7 cách người Nhật thiết kế lại não bộ để đánh bay sự trì hoãn

Mọi người có bao giờ thắc mắc: Tại sao người Nhật làm việc được với cường độ khủng đến thế không?

Sự thật là họ không phải những cỗ máy không biết mệt, và họ cũng chẳng bao giờ ngồi chờ có hứng mới bắt đầu làm đâu. Điểm khác biệt nằm ở chỗ: Họ không tin vào những thứ mong manh như động lực hay ý chí thép. Thứ họ tin là hệ thống và những nguyên tắc đã được mài giũa qua hàng thế kỷ.

Có một câu chuyện khá thú vị thế này: Khi được hỏi tại sao nhân viên Nhật Bản luôn đúng giờ và hiếm khi trì hoãn, một quản lý ở Tokyo đã trả lời rất thản nhiên: “Chúng tôi không cố gắng chống lại bản năng lười biếng của con người. Chúng tôi thiết kế lại nó.”

Thực tế, trì hoãn không phải là một tật xấu cá nhân, mà là một hiện tượng tâm lý phổ biến. Nghiên cứu của Tiến sĩ Piers Steel, một chuyên gia hàng đầu về tâm lý học, cho thấy 95% dân số thừa nhận họ trì hoãn ở các mức độ khác nhau. Con số này thậm chí đang có xu hướng gia tăng. Điều này khẳng định rằng chúng ta không thể chỉ dựa vào sự chăm chỉ để giải quyết bài toán này, vì vấn đề chính là nằm ở cơ chế vận hành của não bộ.

Khoa học đã chứng minh trì hoãn thực chất là một cơ chế tự vệ của não bộ. Khi gặp việc khó, não sẽ phản ứng như gặp thú dữ và muốn bỏ chạy để tìm sự an toàn.

Vậy người Nhật làm gì? Thay vì lao vào cuộc chiến mệt mỏi với chính bộ não của mình, họ chọn cách lừa nó. Họ xây dựng những hệ thống thông minh để công việc tự trôi chảy.

Nghe có vẻ khó tin, nhưng sự trì hoãn thực chất là một cuộc chiến sinh học rất cam go đang diễn ra ngay trong đầu bạn. Hãy tưởng tượng bộ não của chúng ta bị chia làm hai phe đối lập:

Một bên là thùy trán. Khu vực này đảm nhiệm vai trò tư duy logic, giúp bạn lập kế hoạch và nhìn nhận vấn đề một cách lý trí. Bên còn lại là hạch hạnh nhân. Đây là trung tâm xử lý cảm xúc và nỗi sợ hãi. Bộ phận này hoạt động hoàn toàn theo bản năng: khi gặp áp lực, nó sẽ phản ứng bằng cách né tránh để tìm kiếm sự thoải mái tức thì.

Khi bạn đối diện với một việc khó, hạch hạnh nhân sẽ coi đó là mối đe dọa. Nếu nó thắng thế, nó sẽ lấn át khả năng tư duy của thùy trán. Kết quả là bạn chọn lướt điện thoại thay vì làm việc, không phải vì bạn lười, mà để xoa dịu nỗi sợ hãi và áp lực trong nhất thời.

Vậy người Nhật làm thế nào để thùy trán giành lại quyền kiểm soát? Họ không dùng sức, họ dùng chiến thuật.

Não bộ con người có xu hướng tự nhiên là né tránh nỗi đau và tìm kiếm niềm vui. Khi bạn đặt ra một nhiệm vụ quá lớn, não sẽ nhận diện đó là một mối đe dọa và kích hoạt cơ chế phòng vệ bằng cách trì hoãn. Đó là lý do tại sao cứ định làm một điều gì đó khó khăn là tay bạn lại tự động mở mạng xã hội.

Để xử lý việc này, người Nhật dùng Kaizen. Trong tiếng Nhật, nó có nghĩa là cải tiến liên tục, nhưng bản chất là những thay đổi nhỏ bé. Sau Thế chiến thứ hai, Toyota đã áp dụng triết lý này để từng bước trở thành gã khổng lồ công nghiệp, không phải bằng những bước nhảy vọt mà bằng những cải tiến 1% mỗi ngày.

Thay vì đặt mục tiêu to tát là “tôi sẽ viết xong báo cáo 50 trang”, hãy cam kết “tôi chỉ viết trong đúng 1 phút thôi”.

Tại sao lại là 1 phút? Vì 1 phút quá ngắn, đến mức bộ não của bạn không kịp cảm thấy sợ hãi hay đề phòng. Và điều quan trọng là một khi bạn đã bắt đầu, đà quán tính sẽ đẩy bạn đi tiếp một cách tự nhiên. Bí quyết ở đây không phải là làm nhiều, mà là dỡ bỏ rào cản tâm lý để bắt đầu.

