I'm not here to be right. I'm here to get it right.
Lãnh đạo là người sẽ nói với nhân viên của mình rằng: Tôi không ở đây để chứng tỏ mình đúng, tôi ở đây để làm cho mọi thứ đúng.Agile trở thành một từ khóa tìm kiếm HOT những năm gần đây, đặc biệt trong năm 2021 với quá nhiều biến động do dịch bệnh. Sự trì trệ trong hoạt động kinh doanh và bắt buộc phải làm quen với việc work from home khiến nhiều công ty bối rối, nghiêm túc suy nghĩ về thay đổi phương pháp quản lý nhân viên để đạt hiệu suất như mong đợi.
Tôi cũng không nằm ngoài trend này (vì tò mò và ham vui là chính), trong quá trình tìm hiểu về Agile, tôi may mắn có duyên đọc quyển Nhà Quản lý linh hoạt của các tác giả Tiến sĩ Cherry Vũ và Rob England.
Tới đây, chắc hẳn các bạn cũng biết đối tượng độc giả mà quyển sách này hướng đến là ai. Vâng, đó là các cấp quản lý. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn chưa đi đến hoặc không muốn ngồi vào vị trí này thì việc tiếp nhận những góc nhìn về Agile cũng là một ý tưởng không tồi. Bởi thực chất, Agile là một khung tư duy để nhanh chóng thích ứng và phản hồi với thay đổi, từ đó đạt được thành công trong một môi trường liên tục biến động và không chắc chắn. Ở Việt Nam, Agile được dịch nôm na là “Linh hoạt”, và triết lý này vượt ra ngoài cả những quan niệm trong kinh doanh. Tác giả thậm chí còn khuyến khích bạn áp dụng những lý thuyết Agile này cho gia đình nhỏ của mình để tạo ra những cha mẹ linh hoạt và hạnh phúc, con cái hạnh phúc và xa hơn là cả cộng đồng hạnh phúc.
Trong khuôn khổ của bài review này, tôi sẽ chỉ bàn về Agile trong quản lý nhân sự và cách nó tác động tới tổ chức dựa vào những thông tin của quyển sách Nhà Quản lý linh hoạt và góc nhìn cá nhân.Để có cái nhìn rõ nét hơn về quản lý theo kiểu Agile, chúng ta hãy nhìn về chiều ngược lại, tức quản trị nhân sự Non-Agile, mà tôi sẽ dùng từ quản lý theo kiểu “truyền thống” như các tác giả đã dùng. Tôi chắc hẳn nhiều người trong chúng ta khá quen thuộc với kiểu quản lý này vì nó tồn tại quá nhiều ở Việt Nam, đặc biệt là các công ty lâu năm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất, gia công,…
Quản lý truyền thống
Điều nổi bật nhất trong cách quản lý truyền thống là sự áp đặt tư tưởng từ các cấp trên xuống những cấp thấp hơn. Những máy chấm công không sai một giây (chưa kể thường xuyên bị lỗi nhận diện khuôn mặt dù bạn có đánh son và không sử dụng liệu pháp thẩm mỹ nào), biên bản, cam kết, trừng phạt, những cuộc họp có sức ám ảnh ngay cả trong giấc mơ: họp nhắc nhở, họp kiểm điểm, họp dọa nạt về quyết định thôi việc,…
Tất cả những “kỹ năng” quản lý chặt chẽ không sơ hở này này dẫn tới sự bất mãn của nhân viên, phát sinh thái độ làm cho xong việc, tinh thần trách nhiệm thấp. Nhưng hậu quả nghiêm trọng hơn là hiệu suất công việc lại không thật sự hiệu quả với nguyên nhân xuất phát từ chính bộ máy tổ chức vì các bộ phận không có một hướng chung để nhìn vào và phấn đấu, họ sẵn sàng đối đầu với nhau, đùn đẩy công việc cho nhau vì những vấn đề rất nhỏ. Hiệu quả đạt được phần lớn thông qua cắt giảm chi phí, làm tắt và chất lượng thấp. Sự đoàn kết nội bộ trong các công ty truyền thống thường chỉ là bề ngoài, nhân viên gần như không có sự tiến bộ qua thời gian, hay nói đúng hơn là họ không có động lực và được trao cơ hội để tiến bộ ngoài việc có số năm “kinh nghiệm làm việc” nhiều hơn và khả năng đánh máy nhanh hơn (hi vọng thế).
Quản trị linh hoạt Agile
Agile được áp dụng đầu tiên tại các tổ chức công nghệ thông tin và các công ty công nghệ. Hiện nay những phương pháp Agile cũng đang lan rộng sang các lĩnh vực khác như nhân sự, tài chính, kinh doanh và sản xuất trong tất cả các loại hình doanh nghiệp.
