Excel trong kiểm toán: đâu là những thứ bạn cần nắm chắc để sống sót trong kỳ thực tập

Do tham gia đứng lớp ở nhiều công ty để đào tạo kỹ năng làm việc trên Excel nên tôi được mọi người phong cho danh hiệu “chuyên gia Excel”. Tôi cũng không ham hố danh hiệu cho lắm, chỉ là mình yêu thích công việc này và ai gặp khó khăn với Excel thì tôi đều cố gắng giúp họ thôi, nên không bận tâm lắm chuyện người ta nói gì về mình.

Có một lần sau khi dạy cho 1 lớp ở VNPT, một chị học viên trong lớp nhờ tôi giúp con gái của chị ấy một chút về Excel. Sau khi hỏi thêm thông tin tôi mới biết con cô ấy mới vào làm thực tập tại một công ty kiểm toán thuộc big4. Tôi cũng khá tò mò, không biết Excel trong kiểm toán cụ thể là như thế nào, và ở Big4 họ yêu cầu cao đến đâu. Tôi cũng học ngành kế toán, cũng từng ước mơ được vào Big4 thực tập, làm việc nhưng tự thấy năng lực, trình độ của mình lúc ấy còn hạn chế. Trong tưởng tượng của tôi, để vào làm được trong big4 thì phải giỏi nghiệp vụ này, thành thạo tiếng anh và excel này, rồi giỏi giao tiếp và có tinh thần quyết liệt trong công việc nữa. Nên tôi đồng ý nhận lời, để xem người thật việc thật là như thế nào, có giống như tôi tưởng tượng hay không.

Chúng tôi phải gặp mặt tại một quán cafe để hướng dẫn trực tiếp vì tính bảo mật dữ liệu rất cao nên không được tự ý gửi cho người lạ. Điều này khiến tôi gặp đôi chút khó khăn do thời gian chuẩn bị không có nhiều, kiểu xem xét 1 vấn đề hoàn toàn mới lạ trong vòng 5-10 phút là phải đưa ra được lời giải vậy. Nhưng tôi cũng khá tự tin là mình có thể làm được, gì chứ cứ động đến Excel là tôi tự tin lắm.

Khi trao đổi với em ấy, tôi nhận thấy có một số vấn đề mà em đang gặp phải:

+ Chưa được tiếp xúc với file working paper nên rất bỡ ngỡ. Em bảo hồi học ở trường cô giáo cũng nói về những nội dung này nhưng mang tính lý thuyết nhiều. Đến khi tiếp xúc thật thì thấy nhiều và khó hơn em nghĩ.

+ Em cũng đã từng học excel, có chứng chỉ MOS office đàng hoàng nhưng vẫn không áp dụng được vào công việc vì khi học rất khác với khi đi làm. Lý do là khi đi học, dữ liệu đã đúng hết, dữ liệu cũng ít, dễ thao tác hơn, yêu cầu thao tác cũng rõ ràng: dùng hàm nào, dùng công cụ gì, áp dụng là được luôn. Còn khi đi làm, người ta chỉ giao việc và muốn có kết quả là gì, còn phương pháp để đạt được kết quả thì em phải tự nghĩ, tự làm. Dữ liệu nhiều khi lộn xộn, không chính xác, áp dụng đúng những gì đã học vẫn không ra kết quả. Có khi làm một yêu cầu nhỏ thôi cũng mất nhiều thời gian quá, mà còn bao nhiêu thứ quan trọng khác đang cần phải làm.

+ Rồi còn rất nhiều yêu cầu khác như: Trình bày sao cho dễ nhìn, phải tìm và xử lý các lỗi dữ liệu, vẽ biểu đồ, kiểm tra số liệu với pivot table… đòi hỏi phải biết dùng nhiều chức năng của excel. Nếu không hiểu, không nắm vững phương pháp làm thì sẽ không làm được. Em thường gặp vấn đề là “Cái này em không biết làm thế nào”, bởi đề bài không giống như trong bài kiểm tra excel thông thường.

