5 phương pháp giúp bạn không còn cảm thấy luôn “cạn thời gian”

Có bao giờ bạn cảm thấy một ngày trôi qua mà mình không làm được gì cả? Có bao giờ bạn cảm thấy 24 giờ là không đủ để bạn hoàn thành những mục tiêu, công việc của mình? Nếu không, xin thán phục bạn, bạn hẳn phải đến từ một hành tinh nào khác chứ không phải Trái Đất. Còn nếu có, thì bài viết này là dành cho bạn.

Trong bài viết này, mình sẽ chia sẻ với các bạn 5 phương pháp quản lý thời gian mà mình thường áp dụng. Hiện nay, dù chưa dám khẳng định mình đã tận dụng triệt để quỹ thời gian, nhưng mình có khả năng hoàn thành nhiều việc trong một ngày mà vẫn dư thời gian cho thư giãn và giải trí.

Còn chần chờ gì nữa, cùng bắt đầu thôi nào!

Ma trận quản lý thời gian Eisenhower là phương pháp quản lý thời gian dựa trên hai tiêu chí là mức khẩn cấp và độ quan trọng. Ma trận này chia các công việc của chúng ta thành 4 nhóm:

- Khẩn cấp và quan trọng: Deadline nộp bài sát nút, sắp đến hạn đi khám định kỳ, trả nợ cho bạn thân,… Đây là những việc phải ưu tiên làm đầu tiên trong ngày.

- Không khẩn cấp và quan trọng: 3 tháng nữa có bài kiểm tra, đầu năm sau phải thi IELTS,… Những đầu việc trong danh sách này tuy có tầm quan trọng cao nhưng không gấp rút về mặt thời gian.

- Khẩn cấp và không quan trọng: trả đồ cho bạn, việc phát sinh mà bạn có thể giao cho cấp dưới,… Đây là những công việc mà bạn có thể ủy thác hoặc nhờ người khác làm hộ. (Hoặc thương lượng với bạn nhưng có vẻ bất khả thi.)

- Không khẩn cấp và không quan trọng: xem phim, chơi điện tử,… Đây là những việc mà bạn không làm cũng chẳng sao.

Những ví dụ ở trên chỉ dựa vào tiêu chí cá nhân của mình. Cách sắp xếp đầu việc vào các nhóm sẽ tùy thuộc mức ưu tiên của mỗi người. Đối với mình thì việc xem phim mỗi buổi trưa là không khẩn cấp và không quan trọng, tuy nhiên đối với người khác thì nó sẽ là khẩn cấp và quan trọng.

Hơn nữa, các bạn cần lưu ý rằng những việc không khẩn cấp và quan trọng nếu để lâu thì có thể thành vừa khẩn cấp vừa quan trọng. Vì vậy, các bạn nên có một quỹ thời gian riêng trong ngày để giải quyết những đầu việc ở mục này, tránh việc sát deadline thì lại thức đêm “cày”.

2. Xác định “Daily highlights”

“Daily highlights” là những đầu việc quan trọng nhất mà ta phải hoàn thành trong ngày. Đối với mình, một ngày chỉ diễn ra trọn vẹn khi tất cả Daily highlights được hoàn thành. Thường thì Daily highlights sẽ là những đầu việc ở mục “khẩn cấp và quan trọng” trong ma trận Eisenhower ở trên.

Các bạn chỉ nên chọn từ 1-3 đầu việc mỗi ngày, nếu không sẽ rất dễ bị quá tải. Nếu có thể thì bạn hãy kèm theo cả thời gian và địa điểm mà mình sẽ thực hiện nó. Ví dụ, “tôi sẽ tập gym tại phòng x vào lúc y giờ”. Đầu việc càng cụ thể thì sẽ càng dễ để bạn thực hiện.

Bạn có thể tham khảo quy tắc 40-30-20-10. Tức là 40% thời gian trong ngày của bạn sẽ tập trung vào đầu việc quan trọng nhất. Tương tự thì sẽ là 30% cho việc quan trọng thứ hai và 20% cho việc quan trọng thứ ba. 10% còn lại sẽ dành để giải quyết các việc lặt vặt khác.

3. Áp dụng quy tắc 80/20

Quy tắc 80-20 hay còn gọi là quy tắc Pareto chỉ ra rằng 80% kết quả là do 20% nguyên nhân gây ra. Quy tắc này áp dụng được cho rất nhiều lĩnh vực trong cuộc sống, từ kinh doanh cho đến quản lý thời gian.

Cụ thể hơn về quy tắc 80/20 trong quản lý thời gian, 20% thời gian tối ưu trong ngày sẽ chiếm 80% năng suất của bạn trong ngày đó. Ví dụ, đối với mình, khung giờ từ 7 - 10 giờ sáng sẽ là thời gian mình tiếp thu thông tin hiệu quả nhất và thường thì khung giờ này cũng sẽ là lúc mình học phần lớn kiến thức mới trong ngày.

