NẾU BẠN ĐÃ TỪNG:

1. Luôn cảm thấy có rất nhiều việc phải làm, lúc nào cũng chạy với deadline.
2. Làm việc mà cứ bị mất tập trung.
3. Dễ bị mất động lực làm việc, dễ chán, dễ nản, dễ lười.
Bài viết này mình xin được tổng hợp ngắn gọn các phương pháp mình đã thử và hiệu quả. Hy vọng giúp bạn khắc phục những điều trên nhé.
(Lý thuyết bạn có thể search thêm trên google, quan trọng nhất vẫn là làm thử và kiên trì để thấy cái nào phù hợp với mình thôi!)

*** PHẦN I. LUÔN CẢM THẤY CÓ NHIỀU VIỆC PHẢI LÀM, LÚC NÀO CŨNG CHẠY VỚI DEADLINE

** Thiệt hại: 1) Dễ dẫn chúng ta đến stress, căng thẳng; 2) Khiến mình luôn tự dằn vặt nếu dành thời gian nghỉ ngơi hoặc làm những hoạt động có vẻ “vô bổ” như xem chương trình giải trí, làm việc nhà..; 3) Dễ bỏ bê việc nuôi dưỡng tâm hồn và sở thích cá nhân; 4) Vì sợ không kịp nên bay vào chiến luôn, không dành thời gian suy nghĩ kỹ lưỡng trước khi làm.
** PHƯƠNG PHÁP:
1. Viết ra 3-5 việc quan trọng nhất mỗi ngày: Mình thực hiện cái này thấy rất đơn giản và hiệu quả. Mình thường viết ra 5 việc quan trọng nhất trong tháng (mục tiêu tháng), 5 việc quan trọng nhất trong tuần (mục tiêu tuần), và cuối cùng là 5 việc quan trọng nhất trong ngày. Mỗi ngày mình cố gắng tập trung hoàn toàn cho 3-5 việc này, rồi mới nghỉ ngơi hoặc nhận thêm việc khác hoặc giúp đỡ đồng nghiệp.
2. Sắp xếp thứ tự ưu tiên Khẩn cấp và Quan trọng (Eisenhower): Để ý hiện tại, với Ngọc là
+ 70% thời gian cho việc Quan trọng & Không khẩn cấp (thói quen tích cực, làm những việc mang lại thành công, học kiến thức mới..)
+ 20% cho việc Quan trọng & Khẩn cấp (đột xuất từ khách hàng, công ty..)
+ 10% việc Không quan trọng & Khẩn cấp (giúp mẹ chở em đi học..)
+ 0% Không quan trọng & Không khẩn cấp (đi chơi “thủ tục”, giải trí vượt nhu cầu cần..)
=> Bạn hãy thử ghi lại lịch trình thời gian đã sử dụng trong một tuần vừa qua của bản thân để xem % phân bổ hiện tại của mình thế nào? Mục tiêu: Chúng ta sẽ hướng đến việc lên kế hoạch cuộc sống gồm những thứ Quan trọng & Không khẩn cấp, hạn chế tối đa những thứ trong các ô còn lại.
--------------------

*** PHẦN 2. LÀM VIỆC MÀ CỨ BỊ MẤT TẬP TRUNG

** Thiệt hại: 1) Làm được ít việc hơn: thay vì 1 tiếng làm được ba thì chỉ còn một; 2) Không mang lại hiệu quả cao nhất (não chưa kịp vào trạng thái đỉnh cao để sáng tạo); 3) Không cảm nhận được niềm vui của deep work
** PHƯƠNG PHÁP:
1. Làm việc đơn nhiệm, chỉ làm một việc tại một thời điểm.
2. Tìm hiểu lý thuyết đa nhiệm: Não có thể làm được tối đa 2 việc với 2 nguyên tắc sau:
+ Trong 2 việc đó có một việc mình đã làm thuần thục thành thói quen (Ví dụ vừa đi bộ - đã thuần thục, vừa nghe podcast);
+ 2 việc được thực hiện bởi 2 phần khác nhau của não bộ (vừa đọc sách vừa nghe nhạc không lời sẽ tốt hơn vừa đọc sách vừa nghe nhạc việt, vì 2 cái đó sẽ cùng kích hoạt trung tâm ngôn ngữ của não)
3. Sử dụng phương pháp Pomodoro: Ngọc hay dùng cái này. 25’ thật tập trung, và sau đó là 5’ thật thư giãn. Thư giãn bằng việc nghe nhạc, thiền, tĩnh lặng..Tránh Facebook, Youtube..mặc dù nó không liên quan đến công việc nhưng vẫn làm não bạn mệt vì bị kích thích.
4. Loại bỏ kẻ đánh cắp thời gian: thông báo noti, tám chuyện không mục đích, làm hoài một cách mà không cải tiến, dùng chuột thay vì phím tắt..Rất nhiều trên mạng, bạn search thêm nhé!
5. Dọn dẹp môi trường làm việc hỗ trợ tập trung tối đa:
+ Cất những thứ linh tinh gây xao nhãng trên bàn làm việc: truyện, sách báo, máy chơi game, con người yêu...
+ Chọn nơi yên tĩnh, tránh tiếng ồn..
+ Cách ly với người hay làm phiền..Hãy nhớ, không ai mới tập thiền mà chọn bắt đầu sự nghiệp của mình ở ngoài ngã tư đường.
---------------------