+ Trong mùa bận, em không dám hỏi ai vì thấy mọi người đều bận. Có người bị mắng rất thậm tệ: “có mỗi việc nhỏ thế này mà không làm được thì em làm được cái gì” khiến bạn cảm thấy rất áp lực. Ở góc nhìn của thực tập sinh, đó là những vấn đề lớn, không biết làm nên làm sai, tốn nhiều thời gian. Còn ở góc nhìn của những senior, họ đã quen với việc này rồi nên làm rất dễ, rất nhanh. Và khi phải mất thời gian hướng dẫn những thứ nhỏ nhặt này họ sẽ cảm thấy khó chịu vì còn nhiều thứ quan trọng hơn phải làm.

+ Cần phải được tiếp xúc với các file working paper càng sớm càng tốt để làm quen với nó, các yêu cầu công việc. Các em sẽ mất nhiều thời gian để hiểu, để làm hơn nên cần được nghiên cứu từ sớm, tránh lúc vào mùa bận rồi mới làm sẽ không kịp.

+ Khi ứng dụng excel vào công việc, hướng tư duy phải khác. Phải hiểu rõ nguyên tắc hoạt động của Excel để điều khiển nó hoạt động đúng. Rồi còn phải luyện tập thực hành nhiều thì thao tác mới nhanh, mới chính xác được.

+ Ngoài ra những vấn đề phát sinh cần được hướng dẫn từ người có kinh nghiệm, bởi không phải cái gì cũng có sẵn để học. Kỹ năng “tùy cơ ứng biến” này rất quan trọng để sinh tồn, do đó càng có nhiều “chuyên gia” giúp đỡ mình thì càng tốt. Những thứ mà các em chưa tiếp xúc, chưa được làm bao giờ thì rất khó để tự mày mò ra được. Lúc đó cần người hướng dẫn, chỉ bảo, làm đơn giản hóa vấn đề, chia nhỏ yêu cầu ra thành từng bước mà các em có thể làm theo được.

+ Cần phải chuẩn bị tâm lý từ trước là khối lượng công việc nhiều, áp lực cao. Bởi môi trường làm việc càng “chuyên nghiệp” thì khối lượng và áp lực càng lớn. Nếu không có sự chuẩn bị từ sớm cả về tâm lý và kỹ năng, các em rất dễ bị shock, bị ngợp trong công việc dẫn tới hiệu quả kém hơn so với khả năng thực sự. Vấn đề là có rất nhiều thứ cần phải chuẩn bị, thế thì chuẩn bị gì? học gì? luyện tập gì? ở đâu?

Thấu hiểu những vấn đề mà các bạn gặp phải, trong một lần tình cờ cafe với top writer Định Vũ trên Spiderum, chúng tôi nảy ra suy nghĩ: hay là làm một chương trình đào tạo kết hợp giữa kiến thức ngành Kiểm toán & tư duy Excel để hỗ trợ các bạn intern mới vào ngành không bị choáng ngợp? Ý tưởng này vừa đưa ra đã ngay lập tức được đội ngũ Spiderum Academy ủng hộ nhiệt liệt, và thế là a lê hấp, các bạn đã có trong tay một event nóng hổi vừa thổi vừa xoa và hoàn toàn miễn phí tại đây:

Trong webinar online này, bên cạnh những chia sẻ về nghề dưới góc nhìn của Định là một Giảng viên ACCA lâu năm, hội viên hiệp hội kế toán công chứng Anh Quốc (ACCA), một cựu Big4 “uy tín” thì tôi - Dương AQ, với những kinh nghiệm đào tạo tại NPT, Vietcombank, Vietinbank, FPT Software… cũng sẽ chia sẻ với các bạn trẻ mindset đúng để sử dụng công cụ, làm báo cáo, đặc biệt là biến Excel trở thành thứ vũ khí hữu ích thay vì nỗi sợ. Webinar sẽ được tổ chức miễn phí qua Zoom, vào 15h - 17h chiều Chủ nhật, ngày 22/10/2023. Mong ngóng những cánh tay và câu hỏi của các bạn nhé!