Áp dụng quy tắc Pareto vào quản lý thời gian sẽ giúp bạn biết ưu tiên những mốc thời gian và đầu việc mình cần làm, chứ không phải dàn trải công sức cho mọi thứ. Những việc như quét nhà, đổ rác, rửa bát thì bạn hoàn toàn có thể nhờ người khác làm, hoặc nhóm nó lại và giải quyết trong khoảng thời gian bạn làm việc kém năng suất nhất (đối với mình là từ 9 giờ đến 10 giờ tối).

Hãy xác định khoảng thời gian 20% mà bạn cảm thấy mình làm việc hiệu quả nhất; rồi dành nó để xử lý công việc quan trọng của bạn.

Một mẹo nhỏ cho các bạn là hãy sử dụng “2 minutes rules” (quy tắc 2 phút), tức là những công việc nào tốn không quá hai phút như trả lời email ngắn hay trả lời tin nhắn ngắn thì các bạn nên hoàn thành luôn chứ đừng trì hoãn đến lúc khác làm. Còn nếu quá hai phút thì hãy ghi lại rồi chờ thời gian khác rảnh hơn để giải quyết một thể.

4. Lên trước kế hoạch cho ngày

Nhiều bạn khi đọc được đề mục này có lẽ muốn phản biện ngay rằng lên kế hoạch khiến cho cuộc sống trở nên tù túng, và các bạn ấy thì muốn một phong cách sống tùy hứng và phóng khoáng hơn. Tuy nhiên, theo mình thì lên kế hoạch thực chất lại cho bạn nhiều tự do hơn để làm những điều mình thích.

Bởi lẽ, nếu không lên kế hoạch thì ta sẽ rất khó quản lý thời gian một cách hiệu quả; sẽ có những đầu việc tự dưng mọc lên mà ta không thể kiếm soát được. Hơn nữa, đến khi có thời gian rảnh, nếu không có kế hoạch cụ thể thì ta sẽ rơi vào tình trạng không biết mình phải làm gì, rồi dẫn đến kết cục nướng thời gian của mình vào những việc không thật sự có ích (chơi game, xem phim,…)

Bình thường thì buổi tối trước khi ngủ, mình sẽ ghi ra các đầu việc mình phải làm ngày mai, rồi chọn một khung thời gian cố định để giải quyết nó. Mình thường lên lịch trong outlook calendar.

Ngoài ra, để tránh việc gặp mệt mỏi và phân vân khi quyết định, mình thường lên luôn kế hoạch mình sẽ làm gì trong thời gian rảnh.

Tất nhiên thì các bạn sẽ khó có thể làm đúng theo lịch trình mình đã đặt ra chuẩn đến từng mili giây. Sẽ có những lúc bạn có việc bận đột xuất và phải cắt ngang kế hoạch. Tuy nhiên một kế hoạch tốt sẽ giống như một ngọn hải đăng chỉ đường cho bạn, giúp bạn bắt đầu một ngày với một định hướng rõ ràng. Từ đó, bạn sẽ có thể tối ưu hóa năng suất của mình.

Khi mình cảm thấy lười và thiếu động lực để làm điều gì đó, mình sẽ tự nhủ rằng mình chỉ cần làm nó năm phút thôi*. Thế là đủ. Ta thường nghĩ ràng không làm thì thôi chứ làm gì thì phải dành ít nhất 30 phút cho nó. Và ý nghĩ phải làm việc trong một khoảng thời gian dài làm ta chùn bước.

Vậy nên, bạn có thể đánh lừa não bộ rằng bạn chỉ cần làm điều này trong năm phút thôi. Và một khi vượt qua được nỗi sợ bắt đầu, rất dễ để ta có thể vào guồng công việc.

Hơn nữa, thà làm 5 phút còn hơn không làm gì cả. Như James Clear đã viết trong cuốn Atomic Habit : “All big things come from small beginnings.” (Tất cả hành động lớn đều bắt đầu từ khởi đầu nhỏ).Chẳng hạn, khi mới bắt đầu tập chạy, thay vì cứ nghĩ rằng đã chạy thì phải chạy cả tiếng, bạn chỉ cần xỏ đôi giày vào và chạy ít nhất 5 phút mỗi ngày để hình thành nên thói quen chạy bộ. Đảm bảo sau 1 tháng bạn sẽ thấy mình tiến bộ đáng kể.

Ngoài ra, bạn có thể hoàn thành khá nhiều điều trong vòng 5 phút nếu bạn biểt tận dụng thời gian. Rất nhiều người hỏi làm sao mình vừa học ở trường vừa làm rất nhiều dự án, mà vẫn đăng bài viết đều đặn hàng tuần. Một trong những lý do chính là nhờ mình luôn tranh thủ 5 hay 10 phút rảnh để lên ý tưởng và dàn ý cho bài viết. Đừng coi thường những việc ta có thể làm trong 5 phút.

Trên đây là 5 phương pháp mình đã sử dụng để có thể quản lý thời gian hiệu quả hơn. Nếu các bạn biết phương pháp nào nữa thì hãy bình luận ngay bên dưới để cho mọi người cùng học hỏi nhé!