Đâu là thời điểm tốt nhất để xây dựng hệ thống báo cáo quản trị?

Báo cáo quản trị là một trong những thành phần quan trọng trong bộ khung về quản trị tài chính kế toán của doanh nghiệp. Nếu như xây dựng kế hoạch và ngân sách là cách để một công ty nhìn về tương lai (dù là tương lai gần hay tương lai xa), thì báo cáo quản trị là công cụ để nhìn lại thực tại xem công ty đang bám sát được những kế hoạch đó hay không. Khi có những thông tin như vậy, ban lãnh đạo có thể có thêm căn cứ để đưa ra những quyết định điều chỉnh kịp thời, ví dụ như điều chỉnh về giá bán, chiến lược phân phối hay điều hướng dòng tiền. Tuy nhiên, từ trải nghiệm của mình, có 3 yếu tố bạn nên cân nhắc xem đã là lúc để xây dựng hệ thống báo cáo quản trị chưa:

Nếu coi báo cáo quản trị là mâm cỗ thì số liệu là nguyên liệu. Và nguyên liệu phải ổn thì mới kỳ vọng mâm cỗ ngon đúng không? Nếu số liệu kế toán chưa đầy đủ và còn chưa chính xác, bước đầu tiên cần phải xử lý yếu tố đó đầu tiên. Một khách hàng gần đây đến với mình có trăn trở về câu chuyện quản trị khi phải vứt đi một lô hàng hỏng hết hạn và rất quan tâm đến câu chuyện quản trị. Nhưng khi tìm hiểu chi tiết hơn thì bản thân số liệu kế toán của công ty bạn ấy còn rất lung tung, ngay đến việc biết trong kho còn bao nhiêu hàng, số dư công nợ còn bao nhiêu cũng chưa có một cách tin cậy và kịp thời. Như vậy, công tác kế toán đã bỏ qua chức năng cơ bản và nguyên thủy đầu tiên của kế toán đó là ghi chép và tổng hợp. Hãy luôn tự đặt câu hỏi đó trước khi nghĩ về bất kỳ việc phân tích và quản trị.

Nồi ở đây là mục tiêu bạn đưa ra cho hệ thống báo cáo quản trị và vung là con người & nguồn lực bạn có thể bỏ ra để đạt được mục tiêu đó. Nếu mục tiêu của bạn muốn quản trị về cả dòng tiền, doanh thu, lợi nhuận, kiểm soát chi phí, quản lý kho bãi, công nợ…chắc chắn cần có những kế toán quản trị riêng hoặc chuyên viên phân tích tài chính riêng. Một số lãnh đạo công ty thường xuyên đưa ra nhiều mục tiêu như vậy nhưng lại yêu cầu phòng tài chính kế toán (vốn cũng đã rất tối ưu rồi) kiêm nhiệm thêm chức năng. Do đó, trong mỗi giai đoạn công ty cần luôn đánh giá xem cần quản trị những gì và nguồn lực có thể bỏ ra tương ứng. Quá mơ mộng về những gì hệ thống báo cáo quản trị đem lại có thể khiến dự án thất bại khi đi vào thực tế.

Hệ thống báo cáo quản trị được xây dựng để phục vụ nhu cầu quản trị của doanh nghiệp. Do đó, nó cần phải được kết nối với rất nhiều phòng ban chức năng của doanh nghiệp như bán hàng, sản xuất, nhân sự, vận hành…Sự kết nối có thể là thông tin hoặc số liệu của các phòng ban (trong phạm vi bảo mật mà người làm báo cáo quản trị được phép tiếp cận). Do đó, những phòng ban này đóng vai trò khá quan trọng như là một môi trường thuận lợi để báo cáo quản trị (vốn được lập lên từ số liệu kế toán) được phát huy hết tác dụng. Ví dụ nếu số liệu kế toán cho thấy rằng doanh thu tháng 12 thay đổi khá mạnh đến từ một số mặt hàng nhất định, và phòng MKT & Kinh doanh cho biết thông tin về lượng tiếp cận và nhu cầu của khách hàng tăng đột biến, thì báo cáo quản trị sẽ đưa ra được những thông tin đó thành một bức tranh đầy đủ hơn cho ban lãnh đạo.

Trên đây là những điều bạn sẽ luôn cần đặt ra trước khi nghĩ đến việc xây dựng hệ thống báo cáo quản trị. Đó là điều khá cần thiết để đảm bảo sự thành công và tiết kiệm chi phí khi triển khai hệ thống của công ty bạn. Nếu không suy nghĩ kỹ, rất có thể mất cả thời gian dài mà ban lãnh đạo vẫn chưa thể yên tâm với chi phí và công sức bỏ ra.

Ghé thăm substack của mình ở đây để đọc các bài viết cập nhật hơn về kế toán, kiểm toán, quản trị doanh nghiệp và học các chứng chỉ quốc tế như CMA/ACCA nhé: LINK