Đối với các người làm công việc dịch thuật nhiều năm, làm việc nhanh hơn không có nghĩa là bản dịch chất lượng thấp. Bạn có thể tăng năng suất dịch thuật mà không cần cắt giảm chất lượng, đồng thời mang lại hiệu quả tuyệt vời cho công việc kinh doanh dịch vụ dịch thuật và duy trì mối quan hệ với khách hàng của bạn.
Tăng năng suất dịch thuật có thể là một thách thức, đặc biệt nếu bạn đang làm việc với nhiều khách hàng cùng một lúc và xử lý các chủ đề khác nhau trong các lĩnh vực khác nhau. Tuy nhiên, bạn có thể cải thiện thói quen làm việc và quy trình làm việc của mình bằng một số mẹo năng suất đơn giản dưới đây:
Tăng năng suất dịch với các công cụ CAT (phần mềm hỗ trợ dịch thuật)
Làm việc với phần mềm Dịch thuật (CAT) làm tăng năng suất của bạn đáng kể. Một thử nghiệm của một freelancer.com đã tiết lộ rằng các công cụ CAT có thể tăng năng suất dịch từ 1,6 đến 4,4 lần, tùy thuộc vào loại phần mềm được sử dụng.
Tất nhiên, độ khó của một bản dịch thay đổi theo thị trường ngách và cặp ngôn ngữ có liên quan. Khi bạn đang làm việc với nhiều khách hàng trong các dự án khác nhau, việc sử dụng phần mềm có thể giúp bạn xử lý nhiều bản dịch hơn cùng một lúc mà không làm giảm chất lượng công việc của bạn.
Công cụ CAT cho phép bạn đảm bảo tính nhất quán khi dịch nội dung cho từng khách hàng. Bạn có thể dễ dàng theo dõi tên sản phẩm, thuật ngữ cụ thể và chữ viết tắt mà bạn cần sử dụng trong phiên bản đã dịch.
Chia các nhiệm vụ lớn thành các cột mốc quan trọng
Dịch là viết lại sang một ngôn ngữ khác mà vẫn giữ nguyên ý nghĩa chính xác của nội dung. Nó đòi hỏi sự kết hợp của nhiều khả năng, trong đó khả năng sáng tạo cũng quan trọng không kém kỹ năng ngôn ngữ của bạn.
Các dự án lớn có thể là nguồn áp lực đáng sợ. Có quá nhiều công việc phía trước có thể khiến bạn choáng ngợp và bạn không thể tập trung vào năng suất của mình.
Theo các nghiên cứu, làm việc dưới áp lực có thể triệt tiêu khả năng sáng tạo, khiến bạn làm việc với năng suất kém và dễ mắc lỗi dịch thuật hơn. Đó là lý do tại sao bạn cần tạo ra một môi trường làm việc thoải mái, không quá áp lực về mặt deadline.
Bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ lớn thành các cột mốc nhỏ hơn, bạn có thể duy trì một quy trình làm việc nhất quán trong thói quen của mình. Tuyệt vời hơn, mỗi khi đạt được một cột mốc mới, bạn có thể lấy lại nhiệt huyết và động lực cho mình. Làm việc với các mục tiêu nhỏ và hoàn thành chúng theo từng giai đoạn có thể tăng năng suất của bạn lên tới 15 phần trăm.
Hơn nữa, bạn nên luôn tự thưởng cho mình sau mỗi nhiệm vụ lớn, như một phần trong chiến lược của bạn để tăng năng suất dịch thuật. Hãy thư giãn, bớt chút thời gian sau những bài tập làm việc, cho phép tâm trí của bạn tự giải phóng khỏi việc lặp đi lặp lại giữa hai ngôn ngữ khác nhau. Bạn sẽ cần nạp lại năng lượng và làm việc tốt hơn trong các dự án tiếp theo.
