Biến công việc thành trò chơi với Trello

Bạn mệt mỏi với việc nhớ mọi thứ trong đầu?

Bạn loay hoay không biết nên làm việc nào trước khi nhận một mớ task?

Bạn luôn cần lập kế hoạch, trước khi nhận ra rằng tiêu rồi hôm nay mình không có mục tiêu nào cả.

Mỗi người sẽ có một phương pháp để ghi chép và quản lý công việc. Mỗi phương pháp đều có sự hữu ích của riêng nó. Ngày nay có rất nhiều sản phẩm được phát triển ra cho việc này như: Google Calendar, Microsoft To-do list, hoặc thậm chí là những công cụ mạnh hơn rất nhiều sử dụng trong doanh nghiệp.

Có điều, phương pháp đó có thực sự mang lại hữu ích cho bạn hay không? Chứ đôi khi chúng ta nhìn vào một danh sách dài đằng đẵng và thế là chán nản. Thôi mình sẽ lướt Facebook thêm 5 phút, thôi mình coi nốt tập phim này trên Netflix, và cứ thế ngày mai có bao giờ tới đâu mà ta cứ đợi chờ.

Cái bệnh lần lữa mà Nguyễn Du có mô tả trong Truyện Kiều rằng:

Những là lần lữa nắng mưa,
Kiếp phong trần biết bao giờ mới thôi ?

Thú thực thì bản thân mình cũng trải qua căn bệnh thâm căn cố đế này rất lâu rồi, thói quen trì hoãn trong tất cả mọi thứ. Đã có lần mình chữa dứt được một khoảng thời gian, rồi một ngày trời hết đẹp, tinh thần bớt động lực, lại tái bệnh. Việc đó là không thể tránh khỏi. Quan trọng là ta có cách nào để quay trở lại cái guồng vận động tốt đẹp trước đó hay không?

Một con nai sinh ra mà không nhanh biết chạy thì chắc chắn làm mồi cho hổ.
Một chiếc đồng hồ ngừng chạy (à dù cho nó có đúng giờ 2 lần một ngày) thì người ta vẫn gọi nó là đồng hồ chết.
Muốn giữ được thăng bằng khi chạy xe 2 bánh thì bạn bắt buộc phải di chuyển bằng cách tạo một lực để thắng được ma sát. Nếu chẳng cần phải di chuyển mà vẫn tiến về phía trước, thì đôi khi người ta gọi nó là cuộc đời xuống dốc không phanh.

Thế nên, mình dùng Trello vì rất nhiều lý do mà mình sẽ giải thích từ từ ở dưới, một phần để chữa căn bệnh lười, một phần để biến cuộc đời mình thành một trò chơi.

Lưu ý trước khi đọc tiếp: một phương pháp có thể hữu ích với người này, chưa chắc đã hữu ích với người khác, hãy tìm cách biến tấu nó thành thứ phù hợp nhất với bản thân. Giống như cùng một bộ bí kíp, mỗi người lại có cách luyện tập và thi triển khác nhau (dù chỉ một tí xíu). Giống như khi nấu một món ăn, ta lại nêm nếm và thực thi với rất nhiều công đoạn nghe thì rất giống nhưng thực chất lại khác. Mỗi con người là một tổ hợp kỳ lạ của sự khác biệt. Nên, hãy biến nó thành thứ của bạn nếu nó hữu ích.

Vì sao mình dùng Trello?

Miễn phí (chức năng bản miễn phí là đủ xài
Tùy chỉnh theo mỗi cá nhân
Có hay không có mạng đều được
Đồng bộ giữa các thiết bị
Tối giản

Cách xài Trello của mình khá giống với phương pháp Kanban, được sáng tạo bởi người Nhật (và vẫn còn ứng dụng rộng rãi ngày nay sau khi cải tiến cho phù hợp)

Source: https://www.workpack.in/2017/09/27/how-this-japanese-kanban-method-is-helping-rooftop-solar-projects/kanban-board/

Rồi, mình coi bản thân là một nhân vật trong game, vì mình mê game từ khi còn nhỏ, game dạy cho mình rất nhiều thứ mà mình có thể liệt kê sơ sơ:

Kiên nhẫn : một màn chơi khó sẽ có thể khiến nhiều người nản chí nhanh chóng. Với mình thì mình coi mỗi thất bại là một bài học, một cách tiếp cận chưa đúng để điều chỉnh lại phương pháp.
Tổ chức và lên kế hoạch : chơi những game mà nó nặng về việc tính toán kinh tế, thời tiết, thời gian có hạn, năng lượng có hạn trong một ngày đã giúp ích cho mình rất nhiều trong việc suy nghĩ logic, sắp xếp các nhiệm vụ để tối ưu một ngày (dĩ nhiên là trong game)
Đồng đội : game chơi đơn giúp cho bạn phát triển kỹ năng cá nhân, game đồng đội giúp bạn ứng dụng các kỹ năng cá nhân đó lên một tầm cao hơn, đặc biệt ở quy mô càng lớn thì 2 yếu tố mà mình đã kể trên lại càng phải được coi trọng

Nhưng mà anh em đừng có cắm đầu vào cày game nhé!!!

