Bí Mật Đằng Sau Mọi Thành Công: Giải Mã Sức Mạnh Vô Hình Của Tổ Chức!

Chào bạn, những người đang tìm kiếm chìa khóa để hiểu và thành công trong thế giới tổ chức!

Bạn đã bao giờ tự hỏi điều gì thực sự khiến một bệnh viện hoạt động trơn tru, một trường học phát triển, hay một công ty đạt được những mục tiêu lớn lao? Không chỉ là những cá nhân xuất sắc, mà chính là sức mạnh của tổ chức – một khái niệm tưởng chừng quen thuộc nhưng lại ẩn chứa vô vàn điều thú vị và sâu sắc.

Trong bài blog này, chúng ta sẽ cùng nhau khám phá một kho tàng kiến thức vô giá, được chắt lọc từ tài liệu nghiên cứu "Lý Thuyết Cơ Bản về Tổ Chức Kinh Doanh" của một trường đại học danh tiếng tại Nhật Bản. Đây không chỉ là những lý thuyết khô khan, mà là kim chỉ nam giúp bạn nhìn nhận lại mọi tương tác xã hội, mọi môi trường làm việc, và thậm chí là cách bạn tự định hình cuộc sống của mình.

Đừng lo lắng về những thuật ngữ phức tạp! Qua những câu chuyện, ví dụ thực tế và cách phân tích logic mà không hề nhàm chán, bạn sẽ:

• Hiểu rõ bản chất thực sự của tổ chức: Nó là gì, tại sao chúng ta cần nó, và nó đóng vai trò gì trong cuộc sống của mỗi người và cả xã hội.

• Nắm bắt được những "tài nguyên vàng" mà mọi tổ chức cần để tồn tại và phát triển.

• Thực hiện một "chuyến du hành thời gian" để khám phá lịch sử tư duy quản lý tổ chức, từ những nền tảng cổ điển đến những lý thuyết hiện đại đột phá.

• Giải mã bí mật cân bằng để tổ chức tồn tại lâu dài: Làm thế nào để giữ chân nhân tài, làm hài lòng đối tác và khách hàng, đồng thời vẫn đạt được mục tiêu chung.

• Nhận ra giá trị vượt thời gian của những lý thuyết này trong thế giới hiện đại đầy biến động.Hãy cùng tôi bắt đầu hành trình khai phá tri thức này nhé! --------------------------------------------------------------------------------

Bạn có biết rằng, ngay cả khi bạn không làm việc trong một tập đoàn lớn, bạn vẫn đang là một phần của vô số tổ chức mỗi ngày? Bệnh viện, trường học, công ty, cơ quan nhà nước, các câu lạc bộ hay nhóm tình nguyện đều là những ví dụ điển hình của tổ chức. Tổ chức không chỉ là nền tảng của cuộc sống mà còn là nơi chúng ta hình thành các mối quan hệ xã hội và là phương tiện ảnh hưởng đến mục tiêu và giá trị cá nhân của mỗi người. Nói cách khác, tổ chức gắn bó chặt chẽ với từng cá nhân chúng ta.

Mặt khác, tổ chức cũng có khía cạnh như một "chủ thể xã hội" (social actor). Khi tổ chức phát triển quy mô lớn hơn, nhiều người bên trong và bên ngoài tổ chức sẽ ảnh hưởng đến mục đích và hoạt động của nó, khiến tổ chức tự thân trở thành một chủ thể xã hội tự chủ.

Vậy, tại sao chúng ta lại tạo ra tổ chức? Một trong những lý do cốt lõi là để vượt qua những giới hạn và rào cản mà cá nhân không thể tự mình làm được. Khi có nhiều giới hạn và rào cản, chúng ta tạo ra tổ chức để cùng nhau hợp tác và thực hiện nhiều điều.

Hai từ khóa cơ bản không thể thiếu của mọi tổ chức là "phân công lao động" và "hợp tác". Phân công lao động là việc các thành viên trong tổ chức chia nhau các công việc, còn hợp tác là cùng nhau làm việc. Dù tổ chức có hình thái nào đi chăng nữa, hai yếu tố này vẫn không thay đổi.

