Elon Musk - Tính kỷ luật thể hiện qua phương pháp quản lý thời gian Time Blocking

Elon Musk - người đứng sau SpaceX, Tesla, The Boring Company,... Những cái tên mà chắc chắn rằng ai trong chúng ta cũng đã từng nghe qua ít nhất một lần. Ông sở hữu khối tài sản khổng lồ lên tới hàng trăm tỷ USD và hiện tại đang đứng đầu top những tỷ phú giàu có nhất thế giới. Nhưng có một thứ mà Elon Musk không có nhiều hơn chúng ta. Đó là…thời gian, một ngày của ông vẫn chỉ có 24 tiếng. Không hơn, không kém, và ông cũng làm tất cả những việc mà chúng ta vẫn làm,... Vậy câu hỏi đặt ra là: Tại sao ông lại đứng trên đỉnh cao danh vọng? Ông không giỏi vì ông có nhiều thời gian hơn chúng ta, mà vì ông biết cách tiêu xài thời gian sao cho đúng. Elon Musk từng chia sẻ rằng, một trong những phương pháp quản lý thời gian mà ông đã và đang sử dụng đó là Time Blocking. Khi nhắc đến “Blocking”, chúng ta thường nghĩ đến sự ngăn cản, gò bó và mất tự do. Nhưng với Elon Musk, “Blocking” không phải để hạn chế cuộc sống, mà để chặn sự xao nhãng và tạo nên tính kỷ luật.

Time Blocking là một phương pháp quản lý thời gian, trong đó bạn chia một ngày của mình thành các khung thời gian cụ thể. Mỗi khung được dành cho một công việc duy nhất hoặc một nhóm công việc liên quan, và được đối xử như những cuộc hẹn cố định. Cách làm này giúp tăng khả năng tập trung, giảm xao nhãng, đồng thời giúp bạn kiểm soát lịch trình tốt hơn. Bạn không chỉ liệt kê danh sách việc cần làm mà bạn quyết định khi nào và bằng cách nào bạn sẽ xử lý những công việc ưu tiên quan trọng. 

Chắc chắn sẽ có người nói rằng: “Lên lịch cả ngày như vậy thì khác gì sống như robot?” Người khác thì cảm thấy: “Mệt mỏi và gò bó khi phải chạy đuổi theo thời gian suốt cả ngày.” Nghe có vẻ hợp lý. Nhưng sự thật là… khoảng thời gian “tự do” mà chúng ta nghĩ là mình đang có, đôi khi lại chính là thứ phá hỏng hiệu suất.

Có một nguyên lý trong tâm lý học gọi là Định luật Parkinson, nó nói rằng: “Công việc sẽ mở rộng để lấp đầy khoảng thời gian được phân bổ cho nó.” Khi bạn có nhiều thời gian cho một nhiệm vụ, bạn sẽ có xu hướng kéo dài nó, thêm thắt những chi tiết không thật sự cần thiết. Ngược lại, khi deadline gấp rút, mức độ tập trung tăng lên và công việc thường được hoàn thành nhanh hơn, hiệu quả hơn. Vì vậy Time Blocking thực chất là cách chúng ta chủ động tạo ra những “deadline mini” cho chính mình.

Về bản chất, Time Blocking tạo ra những giới hạn có chủ đích – và chính những giới hạn này lại là thứ giúp bạn làm việc tốt hơn. Thứ nhất, nó loại bỏ việc phải liên tục đưa ra quyết định ngay trong lúc làm việc: bạn không còn tốn năng lượng để nghĩ xem “tiếp theo mình nên làm gì”, mà chỉ đơn giản là thực hiện theo kế hoạch đã định sẵn. Thứ hai, vì thời gian cho mỗi nhiệm vụ bị giới hạn, bạn sẽ ít xao nhãng hơn và tập trung cao độ vào việc đang làm.

Không chỉ Elon Musk, mà cả Bill Gates hay Cal Newport cũng đều áp dụng phương pháp này. Dù vậy, cách Elon Musk chia ngày làm việc thành những khối 5 phút là khá khắc nghiệt và không phù hợp với người mới bắt đầu. Điều quan trọng là chúng ta hoàn toàn có thể cá nhân hóa Time Blocking, điều chỉnh độ dài các khung thời gian sao cho phù hợp với nhịp sống và năng lực của chính mình.