*** PHẦN 3: DỄ BỊ MẤT ĐỘNG LỰC

** Thiệt hại: 1) Tự hạ thấp năng lực làm việc của bản thân (đáng lẽ làm tốt hơn); 2) Nước đến chân mới nhảy, stress, áp lực.. 3) Không đạt được mục tiêu đặt ra.
** PHƯƠNG PHÁP:
1. Đầu tiên, xác định rõ mục đích cho tất cả task: Mình làm việc này phục vụ cho điều gì? Thường không lên được mục tiêu công việc cho bản thân hoặc thay đổi thường xuyên là vì chưa rõ ràng mục đích cuộc đời. Làm việc sếp giao không hứng thú là vì không rõ điều này giúp gì cho tổ chức hoặc lộ trình nghề nghiệp cá nhân
=> Hãy tự hỏi câu trên thường xuyên cho mọi task để mình hiểu bản thân và ý nghĩa việc mình làm sâu sắc hơn nhé!
2. Sau đó dùng SMART để thiết lập mục tiêu khả thi. Trong 5 yếu tố của SMART, mình thấy yếu tố ảnh hưởng đến việc trì hoãn là R, T.
+ R-related: mục tiêu phải liên quan đến mình, điều mình thật sự muốn, nếu không sẽ khó duy trì. Hãy hỏi mình thật sự muốn đạt được mục tiêu này hay là do người khác tác động khiến mình muốn? (VD: Đứa trẻ thật sự muốn điểm cao hay do bố mẹ muốn).
+ T - time: Nếu dễ mất động lực, đừng đặt mục tiêu theo năm, hãy làm theo tháng hoặc theo tuần. Có kết quả sẽ tạo động lực cho bạn làm tiếp.
3. Áp dụng nguyên tắc 1 phút của Masaaki Imai: Rất đơn giản! Mỗi khi lười, hãy cho mình 1 phút làm thử nó. Nếu sau 1 phút vẫn còn lười thì tính tiếp. Lý do hiệu quả: 1 phút làm sẽ tạo ra một lợi ích tức thời, đủ làm cho não thích thú và khuyến khích bạn làm thêm.
4. Rèn luyện khả năng ước lượng thời gian: Nếu không có năng lực ước lượng chính xác công việc đó tốn bao nhiêu thời gian, bạn sẽ rất dễ lầy vì tâm lý thường gặp là nghĩ còn nhiều thời gian mà. Phương pháp này dựa trên trải nghiệm quá khứ & năng lực tư duy nghĩ sâu, nghĩ xa của bạn đến mức nào thì sẽ ước lượng chính xác đến mức đó. Bạn có thể tập luyện điều này theo 2 bước:
+ Bước 1: Tập thói quen mỗi khi hoàn thành xong một task, tổng kết lại mình tốn bao nhiêu thời gian để làm cơ sở cho lần sau;
+ Bước 2: Chặn dưới thời gian: Nếu làm việc điên khùng hết công suất, bạn sẽ tốn bao nhiêu thời gian cho công việc này. Sau khi có một con số chính xác, hãy để nó vào chữ T khi thiết lập mục tiêu SMART.
Hy vọng bài viết này có ích với bạn. Bạn nào có tip khác mình chia sẻ bên dưới luôn nhé!
----------------------
Hoàng Như Ngọc 
Huấn luyện cá nhân phát triển sự nghiệp