Đặc biệt, trong thời đại ngày nay, bên cạnh phân công lao động và hợp tác, một yếu tố mới đã được thêm vào: khai thác tiềm năng con người. Điều này có nghĩa là thông qua việc sử dụng tổ chức, chúng ta cố gắng khơi dậy sức mạnh tiềm ẩn của con người. Sự thay đổi này xuất phát từ sự phát triển của công nghệ thông tin, khiến các hệ thống hợp tác trong tổ chức biến đổi thành mạng lưới linh hoạt, nơi con người và tài nguyên kết nối rồi tách rời khi cần thiết.

Vậy trong thời đại internet, chúng ta có cần tổ chức nữa không? Câu trả lời là KHÔNG. Giới hạn và tiềm năng là hai mặt của một vấn đề, và đây vẫn là lý do cốt lõi để tạo ra tổ chức. Dù thế giới có thay đổi thế nào, chúng ta cũng không thể hoàn toàn vượt qua các giới hạn hay rào cản. Chỉ khi vượt qua chúng, chúng ta mới có thể nhìn thấy những khả năng mới thông qua sự hợp tác với người khác.

1. Đối với xã hội: Cung cấp sản phẩm, dịch vụ để làm cho xã hội trở nên phong phú hơn, tạo ra xu hướng và trào lưu. Tổ chức đóng vai trò là chủ thể sản xuất.

2. Đối với các thành viên:  

  ◦ Cung cấp phần thưởng: Bao gồm tiền lương, chức vụ, kiến thức, kỹ năng có được qua công việc hoặc đào tạo, và cả địa vị, uy tín xã hội. Phần thưởng là phương tiện để thỏa mãn nhu cầu.    

◦ Nơi thuộc về: Cảm giác được cần đến, có đồng nghiệp giúp đỡ khi khó khăn. Điều này giúp tăng cường sự hài lòng và thúc đẩy hiệu suất cao hơn.

Lời nhắn từ tác giả: Bạn thấy đó, tổ chức không chỉ là một cấu trúc, mà là một thực thể sống động, gắn liền với mọi khía cạnh của cuộc sống chúng ta. Việc hiểu rõ bản chất của nó chính là bước đầu tiên để chúng ta có thể tận dụng tối đa sức mạnh của nó. Hãy cùng khám phá phần tiếp theo để hiểu những yếu tố nào giúp tổ chức duy trì hoạt động nhé! --------------------------------------------------------------------------------

Mọi hoạt động của tổ chức sản xuất đều có thể được mô tả qua quy trình "Đầu vào → Chuyển đổi → Đầu ra". Ví dụ, từ nguyên liệu thô để sản xuất ra sản phẩm, hoặc từ việc điều động vốn và nhân sự để cung cấp dịch vụ.

"Đầu vào" trong quy trình này chính là "Tài nguyên quản lý". Chúng ta thường nghĩ đến tiền bạc, nhưng tài nguyên quản lý được phân loại thành bốn loại chính:

• Con người (ヒト): Các cá nhân tham gia vào hoạt động của tổ chức. Sức lao động và ý tưởng họ cung cấp chính là tài nguyên.

• Vật chất (モノ): Nguyên liệu và phương tiện được sử dụng trong hoạt động sản xuất, bao gồm vật tư và thiết bị.

• Tiền bạc (カネ): Dùng cho thanh toán và đầu tư, bao gồm tiền mặt, tiền gửi, cổ phiếu và trái phiếu.

• Thông tin (情報): Thông tin về khách hàng, đối thủ cạnh tranh, tin tức, xu hướng kinh tế và xã hội.

Đáng chú ý là "Thông tin" chỉ bắt đầu được coi là một tài nguyên quản lý từ khoảng những năm 1980, khi công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ và hoạt động quốc tế hóa ngày càng sâu rộng, khiến việc thu thập và sử dụng thông tin có ảnh hưởng lớn đến hiệu quả kinh doanh.

2. Có khả năng tích hợp với các tài nguyên khác và kết nối nhiều tài nguyên quản lý lại với nhau. Ví dụ, tiền điện tử vừa là "tiền bạc" vừa là "thông tin" vì nó được điện tử hóa để giao dịch.

Việc giành được và "chuyển hóa" các tài nguyên quản lý là những thách thức sống còn của tổ chức. Hầu hết các tài nguyên đều có giới hạn, và không phải lúc nào chúng ta cũng có thể đảm bảo đủ tài nguyên cần thiết. Khả năng thu hút nhân tài, công nghệ cao, hay thông tin quý giá chính là yếu tố tạo nên sự khác biệt về năng lực và kết quả của các tổ chức.

