Quy trình vận hành được ví như xương sống của tổ chức.Khi quy trình không rõ ràng, nó tạo ra những tổn thất vô hình ảnh hưởng đến từng cá thể bên trong bộ máy.

Về cơ bản, công sở thường chia ra bốn kiểu người

1. Người giỏi (The Talented)

Họ cần hiệu suất và sự thử thách.
Khi không có quy trình rõ ràng, họ khó được trọng dụng đúng mức hoặc bị cản trở bởi sự đình trệ chung, dẫn đến tâm lý chán nản và khả năng rời bỏ tổ chức cao.

2. Người chưa giỏi (The Developing)

Họ cần một lộ trình để phát triển.
Quy trình mù mờ khiến họ không xác định được trọng tâm công việc, không thể cải thiện kỹ năng và mất phương hướng.

3. Kẻ chôn chân (The Stagnant)

Họ là những người thiếu động lực phát triển.
Sự thiếu rõ ràng tạo ra kẽ hở, cho phép họ tồn tại mà không cần nỗ lực, làm giảm sút tinh thần làm việc chung.

4. Lãnh đạo (The Leader)

Họ là người loay hoay tìm cách tối ưu bộ máy.
Nếu lãnh đạo không phải là Founder/CEO và không tìm thấy giải pháp, họ cũng sẽ chọn rời đi để tìm kiếm một môi trường làm việc hiệu quả hơn.

Cái giá phải trả của quy trình không rõ ràng là rất lớn

Tốn thời gian, công việc đình trệ, stress kéo dài, hiệu suất giảm sút, và sự nản lòng trên diện rộng.
- Hoặc là lãnh đạo thuộc tổ chức (Founder/CEO) trực tiếp xây dựng.
- Hoặc là một người giỏi có khả năng tư duy hệ thống, vì những người khác cần tập trung xử lý các công việc mang tính executive hàng ngày.
Tuy nhiên, khi một quy trình đủ ổn được xây dựng, lại sinh ra một vấn đề mới và cũng là vấn đề then chốt.

TUÂN THỦ LỜI GIẢI CHO BÀI TOÁN QUY TRÌNH

Nếu đã có quy trình, việc quan trọng nhất là phải phổ biến và đảm bảo mọi người nhất nhất tuân thủ.
Đây là phần khó nhất, nhưng nếu không làm được thì quy trình chỉ là MỘT TẬP TÀI LIỆU. Người kiến tạo quy trình sẽ nản lòng, cảm thấy không được trọng dụng, và có thể nghi ngờ năng lực của chính mình. Đây là một vòng lẩn quẩn dẫn đến sự kiệt sức của nhân sự nòng cốt.
Vì vậy, việc xây dựng quy trình có thể là nỗ lực của một người, nhưng việc vận hành nó cần sự cố gắng đồng lòng của toàn công ty.
Quy trình được tạo ra để mọi người cùng áp dụng, và mọi phản hồi, góp ý từ các phòng ban đều là cần thiết để nó được tối ưu hóa liên tục.
Mục tiêu cuối cùng không phải là có một quy trình hoàn hảo, mà là có một hệ thống vận hành minh bạch, hỗ trợ những người giỏi phát triển và hướng dẫn những người chưa giỏi đi đúng đường.
Người_trong_muôn_nghề