chốc chốc bạn lại mở điện thoại hay facebook hoặc email để “kiểm tra”. Và rồi lại mất hàng tiếng đồng hồ lướt thông tin trên mạng xã hội mà khó có thể tập trung làm việc trở lại.
Hầu hết thông tin mà bạn “kiểm tra” đó đều vô thưởng vô phạt. Hoặc bạn có thể đọc nó trong giờ nghỉ trưa. Chúng không tạo nên sự khác biệt nào cho chất lượng cuộc sống của bạn.
Điều này xảy ra vì não chúng ta thường tìm kiếm sự mới mẻ, tìm một “phần thưởng” nhanh chóng. Và nếu chúng ta “nuông chiều” cho thói quen ấy thì càng ngày nó càng trở thành phản xạ quen thuộc và khó có thể sửa đổi.
Để loại bỏ được tác nhân gây mất tập trung này, thì chúng ta cần học cách kiểm soát chúng.
Tắt các tin báo notification
Một trong những cách thức hiệu quả đó là tắt hết các tin báo notification. Bạn sẽ chỉ tiếp cận thông tin khi bạn thực sự tìm tới chúng, thay vì bạn bị thôi thúc bất ngờ từ những tin báo hay notification.
Để chế độ điện thoại yên lặng, tắt wifi khi bạn bắt đầu tập trung làm những việc quan trọng.
Xoá các app điện thoại không cần thiết
Gần đây thì mình cũng xoá các app không cần thiết trên điện thoại (nếu bạn không dùng chúng trong vòng 3 tháng trở lại đây). Đặc biệt xoá luôn cả facebook và messenger.
Bạn đừng lo rằng lỡ có ai tìm mình có chuyện quan trọng thì sao. Nếu thực sự họ cần bạn thì họ sẽ có cách tìm tới bạn. Còn không, chúng chỉ lấy đi thời gian quý giá của bạn mà thôi.
Tất nhiên, mình vẫn làm việc trên facebook và messenger trên…laptop.
Dành ra những khoảng thời gian nhất định trong ngày
Việc xoá các app điện thoại không cần thiết là rất quan trọng. Khi đó mình cũng đã bỏ hẳn được thói quen chú ý vào điện thoại không cần thiết. Điện thoại trở về với mục đích cơ bản của nó.
Ngoài ra, hàng ngày mình vẫn dành ra 30 phút đến 1 giờ để xem các thông tin và liên lạc với bạn bè qua các mạng xã hội. Thời gian này thường là cố định trong ngày. Từng đó thời gian là đủ để cập nhật những thông tin thực sự quan trọng rồi.
Hạn chế sử dụng các thiết bị công nghệ tối đa
Nghe có vẻ khó tin, nhưng bạn hoàn toàn có thể hạn chế sử dụng các thiết bị công nghệ để tránh gây xao nhãng.
Chúng ta sử dụng các thiết bị công nghệ rất nhiều hàng ngày. Và nó đã trở thành 1 thói quen không thể tách rời. Nhưng một khi bạn thực sự quyết tâm, việc hạn chế sử dụng điện thoại hay máy tính, tai nghe, etc. cũng không quá khó khăn đâu.
Mình hiểu đây là một giải pháp rất khó thực hiện. Nhưng bạn hãy thử xem. Mình vẫn luôn viết bài blog ra giấy trước khi viết trên laptop. Tìm đọc sách giấy thay vì đọc trên kindle, etc.
Một phần những việc làm này giúp tập trung hơn, phần khác mắt mình được bảo vệ, tránh phải tiếp xúc quá nhiều với màn hình điện thoại và laptop cả ngày.
Tập trung công việc để hoàn thành một nhiệm vụ một cách độc lập
Học hỏi kiến thức nhất định hoặc một kĩ năng thông qua giáo dục hoặc kinh nghiệm
Giao lưu chia sẻ tạo sự kết nối, niềm tin và các mối quan hệ công việc hiệu quả
Làm việc với một người hoặc một nhóm trực tiếp hoặc thông qua kết nối công nghệ (hoặc cả hai) để hoàn thành một nhiệm vụ
Về cơ bản, 4 trạng thái công việc này cần sự tập trung khác nhau. Các văn phòng hiện đại được xây dựng theo không gian mở, thể hiện sự quan tâm nhiều hơn đến việc kết nối và làm việc nhóm.
Source: Gensler
Tuy nhiên, Gensler chỉ ra rằng, điểm mấu chốt một văn phòng cần đạt được là coi trọng không gian cá nhân và tạo điều kiện cho sự tập trung độc lập của mỗi cá nhân. Nếu thiếu điều này, chất lượng của tất cả các trạng thái công việc khác đều bị ảnh hưởng tiêu cực.