Tuy nhiên, không phải tất cả tài nguyên đều tự động trở thành tài nguyên hữu ích cho tổ chức. Ví dụ, một nhân viên không làm việc xứng đáng với tiền lương, hoặc thiết bị đã mua nhưng không được sử dụng. Những gì mang lại lợi ích thấp hơn chi phí điều động, lưu trữ và sử dụng thì không thể gọi là tài nguyên.

Đặc biệt, "Con người" (ヒト) là tài nguyên duy nhất trong tổ chức mà chúng ta không thể kiểm soát hoàn toàn, và do đó, việc chuyển hóa họ thành tài nguyên hữu ích là một thách thức lớn. Sức lao động và kiến thức mà cá nhân sở hữu sẽ được cung cấp bao nhiêu tùy thuộc vào cảm xúc và quyết định của chính cá nhân đó, được định đoạt bởi phần thưởng (incentives) mà họ mong đợi từ tổ chức.

Các tài nguyên quản lý không chỉ là những gì bạn có trong tay, mà còn là cách bạn sử dụng chúng. Việc cân bằng giữa việc giành lấy và chuyển hóa tài nguyên một cách hiệu quả chính là một nghệ thuật quản lý. Chúng ta đã biết những gì tổ chức cần, nhưng làm thế nào để quản lý chúng một cách khoa học? Mời bạn đến với phần tiếp theo để khám phá lịch sử của các lý thuyết tổ chức! --------------------------------------------------------------------------------

Để hiểu rõ tổ chức ngày nay, chúng ta cần nhìn lại những bước đường lịch sử của nó.

Thuyết Quản Lý Tổ Chức Cổ Điển (Thế kỷ 19 – 20)

Vào cuối thế kỷ 19 và đầu thế kỷ 20, trong bối cảnh Cách mạng Công nghiệp đã đẩy mạnh cơ giới hóa sản xuất, các doanh nghiệp lớn ra đời với quy mô sản xuất hàng loạt, đã tạo ra nhu cầu cấp thiết về các lý thuyết quản lý. Các phương pháp quản lý cũ không còn phù hợp, dẫn đến sự bất mãn của người lao động. Đây là lúc các nhà nghiên cứu và thực tiễn ở phương Tây đã phát triển và đề xuất các lý thuyết tiền thân cho thuyết tổ chức hiện đại, bao gồm Quản lý Khoa học, Thuyết Quá trình Quản lý và Quan liêu hành chính. Đây được coi là những lý thuyết về quản lý, không phải lý thuyết về tổ chức.

    ◦ Tập trung vào quản lý tại hiện trường sản xuất, phân tích kỹ lưỡng từng thao tác để tìm ra phương pháp hiệu quả nhất.    

◦ Loại bỏ việc dựa vào kinh nghiệm và trực giác cá nhân, thay thế bằng quản lý và kiểm soát khoa học.  

  ◦ Dù bị chỉ trích vì làm mất quyền tự chủ của người lao động, đóng góp lớn của Taylor là đã chuyển đổi hoạt động từ kinh nghiệm sang dựa trên cơ sở khoa học và kỹ thuật.

  ◦ Ngược lại với Taylor, Fayol tập trung vào quản lý toàn bộ tổ chức, từ cấp cao nhất đến cấp thấp nhất.  

  ◦ Ông mô tả các hoạt động quản lý cơ bản như kỹ thuật, thương mại, tài chính, bảo trì, kế toán bằng chu trình quản lý (Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling – POCCC).   

 ◦ Đưa ra các nguyên tắc quản lý như phân công lao động, quyền hạn và trách nhiệm, thống nhất mệnh lệnh.   

 ◦ Dù bị chỉ trích vì quá nhấn mạnh tính phổ quát, nhiều ý tưởng của ông vẫn được sử dụng rộng rãi ngày nay dưới hình thức chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act).

 ◦ Đây là lý thuyết về kiểm soát và quản lý tổ chức ở cấp độ trừu tượng.   

 ◦ Đặc điểm của quan liêu: quy tắc và thủ tục rõ ràng, chuyên môn hóa và phân công, quyền hạn và cấp bậc, nhân viên chuyên nghiệp, tách biệt chức vụ và người giữ chức vụ, và giao tiếp, ghi chép bằng văn bản.   

 ◦ Quan liêu là một khái niệm lý tưởng, đôi khi có những khía cạnh không thực tế.

Thuyết tổ chức hiện đại được đặt nền móng bởi Chester Barnard (chủ tịch của New Jersey Bell) và Herbert Simon (giáo sư Đại học Carnegie Mellon).