Tuy nhiên, hãy cẩn thận một chút. Mục đích của Kaizen là chia nhỏ việc ra để bạn không ngại bắt đầu. Nhưng nếu bạn hiểu sai rằng lúc nào cũng phải làm nhiều hơn hôm qua, thì bạn sẽ rất nhanh kiệt sức.

Thực tế, nhiều người Nhật bị stress nặng vì tư duy này. Họ luôn cảm thấy bản thân làm chưa đủ tốt và bắt buộc phải cố thêm chút nữa, dẫn đến làm việc quá sức. Hãy nhớ kỹ, dùng Kaizen để giúp mình bắt đầu làm việc khi thấy lười, chứ đừng dùng nó để tự tạo áp lực phải hoàn hảo liên tục.

Bạn có bao giờ lỡ tay làm vỡ một chiếc cốc yêu thích và vội vàng vứt nó đi không? Người Nhật thì không làm thế. Họ có một nghệ thuật gọi là Kintsugi. Thay vì che giấu hay vứt bỏ những mảnh vỡ, các nghệ nhân sẽ dùng vàng để hàn gắn chúng lại. Một thứ từng vỡ vụn, khi được chỉnh sửa lại có thể trở nên đẹp đẽ và giá trị hơn cả lúc ban đầu.

Áp dụng vào chuyện trì hoãn của chúng ta cũng y hệt vậy. Lý do lớn nhất khiến ta cứ mãi không chịu bắt đầu là vì ta sợ, sợ làm không tốt, sợ bị chê cười, sợ sản phẩm làm ra đầy lỗi.

Nhưng hãy thử nghĩ thoáng hơn một chút xem. Một bản nháp dở tệ thì vẫn có thể sửa cho hay, chứ một trang giấy trắng trơn thì mãi mãi chẳng có gì để bàn. Thà bạn lên thuyết trình vấp váp để rồi rút kinh nghiệm, còn hơn là im lặng và đánh mất luôn cơ hội tỏa sáng. Mỗi lần vấp ngã là một lần bạn đang "phủ vàng" lên vết nứt kiến thức của mình.

Câu chuyện về nhà văn Haruki Murakami là minh chứng rõ nhất cho điều này. Bạn biết không, ông ấy đã viết cuốn tiểu thuyết đầu tay bằng vốn tiếng Anh ít ỏi mà không phải tiếng mẹ đẻ. Nghe ngược đời nhỉ? Nhưng chính vì vốn từ hạn chế, ông buộc phải viết những câu ngắn gọn, đơn giản, không thể vẽ vời hoa mỹ. Ai ngờ đâu, chính sự đơn giản ấy lại tạo nên phong cách độc bản của ông sau khi dịch ngược lại tiếng Nhật.

Kintsugi là liều thuốc tinh thần để bạn dám bắt đầu và dám sai khi đang học hỏi hay sáng tạo. Nhưng nói đi cũng phải nói lại, đừng mang tư duy này áp dụng bừa bãi ở công sở, nhất là với những việc cần độ chính xác như số liệu hay hợp đồng. Sếp của bạn có thể sẽ không "phủ vàng" lên sai sót của bạn đâu! Thế nên, hãy dùng Kintsugi để bao dung với bản thân khi thử cái mới, còn với công việc chuyên môn, hãy cứ cẩn trọng và chỉn chu nhé.

Vừa rồi chúng ta đã cùng tìm cách xoa dịu nỗi sợ của hạch hạnh nhân. Giờ là lúc phải cung cấp nguyên liệu cho lý trí thùy trán. Nó không hoạt động dựa trên cảm hứng, nó cần mục tiêu rõ ràng và năng lượng thể chất để duy trì sự tập trung.

Thùy trán hoạt động tốt nhất khi nó biết rõ đích đến. Người Nhật gọi đích đến đó là Ikigai. Hiểu đơn giản, đây là điểm giao nhau của 4 yếu tố: Việc bạn yêu thích, việc bạn giỏi, việc thế giới cần và việc kiếm ra tiền.

Tại vùng Okinawa -nơi người dân sống thọ nhất thế giới, họ không có khái niệm nghỉ hưu. Họ có Ikigai. Đó là lý do khiến một cụ già 90 tuổi vẫn háo hức thức dậy mỗi sáng.

