Huddle là gì? Huddle là phương pháp họp nhanh và hiệu quả dành cho các nhóm làm việc. Cuộc họp này tạo sợi dây liên kết chặt chẽ giữa các thành viên và nâng cao hiệu quả công việc. Tuy nhiên vẫn còn nhiều người thắc mắc Huddle là gì, tầm quan trọng của phương pháp này ra sao.

Huddle là gì?

Huddle là buổi họp chiến lược ngắn hằng ngày giữa các thành viên trong nhóm làm việc. Thời gian cuộc họp vào khoảng 15 – 20 phút, chủ yếu các thành viên trao đổi về tình hình các dự án, các sự kiện của ngày hôm trước và lên kế hoạch cho ngày tiếp theo.
Các buổi họp này giúp các nhà quản lý nhanh chóng cập nhật được các vấn đề phát sinh, các thành viên gần gũi nhau hơn, nâng cao hiệu quả làm việc.
Đọc thêm: 6 phương pháp làm việc hiệu quả mới nhất 2021
Huddle là buổi họp chiến lược ngắn hằng ngày
Huddle là buổi họp chiến lược ngắn hằng ngày

Vì sao daily huddle (họp chiến lược hằng ngày) quan trọng?

Tương tự như meeting minutes, daily huddle là một trong những hoạt động không thể thiếu của văn hóa làm việc nhóm. Dưới đây là những điểm cho thấy tầm quan trọng của cuộc họp này.
Đây là khoảng thời gian kết nối các thành viên trong nhóm lại với nhau, tạo cơ hội cho mọi người trực tiếp trao đổi, thảo luận và học hỏi lẫn nhau; Tăng tính hiệu quả làm việc nhóm và đảm bảo mọi người đang hướng đến mục tiêu chung; Cuộc họp giúp thống kê kết quả ngày làm việc trước và định hướng kế hoạch cho ngày tiếp theo.
Daily huddle là khoảng thời gian kết nối các thành viên
Daily huddle là khoảng thời gian kết nối các thành viên

Các yếu tố của daily huddle là gì?

Daily huddle được xây dựng dựa vào 3 yếu tố của Scrum, bao gồm tính minh bạch, tính kiểm tra và tính thích nghi. Đây là 3 trụ cột giúp kiểm soát được quá trình thực hiện công việc một cách hiệu quả nhất.

Tính minh bạch

Tất cả mọi thành viên chia sẻ công việc của họ từ ngày hôm trước và bất kỳ khó khăn đã gặp phải. Tính minh bạch là một yếu tố quan trọng của daily huddle vì nó giúp mọi người có thể nhìn thấy tiến trình làm việc.
Bên cạnh đó, hoạt động này giúp trưởng nhóm hay quản lý thấy được sự tiến bộ của mỗi người, giúp nhân viên gỡ bỏ những khó khăn kịp thời. Và mọi thành viên biết được công việc của nhau, cùng đóng góp vào sự thành công của tổ chức. 

Tính kiểm tra

Việc kiểm tra thường xuyên là vô cùng quan trọng trong daily huddle để có thể phát hiện những sai sót không mong muốn. Tuy nhiên, đối tượng tập trung là công việc chứ không phải con người.
Hoạt động này giúp mọi người làm việc trong nhóm kiểm tra tiến độ công việc có đang theo đúng kế hoạch không. Ngoài ra, việc kiểm tra giúp nhóm phát hiện sớm các vấn đề và khắc phục chúng một cách nhanh chóng. 
Đọc thêm: Template quản trị dự án: Project Tracking

Tính thích ứng

Các thành viên có thể chia sẻ bất kỳ vấn đề hay ý tưởng nào nảy ra trước hoặc trong cuộc họp. Vai trò của daily huddle là giúp nhóm đưa ra quyết định đúng đắn và sau đó là giúp cả nhóm cùng nhau vượt qua các vấn đề. Nhóm nên tập trung vào những gì họ muốn hoàn thành cùng nhau, chứ không phải các mục tiêu cá nhân của từng người.

Lợi ích của daily huddle

Daily huddle mang lại nhiều lợi ích đối với làm việc nhóm. Khi các cuộc họp này được tổ chức thường xuyên đều đặn sẽ duy trì nhịp độ làm việc của các thành viên ở mức cao. Dưới đây là những lợi ích của các cuộc họp chiến lược hàng ngày mang lại.
Khi duy trì các cuộc họp hằng ngày, các thông tin, sự cố hay phát sinh được cập nhật nhanh chóng và chính xác đến mọi người. Từ đó nhóm cùng nhau tìm hướng giải quyết các vấn đề được kịp thời và hiệu quả; Tiết kiệm thời gian và giảm bớt những rắc rối khi phải thiết lập một cuộc họp.
Daily huddle giúp tiết kiệm thời gian thiết lập một cuộc họp
Daily huddle giúp tiết kiệm thời gian thiết lập một cuộc họp

Những lỗi sai khi tổ chức daily huddle

Daily huddle được kỳ vọng sẽ mang đến cho nhiều lợi ích cho những người thực hiện. Tuy nhiên, có một số lỗi chúng ta nên tránh khi tổ chức daily huddle để cuộc họp này mang lại nhiều hiệu quả.

Huddle không phải thời gian báo cáo cho cấp trên

Lỗi phổ biến nhất là biến daily huddle thành buổi báo cáo cho sếp. Nhiều bạn nhầm tưởng rằng đây là hình thức báo cáo công việc của các thành viên cho người đứng đầu (nhóm trưởng, quản lý, ….).
Điều này thì không đúng, mọi người cần chia sẻ công việc hay những vấn đề liên quan để cả team cùng nắm. Tất cả cùng nhau hiểu và giải quyết công việc.

Huddle cần được triển khai nhanh gọn lẹ

Thứ hai, thời gian họp kéo dài, không có hồi kết. Vấn đề này thường xảy ra nếu người điều phối không có kỹ năng điều hành. Bên cạnh đó, mọi người chỉ nên chia sẻ tóm tắt về các công việc, không nên đi lan man hay quá sâu vào chi tiết.

Mọi thành viên đều cần tham gia Huddle

Thứ ba, không có sự tham gia đầy đủ của các thành viên trong nhóm hoặc có quá nhiều người không liên quan tham dự.
Cuộc họp này không chỉ để gia tăng sự tương tác của mọi người trong team mà còn giúp đỡ nhau trong công việc. Khi một thành viên gặp vấn đề nào đó thì sẽ có nhiều giải pháp được đưa ra từ những người còn lại.

Không chia sẻ khó khăn vì sợ bị đánh giá thấp

Cuối cùng là việc ngần ngại chia sẻ những khó khăn của bản thân cho mọi người biết. Đây là một trong những lỗi quan trọng gây nên sự kém hiệu quả cho daily huddle. Ngoài ra, việc này còn ảnh hưởng đến tiến độ của công việc.
Ngần ngại chia sẻ gây nên sự kém hiệu quả cho daily huddle
Ngần ngại chia sẻ gây nên sự kém hiệu quả cho daily huddle
Bài viết đã chia sẻ đến bạn về huddle là gì và những thông tin liên quan đến cuộc họp chiến lược hằng ngày. Hi vọng bạn có thể áp dụng phương pháp này để giúp nhóm của mình ngày càng phát triển.