Điểm khác biệt lớn nhất của thuyết hiện đại so với thuyết cổ điển là cách tiếp cận tổ chức: Tổ chức như một "hệ thống mở" (open system). Trong khi thuyết cổ điển coi tổ chức là "hệ thống đóng" (hoạt động tự cung tự cấp, ít bị ảnh hưởng bởi môi trường bên ngoài), thì thực tế, tổ chức luôn tương tác với môi trường bên ngoài và hoạt động của nó được duy trì nhờ sự tương tác đó.

Tổ chức như một Hệ thống Hợp tác Barnard định nghĩa tổ chức là hệ thống các hoạt động và lực lượng được điều phối một cách có ý thức của hai hoặc nhiều người. Ông cho rằng chúng ta chỉ có thể thấy tổ chức tồn tại khi nó đang hoạt động. Ông đã xác định ba yếu tố cốt lõi của tổ chức:

• Ý chí đóng góp (Contribution Intent): Sẵn lòng tham gia vào công việc hợp tác, được quyết định dựa trên phần thưởng nhận được và gánh nặng phải chịu.

• Mục đích chung (Common Purpose): Mục tiêu mà tất cả thành viên cùng nhau đạt được thông qua hợp tác. Mục đích chung rõ ràng sẽ tạo ra ý chí đóng góp.

• Giao tiếp (Communication): Truyền đạt thông tin và mệnh lệnh giữa các thành viên. Đây là phương tiện kết nối ý chí đóng góp và mục đích chung.

Hãy hình dung một dự án: Ý chí muốn làm dự án (Communication) → Tìm kiếm người cùng chí hướng (Contribution Intent) → Cùng nhau làm việc để đạt mục tiêu (Common Purpose). Nếu một trong ba yếu tố này mất đi, dự án (tổ chức) sẽ sụp đổ.

Con người Ra quyết định và Hợp lý giới hạn Nếu thuyết cổ điển coi con người như cỗ máy thụ động, chỉ làm theo lệnh, thì Simon đưa ra một hình ảnh khác: con người tự ra quyết định và giải quyết vấn đề. Ông nhận thấy rằng nhân viên cũng thử và sai, đưa ra quyết định dựa trên phán đoán của mình trong công việc hàng ngày. Họ không chỉ là những cá thể bị động, mà là những chủ thể mang theo cảm xúc và yếu tố cá nhân, tự mình đưa ra những quyết định phù hợp và hành động một cách chủ động.

Simon cũng giới thiệu một ý tưởng độc đáo: "Hợp lý giới hạn" (Bounded Rationality). Thay vì tin rằng con người luôn hành động hoàn toàn hợp lý (như kinh tế học giả định), Simon cho rằng con người chỉ có thể có mức độ hợp lý bị giới hạn do nhiều điều kiện ràng buộc.

Từ những "cỗ máy" được quản lý chặt chẽ của kỷ nguyên công nghiệp đến "hệ thống mở" linh hoạt và những cá nhân ra quyết định chủ động, tư duy về tổ chức đã trải qua một cuộc cách mạng. Nhưng làm thế nào để một tổ chức có thể duy trì hoạt động và phát triển trong thế giới phức tạp này? Bí mật nằm ở phần tiếp theo! --------------------------------------------------------------------------------

Tiếp nối lý thuyết của Barnard, Simon đã phát triển một trong những phần quan trọng nhất của lý thuyết tổ chức hiện đại: Lý thuyết Cân bằng Tổ chức (Organizational Equilibrium Theory). Lý thuyết này giải thích cơ chế tồn tại của tổ chức thông qua việc giành được và sử dụng tài nguyên, đồng thời mô tả bản chất của một tổ chức như một hệ thống mở, được duy trì bởi hoạt động của các tác nhân ra quyết định hợp lý nhưng có giới hạn.

Để hiểu lý thuyết này, hai từ khóa quan trọng là "Hiệu quả (Effectiveness)" và "Hiệu suất (Efficiency)". Đây là những yếu tố mà Barnard và Simon coi là điều kiện để tổ chức tồn tại.

• Hiệu quả (Effectiveness): Là chỉ số thể hiện mức độ đạt được mục tiêu của tổ chức, được đánh giá qua quy mô của đầu ra (kết quả). Nếu mục tiêu không đạt được hoặc đã đạt được hoàn toàn, tổ chức sẽ mất đi ý nghĩa tồn tại.