Cuộc chơi với Trello

Những bước đầu tiên là tạo một tài khoản, rồi tạo 1 cái board trong Trello, cái này hỏi chị google giùm em nhé.

Ok nào chúng ta bắt đầu vào cuộc hành trình chinh phục võ lâm của nhân vật Mị!

Mỗi một lần Mị nhận được quest nào đó, là tự động Mị lấy điện thoại ra và tạo một thẻ cho nhiệm vụ đó. Giả sử có việc nào gấp gáp và quan trọng, Mị kéo nó ngay qua ô cửa sổ thứ 2, với mục tiêu là không xong không về. Mị luôn cố gắng work-life balance bằng cách để cho số nhiệm vụ ở hàng 2 nó tăng lên quá nhiều. Nên có cái nào là Mị làm lập tức, làm hùng hục như trâu cày, làm xong cho khuất mắt đỡ bực mình.

Mà đời oái ăm, đâu phải lúc nào cũng có việc dễ mà tự xử lý. Có lần làm nhiệm vụ chuyển cấp (đổi job) Mị phải đánh cả con BOSS lận. Thế là Mị chat lên kênh thế giới: cần tổ đội đi đập boss ở map abc, ai đi PM! Tất nhiên là sau cả tuần thì chưa ai PM, thế là Mị đành phải lên danh sách các công việc nhỏ hơn cần làm.

Thường thì hồi xưa Mị hay cố nhớ mấy cái mớ này trong não bằng mental note, nhưng từ ngày có Trello, Mị chả cần phải nhọc công nghĩ hôm nay sẽ ăn gì, cứ lúc nào thèm món gì thì quất một thẻ nhiệm vụ vào danh sách chờ, đói thì móc ra chọn một thẻ và dứt. Cứ thế mà chả mấy chốc Mị không còn bước lên bàn cân nữa...

Vì sao có thẻ lập tổ đội và nhiệm vụ hoàn thành?

Ngày nay, gần như đa số công việc ta phải hoàn thành sẽ có phần tương tác với người khác. Ví dụ như nhận thiệp -> nhờ bạn gửi tiền giùm, viết bài -> nhờ ai soát lỗi giùm, và đủ thứ nữa mà nhiều khi khả năng của mình sẽ không phù hợp để làm cái đó, thì công việc đó sẽ nằm trong danh sách chờ tới khi nào bản thân có khả năng tự lực rồi thì quá khỏe.

Cái cuối mới thú vị, gần như trong mọi thiết kế về game thì người ta sẽ lưu lại lịch sử cho bạn đã làm được những gì. Một chiến binh ra trận khi còn sống sót trở về sẽ mang theo những chiến lợi phẩm, những vật gì đó nhắc nhở anh ta về những điều đã trải qua. Những người lính sau khi hoàn thành nhiệm vụ sẽ được trao huân chương. Những điều này nghe có vẻ bình thường nhưng bạn hãy tin là: một khi ta xuống tinh thần, một khi ta mệt mỏi, chán nản, ủ rũ, và không biết làm gì. Chính những điều ấy sẽ nhắc nhở ta rằng mình từng hoàn thành biết bao thử thách khó nhằn thế kia rồi mà, chẳng có gì cản trở được ta cả. Nào, chia nhỏ nó ra, tìm hảo hữu, và cày cấp lẫn kỹ năng tới khi đánh BOSS tiếp thôi.

Có gì chứng minh rõ ràng hơn cho những điều trên không?

Một số nguyên lý trong cuốn sách Atomic Habit mà gần đây mình đọc có chỉ ra rằng:

Muốn làm gì dễ hơn, thì nó phải vui và hấp dẫn
Hãy tạo dấu hiệu để khi tâm trí đi lang thang, bạn có thể kéo nó trở về
Khi một thói quen được hình thành, mọi thứ sẽ trở nên dễ thở hơn rất nhiều
Hãy kết nối thói quen mới với thói quen cũ có sẵn, bạn sẽ tận dụng được một qui trình nếu thì vô cùng hữu ích

Trong thời đại ngày nay, áp dụng công nghệ để hoàn thành tốt hơn công việc của mình là điều không thể thiếu. Có rất nhiều giải pháp, sản phẩm được đưa ra, nhằm tăng productivity cho chúng ta. Hãy chọn một bí kíp phù hợp, rèn luyện nó, điều chỉnh nó, rồi cứ thế mà vui thôi.

PS: bài viết có thể còn nhiều thiếu sót và hơi lan man. Rất mong nhận được góp ý và phản hồi để mình có thể cải thiện. Cảm ơn các bạn rất nhiều 😘😘😘

PS2: bài viết này có vẻ được đọc nhiều hơn so với các bài trước, nên mọi người quan tâm tới điều gì thì cho mình biết với nhé

Kỹ năng nghề nghiệp