Về mặt khoa học, khi bạn tìm thấy ý nghĩa này, não bộ sẽ tiết ra dopamine dài hạn. Đây là loại nhiên liệu bền bỉ giúp thùy trán duy trì sự tập trung, khác hẳn với loại dopamine ngắn hạn và hời hợt mà chúng ta có được khi lướt điện thoại.

Mình từng rơi vào cảnh ngồi hàng giờ trước màn hình máy tính chỉ để viết một bài đăng fanpage, nhưng trong đầu lại trống rỗng và chỉ muốn tắt máy để đi ngủ tiếp. Ngay lúc đó, mình nhớ đến bình luận của một khán giả chia sẻ rằng nhờ video của kênh mà bạn ấy đã bỏ được thói quen thức khuya. Khi mình hình dung ra gương mặt vui vẻ của bạn khán giả đó ở phía sau màn hình, tự nhiên thấy hưng phấn hẳn lên. Đột nhiên, việc ngồi viết không còn là một gánh nặng nữa, mà trở thành một niềm vui vì mình biết mình đang thực sự giúp ích cho một ai đó. Chính cảm giác được cống hiến này đã giúp mình bật dậy khỏi sự lười biếng và bắt tay vào làm việc ngay lập tức mà không cần đến một chút ý chí gượng ép nào.

Thế nhưng, nhiều người hiểu sai rằng Ikigai đồng nghĩa rằng công việc là tất cả. Tại Nhật, tư duy này bị biến tướng thành văn hóa làm việc bán mạng, nơi nhân viên hy sinh toàn bộ cuộc sống cá nhân cho công ty. Đó là một cái bẫy.

Ikigai không nhất thiết phải là công việc chính 8 tiếng. Nó có thể là sở thích cuối tuần, là việc chăm sóc gia đình hay tham gia hoạt động cộng đồng. Đừng dùng Ikigai làm lý do để biện minh cho việc làm 16 tiếng một ngày. Hãy tự hỏi: Liệu mình đang thực sự theo đuổi đam mê, hay đang dùng công việc để trốn tránh những vấn đề khác của cuộc sống?

Sau khi đã nạp đủ năng lượng tinh thần từ Ikigai, bạn cũng cần đảm bảo rằng bộ máy cơ thể không kéo chân thùy trán lại. Bởi thực tế, dù mục tiêu có lớn đến đâu nhưng nếu cơ thể rơi vào trạng thái lờ đờ sau khi ăn, thùy trán cũng sẽ mất đi quyền kiểm soát.

Có thể bạn sẽ thắc mắc chuyện ăn uống thì liên quan gì đến việc trì hoãn, nhưng câu trả lời lại nằm ngay ở sinh lý học của chúng ta. Khi bạn ăn quá no, cơ thể phải điều hướng phần lớn máu về hệ tiêu hóa để làm việc, điều này khiến não bộ rơi vào tình trạng thiếu oxy và năng lượng. Kết quả là bạn sẽ thấy lờ đờ, buồn ngủ và mất tập trung, tạo ra một môi trường cực kỳ lý tưởng cho sự trì hoãn phát triển. 

Người Okinawa có một bí quyết rất hay gọi là Hara hachi bu, nghĩa là chỉ ăn đến khi cảm thấy no khoảng 80% thì dừng lại. Đây không chỉ là bí quyết trường thọ mà còn là chiến lược để bạn duy trì năng suất đỉnh cao, bởi nghiên cứu từ Đại học Harvard đã chỉ ra rằng sau một bữa ăn quá no, khả năng nhận thức của con người có thể giảm đến 30% trong vài tiếng đồng hồ sau đó.

Không chỉ dừng lại ở chuyện ăn uống, bạn còn có thể áp dụng quy tắc 80% này vào ngay trong công việc để vượt qua rào cản của chủ nghĩa hoàn hảo. Thay vì cứ mãi ép mình phải đạt đến sự hoàn mỹ tuyệt đối 100% rồi bị mắc kẹt không thể hoàn thành, bạn hãy chấp nhận mức hoàn thiện 80% để có thể nhanh chóng chuyển sang việc tiếp theo. 

Thế nhưng chúng ta cũng cần phân biệt rõ. Với những việc sáng tạo hay chiến lược thì mức 80% để tránh mắc kẹt là hợp lý, nhưng với những ngành nghề cần độ chính xác cực cao như y tế hay kỹ thuật thì 80% chắc chắn là không đủ. Biết áp dụng linh hoạt quy tắc này sẽ giúp thùy trán của bạn luôn nhẹ nhàng và hoạt động hiệu quả nhất.