Loại bỏ những yếu tố phân tán sự tập trung  khi làm việc
Loại bỏ các yếu tố gây xao nhãng trong khi làm việc là điều dễ nói và khó đạt được. Email, thông báo trên mạng xã hội, cuộc gọi điện thoại hoặc chỉ là ý tưởng nào nó xuất hiện trong lúc bạn đang cố gắng hoàn thành bản dịch.
Mất tập trung là một phần trong cuộc sống của mọi người và người dịch cũng không ngoại lệ. Trên thực tế, khi bạn xử lý nhiều khách hàng và dự án dịch thuật, bạn sẽ phải nghĩ đến nhiều khái niệm cùng một lúc.
Đây là vấn đề: đa nhiệm là một sai lầm! Làm việc với một số dự án cùng một lúc chỉ khiến bạn bị kìm hãm và khiến tâm trí bạn choáng ngợp với quá nhiều chi tiết. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng đa nhiệm là không hiệu quả, vì bạn không thể làm mọi thứ cùng một lúc!
Việc cố gắng xử lý các bản dịch, email và các công việc quản trị cùng một lúc chỉ làm bạn chậm lại vì điều đó không cho phép bạn tập trung vào công việc của mình. Ngay cả khi bạn sử dụng các công cụ CAT để tăng tốc trong quá trình dịch, việc để tâm trí của bạn lang thang giữa các thuật ngữ và chủ đề khác nhau sẽ không giúp bạn cải thiện năng suất dịch.
Vì vậy, hãy tắt điện thoại, cài đặt những khoảng thờ gian cụ thể để kiểm tra email và tài khoản Facebook của bạn. Việc sử dụng các web chặn truy cập có hẹn giờ trong quá trình bạn đang dịch thuật là cách mình đang làm. Ứng dụng freedom.to cho phép bạn chặn một số website, mạng xã hội và cả email trong khoảng thời gian nhất định. 
Tìm sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của bạn
Những người hài lòng với sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống của họ làm việc hiệu quả hơn 21% so với những người thiếu cân bằng giữa công việc và nghĩa vụ cá nhân. Cho dù bạn đang làm việc với một doanh nghiệp cung cấp dịch vụ đa ngôn ngữ hay với tư cách là một người làm việc tự do, hãy đảm bảo rằng bạn không dành quá nhiều thời gian cho các dự án dịch thuật của mình mà bỏ qua các nhu cầu khác của bản thân.
Nghiên cứu đã chỉ ra rằng những người sáng tạo ngủ nhiều hơn, nhưng không thể nghỉ ngơi tốt như những người không làm việc sáng tạo. Thiếu giờ ngủ thường xuyên có thể ảnh hưởng đến năng suất của bạn và làm việc quá nhiều có thể dẫn đến mệt mỏi, với những ảnh hưởng đáng kể đến chất lượng bản dịch của bạn.
Ngủ ngon, tập thể dục thường xuyên, dành thời gian cho bạn bè và gia đình; tất cả những yếu tố này có thể giúp bạn duy trì sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân của bạn. Bằng cách này, bạn sẽ hạnh phúc hơn và tập trung sự chú ý vào những điều quan trọng. Bạn sẽ làm việc tốt hơn và mang lại kết quả xuất sắc với ít nỗ lực hơn.
Theo dõi hiệu suất của bạn
Cố gắng theo dõi các hoạt động làm việc hàng ngày của bạn để phân tích các thói quen của mình. Đó có thể là số lượng từ bạn dịch mỗi giờ vào buổi sáng và buổi chiều, ăn trưa vào một thời điểm cụ thể hay mức độ thường xuyên bạn cần nghỉ giải lao hoặc thay đổi hoạt động.
Ví dụ, nếu bạn biết rằng giờ làm việc hiệu quả nhất của mình là vào buổi sáng, bạn có thể lên lịch cho những công việc quan trọng và gấp gáp nhiều nhất vào đầu ngày. Buổi chiều  lúc bạn giảm dần sự tập trung hơn, hãy dành cho việc lên kế hoạch, tìm kiếm khách hàng, soạn các biểu mẫu báo giá hay thỏa thuận giá dịch thuật với khách hàng…
Bạn cũng có thể sử dụng kỹ thuật Kỹ thuật Pomodoro tận dụng tối đa cửa sổ chú ý của bộ não con người (25 phút cho một nhiệm vụ, 5 phút giải lao).