Hãy thử tưởng tượng: bạn có rất nhiều việc phải làm trong ngày, nhưng khi kết thúc một ngày, bạn lại có cảm giác: “Hình như mình rất bận, nhưng vẫn chưa xong việc gì cả”. Nếu rơi vào trạng thái đó, hãy ngồi ngay ngắn lại và lập danh sách những việc cần làm cho ngày mai. Nhưng đừng chỉ viết ra rồi để đó, đi ngủ và hôm sau làm theo danh sách đó một cách mơ hồ - để rồi mọi việc lại đâu vào đó. Thay vào đó, hãy chia những công việc ấy thành các khối thời gian cụ thể. Ví dụ: 8:00-8:30 dành thời gian cho việc ăn sáng, từ 8:30-9:30 để làm những công việc quan trọng, từ 9:30-10:30 dùng thời gian để học Tiếng anh, 10:30-10:45 dành thời gian nghỉ ngơi một chút, uống một cốc cafe cho tỉnh táo,... 

Ngoài ra có 1 cách “dễ thở” hơn, nó phù hợp với học sinh, sinh viên, nhân viên văn phòng. Thay vì bạn chia ra và đặt thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể, bạn có thể ước lượng thời gian bạn cần để hoàn thành công việc, ví dụ như “làm việc này mất 30 phút” sau đó chuyển sang công việc tiếp theo. Cách này đặc biệt hiệu quả nếu bạn có lịch trình cố định và chỉ rảnh trong những khoảng thời gian xen kẽ.

Nếu bạn muốn sử dụng phương pháp này thành công thì kỹ năng quan trọng nhất bạn cần có đó là ước lượng chính xác khoảng thời gian để hoàn thành công việc. Tin không vui đó là nhìn chung thì khả năng này của con người khá kém. Chúng ta đều dễ mắc phải một hiện tượng gọi là Planning Fallacy - xu hướng đánh giá thấp thời gian để hoàn thành một cái gì đó, đồng thời đánh giá quá cao về kết quả nhận được. Điều này dẫn đến những kỳ vọng không thực tế và kế hoạch yếu kém. Đây là vấn đề gây cản trở cho phương pháp Time Blocking, vì bạn đánh giá thời gian quá thấp, bạn sẽ chỉ hoàn thành chưa đến một nửa lượng công việc đã đề ra. Một cách để cải thiện đó là chúng ta sẽ theo dõi thời gian thực tế mà công việc được hoàn thành. Từ đó, bạn sẽ nhận ra nhiệm vụ nào thường bị đánh giá sai thời gian, để điều chỉnh cho hợp lý. Ngoài ra, việc chia công việc lớn thành các công việc nhỏ cũng giúp việc ước lượng chính xác hơn, vì nhiệm vụ nhỏ luôn dễ dự đoán hơn. 

Elon Musk đã áp dụng Time Blocking bằng cách chia nhỏ thời gian thành những khối thời gian 5 phút. Nhờ đó, ông gần như  không có khoảng thời gian dư thừa và tận dụng triệt để thời gian trong ngày. Vậy còn chúng ta? Đa số chúng ta coi 5 phút là "thời gian chết" – quá ngắn để hoàn thành việc gì đó, nhưng lại vừa đủ để lướt vài story hay vài cái video Tiktok  trên điện thoại.

5 phút có quan trọng không

Thực tế, việc chúng ta sa vào mạng xã hội trong 5 phút trống không hẳn vì lười, mà vì não bộ luôn khao khát những kích thích nhanh khi xuất hiện khoảng trống. Thế nhưng, cái giá phải trả lớn hơn bạn tưởng. Trong tâm lý học, có một khái niệm gọi là “Attention Residue” (Dư âm sự chú ý). 

Mỗi khi bạn chuyển từ công việc sang điện thoại dù chỉ trong vài phút, một phần tâm trí của bạn vẫn sẽ "vướng" lại ở những hình ảnh, thông tin vừa xem. Khi quay lại làm việc, não bộ không thể đạt ngay mức tập trung tối đa vì phần "dư âm" kia vẫn đang xâm chiếm bộ nhớ. Cách Elon Musk quản lý chặt chẽ từng khối 5 phút chính là để triệt tiêu những khoảng trống vô nghĩa này, không cho phép các tác nhân gây nhiễu có cơ hội tạo ra "dư âm", giữ cho dòng chảy tập trung luôn ở mức cao nhất.

