[HR 101] Viết chính sách nhân sự

Là một người làm nhân sự, một phần công việc của mình có bao gồm việc tham gia xây dựng chính sách cho công ty. Và thường, sau khi được tự do thoải mái, phiêu với ý tưởng, tìm sự đồng thuận từ các "sếp" khác nhau thì phần chán nhất luôn là viết. Nhưng lý do không phải vì điều đó chán, mà vì nó khó, mà mấy điều khó thì ít người làm tốt. Vậy nên, tại sao không học cách viết sao cho giỏi.

Các khái niệm về quy định (regulation), chính sách (policy), quy trình (process), thủ tục (procedure) đều là những khái niệm dễ bị nhầm lẫn. Đừng buồn nếu bạn vẫn đang nhọc nhằn giữa các khái niệm này, mình nhận ra đây là nỗi đau của người viết trên toàn cầu sau khi tham khảo kha khá tài liệu từ nước ngoài. Để dễ hình dung thì:

- Chính sách (policy) = định hướng, nguyên tắc

- Quy trình (process) = hệ thống các hoạt động

- Thủ tục (procedure) = các bước chi tiết

Viết là một hình thức để giao tiếp, mà công thức chung để giao tiếp tốt là biết khán giả của mình là ai và nhận biết được mục đích việc giao tiếp là gì.

Đối với chính sách, đối tượng trực tiếp sử dụng thường là nhân viên, ban quản lý công ty nhưng hãy luôn cân nhắc tới những cá nhân bên ngoài như cơ quan nhà nước, luật sư, khách hàng... Hãy luôn nhớ rằng những gì được viết trong chính sách có thể sẽ là văn bản tham khảo cho quá trình kiểm toán, điều tra, tố tụng pháp lý sau này.

Và, điều bạn muốn đạt được sau khi hoàn thiện chính sách này là gì? Sau đây là một số câu hỏi để bạn tham khảo trong việc xác định mình viết để đạt được những gì:

- Để đáp ứng các yêu cầu pháp lý/quy định?

- Để giải quyết nhu cầu hoạt động?

- Để khắc phục một vấn đề/rủi ro đã xác định?

- Để cải thiện quy trình?

- Để làm rõ các yêu cầu/nghĩa vụ?

- Chính sách cần bao gồm những gì?

Nắm rõ được những điều trên là mình có thể bắt tay vào viết được rồi. hẹ hẹ

Nội dung của các văn bản chính sách thường được quy định sẵn, nên bạn có thể tham khảo trên mạng. Bí kíp ở đây là (1). Đừng quá dính chặt vào những gì tham khảo ở trên mạng, hãy tập trung vào mục tiêu và sẵn sàng bổ sung những đầu mục cần thiết cho văn bản của bạn và (2). Luôn bắt đầu bằng việc xác định outline, điều này sẽ ngăn ngừa việc bạn bị ngụp lặn trong ý tưởng và suy nghĩ khi tiến hành viết.

Bạn có thể tham khảo outline như sau:

Bối cảnh (Context): Nêu rõ tình hình, đặc điểm của tổ chức và định hướng chiến lược tổng thể liên quan đến việc ban hành chính sách.

Mục đích (Purpose): Xác định mục tiêu, ý nghĩa của việc ban hành và áp dụng chính sách.

Lợi ích (Benefits): Nêu rõ các lợi ích mang lại cho tổ chức, người lao động và các bên liên quan khi chính sách được thực hiện.

Phạm vi áp dụng (Scope): Quy định rõ đối tượng, bộ phận, hoặc phạm vi lĩnh vực được áp dụng chính sách.

Nguyên tắc (Principles):

- Nêu các nguyên tắc, giá trị cốt lõi làm nền tảng triển khai chính sách.

- Trình bày chi tiết các quy định, yêu cầu, quy trình cụ thể cần tuân thủ.

Trách nhiệm thực hiện (Responsibility):

- Bộ phận … chịu trách nhiệm triển khai.

- Cá nhân/bộ phận … giám sát việc tuân thủ.

- Người đứng đầu … chịu trách nhiệm chung.

Văn bản liên quan (Related document): Liệt kê các quy định, quy chế, quy trình khác có liên quan.

Kiểm soát tài liệu (Document control):

- Thời gian có hiệu lực thi hành

- Quy định về việc rà soát, chỉnh sửa, cập nhật và ban hành lại chính sách

Thông tin bắt buộc trong phần tiêu đề và chân trang:

- Tiêu đề (Header): Số hiệu văn bản/chính sách, phiên bản, ngày ban hành.

- Chân trang (Footer): Số trang.

Trong “7 Thói quen của người thành đạt” (The 7 Habits of Highly Effective People) của Stephen R. Covey, tác giả cho rằng cần có nguyên tắc để không sống bị động, mà chủ động tạo ra định hướng rõ ràng, đưa đến thành công bền vững. Vậy thì để viết chính sách tốt cũng có một số nguyên tắc:

Tránh từ ngữ mơ hồ, dễ hiểu nhầm.

Phân biệt ngôn ngữ bắt buộc và tùy chọn:

- phải (must) = bắt buộc

- sẽ (shall) = nghĩa vụ

- nên (should) = khuyến nghị

- có thể (may/could) = tùy chọn

Ngữ pháp

- Sử dụng thì hiện tại.

- Ưu tiên câu chủ động.

- Ngôn ngữ trung tính về giới.

- Viết đầy đủ cụm từ lần đầu tiên, kèm theo chữ viết tắt trong ngoặc đơn.

- Không dùng thuật ngữ rườm rà, câu dài.

- Chỉ đưa thông tin cần thiết cho người đọc.

- Nếu thông tin đã được đề cập ở văn bản khác thì không cần viết lại chi tiết.

- Đối chiếu với các chính sách khác để tránh mâu thuẫn.

- Chỉ dùng 1 định nghĩa thống nhất, trừ khi pháp luật quy định khác.

- Hình thức trình bày: Cái này thường mỗi tổ chức sẽ có quy định riêng, nếu tổ chức của bạn chưa quy định thì đó là cơ hội của bạn để tạo ra đấy hoặc có thể tham khảo Mục 5 Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP nhé.

Chúc bạn viết tốt.