“Giữ cho điều quan trọng luôn là quan trọng”
Bạn đang sống và làm việc theo cái đồng hồ hay chiếc la bàn?
Gần đây mình đọc 1 cuốn sách tên là “First Things First” của Stephen R.Covey - ông cũng là tác giả của quyển sách nổi tiếng “The 7 Habits of Highly Effective People”.
Trong quyển sách, ông dùng 2 hình ảnh ẩn dụ về việc quản trị thời gian, đó là chiếc la bàn và cái đồng hồ.
Chiếc la bàn là công cụ xác định được “hướng chính Bắc”, đại diện cho những điều quan trọng nhất trong cuộc sống của chúng ta. Cái đồng hồ là biểu tượng của thời gian để nói về việc mình luôn cố gắng làm sao để làm mọi thứ nhanh nhất.
Created by ChatGPT
Bạn có nhớ câu chuyện này không?
Nếu cái ly tượng trưng cho thời gian mà chúng ta có, thì vấn đề không phải là làm sao để đổ được càng nhiều viên sỏi nhỏ, cát và nước vào ly nhất.
“Vấn đề là nếu bạn không đặt các viên đá lớn vào trước, liệu bạn có thể cho thêm vào được nữa không?”.
Những viên đá lớn chính là những việc quan trọng mà chúng ta cần phải bỏ vào trước.
Khi thời gian là hữu hạn
Bạn có từng nghe qua ma trận Eisenhower?
Ma trận Eisenhower là 1 mô hình phân chia 4 loại công việc theo 2 yếu tố: mức độ quan trọng và tính khẩn cấp.
Các ví dụ trong hình chỉ là tương đối, vì còn tùy vào mục tiêu của riêng mỗi người vào mỗi thời điểm là gì.
Chúng ta thường bị cuốn vào thực hiện trước các việc khẩn cấp (Phần tư I và III), nhưng lại không để ý hoặc thiếu động lực thực hiện các công việc của Phần tư II. Trong khi đó, những việc ở Phần tư II mới là những việc mang lại sự thành công, lợi ích lâu dài cho mình.
Mỗi khi nói về chủ đề quản trị thời gian, ta thường nghĩ đến làm sao để làm 1 việc nhanh nhất có thể, nhưng ta lại ít nghĩ đâu mới là việc cần làm.
Cũng giống như chúng ta vẫn luôn muốn tìm cách để đi đến Vũng Tàu một cách nhanh nhất, nhưng lại không hỏi rằng liệu Vũng Tàu có phải là nơi ta cần đến hay không?
Cách mình ứng dụng phương pháp quản trị thời gian theo Stephen Covey
Đây là template để ứng dụng phương pháp quản trị thời gian trong “First Things First” (Nguồn ảnh: Internet)
Theo Stephen, chúng ta nên lên kế hoạch hành động theo tuần, bởi vì nếu lên kế hoạch theo ngày, chúng ta sẽ không nhìn được tổng thể của những việc quan trọng. Còn nếu làm theo quý hoặc năm, thì lại quá rộng và khó để hành động.
Khi lên kế hoạch theo tuần, chúng ta vẫn sẽ nhìn được tổng thể những việc cần làm theo từng vai trò, cũng như có thể dễ dàng hành động hơn.
Trong “First Things First”, Stephen đưa ra 6️⃣ bước sắp xếp công việc dựa theo những điều quan trọng:
Bước 1️⃣: Kết nối với tầm nhìn và sứ mệnh của bạn Bước 2️⃣: Nhận diện các vai trò Bước 3️⃣: Lựa chọn mục tiêu Phần tư thứ II cho từng vai trò Bước 4️⃣: Tạo quy chuẩn cho quyết định hằng tuần Bước 5️⃣: Rèn luyện tính chính trực khi ra quyết định Bước 6️⃣: Đánh giá (về công việc của mình trong tuần đó)
Với mình, bước 1 sẽ khó cho những ai còn mông lung về tầm nhìn và sứ mệnh của bản thân. Ngược lại, mình lại thấy chúng ta cần trải nghiệm, làm đủ nhiều thì mới có thể suy ngẫm về “hướng chính Bắc” / kim chỉ nam của mình trong mọi việc.
Vả lại, việc chưa làm được bước 1 không có nghĩa mình sẽ không thể ưu tiên và sắp xếp công việc của mình.
Thứ hai là mình đọc và thấy bước 4, 5 trong sách (bản dịch) lại khá mông lung và có rất nhiều bước, lưu ý nhỏ trong 2 bước này.
Vì vậy, từ những gì đã đọc từ sách, kinh nghiệm và hiểu biết của mình, mình tổng hợp lại thành các bước như sau:
Bước 1: Lựa chọn điều quan trọng đối với bạn
Nếu mọi người có thể làm theo Stephen về việc lập ra “bản tuyên ngôn sứ mệnh” của mình thì quá tốt.
Còn nếu bạn chưa đủ trải nghiệm, chưa đủ hiểu bản thân để đưa ra bản tuyên ngôn sứ mệnh, mình đề xuất bạn dựa vào “Bánh xe cuộc đời” (Wheel of Life).
Nguồn ảnh: Internet
Từ đây, bạn có thể chọn ra những mảng mình quan tâm, tập trung phát triển trong 1 quý / năm.