Quy tắc 5 phút 

Nhưng hãy thành thật với nhau: không phải ai trong chúng ta cũng có đủ bản lĩnh và kỷ luật thép để vắt kiệt từng 5 phút như Elon Musk. Tuy nhiên, nếu bạn chưa thể biến 5 phút thành một khối công việc hoàn chỉnh, hãy dùng chính khoảng thời gian ngắn ngủi ấy để đánh lừa bộ não của mình thông qua một chiến thuật tâm lý khác: Quy tắc 5 phút.

Não bộ của chúng ta phản ứng rất mạnh với sự đe doạ và khó chịu. Chạm vào đồ vật nóng thì sẽ rụt tay lại, nghe âm thanh lớn thì sẽ giật mình, nhìn thấy một con chó thì sẽ bỏ chạy,... Đó là phản ứng “fight or flight”, nó rất hiệu quả để giúp chúng ta  sống sót… Bộ não của chúng ta không phân biệt được việc thuyết trình giữa đám đông với việc bị 1 con gián khổng lồ rượt đuổi. Cả hai đều đều kích hoạt adrenaline và cortisol, đưa cơ thể vào trạng thái báo động đỏ. Và khi báo động đỏ bật lên, cơ thể sẽ làm mọi cách để né tránh - Trì hoãn chính là một trong những cách đó. 

Não cảm xúc và não lý trí luôn xung đột, não cảm xúc luôn tìm kiếm sự thoải mái tức thì, nên nó muốn tránh những việc khó, còn não lý trí thì lập kế hoạch dài hạn nhưng hay suy nghĩ quá nhiều, khiến mọi thứ trở nên phức tạp và dẫn đến “tê liệt”. Cách đơn giản nhất để dung hòa 2 thứ này là giảm mức độ nghiêm trọng của nhiệm vụ xuống. Hãy hứa với não bộ rằng bạn chỉ làm 1 phần rất nhỏ của công việc đó thôi, và bạn chỉ làm trong vòng 5 phút, và sau đó bạn được phép dừng lại. Nhưng sự thật là bạn hiếm khi dừng lại sau đúng 5 phút và bạn sẽ làm tiếp công việc đó luôn. Khi nhiệm vụ trở nên nhỏ và vô hại, não bộ không còn xem nó là mối đe dọa. Cơ thể thư giãn, và “phép màu” bắt đầu xảy ra. Thực ra, não chúng ta không ghét làm việc khó. Nó chỉ ghét ý nghĩ về việc phải làm. Một khi đã bắt đầu, não nhanh chóng vào guồng, nỗi sợ tan biến, và động lực dần xuất hiện. Bạn có thể chỉ định làm trong một khoảng thời gian ngắn ngủi, nhưng chính cú hích nhỏ đó đã đủ để chuyển não từ chế độ ngủ đông sang chế độ tăng tốc.

Vậy đó, nếu chúng ta chưa giỏi để có thể hoàn thành 1 công việc trong 5 phút như Elon Musk, thì hãy dùng 5 phút để bắt đầu 1 công việc.

Chúng ta thường tin rằng để bắt đầu điều gì đó chúng ta cần động lực, một buổi sáng đủ hứng khởi để dậy sớm, một khoảnh khắc đủ cảm xúc để quyết tâm thay đổi, hay một phút chợt nghiêm túc để bắt đầu làm việc. Nhưng trên thực tế thì động lực là một cảm xúc nhất thời, nó khiến bạn bắt đầu với một năng lượng tràn đầy, thế nhưng bản chất của cảm xúc là nhất thời, nó dễ đến dễ đi, bạn rất dễ bị “tụt mood”. Dựa vào động lực giống như xây lâu đài cát trên biển, sóng đánh là trôi.

Còn kỷ luật là gì? Kỷ luật là khả năng làm những việc CẦN làm, vào lúc CẦN làm, bất kể bạn có THÍCH hay không. Kỷ luật không tạo cảm giác hưng phấn, không hứa hẹn một điều gì đó lớn lao, kỷ luật đơn giản là sự có mặt. Có mặt vào những ngày bạn không muốn, có mặt khi tâm trạng không tốt, có mặt ngay cả khi không ai nhìn thấy. Kỷ luật không hỏi bạn hôm nay cảm thấy thế nào. Nó không quan tâm thời tiết, hoàn cảnh hay “đúng lúc hay chưa”. Nó chỉ hỏi một câu rất đơn giản: Bạn đã hứa điều gì với chính mình? 