Nào, bây giờ chúng ta sẽ cùng đến bước tiếp theo: dọn dẹp lộ trình để thùy trán vận hành trơn tru nhất. Dù quyết tâm đến đâu, bạn cũng khó lòng tập trung nếu môi trường xung quanh đang âm thầm vắt kiệt năng lượng não bộ của mình.

Thực tế, trì hoãn đôi khi đến từ việc não bộ bị quá tải bởi các tín hiệu gây nhiễu. Để bảo vệ sự tập trung, người Nhật không chỉ dùng ý chí, họ thiết kế lại không gian xung quanh để công việc tự động trôi chảy.

Để giải quyết vấn đề này, hệ thống 5S do Toyota phát triển cung cấp một quy trình cụ thể gồm: Seiri - sàng lọc để loại bỏ những thứ không cần thiết, Seiton - sắp đặt mọi thứ còn lại theo trật tự để dễ dàng tìm kiếm, Seiso - giữ vệ sinh sạch sẽ, Seiketsu - duy trì các tiêu chuẩn này thường xuyên và cuối cùng là Shitsuke - biến chúng thành một thói quen tự nhiên.

Bạn có thể áp dụng điều này ngay trên chính chiếc máy tính của mình bằng cách sắp xếp các tệp tin lộn xộn vào những thư mục riêng biệt theo mục đích sử dụng. Khi nhìn vào một màn hình được tổ chức rõ ràng, não bộ sẽ giảm bớt được các tín hiệu gây phân tâm, giúp bạn dễ dàng bắt đầu công việc mà không thấy mệt mỏi. 

Tuy nhiên, bạn cũng cần lưu ý không nên áp dụng các quy tắc này một cách quá cực đoan. Một số nơi kiểm soát sự ngăn nắp quá chặt chẽ đã vô tình biến môi trường làm việc thành nơi đầy áp lực và căng thẳng thay vì tạo ra sự thoải mái. 

Thực tế, một số người làm công việc sáng tạo lại đạt hiệu quả cao hơn trong không gian có một chút xáo trộn. Mục tiêu cốt lõi của việc sắp xếp là để giảm bớt sự nhiễu loạn cho lý trí, vì vậy bạn hãy tự tìm ra mức độ gọn gàng phù hợp nhất với bản thân mình.

Kỹ thuật Pomodoro với quy trình 25 phút tập trung và 5 phút nghỉ vốn đã rất phổ biến, nhưng lý do khiến nhiều người vẫn thất bại là vì họ không thể bắt đầu được chu kỳ đầu tiên. Vấn đề thực sự của não bộ không nằm ở việc duy trì sự tập trung, mà là làm sao để chuyển đổi trạng thái từ nghỉ ngơi sang làm việc sâu một cách dứt khoát. 

Dù Pomodoro không xuất phát từ Nhật Bản, nhưng khi kết hợp với tư duy thiết kế hệ thống và khái niệm tập trung tỉnh thức, chúng ta có một phiên bản nâng cấp mạnh mẽ hơn. Thay vì chỉ đặt đồng hồ và hy vọng bản thân sẽ tập trung, bí mật nằm ở việc tạo ra một nghi thức nhỏ để kích hoạt trạng thái làm việc tức thì, hay còn gọi là kỹ thuật tạo “Neo”.

Trước đây, mỗi khi định làm việc, mình thường mất cả tiếng đồng hồ chỉ để ngồi vào bàn nhìn mà không thể bắt đầu. Nhưng từ khi biết đến Pomodoro có neo, mình đã tự tạo cho mình một nghi thức riêng: đốt chút nến thơm, úp điện thoại ở xa và bắt đầu ngồi vào bàn làm việc. Ban đầu, chuỗi hành động này tạo cho mình cảm giác hơi gượng ép, nhưng sau ba tuần duy trì, thói quen làm việc của mình đã được hình thành. Bây giờ chỉ cần làm xong chuỗi hành động đó, tâm trí mình đã tự động bật chế độ làm việc sâu mà không cần tốn chút công sức nào để thúc ép hay đấu tranh tư tưởng nữa.

Tuy nhiên, để hệ thống này vận hành bền bỉ, chúng ta cần có một cái nhìn đúng đắn về thời gian nghỉ ngơi để không gây phản tác dụng. Trong văn hóa làm việc của người Nhật, thời gian nghỉ thường bị coi là lãng phí, dẫn đến việc nhiều người cố gắng làm việc liên tục suốt nhiều giờ đồng hồ. Điều này thực chất sẽ làm giảm hiệu suất và khiến não bộ mệt mỏi nhanh hơn. 