Cách mình đang làm là chọn 3 mảng mình muốn tập trung nhất, rồi 3 mảng tiếp theo sẽ ít sự ưu tiên hơn. Thông thường mình chuyển chúng sang dạng thói quen và sở thích hằng ngày / tuần.
Và những mảng cuối cùng là những mảng mình không muốn dành thời gian cho nó quá nhiều (hoặc không có quá nhiều thứ để làm).
Bước 2: Xác định vai trò của mình trong cuộc sống dựa vào những mảng mình đã chọn ở bước 1
Các vai trò của mình có thể là: một người nhân viên / Sếp của phòng Marketing, một người con, một người vợ/chồng, một người truyền cảm hứng về [...] (chuyên môn, mối quan tâm của bạn),...
Ngoài ra, Stephen cho rằng phải luôn có mảng phát triển bản thân được đặt ở vai trò đầu tiên của bảng, vì điều này sẽ đóng góp trực tiếp vào sự thành công, phát triển lâu dài của chúng ta.
Bước 3: Vào đầu mỗi tuần, hãy viết ra các mục tiêu/công việc cần làm trong tuần sau, rồi sắp xếp chúng vào các ngày trong tuần
Ở đây sẽ có 2 loại việc:
1️⃣ Việc cần làm theo lịch trình định sẵn (ví dụ: cuộc hẹn cùng nhóm bạn cấp 3 vào lúc 18:30, Thứ 5) 2️⃣ Việc có thể sắp xếp linh hoạt
Tùy vào mức độ quan trọng, lịch trình của những người liên quan, bạn sẽ sắp xếp lịch công việc phù hợp.
Điểm chính ở đây là: Bạn cần xem “cuộc hẹn với chính mình” cũng quan trọng như cuộc hẹn với người khác.
❗Một lưu ý quan trọng nữa là chúng ta không thể dành quá nhiều ưu tiên trong 1 ngày. Thay vào đó, bạn chỉ nên cho tối đa 3 việc quan trọng cần làm trong 1 ngày.
Đây là 1 trong những điều thú vị mình học từ sách “The 4 Disciplines of Execution”. Theo tác giả, bạn chỉ nên tập trung vào tối đa 3 điều quan trọng nhất. Nếu có nhiều hơn 3 mục tiêu cần tập trung, bạn sẽ khó đạt được nó.
Thậm chí nếu đặt quá nhiều mục tiêu, hiệu quả của chúng ta còn không bằng khi chỉ đặt ra 3 mục tiêu/công việc quan trọng nhất.
Bước 4: Thực hiện bản kế hoạch
Bước 5: Đánh giá lại tuần vừa qua
Nhìn lại xem:
➤ Mục tiêu nào bạn đã đạt được? ➤ Thách thức bạn đã gặp phải khi thực hiện các mục tiêu trong tuần? (Và vì sao?) ➤ Bạn đã có những quyết định nào? Khi đưa ra các quyết định, bạn có ưu tiên cho điều quan trọng nhất không?
Như vậy, chúng ta không chỉ sắp xếp, thực hiện kế hoạch trong tuần, mà bước này còn giúp chúng ta trưởng thành hơn, rút ra những bài học kinh nghiệm để tiếp tục lên kế hoạch và thực hiện những điều quan trọng nhất trong những tuần tiếp theo.
Crucial - Chiếc app mình đã phát triển để thực hiện phương pháp này
Dù chỉ mới đọc được 1/3 quyển sách, mình thấy rất tâm đắc và bị thuyết phục bởi các lý do cần tập trung vào chiếc la bàn hơn bởi Stephen R.Covey đưa ra.
Vì thế, khi nghĩ đến việc tự thiết kế lại template lên kế hoạch tuần của Stephen rồi in ra và viết lên, mình đã nghĩ đến việc tự làm 1 chiếc app giúp mình làm được điều đó.
Thế là Crucial ra đời.
Crucial được phát triển dựa trên ý tưởng chính và được truyền cảm hứng bởi phương pháp lên kế hoạch theo tuần từ “First Things First”.
Bạn cũng có thể sử dụng (cùng mình) để quản trị công việc và thời gian của mình.
(Hiện tại app chỉ có ở phiên bản sử dụng bằng PC. Hãy sử dụng nhiều hơn để mình có động lực chuyển thành Mobile app cho mọi người tải nha 😝)
“Giữ cho điều quan trọng luôn là quan trọng”
Đây chắc chắn là điều mình muốn cả bạn và mình nhớ nhất để chúng ta thật sự sống cuộc sống cho chính mình, mà không phải cho ước mơ của bất kỳ người nào khác.
Mong rằng bạn cũng sẽ dùng nó để tự thiết kế cuộc sống của mình ️nha 🎯✨
Mình cũng sẽ rất vui nếu bạn có thể sử dụng và cho thêm feedback để app được hoàn thiện hơn. Cũng như nếu có gặp trục trặc gì về tài khoản, quá trình sử dụng app, hãy thoải mái liên hệ riêng với mình / qua bài blog này hoặc email [email protected] để mình trực tiếp hỗ trợ bạn nha 😘
Peace!
Subscribe mình để nhận bài viết hàng tuần của mình sớm nhất. Cảm ơn bạn đã ủng hộ 😊👇👇
Nhung - The Key Takeaways
@mystorytakeaways
Quan điểm - Tranh luận
/quan-diem-tranh-luan
Bài viết nổi bật khác
- Hot nhất
- Mới nhất