Vấn đề của động lực là nó đến từ bên ngoài. Một video truyền cảm hứng, một câu trích dẫn hay, một bài nói chuyện khiến ta rung động. Nhưng cảm xúc bên ngoài không bao giờ bền. Nó đến rồi đi, để lại phía sau một khoảng trống mà ta buộc phải tự lấp đầy. Kỷ luật thì được hình thành từ bên trong. Nó xuất hiện khi bạn chọn giữ lời hứa với chính mình, đặc biệt là trong những lúc không ai buộc bạn phải làm thế. Khi bạn chọn hành động thay vì thoải mái. Chọn mục tiêu dài hạn thay vì khoái cảm ngắn hạn. Người thành công không phải là người lúc nào cũng tràn trề năng lượng. Họ cũng có những ngày chán nản, mệt mỏi và muốn bỏ cuộc y hệt như bạn. Sự khác biệt là họ có kỷ luật. Họ không để cảm xúc nhất thời điều khiển hành động của mình. Họ cam kết với mục tiêu chứ không cam kết với cảm xúc của ngày hôm đó. Bởi vậy động lực là thứ giúp bạn bắt đầu, thế nhưng kỷ luật mới là thứ đưa bạn đến đích 

Mỗi lần ta nói: “Để mai rồi làm”, thực chất ta đang nói: “Tôi đang đợi cảm giác muốn làm”. Nhưng nếu ngày mai cảm giác đó không bao giờ đến thì sao? Nếu bạn không bao giờ thật sự “sẵn sàng” thì sao?

Điều mà ít ai nói cho chúng ta biết là: những người mạnh mẽ nhất không phải là người luôn được truyền cảm hứng, mà là người vẫn hành động ngay cả khi họ không có cảm hứng. Kỷ luật không chỉ được xây dựng trong 1 đêm, hay được hình thành từ một phút bùng nổ năng lượng. Nó được tạo nên từ những việc rất nhỏ: dậy đúng giờ, đọc một trang sách, hoàn thành một việc đã hứa, ngay cả khi bạn không thích. Chính trong những khoảnh khắc nhỏ bé ấy, một điều quan trọng xảy ra đó là bạn bắt đầu tin tưởng bản thân mình: “Mình nói là mình làm.”

Sẽ có những ngày bạn cảm thấy mệt mỏi, tâm trí rối bời, và có cảm giác mọi sự tiến bộ của mình đều vô hình. Nhưng nếu bạn có kỷ luật thì bạn sẽ vẫn tiếp tục làm chứ không bỏ cuộc. Kỷ luật không lấy đi sự tự do của bạn, ngược lại nó còn cho bạn phương hướng. Bạn không cần mỗi sáng thức dậy lại hỏi “Hôm nay mình làm gì?” vì bạn đã biết trước hôm nay mình cần làm gì rồi. 

Hầu hết mọi người đều muốn thay đổi. Nhưng rất ít người sẵn sàng làm điều cần làm khi sự hào hứng biến mất. Động lực rồi sẽ phai, nhưng kỷ luật thì ở lại - xuyên qua những ngày tệ, những giai đoạn mệt mỏi, những lúc nghi ngờ chính mình. Và có lẽ, khoảnh khắc cuộc đời bắt đầu thay đổi không phải khi bạn cảm thấy sẵn sàng, mà là khi bạn ngừng chờ đợi cảm xúc và bắt đầu giữ lời hứa với chính mình.

Có lẽ một trong những yếu tố quan trọng nhất tạo nên sự thành công của Elon Musk đó là tính kỷ luật. Ông luôn biết mình nên làm gì và không nên làm gì. Elon Musk không bao giờ thức dậy trong trạng thái mơ hồ rằng “Hôm nay mình có hứng làm việc không?”. Ông cũng không để cảm xúc quyết định lịch trình làm việc. Phần lớn thời gian trong ngày của ông được lên kế hoạch từ trước. 

Điều đó thể hiện qua việc Elon Musk sử dụng Time Blocking. Nhờ phương pháp này, ông luôn trong trạng thái biết chính xác mình sẽ làm gì tiếp theo. Đây là dạng kỷ luật mà không cần ý chí, động lực liên tục. Sự rõ ràng trong lịch trình đồng nghĩa với việc phải “từ chối”. Ông cực kỳ quyết liệt trong việc nói “không” với những cuộc họp không cần thiết, những công việc không tạo ra giá trị cốt lõi, những sự xao nhãng không phục vụ mục tiêu dài hạn. Với ông, không phải việc gì cũng đáng để tiêu tốn thời gian. 