Làm việc theo lịch trình sinh học của bạn
Một ngày làm việc có kế hoạch mang lại những điều kỳ diệu cho năng suất dịch thuật của bạn. Bạn có thể sắp xếp lại quy trình của mình để cung cấp các bản dịch chất lượng cao mỗi ngày. Theo thời gian, bạn sẽ làm việc nhanh hơn, đạt kết quả tốt hơn và thậm chí thu hút khách hàng mới mà không cần phải cắt giảm chất lượng.
Khi nhận một dự án dịch thuật mới mình thường lên kế hoạch như sau.
Bước1.Xem qua bản dịch sơ bộ để đánh giá tổng quan thời lượng mình có thể hoàn thành
Bước2.Báo với khách hàng ngày giờ cụ thể mình giao bản dịch hoàn chỉnh bằng cách cộng thêm nửa ngày vào thời gian tối đa mình có thể hoàn thành bản dịch.
Ví dụ: Một hợp đồng có 11 trang, thuật ngữ chuyên sâu 30%, kiến thức nền mình đã có vì đây là lĩnh vực mình đã dịch qua, khách hàng không gấp
Mình tự đánh giá dựa trên việc tự đo năng suất và kinh nghiệm dịch tài liệu tương tự là:  thời gian hoàn thành 4h ( vì mình làm việc hiệu quả nhất, tập trung nhất là buổi sáng nên mình sẽ cần 2h/ buổi sáng/ ngày => mất 2 ngày). Vì vậy, mình sẽ hẹn khách hàng 2 ngày rưỡi từ ngày nhận. Thời gian 0,5 ngày là để dự trù những việc có thể xảy trong quá trình dịch khiến mình có thể trễ deadline với khách hàng.
(Đừng bao giờ trễ deadline với khách hàng! Nếu bạn không sắp xếp để hoàn thành đúng tiến độ hãy báo trước và đừng ngần ngại xin lỗi khách hàng.)
Đi sâu vào dịch thuật cho vài lĩnh vực cụ thể. 
Nhiều bạn làm công việc dịch thuật cố gắng nhận tất cả bản dịch trong tất các lĩnh vực. Điều này có thể khiến bạn không thể đi chuyên sâu và tăng năng suất cho việc dịch thuật của mình. Đối với mội biên dịch viên, ngoài kỹ năng dịch ra, bạn cần am hiểu kiến thức nền của từng lĩnh vực dịch thuật khác nhau như kinh tế, chính trị, y tế, công nghệ phẫu thuật thẩm mỹ và phun xăm...Mỗi lĩnh vực đều yêu cầu người dịch đọc các sách, báo, tài liệu chuyên sâu về lĩnh vực đó ở ngôn ngữ đích để tích lũy từ vựng, kiến thức cũng như khả năng lựa chọn từ cho phù hợp với bối cảnh khi chuyển qua ngôn ngữ đích. Bạn có thể chọn vài lĩnh vực “có liên quan” với nhau như dược phẩm và sức khỏe con người, chăm sóc y tế cho người cao tuổi..
Việc đi sâu vào vài lĩnh vực giúp bạn có hồ sơ lý lịch chuyên nghiệp trong mắt người tuyển dụng vì họ biết bạn đã dành thời gian và công sức đủ lớn để nghiên cứu về lĩnh vực này và có kinh nghiệm dịch thuật cho lĩnh vực mà họ đang cần.
Bạn có mẹo tăng năng suất dịch hiệu quả nữa không? Để lại bình luận chia sẻ để nhiều người cùng biết nhé! Hoặc bạn có thể để lại email của bạn tại : vophuongmy.substack.com, bản tin về mẹo học ngoại ngữ và kỹ năng nghề biên phiên dịch sẽ tự động gửi vào email của bạn hàng tuần. Hoàn toàn miễn phí!