Chữ ký email tưởng chừng như đơn giản nhưng lại có rất nhiều lợi ích không chỉ đối với mỗi cá nhân nhân viên mà còn có ý nghĩa đối với các doanh nghiệp. 
1) Đầu tiên, chữ ký email thể hiện tính chuyên nghiệp:
Chữ ký email thể hiện được sự chuyên nghiệp của một cá nhân nói riêng và một tổ chức nói chung. Việc có một chữ ký email đẹp, “chất lượng” không chỉ giúp cá nhân tạo được ấn tượng mà còn có tác dụng trong việc quảng bá thương hiệu công ty. Các doanh nghiệp thành lập tốt cần có kỹ thuật và chiến lược đa dạng để thu hút sự chú ý của các nhóm lớn người tiêu dùng. Họ có các chiến dịch tiếp thị khổng lồ và thường tận dụng nền tảng email như một cách để giao tiếp với khách hàng của họ. Việc xây dựng thương hiệu sản phẩm và dịch vụ hiệu quả đòi hỏi doanh nghiệp phải có chữ ký email vào chiến dịch branding của mình. Nó không chỉ cung cấp thông tin cần thiết về công ty mà còn thể hiện thông điệp thương hiệu một cách chuyên nghiệp.
2) Lợi ích thứ hai, nhận diện thương hiệu:
Chữ ký email cũng hữu ích trong việc tạo ra sự công nhận thương hiệu của một nhóm cụ thể trong công ty. Bất cứ khi nào một nhóm được tập hợp lại để thực hiện một dự án cụ thể; họ có thể tạo ra một thương hiệu độc đáo và sử dụng nó khi gửi email nội bộ hoặc bên ngoài.
3) Lợi ích thứ ba, chữ ký email tiếp thị qua email hiệu quả hơn:
Các nhà tiếp thị kỹ thuật số thường sử dụng tiếp thị qua email để quảng bá doanh nghiệp của họ. Chữ ký email kết hợp thông tin doanh nghiệp của bạn bao gồm số liên lạc, địa chỉ thực, biểu trưng doanh nghiệp và liên kết trang web, tất cả ở một nơi. Điều này giúp cung cấp các liên kết nhanh đến thông tin quan trọng về một công ty. Bằng cách cung cấp số điện thoại của công ty, bạn đưa việc liên lạc lên cấp độ cá nhân hơn. Bất kỳ khách hàng tiềm năng nào cũng có thể chạm vào nó và thực hiện một cuộc gọi nhanh chóng. Liên kết đến các kênh truyền thông xã hội và YouTube của công ty cũng giúp khách hàng thuận tiện trong việc giao tiếp ở cấp độ cá nhân.
Vậy chữ ký email cần có những nội dung gì? Một chữ ký email cơ bản sẽ cần đảm bảo 4 nội dung như sau:
1) Họ tên của bạn
2) Vị trí mà bạn làm việc
3) Phương thức liên hệ: email, số điện thoại, v.v
4) Tên tổ chức bạn làm việc
Ngoài 4 phần cơ bản cần có mình nêu ở bên trên thì chúng mình có thể thêm các thông tin khác sao cho chuyên nghiệp và đa dạng hơn vì dụ như:
- Logo tổ chức mà bạn làm việc
- Link facebook, kênh youtube, website, v.v công ty/ tổ chức bạn làm việc
- Link Linkedin của bạn
- Địa chỉ công ty mà bạn làm việc
- Một số tuyên bố từ chối trách nhiệm pháp lý (nếu công ty của bạn yêu cầu).
Để giúp mọi người tại được chữ ký email đẹp, chất, đa dạng, ngày nay có khá nhiều website giúp bạn tạo chữ ký email theo mẫu. Các bạn có thể ghé thăm các trang website sau để hoàn thiện chữ ký email mang thương hiệu cá nhân của riêng bạn:
Wisestamp: https://webapp.wisestamp.com/editor 
HubSpot: https://www.hubspot.com/email-signature-generator