Nhiều lúc chúng ta không phải mệt mỏi vì làm quá nhiều, mà mệt mỏi vì làm nhiều thứ không quan trọng. Chúng ta cho phép những yếu tố không cần thiết xung quanh chi phối năng lượng và sự tập trung của mình. Trong khi đó Elon Musk thì đã thành công trong việc xây dựng kỷ luật bản thân: loại bỏ những điều không cần, và dành thời gian cụ thể cho những việc thực sự quan trọng hơn. 

Cuối cùng, kỷ luật không phải gò bó bản thân, cũng phải là việc ép bản thân trở nên mạnh mẽ hơn mỗi ngày. Kỷ luật đơn giản là không còn phụ thuộc vào cảm xúc. Khi bạn đã rõ mình cần làm gì, bạn không cần chờ động lực xuất hiện. Bạn chỉ cần xuất hiện. Động lực rồi sẽ đến hoặc không, điều đó không còn quan trọng nữa. Bởi động lực giúp bạn bắt đầu, nhưng chỉ có kỷ luật mới giúp bạn đi đến đích.

Time Blocking không phải một phương pháp thần kỳ giúp bạn có thể đi vào khuôn khổ . Trên thực tế, phương pháp này chỉ thật sự hiệu quả khi đi cùng tính kỷ luật và tự nhận thức. 

Nếu không có tính kỷ luật, lịch trình mà bạn đã vẽ ra sẽ mãi chỉ nằm trên giấy. Bạn có thể có một kế hoạch hoàn hảo, nhưng chỉ cần một chút mệt mỏi, xao nhãng thì mọi thứ đã bị xoá vỡ. Và khoảnh khắc bạn chọn bỏ qua lịch trình ấy, điều đầu tiên bạn đánh mất không phải là công việc, mà bạn đã bỏ lỡ lời hứa với chính mình. 

Tuy nhiên, kỷ luật thôi là chưa đủ, bạn còn cần phải tự nhận thức được. Khi thiếu điều này, thì Time Blocking có thể khiến bạn ăn “hành” khá nhiều đấy. Bạn ép mình vào những khung giờ không phù hợp, đặt ra những mục tiêu vượt quá khả năng, rồi tự trách bản thân không làm kịp.  Tự nhận thức ở đây có nghĩa là bạn hiểu rõ mình đang ở đâu, mình có thể làm được gì, chứ không phải tự phá vỡ sức chịu đựng của bản thân. 

Chỉ khi kỷ luật và tự nhận thức kết hợp lại với nhau, Time Blocking mới thực sự phát huy tác dụng. Khi đó, nó không chỉ là công cụ quản lý thời gian, mà trở thành cách bạn học cách chịu trách nhiệm với từng lựa chọn mỗi ngày. Time Blocking không phải một phương pháp khó, điều duy nhất nó đòi hỏi là sự nghiêm túc với chính bản thân mình. 

Mỗi ngày chúng ta đều sở hữu 24h như nhau. Nhưng từ cách Elon Musk chia nhỏ thời gian ra thành các khối 5 phút, cho đến việc ông luôn thực hiện đúng giới hạn thời gian đó, ta có thể nhìn thấy một sự thật rất rõ ràng:

Kỷ luật chưa bao giờ là sự ép buộc, mà là một lựa chọn có ý thức.

Suy cho cùng, Time Blocking không phải là cách giúp Elon Musk trở nên giàu có hay phi thường như ngày hôm nay. Nó chỉ là công cụ giúp ông quản lý thời gian của mình, khi mà ông luôn có một lịch trình dày đặc. 

Cuộc sống có nhiều thú vui khiến chúng ta xao nhãng và quên đi nhiệm vụ của mình. Trong bối cảnh đó, kỷ luật thực sự là thứ giúp chúng ta quay lại với guồng quay cuộc sống. Kỷ luật không phải là làm việc đến kiệt sức, mà là khả năng đặt ra giới hạn, tôn trọng những giới hạn ấy, và sống có trách nhiệm với từng từng phút, từng giây trong ngày . Vì vậy, Time Blocking không chỉ là cách quản lý thời gian, mà còn là cách chúng ta chịu trách nghiệm với thời gian của chính mình. 

Thành công thật sự không nằm ở việc bạn bận rộn đến mức nào, mà ở chỗ: bạn đã dùng hiệu quả 24 giờ của mình để trở thành phiên bản tốt hơn của chính mình hay chưa.

Vậy bạn đã sẵn sàng đặt bút lên kế hoạch để bắt đầu phương pháp Time Blocking chưa ? Học theo Elon Musk biết đâu có một ngày bạn giàu như Elon Musk thì sao ;))