Việc nghỉ ngơi 5 phút giữa các phiên Pomodoro là một phần không thể thiếu để duy trì sự bền bỉ cho thùy trán. Bạn không nên bỏ qua thời gian nghỉ này và nếu cảm thấy quá mệt trước khi hết 25 phút, bạn hoàn toàn có thể dừng lại sớm hơn. Kỹ thuật này nên được sử dụng như một công cụ hỗ trợ linh hoạt thay vì biến nó thành một bộ quy tắc khắt khe gây thêm áp lực cho bản thân.

Nếu Kintsugi giúp bạn dám sai, thì Wabi-Sabi giúp bạn dám bắt đầu khi còn thiếu thốn. Chúng ta thường tự hứa sẽ bắt đầu một dự án khi có đủ tài chính, hoặc chỉ viết sách khi có một khoảng thời gian thật sự rảnh rỗi. Thực tế, thời điểm hoàn hảo đó sẽ không bao giờ đến và đây chính là hình thức trì hoãn nguy hiểm nhất, vì nó luôn được ngụy trang dưới danh nghĩa của việc chuẩn bị kỹ lưỡng.

Để phá vỡ lối mòn này, người Nhật có khái niệm Wabi-Sabi, một tư duy ca ngợi vẻ đẹp của sự không hoàn hảo, sự tạm thời và không đầy đủ. Thay vì mắc kẹt trong việc tìm kiếm sự tuyệt đối, bạn hãy bắt đầu ngay với bất cứ nguồn lực nào mình đang có sẵn. Nếu bạn chưa có máy quay chuyên nghiệp để làm video, hãy cứ bắt đầu quay bằng điện thoại; nếu không có nhiều thời gian, hãy cứ dành ra 15 phút mỗi ngày thay vì chờ đợi cả một ngày trống lịch.

Tinh thần này được thể hiện rất rõ qua trải nghiệm của nhà văn Banana Yoshimoto. Bà đã viết cuốn tiểu thuyết đầu tay mang tên Kitchen ngay trong những lúc làm việc bán thời gian tại một nhà hàng. Bà không đợi đến khi nghỉ việc hay có thời gian thư thả mới bắt đầu cầm bút, mà tận dụng chính những khoảnh khắc lẻ tẻ trong ngày để sáng tác. Kết quả là cuốn sách đó đã thành công vang dội với hơn 6 triệu bản được bán ra. 

Điều này nhắc nhở chúng ta rằng thời điểm tốt nhất để bắt đầu đã là từ nhiều năm trước, nhưng thời điểm tốt thứ hai chính là ngay hôm nay. Đừng để sự thiếu hụt của hoàn cảnh ngăn cản bạn hành động, bởi bạn hoàn toàn có thể vừa đi vừa điều chỉnh dần mọi thứ.

Chúng ta cũng cần hiểu đúng rằng Wabi-Sabi dạy chúng ta chấp nhận những thiếu sót ban đầu để dám bắt đầu, chứ không phải là một cái cớ để lười biếng hay không bao giờ cải thiện chất lượng công việc. Hãy dùng tinh thần này để bao dung với bản thân khi bạn mới bắt đầu một việc gì đó còn vụng về, nhưng sau đó vẫn phải nỗ lực để mọi thứ tốt hơn mỗi ngày.

Sau tất cả, chúng ta thấy rằng sự trì hoãn không phải là một kẻ thù cần tiêu diệt bằng ý chí thép. Mà nó giống như một hệ thống tâm lý mà bạn chỉ cần tinh ý sắp xếp lại một chút là mọi thứ sẽ đâu vào đấy. 7 phương pháp từ người Nhật mà chúng ta vừa đi qua không hề bắt bạn phải gồng mình thay đổi bản chất con người, mà cái hay ở chỗ là chúng giúp bạn làm việc thuận theo tự nhiên một cách cực kỳ thông minh.

Có một chân lý rất sâu sắc mà người Nhật luôn tâm niệm: Thành công chẳng bao giờ đến từ những phút giây bốc đồng hay những quyết định to tát, mà nó được nhào nặn từ chính những hành động nhỏ bé được lặp đi lặp lại mỗi ngày. Họ không mơ mộng leo lên đỉnh núi chỉ sau một cú nhảy, họ chọn cách tập trung hoàn toàn vào việc đặt từng bước chân sao cho thật chắc chắn.

Mỗi phương pháp đều nhằm mục đích giúp công việc của bạn tự động trôi chảy mà không còn cảm giác muốn lười. Đừng cố áp dụng cả 7 cách cùng lúc. Hãy chọn ra đúng một thứ khiến bạn ấn tượng nhất trong video này để làm nó ngay khi tắt màn hình nhé.