8 lãng phí thường gặp tại văn phòng bạn nên biết

Không dùng đúng năng lực

Tiếp theo IMT muốn giới thiệu với mọi người về một khái niệm khá phổ biến với dân sản xuất nhưng còn rất mới mẻ với đại đa số mọi người, đó là Triết lý Lean. Bắt nguồn từ khái niệm sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing) - một phương pháp rút ngắn thời gian từ khi yêu cầu đến khi nhận được một sản phẩm bằng cách tiêu diệt nguồn gây lãng phí. 

Đối với Lean trong sản xuất, chúng ta có 7 loại lãng phí như sau:

1. Lãng phí do sản xuất thừa: Sản xuất thừa sẽ dẫn đến rất nhiều chi phí bổ sung cho doanh nghiệp. Có thể kể ra một số như: chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí nhân lực, chi phí hành chính, chi phí thiết bị, chi phí tài chính v.v.

2. Lãng phí thời gian do chờ đợi hay trì hoãn: Sản xuất thừa sẽ dẫn đến rất nhiều chi phí bổ sung cho doanh nghiệp. Có thể kể ra một số như: chi phí lưu kho, chi phí bảo quản, chi phí nhân lực, chi phí hành chính, chi phí thiết bị, chi phí tài chính v.v.

3. Lãng phí do vận chuyển hay di chuyển: Đây có thể là nguyên nhân của việc sắp xếp nơi làm việc không hợp lý dẫn đến những vận chuyển hoặc di chuyển không cần thiết gây ra lãng phí.

4. Lãng phí trong quá trình hoạt động: Đây có thể coi là loại lãng phí khó nhìn thấy rõ và phần lớn là ẩn trong các hoạt động thường ngày của mỗi người. Chẳng hạn, với cùng một công việc mỗi người lại có cách giải quyết khác nhau và thời gian hoàn thành công việc khác nhau. Rõ ràng, cuối cùng mọi người đều đạt đến kết quả nhưng có người phải dùng nhiều thời gian và các nguồn lực khác hơn để hoàn thành công việc.

5. Lãng phí do tồn kho thành phẩm và bán thành phẩm: Nếu một doanh nghiệp mà nhà kho luôn chứa đầy nguyên vật liệu, bán thành phẩm hay thành phẩm thì doanh nghiệp đó đang lãng phí một khoản tiền lớn. Lưu kho quá nhiều tức là doanh nghiệp đang bị chìm đọng vốn mà lẽ ra lượng vốn đó có thể được dùng cho những mục đích quan trọng khác. Mặt khác, lưu kho nhiều còn dẫn đến các chi phí khác như thuê mặt bằng nhà kho, chi phí bảo quản hoặc các chi phí do hỏng hóc…

6. Lãng phí do các thao tác, cử động thừa: Khi một người công nhân lấy một chi tiết sản phẩm lên, đặt nó xuống hay tìm kiếm nó thì chỉ tạo ra các cử động. Các cử động này không làm gia tăng giá trị cho chính chi tiết sản phẩm đó.

7. Lãng phí do sản xuất lỗi, khuyết tật: Sản phẩm lỗi không chỉ dẫn đến các chi phí trực tiếp cho doanh nghiệp mà còn kéo theo cả các chi phí gián tiếp.

Bằng cách tham chiếu 7 lãng phí trên kết hợp thêm 1 yếu tố là không dùng đúng năng lực, chúng ta có 8 loại lãng phí tại văn phòng như sau: 

Lỗi nhập liệu

Chào giá sai

Mất hồ sơ quan trọng

Thông tin báo cáo sai

Diễn đạt số liệu sai.

In ra giấy khi không cần

Viết báo cáo quá dài mà chẳng ai đọc

Tìm và sưu tập thật nhiều tài liệu

Lưu thật nhiều ảnh, nhạc vào PC

Cúp điện

Thời gian xử lý của máy tính

Đợi sếp duyệt

Đợi nhận thêm thông tin

Đợi nguồn lực

Đợi hướng dẫn của sếp.

Nhập lại dữ liệu

Báo cáo không cần thiết

Làm kỹ quá mức

Kiểm tra quá mức

Ký tá quá nhiều

Nhiều kiểu mẫu biểu cho 1 dạng thông tin

1 công việc hoạt động theo nhiều quy trình

Thời gian xử lý không đoán trước

Công việc xen lẫn cảm xúc

Thay đổi ý kiến liên tục

Dư thừa văn phòng phẩm

Lưu trữ hồ sơ quá date

Trữ báo, tài liệu

Phim ảnh, nhạc, hình ảnh… trong máy tính

Layout văn phòng không hợp lý

Máy móc đặt không hợp lý

Sắp xếp file trong máy lộn xộn

Đính kèm file quá to

Sắp hồ sơ trong kệ lung tung

Đi qua đi lại không hợp lý

Đi rồi mới nhớ là quên

Thiếu quyền hạn xử lý

Mệnh lệnh và kiểm soát cấp cao

Thiếu/không biết dùng công cụ hỗ trợ

Trên đây, IMT đã giới thiệu đến các bạn 8 loại lãng phí thường gặp tại văn phòng và đưa ra một số ví dụ tiêu biểu, mọi người có thể tự bổ sung thêm các ví dụ thực tế mà bản thân nhận thấy. Và hy vọng, trong ngày làm việc kế tiếp, mọi người sẽ nhận biết và tránh được các loại lãng phí này. Chúc mọi người thành công.