Sự mất tập trung bởi không gian xung quanh có thể đến từ nhiều thứ.
Tiếng động xung quanh
Những tiếng nói chuyện xì xào trong văn phòng công ty thường rất dễ gây mất tập trung.
Những người trong công ty là những người chúng ta đã biết. Tai chúng ta sẽ có phản xạ lắng nghe vô thức khi nghe thấy một giọng nói quen thuộc. Do đó, não bộ sẽ dành một sự “ưu ái” nhất định để lắng nghe câu chuyện của họ. Dù là âm lượng nhỏ, những tiếng nói chuyện ấy cũng sẽ lấy đi sự tập trung của chúng ta.
Cách tốt nhất để loại bỏ được sự xao nhãng này là tìm cho mình một nơi thật yên tĩnh trong văn phòng để tập trung làm việc.
Tuy nhiên, một nghiên cứu của trường đại học Oxford cho rằng, một lượng âm thanh vừa phải của môi trường xung quanh, mặc dù lấy đi sự tập trung nhưng sẽ kích thích sự sáng tạo của bạn. Do đó, tuỳ từng công việc mà bạn thực hiện, hãy chọn cho mình một không gian âm thanh phù hợp.
Hình ảnh, màu sắc và vật dụng xung quanh
Những hình ảnh, màu sắc và đồ vật xung quanh tưởng yên lặng và vô tri giác. Nhưng chúng là những thứ tạo ra cảm xúc cho chúng ta.
Và mỗi khi mắt nhìn dừng lại ở một điểm nhất định, nơi đó có thể lấy đi sự chú ý và sau đó là sự tập trung.
Do đó, một không gian tối giản nơi làm việc là một điều vô cùng quan trọng. Khi đó, chúng ta chỉ có thể để tập trung vào những thứ quan trọng nhất.
3/ Kế hoạch làm việc
Khi bạn không có một kế hoạch làm việc rõ ràng cho một ngày thì sẽ khó mà tập trung làm việc được.
Lên kế hoạch làm việc theo từng khung giờ trong ngày (thường là từ 1giờ -1giờ 30 phút cho một khung công việc) giúp não bộ của bạn nhận biết được việc cần phải tập trung trong thời điểm hiện tại.
Nếu không có việc này, chúng ta sẽ rất dễ lạc lối trong những suy nghĩ miên man của rất nhiều công việc.
Lưu ý khi lập kế hoạch làm việc.
Ngoài việc đặt lịch và khung giờ cho từng công việc, điều quan trọng số 1 là phải ưu tiên làm những công việc quan trọng trước. Đừng để tới khi não đã mệt mỏi rồi thì sẽ rất khó tập trung.
Và cũng không nên có quá nhiều thứ trong to-do list mỗi ngày (thường là không quá 5 đầu mục). Bạn sẽ chẳng làm được gì nếu như đang làm việc này mà đầu óc còn lo lắng bao nhiêu công việc khác chưa xong.
4/ Các công việc xen kẽ
Rất thường xuyên khi bạn đang dở dang một công việc mà lại bị yêu cầu làm một việc khác. Các việc chen ngang lúc nào cũng được ẩn nấp dưới hạng mục “việc gấp”.
Trong trường hợp bạn ở cấp bậc cao và có nhiều quyền tự quyết trong công ty thì đây là một vấn đề dễ xử lý. Nhưng nếu như “việc gấp” được sếp giao thì khó tránh khỏi rồi.
Lúc này, thay vì tâm lý né tránh. Chúng ta nên chủ động sắp xếp một khung thời gian hợp lý cho công việc. Và trước khi bắt đầu làm gì đó, hãy chắc chắn rằng bạn biết rõ và chính xác “agenda” để công việc đó hiệu quả và không lãng phí thời gian vô ích.
5/ Những tác nhân giấu mặt
Cuối cùng, bạn hãy luôn nhớ rằng chúng ta sẽ không thể dựa hoàn toàn vào bộ não của mình được. Bộ não nhiều khi như một đứa trẻ, chúng ta phải lên chương trình để “dạy” chúng.
Cần phải huấn luyện bộ não với những thói quen và cách thức làm việc đúng đắn. Đặc biệt trong việc tập trung cao độ vào các công việc thực hiện.
Peter Thiel cũng luôn nhấn mạnh khi chia sẻ với các bạn trẻ rằng, mỗi chúng ta đều có hai nguồn tài nguyên giới hạn, đó là: Thời gian và Sự chú ý. Hãy biết quản lý và sử dụng chúng thật hiệu quả và ý nghĩa.