• Hiệu suất (Efficiency): Là chỉ số thể hiện mức độ sử dụng tài nguyên hiệu quả, được tính bằng Đầu vào ÷ Đầu ra. Nó cũng là khả năng cung cấp ưu đãi (incentives) để nhận được đóng góp (contributions) cần thiết để duy trì tổ chức (như lương, địa vị, sự thỏa mãn trong công việc).

Mặc dù lý thuyết quản lý tổ chức cổ điển, tìm kiếm phương pháp quản lý duy nhất và tuyệt đối, đã bị chỉ trích và suy thoái bởi các nhà nghiên cứu sau này, chúng vẫn được áp dụng rộng rãi trong nhiều tổ chức ngày nay dưới nhiều hình thức khác nhau.

• Phương pháp quản lý khoa học: Cách tiếp cận của phương pháp quản lý khoa học, như tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc để quản lý thống nhất toàn bộ hoạt động, vẫn rất hiệu quả trong việc sản xuất ổn định các sản phẩm cùng loại mà không gây lãng phí. Phương pháp này vẫn được nhiều tổ chức trong ngành sản xuất và các chuỗi cửa hàng thức ăn nhanh áp dụng.

• Lý thuyết quá trình quản lý: Chu trình PDCA (Plan-Do-Check-Act), một ứng dụng của lý thuyết quá trình quản lý, được sử dụng rộng rãi trong nhiều tổ chức và bởi các cá nhân.

• Lý thuyết quan liêu: Các đặc điểm của lý thuyết quan liêu, như kiểm soát bằng quy tắc và thủ tục, chuyên môn hóa, phân công lao động, bố trí nhân sự chuyên nghiệp, và truyền đạt, ghi chép bằng văn bản, dù ở mức độ khác nhau, vẫn được hầu hết các tổ chức áp dụng.

Điểm quan trọng là áp dụng các phương pháp quản lý của lý thuyết cổ điển một cách hạn chế. Nếu được áp dụng khéo léo, chúng có thể nâng cao hiệu quả công việc và mang lại sự linh hoạt cho tổ chức. Vấn đề nằm ở khả năng của tổ chức trong việc vận dụng các phương pháp quản lý như một công cụ hiệu quả.

Thành tựu lớn nhất của lý thuyết tổ chức hiện đại được cho là việc trình bày khái niệm tổ chức như một hệ thống hợp tác và lý thuyết cân bằng tổ chức để giải thích nó.

• Bản chất của tổ chức: Bản chất của tổ chức nằm ở chỗ những người tham gia một cách chủ động để đạt được một mục tiêu chung, tự ý thức điều chỉnh các hoạt động và sức lực của mình thông qua giao tiếp, và hình thành một hệ thống. Định nghĩa của Barnard về tổ chức và ba yếu tố của tổ chức là câu trả lời trực tiếp cho câu hỏi "Tổ chức là gì?".

• Tầm quan trọng của cân bằng trong quản lý: Lý thuyết cân bằng tổ chức đặc biệt đáng chú ý vì nó giải thích tầm quan trọng của sự cân bằng và sự thận trọng trong quản lý. Để một tổ chức tồn tại lâu dài, điều quan trọng là không được đối xử ưu tiên hay bất lợi cho bất kỳ bên liên quan nào và tổ chức không nên chỉ hướng tới lợi ích của riêng mình. Mặc dù hành động chỉ vì lợi ích riêng có thể mang lại lợi ích tạm thời, nhưng nó có thể dẫn đến hậu quả tiêu cực về lâu dài. Để đạt được quản lý cân bằng, cần phải lựa chọn và quyết định cách đáp ứng các yêu cầu đa dạng của các bên liên quan.

Tóm lại, việc nghiên cứu về tổ chức từ cả góc độ cổ điển và hiện đại cung cấp những công cụ và hiểu biết sâu sắc để quản lý và duy trì tổ chức hiệu quả trong mọi thời đại. Từ việc tối ưu hóa quy trình đến việc cân bằng lợi ích của các bên liên quan, các lý thuyết này vẫn là nền tảng vững chắc cho sự phát triển và bền vững của mọi loại hình tổ chức. ///// Bài viết có hơi dài và có nhiều ngôn ngữ học thuật hơi khó hiểu mong mọi người thông cảm, cảm ơn anh chị em đã đọc hết được đến đây ạ . Hà Mạnh Tuấn - 02/09/2025 (10:48AM)