Tại sao Agile lại có thể tạo nên một cuộc cách mạng rộng lớn như vậy?Một nhà lãnh đạo Agile sẽ khuyến khích và trao quyền cho nhân viên của mình. Họ không xem nhân viên là “tài nguyên” để khai thác, vắt kiệt sức bằng KPIs, bằng những quy định hà khắc. Họ xem nhân viên là những đồng nghiệp, đồng chí, là bạn bè, cùng chung lưng đấu cật để hoàn thành mục tiêu của tổ chức.Khác với nhà quản lý truyền thống, anh ta để mọi người tự lên kế hoạch và thiết kế cách làm việc của họ (các nhóm có chức năng chéo).
Điều này đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải có đủ trách nhiệm cá nhân, trách nhiệm giải trình và quyền hạn để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
Để điều này trở nên khả thi, các tác giả khuyến khích ban quản lý công ty cần tập trung vào những điều cốt lõi sau:
- Tạo ra và nuôi dưỡng một nền văn hóa trong đó việc thử nghiệm và học hỏi được chấp nhận. Trái ngược với quản lý truyền thống chỉ chăm chăm vào kết quả và sai lầm là không thể chấp nhận được.Tôi rất thích cách các tác giả Nhà Quản lý linh hoạt định nghĩa lại khái niệm PCCA truyền thống, từ Plan-Do-Check-Act (Lập kế hoạch- Thực hiện- Kiểm tra- Hành động) thành Plan-Do-Check-Adjust (Lập kế hoạch- Thực hiện- Kiểm tra- Điều chỉnh). Chẳng có một kế hoạch nào hoàn hảo ngay từ đầu, mọi thứ đều cần được kiểm tra và điều chỉnh kịp thời theo từng tình huống. Và điều này sẽ giúp nhân viên đỡ áp lực cũng như có thể tránh những sai lầm khi cứ nhất nhất tuân thủ theo kế hoạch ban đầu dù đã lỗi thời.
- Cộng tác với nhân viên ở tất cả các cấp trong tổ chức để tìm ra các giá trị chung nhằm tạo ra mục tiêu lớn hơn cho công ty và các đội.
Thậm chí, trong cách quản lý Agile, người quản lý phải đến gemba (đến tận nơi công việc được thực hiện), làm việc với các phòng ban, các đội để hiểu những gì họ làm và những gì họ cần.
- Bản thân người quản lý luôn nâng cấp bản thân, cải tiến những gì mình làm để thực hiện những điều cốt lõi phía trên tốt hơn.
Với sự điều chỉnh và phân chia rõ ràng về những ưu tiên và mục tiêu, mong muốn giữa các nhóm, nhân viên được trao quyền tự chủ để giải quyết vấn đề và không cần đợi cấp trên cho phép hay cân nhắc trong nhiều trường hợp. Công việc được thực thi với sự minh bạch cao để cho mọi người có thể thấy được công việc lẫn nhau và sự kết nối khi đạt được kết quả mong muốn.Agile tập trung vào các hoạt động hiệu quả, tăng vận tốc phát triển thông qua chất lượng bằng phương pháp làm việc mới. Trọng tâm của nó là linh hoạt, nhanh hơn và tốt hơn. Qua đó, nhân viên cảm thấy hài lòng, và mong muốn gắn bó lâu dài hơn
Vậy thì, một câu hỏi lớn được đặt ra, nếu quản lý Agile hiệu quả như thế, tại sao các doanh nghiệp quản lý nhân sự theo kiểu truyền thống vẫn nhan nhản khắp nơi?
Thay đổi không lúc nào là dễ dàng, nhất là với một bộ máy lâu năm. Tôi nghĩ các công ty đang ở trong tình trạng muốn thay đổi nhưng không biết bắt đầu từ đâu có thể tham khảo lời khuyên từ chính tác giả - Tiến sĩ Cherry Vũ: “Hãy bắt đầu từ chính nơi bạn đang đứng. Hãy tìm xem: Nỗi đau của nhân viên ở đâu? Nỗi đau của khách hàng là gì? Vì sao chúng ta làm những điều chúng ta làm? Có nhất thiết phải làm nó hay không? Nếu có, vậy có cách nào làm tốt hơn không? Bắt tay vô sửa từng thứ một. Hệ thống sẽ tốt lên, văn hoá sẽ tốt lên, con người sẽ tốt lên. Không có con đường tắt và việc cải tiến tổ chức không dành cho những người amateur. Chúng ta phải làm nó với cả trái tim và lý trí.”
Tin rằng, với từng bước nhỏ được xây dựng với đủ tài - tâm và tầm, thì tổ chức dù già cỗi đến mấy cũng có thể tạo nên những chuyển mình vượt bậc.